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企业制度是关于企业组织、运营、管理等一系列行为的规范、模式的总称,主要包括企业组织结构、岗位工作说明、企业管理制度、工作流程、管理表单等各类规范文件。制度化管理是现代企业制度的重要组成部分,也是在企业管理中践行科学发展观的重要方式。本文以中山供电局制度群建设与管理为研究对象,系统分析企业制度群管理的内容,并针对实际工作中存在的问题,提出中山供电局制度群管理的启示。
一、制度化管理与制度群
从企业管理发展史来看,制度化管理是工业革命和资本主义经济、技术发展的结果,同时制度化管理也是现代企业自身发展的需要。制度化管理是伴随西方管理对科学的理性追求而产生和发展的,也是组织理性的表现,良好制度与服务意识的有效融合还能够有效提高企业的业务水平和服务质量。制度通常以《通知》的形式抄送上级单位,下发所属企业、下级单位、部门。制度的起草、审核、把关是公文管理工作中的重要内容。不仅要求相关人员有较高的文字水平和较高的政策水平,熟悉本单位的运作流程,还要具有较强的沟通能力和综合协调能力,这样才能保证制度的科学性。
制度群是企业内部各组织、员工在企业运作中需遵守的各类办事规程和行为准则的总称。其内容是由专业或职能方面规范性的标准、规定、流程或程序,以及规则性的控制、检查、奖惩等元素所组成的集合。制度群用于规范企业内部各组织、员工的行为,使之各司其职、各尽其责。它体现了职能、责任、权限、利益的统一,充分调动各组织、员工的积极性,为企业全面实现战略化管理、体系化运作提供稳固的基础平台。从制度群的具体内容来看,有基于组织类别、组织层级、组织职责的设置等不同组织职能的制度群。
二、中山供电局制度群管理现状
中山供电局是中国南方电网广东电网公司下属分支机构,是一家大型供电企业,担负着中山市范围内的电力供应和用电管理工作,供电区域1683平方公里,供电人口232万人。中山供电局下设变电、输电等9个生产部门和14个职能部门,现有职工1353人。在《广东电网公司制度群框架》和《广东电网公司制度群管理办法》的指引下,中山供电局在制度群建设中,将制度群分为4类,开展制度群的建设与管理。
(一)规章类制度群
这类制度群是指由相关部门建立的,以书面形式表达的,并以一定方式公示的,具有一定普遍性的事务处理的规范总称。规章类主要涉及:法律法规、上级政策、地方政策等各类外部准则;也包括企业章程、企业战略、组织架构、管理界面、会议制度等内部制度;还包括专业制度、管理规定、管理办法、工作规程等各类专业规范;此外,还包括部门职责、岗位说明、行为规范、员工手册等各类工作规范。
(二)标准类制度群
按照标准的性质划分,主要可分为技术标准、管理标准和工作标准。技术标准是指对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。管理事项主要指企业管理活动,所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、采购管理、生产管理、设备与基础设施管理,人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。工作标准是对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。工作事项主要指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复性事物。相关标准一般属于其他行业或专业,而为企业直接采用或部分采用的标准;标准文件是为各种标准化活动或其结果规定规则、导则或特殊性的文件。如:规程、规范、导则、管理手册、程序文件、作业指导书等。
(三)流程类制度群
流程是指一个或一系列连续有规律的活动,这些活动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的实现。流程来源于制度群,包含隐性流程和显性流程。在制度群建设的过程中需要不断将隐性流程显性化,通过流程管理和流程再造,提炼成规范完善的运作流程。流程一般包括3个要素:关键点、路径和路径方向。在流程执行的过程中,要逐一找出流程关键点,不可跳过关键点,而且要正确设置关键点的路径,明确路径选择和路径方向。
(四)其他类别
