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摘 要：学校档案门类众多，但在管理过程中却存在很多问题，使其不能发挥最大的价值，本文分析了学校档案的各种门类的特点及类别，阐述了学校档案具体措施，帮助提高档案管理人的管理水平及工作效率。
关键词：学校档案;特点;提高;管理;对策
一.学校档案的特点
1、门类众多。就收集内容来看，学校档案以上级有关部门文件和学校自身形成的文件材料为主，收集范围明确，档案种类多样，形式多样，学校档案管理分为党群、行政、教育、教学、教师业务类、学籍管理类、基建、设备、科研类、会计、声像、实物类、电子档案、督导评估类。教师自己无法完成分类归档工作，往往需要外包公司完成。
2、传承历史。学校档案是记载学校历史的教科书，是反映学校发展历程的无言碑。学校的发展过程中，产生和积累了大量的珍贵的档案资料，这对学校档案工作提出了新的课题，档案人员都需要及时收集、整理、归档并深度挖掘学校档案信息资源，为提高工作效率和质量提供保障。
3、人才水平评估是根据一定的教育、教学目标和标准，通过系统的收集学校教育的主要信息，准确地反映实际情况并进行客观科学的分析，对学校办学水平和教育质量进行客观的评估。人才培养水平的评估是需要大量的真实的学校档案为依据的，所以学校档案是人才水平评估的重要基础。没有学校档案的实现，人才评估是一纸空谈。
4、服务现实，切实的搞好档案工作可以为领导决策提供依据，为学校师生利用档案提供参考，为师生成长提供借鉴，为学校发展提供保障。各上级领导对学校素质评比、均衡化发展、党风廉政建设、综合治理等检查，整理好档案是“以不变应万变”的最好方式，保障学校工作可以顺利进行。
二、目前学校档案管理工作中存在的问题
1、观念落后，对档案工作不重视
部分单位领导对档案工作不重视，停留在管理层面，约束了档案管理水平的提高。很多档案管理人员都是身兼几职，不是专业档案管理人员，不重视收集各类档案，导致无档可归，由于收集、整理不到位，致使工作效率不高，而档案工作的作用得不到发挥。
2、基础设施建设较为薄弱
一是不具有档案室该有的条件。随着单位的不断发展，各方面的支出不断增加，档案该有的支出被不断压缩。二是随着档案事业的不断发展，信息化程度需要不断加大，档案场地、硬件环境基础设施跟不上，根据我国国家档案局主编的档案馆建设标准（建标103-2008）里面提到要有统一的借阅室、库房、对外利用复印室、计算机查阅室， 整理编目室等，不具备理想的检索环境，导致档案不能很好的被利用。完善档案的场地、硬件环境是保证档案工作的重要基础。
三、提高档案归档的管理水平的对策
1、建立完善档案管理制度
教育行业在近几年得到了较快速的发展，与此同时，在教育教学方式上也出现了较大的变革和创新，学校的档案数量在不断增加，档案种类逐渐多样化，为了保障学校档案工作的顺利开展，需要建立有针对性的相对完善的档案管理制度，切实的保障档案工作中始终做到有据可依、有章可循，对于相关的档案工作人员行为进行严格的规范。在档案管理过程中，对于表现突出优秀的人员进行奖励，对于工作失职行为进行一定的处罚。
2、加强意识，建立统一的档案管理机构
档案工作首先要得到领导的足够重视、培养，树立档案意识，把档案工作列入日常要抓的工作当中，建立健全管理机构，建立综合档案室，深入持久的学习档案的各种法律法规，广泛的宣传学校档案工作，加强各位教师对档案的重视，提高档案管理人的档案业务水平和实践经验。使学校的工作能够顺利开展。
3、加大投入，完善机制，多介入“互联网+”的方式强化学校档案信息化建设，加强各学校间的信息化学术交流，引进先进的理念和技术，加强与档案的联系及发展。学校应引起对信息化建设的重视，加强学校档案管理者在信息化建设和檔案方面的素质，提高档案管理者的专业化素质和管理水平， 更新办公自动化系统，有条件的可采取OAIS系统，档案自动分类管理系统，无缝对接学校档案管理人员之间的工作，最大限度的节约管理者的工作时间和开支，结合“互联网+”技术不仅可以减轻目前的档案管理者工作负担，而且可以保障学校档案的安全。
4、介绍学校文件材料的归档方法，帮助提高学校教师不借助外包公司独立完成归档的工作效率。