除了上述3类制度群以外,还有各种批示、决定权、指导性意见、应用表单、作业记录,以及不成文的非正式规则等。
三、制度群建设的责任归属和存在的问题
制度群建设与管理水平体现了企业整体管理水平,起草和制定制度的各职能部门必须充分考虑制度的正确性、操作性、规范性与全面性。为了保证在制度群建设中,组织内部各部门之间的有效分工合作、不相互推诿,中山供电局对制度制定过程中的相关责任作出了明确规定,按照“从上至下定规范,从下至上定细则”的操作原则,对于只涉及一个职能部门负责制定的制度,由该职能部门对制度的制定承担责任;涉及多个职能部门协调制定的制度,由上级授权的牵头部门负主要责任,其他部门负有协助责任;对于只涉及机构内部管理的制度,由该机构负责人对制度的制定承担主要责任。供电局办公室或企业管理办公室对制度的规范性、系统性承担责任;供电局内部监察部门负有对相关制度的制定与执行进行监察的责任。
自从开展制度群建设以来,中山供电局制度群建设效果显著,共制定有效制度370个。在制度建设的过程中也发现许多问题。
首先,制度管理的条款分割。供电局不同部门从不同的管理角度出发,对同一管理对象出台相应制度,如:安全监察部、工程建设部、生产技术部等部门都可能从某一角度进行管理规范,一定程度上降低了制度的整体协调性。
其次,制度间的矛盾冲突。由于制度建设与管理的协调性较低,也造成一些制度在内容上存在交叉重复,给具体执行单位造成困扰。如:同样是针对物流管理,既有“物资采购管理办法”,又有“物资采购财务管理办法”。
再次,仍然存在制度空隙。仍然存在制度管理的空白区域,有些具体工作仍然有待进一步规范化、制度化。
四、中山供电局制度群管理启示
(一)要准确定位制度群建设的目标
要按照战略化管理的要求,从企业管理的整体角度出发对制度群进行梳理整合,确保制度群分类准确、层次合理,功能划分清晰。要按照体系化运作的要求,对制度群进行完善规范,确保制度群的内容正确、科学、完整,可操作性强,适用范围全面。要明确制度制定的权限与职责分工,确保职责清晰、权责对等,既保证制度的科学性,又提高制度的可操作性,进而保证制度能够被准确执行。
(二)要正确把握制度群建设的原则
一是制度群建设必须服从国家的政策和方向。就中山供电局来说,在制度群建设的过程中必须服从国家电力政策,以及南方电网的发展方向和广东电网公司的发展战略目标。二是制度群建设必须符合企业自身特点,充分考虑管理对象的思想观念、道德水平、素质技能等,充分体现产业特征和企业文化。三是企业的制度群不得违背相关法律法规和上级规定,不得超越本级管理权限,下级制度应是对上级制度的承接、细化和补充,而不能再重复上级已作的明确规定。四是制度群内部不应自相矛盾或文字表述有歧义的现象。五是制度群建设应注重继承和积累,及时修订不合时宜的制度,并最大限度地保持制度的连贯性。
(三)制度群建设的具体要求
1. 正确性。制度应符合法律、法规,符合企业管理的需要,通过制度执行能保证良好的管理结果,提高管理效率。
2. 操作性。对每项工作、每个层面和工作环节的运作过程、程序,都作出明确、无歧义的具体规定。
3. 规范性。制度的起草、修订和废止符合程序。制度的分类、命名、编码、结构、内容、格式等均符合要求。
4. 全面性。制度内容应覆盖全部的管理范围以及管理的全过程,不留制度空白,使执行者能在制度的规范下完成全部的工作任务。
(四)制度群的建立过程要科学合理
首先,要根据职能分工,各部门拟订年度制度建设计划,并汇总到公司总部或者战略规划部,由总部根据企业总体情况统一部署,避免规章制度的矛盾和冲突。其次,对部分已列入年度计划,因环境变化没必要制定的,或因工作急需制定而未列入年度计划的,可由部门提出,经领导批准后撤销或增加制度条款。其次,制度的制定要经历起草、审核、报批、印发等一系列过程。起草一般由所涉及的专业部门负责。初审经部门负责人、相关部门审核后形成制度的送审稿。然后经过企业高层进行审核、修改、完善。最后,由总部或者上级单位进行统一的制度编码,并及时印发相关单位。
(五)及时修订、废止不合时宜的规章制度
科学管理的中心问题,就是采取一切方法和措施来“提高每一单位劳动力的产量”,从而提高整个社会的劳动生产率,科学的制度群是提高生产效率的制度保证,因此,要通过及时修订、废止相关制度保证制度群的科学性和有效性。制度颁布以后,要根据企业经营环境的变化,及时修订不合时宜的制度。在制度修订过程中,应由制度的原来制定部门提出相应的修订草案,然后再由企业总部或上级单位审查后重新发布。制度的废止可分为全文废止和部分废止,对于部分废止可以参照制度的修订步骤进行,对于全文废止,应由职能部门与企业综合管理部门一起报上级领导批准后实施。