（1）首先学校档案是学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图像、图表等不同载体的文件材料。档案的基本价值是一、具有查考凭证价值。二、具有参考价值。文件转化为档案的前提条件一是已经处理完毕的文件材料才能成为档案。二是具有保存、利用价值的文件才有必要转化为档案来保存。根据“三合一分类方法”，学校档案分为文书类、专门类、科技类、会计类、声像类、实物类、电子类等七类。其中文书类分为：党群行政类和教育教学类。党、团、工、青、妇归属党群类;组织沿革、大事记年鉴、职工花名册、行政会议记录、表彰惩处属行政类。主要有思想、品德教育有关的材料属于教育文件类;与学习相关的材料属于教学文件。
（2）特别要注意的是：文书档案的整理是正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。各种报表、名册等以一本或一册为一件，来文与复文为一件，简报一期一件等，同一单位的分类方法要保持前后一致、相对稳定。
（3）教师业务类包含了五个方面的内容，1、教师个人基本情况 2、业务档案卡 3、教师个人的教学4、个人业务培训、学历进修等继续教育的情况。
（4）督导评估是上级单位从基本资质、师资力量、基本建设、学习环境等综合环境考察学校的具体情况。
（5）学籍管理类档案，它是按照三类：1、本校招生，学籍登记，异动情况2、本校在校学生异动情况3、本校义务教育基本情况统计等文件材料。第一类别：在籍名册、毕业名册、分班名册、留存表、入学通知书。第二类别：毕业成绩册、学籍卡。第三类别：异动汇总表、异动附件。
（6）科研类档案在整理的过程中需要注意的是科研档案是按照时间的顺序排列，各教师的科研成果，鉴定，评价，颁发的奖证作为一个项目，案卷上标明科研名称，开题时间和结题时间，有利于查找利用。
（7）基建的档案按时间顺序归档基建工程的可行性研究，工程选址，土地征用，呈现上级的报告审批，基建的合同，工程承包，预算决算书及竣工验收材料。
（8）设备类的档案需要注意的是一台设备或者一种类型的设备放入一个案卷内。
会计、声像、实物、电子档案在此不再繁述。
四.结语
学校的档案管理因其自身的发展原因有其局限性，需要学校领导从各个方面重视起档案的管理，本文就学校文件材料的归档方法，希望能够帮助档案人员的管理水平和工作效率的提升，在学校档案管理方面做出小小的贡献。
参考文献：
[1]韩英.文书学[M].济南：山东大学出版社，2010.
[2]中国机械工业教育协会档案管理学[M].北京：机械工业出版社，2012.
[3]王英伟，陈智为，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015.
[4]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2004.
[5]薛四新.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社，2006.
[6]杨霞.现代文件管理[M].北京：机械工业出版社，2006.
关键词：学校档案;特点;提高;管理;对策
一.学校档案的特点
1、门类众多。就收集内容来看，学校档案以上级有关部门文件和学校自身形成的文件材料为主，收集范围明确，档案种类多样，形式多样，学校档案管理分为党群、行政、教育、教学、教师业务类、学籍管理类、基建、设备、科研类、会计、声像、实物类、电子档案、督导评估类。教师自己无法完成分类归档工作，往往需要外包公司完成。
2、传承历史。学校档案是记载学校历史的教科书，是反映学校发展历程的无言碑。学校的发展过程中，产生和积累了大量的珍贵的档案资料，这对学校档案工作提出了新的课题，档案人员都需要及时收集、整理、归档并深度挖掘学校档案信息资源，为提高工作效率和质量提供保障。
3、人才水平评估是根据一定的教育、教学目标和标准，通过系统的收集学校教育的主要信息，准确地反映实际情况并进行客观科学的分析，对学校办学水平和教育质量进行客观的评估。人才培养水平的评估是需要大量的真实的学校档案为依据的，所以学校档案是人才水平评估的重要基础。没有学校档案的实现，人才评估是一纸空谈。
4、服务现实，切实的搞好档案工作可以为领导决策提供依据，为学校师生利用档案提供参考，为师生成长提供借鉴，为学校发展提供保障。各上级领导对学校素质评比、均衡化发展、党风廉政建设、综合治理等检查，整理好档案是“以不变应万变”的最好方式，保障学校工作可以顺利进行。
二、目前学校档案管理工作中存在的问题
1、观念落后，对档案工作不重视
部分单位领导对档案工作不重视，停留在管理层面，约束了档案管理水平的提高。很多档案管理人员都是身兼几职，不是专业档案管理人员，不重视收集各类档案，导致无档可归，由于收集、整理不到位，致使工作效率不高，而档案工作的作用得不到发挥。