(作者单位 广东电网公司中山供电局)
一、制度化管理与制度群
从企业管理发展史来看,制度化管理是工业革命和资本主义经济、技术发展的结果,同时制度化管理也是现代企业自身发展的需要。制度化管理是伴随西方管理对科学的理性追求而产生和发展的,也是组织理性的表现,良好制度与服务意识的有效融合还能够有效提高企业的业务水平和服务质量。制度通常以《通知》的形式抄送上级单位,下发所属企业、下级单位、部门。制度的起草、审核、把关是公文管理工作中的重要内容。不仅要求相关人员有较高的文字水平和较高的政策水平,熟悉本单位的运作流程,还要具有较强的沟通能力和综合协调能力,这样才能保证制度的科学性。
制度群是企业内部各组织、员工在企业运作中需遵守的各类办事规程和行为准则的总称。其内容是由专业或职能方面规范性的标准、规定、流程或程序,以及规则性的控制、检查、奖惩等元素所组成的集合。制度群用于规范企业内部各组织、员工的行为,使之各司其职、各尽其责。它体现了职能、责任、权限、利益的统一,充分调动各组织、员工的积极性,为企业全面实现战略化管理、体系化运作提供稳固的基础平台。从制度群的具体内容来看,有基于组织类别、组织层级、组织职责的设置等不同组织职能的制度群。
二、中山供电局制度群管理现状
中山供电局是中国南方电网广东电网公司下属分支机构,是一家大型供电企业,担负着中山市范围内的电力供应和用电管理工作,供电区域1683平方公里,供电人口232万人。中山供电局下设变电、输电等9个生产部门和14个职能部门,现有职工1353人。在《广东电网公司制度群框架》和《广东电网公司制度群管理办法》的指引下,中山供电局在制度群建设中,将制度群分为4类,开展制度群的建设与管理。
(一)规章类制度群
这类制度群是指由相关部门建立的,以书面形式表达的,并以一定方式公示的,具有一定普遍性的事务处理的规范总称。规章类主要涉及:法律法规、上级政策、地方政策等各类外部准则;也包括企业章程、企业战略、组织架构、管理界面、会议制度等内部制度;还包括专业制度、管理规定、管理办法、工作规程等各类专业规范;此外,还包括部门职责、岗位说明、行为规范、员工手册等各类工作规范。
(二)标准类制度群
按照标准的性质划分,主要可分为技术标准、管理标准和工作标准。技术标准是指对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。管理事项主要指企业管理活动,所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、采购管理、生产管理、设备与基础设施管理,人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。工作标准是对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。工作事项主要指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复性事物。相关标准一般属于其他行业或专业,而为企业直接采用或部分采用的标准;标准文件是为各种标准化活动或其结果规定规则、导则或特殊性的文件。如:规程、规范、导则、管理手册、程序文件、作业指导书等。
(三)流程类制度群
流程是指一个或一系列连续有规律的活动,这些活动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的实现。流程来源于制度群,包含隐性流程和显性流程。在制度群建设的过程中需要不断将隐性流程显性化,通过流程管理和流程再造,提炼成规范完善的运作流程。流程一般包括3个要素:关键点、路径和路径方向。在流程执行的过程中,要逐一找出流程关键点,不可跳过关键点,而且要正确设置关键点的路径,明确路径选择和路径方向。
(四)其他类别
除了上述3类制度群以外,还有各种批示、决定权、指导性意见、应用表单、作业记录,以及不成文的非正式规则等。
三、制度群建设的责任归属和存在的问题
制度群建设与管理水平体现了企业整体管理水平,起草和制定制度的各职能部门必须充分考虑制度的正确性、操作性、规范性与全面性。为了保证在制度群建设中,组织内部各部门之间的有效分工合作、不相互推诿,中山供电局对制度制定过程中的相关责任作出了明确规定,按照“从上至下定规范,从下至上定细则”的操作原则,对于只涉及一个职能部门负责制定的制度,由该职能部门对制度的制定承担责任;涉及多个职能部门协调制定的制度,由上级授权的牵头部门负主要责任,其他部门负有协助责任;对于只涉及机构内部管理的制度,由该机构负责人对制度的制定承担主要责任。供电局办公室或企业管理办公室对制度的规范性、系统性承担责任;供电局内部监察部门负有对相关制度的制定与执行进行监察的责任。
自从开展制度群建设以来,中山供电局制度群建设效果显著,共制定有效制度370个。在制度建设的过程中也发现许多问题。
首先,制度管理的条款分割。供电局不同部门从不同的管理角度出发,对同一管理对象出台相应制度,如:安全监察部、工程建设部、生产技术部等部门都可能从某一角度进行管理规范,一定程度上降低了制度的整体协调性。
其次,制度间的矛盾冲突。由于制度建设与管理的协调性较低,也造成一些制度在内容上存在交叉重复,给具体执行单位造成困扰。如:同样是针对物流管理,既有“物资采购管理办法”,又有“物资采购财务管理办法”。
再次,仍然存在制度空隙。仍然存在制度管理的空白区域,有些具体工作仍然有待进一步规范化、制度化。
四、中山供电局制度群管理启示
(一)要准确定位制度群建设的目标
要按照战略化管理的要求,从企业管理的整体角度出发对制度群进行梳理整合,确保制度群分类准确、层次合理,功能划分清晰。要按照体系化运作的要求,对制度群进行完善规范,确保制度群的内容正确、科学、完整,可操作性强,适用范围全面。要明确制度制定的权限与职责分工,确保职责清晰、权责对等,既保证制度的科学性,又提高制度的可操作性,进而保证制度能够被准确执行。
(二)要正确把握制度群建设的原则
一是制度群建设必须服从国家的政策和方向。就中山供电局来说,在制度群建设的过程中必须服从国家电力政策,以及南方电网的发展方向和广东电网公司的发展战略目标。二是制度群建设必须符合企业自身特点,充分考虑管理对象的思想观念、道德水平、素质技能等,充分体现产业特征和企业文化。三是企业的制度群不得违背相关法律法规和上级规定,不得超越本级管理权限,下级制度应是对上级制度的承接、细化和补充,而不能再重复上级已作的明确规定。四是制度群内部不应自相矛盾或文字表述有歧义的现象。五是制度群建设应注重继承和积累,及时修订不合时宜的制度,并最大限度地保持制度的连贯性。
(三)制度群建设的具体要求
1. 正确性。制度应符合法律、法规,符合企业管理的需要,通过制度执行能保证良好的管理结果,提高管理效率。
2. 操作性。对每项工作、每个层面和工作环节的运作过程、程序,都作出明确、无歧义的具体规定。
3. 规范性。制度的起草、修订和废止符合程序。制度的分类、命名、编码、结构、内容、格式等均符合要求。
4. 全面性。制度内容应覆盖全部的管理范围以及管理的全过程,不留制度空白,使执行者能在制度的规范下完成全部的工作任务。
(四)制度群的建立过程要科学合理
首先,要根据职能分工,各部门拟订年度制度建设计划,并汇总到公司总部或者战略规划部,由总部根据企业总体情况统一部署,避免规章制度的矛盾和冲突。其次,对部分已列入年度计划,因环境变化没必要制定的,或因工作急需制定而未列入年度计划的,可由部门提出,经领导批准后撤销或增加制度条款。其次,制度的制定要经历起草、审核、报批、印发等一系列过程。起草一般由所涉及的专业部门负责。初审经部门负责人、相关部门审核后形成制度的送审稿。然后经过企业高层进行审核、修改、完善。最后,由总部或者上级单位进行统一的制度编码,并及时印发相关单位。
(五)及时修订、废止不合时宜的规章制度
科学管理的中心问题,就是采取一切方法和措施来“提高每一单位劳动力的产量”,从而提高整个社会的劳动生产率,科学的制度群是提高生产效率的制度保证,因此,要通过及时修订、废止相关制度保证制度群的科学性和有效性。制度颁布以后,要根据企业经营环境的变化,及时修订不合时宜的制度。在制度修订过程中,应由制度的原来制定部门提出相应的修订草案,然后再由企业总部或上级单位审查后重新发布。制度的废止可分为全文废止和部分废止,对于部分废止可以参照制度的修订步骤进行,对于全文废止,应由职能部门与企业综合管理部门一起报上级领导批准后实施。
(作者单位 广东电网公司中山供电局)