2、基础设施建设较为薄弱
一是不具有档案室该有的条件。随着单位的不断发展，各方面的支出不断增加，档案该有的支出被不断压缩。二是随着档案事业的不断发展，信息化程度需要不断加大，档案场地、硬件环境基础设施跟不上，根据我国国家档案局主编的档案馆建设标准（建标103-2008）里面提到要有统一的借阅室、库房、对外利用复印室、计算机查阅室， 整理编目室等，不具备理想的检索环境，导致档案不能很好的被利用。完善档案的场地、硬件环境是保证档案工作的重要基础。
三、提高档案归档的管理水平的对策
1、建立完善档案管理制度
教育行业在近几年得到了较快速的发展，与此同时，在教育教学方式上也出现了较大的变革和创新，学校的档案数量在不断增加，档案种类逐渐多样化，为了保障学校档案工作的顺利开展，需要建立有针对性的相对完善的档案管理制度，切实的保障档案工作中始终做到有据可依、有章可循，对于相关的档案工作人员行为进行严格的规范。在档案管理过程中，对于表现突出优秀的人员进行奖励，对于工作失职行为进行一定的处罚。
2、加强意识，建立统一的档案管理机构
档案工作首先要得到领导的足够重视、培养，树立档案意识，把档案工作列入日常要抓的工作当中，建立健全管理机构，建立综合档案室，深入持久的学习档案的各种法律法规，广泛的宣传学校档案工作，加强各位教师对档案的重视，提高档案管理人的档案业务水平和实践经验。使学校的工作能够顺利开展。
3、加大投入，完善机制，多介入“互联网+”的方式强化学校档案信息化建设，加强各学校间的信息化学术交流，引进先进的理念和技术，加强与档案的联系及发展。学校应引起对信息化建设的重视，加强学校档案管理者在信息化建设和檔案方面的素质，提高档案管理者的专业化素质和管理水平， 更新办公自动化系统，有条件的可采取OAIS系统，档案自动分类管理系统，无缝对接学校档案管理人员之间的工作，最大限度的节约管理者的工作时间和开支，结合“互联网+”技术不仅可以减轻目前的档案管理者工作负担，而且可以保障学校档案的安全。
4、介绍学校文件材料的归档方法，帮助提高学校教师不借助外包公司独立完成归档的工作效率。
（1）首先学校档案是学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图像、图表等不同载体的文件材料。档案的基本价值是一、具有查考凭证价值。二、具有参考价值。文件转化为档案的前提条件一是已经处理完毕的文件材料才能成为档案。二是具有保存、利用价值的文件才有必要转化为档案来保存。根据“三合一分类方法”，学校档案分为文书类、专门类、科技类、会计类、声像类、实物类、电子类等七类。其中文书类分为：党群行政类和教育教学类。党、团、工、青、妇归属党群类;组织沿革、大事记年鉴、职工花名册、行政会议记录、表彰惩处属行政类。主要有思想、品德教育有关的材料属于教育文件类;与学习相关的材料属于教学文件。
（2）特别要注意的是：文书档案的整理是正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。各种报表、名册等以一本或一册为一件，来文与复文为一件，简报一期一件等，同一单位的分类方法要保持前后一致、相对稳定。
（3）教师业务类包含了五个方面的内容，1、教师个人基本情况 2、业务档案卡 3、教师个人的教学4、个人业务培训、学历进修等继续教育的情况。
（4）督导评估是上级单位从基本资质、师资力量、基本建设、学习环境等综合环境考察学校的具体情况。
（5）学籍管理类档案，它是按照三类：1、本校招生，学籍登记，异动情况2、本校在校学生异动情况3、本校义务教育基本情况统计等文件材料。第一类别：在籍名册、毕业名册、分班名册、留存表、入学通知书。第二类别：毕业成绩册、学籍卡。第三类别：异动汇总表、异动附件。
（6）科研类档案在整理的过程中需要注意的是科研档案是按照时间的顺序排列，各教师的科研成果，鉴定，评价，颁发的奖证作为一个项目，案卷上标明科研名称，开题时间和结题时间，有利于查找利用。
（7）基建的档案按时间顺序归档基建工程的可行性研究，工程选址，土地征用，呈现上级的报告审批，基建的合同，工程承包，预算决算书及竣工验收材料。
（8）设备类的档案需要注意的是一台设备或者一种类型的设备放入一个案卷内。
会计、声像、实物、电子档案在此不再繁述。
四.结语
学校的档案管理因其自身的发展原因有其局限性，需要学校领导从各个方面重视起档案的管理，本文就学校文件材料的归档方法，希望能够帮助档案人员的管理水平和工作效率的提升，在学校档案管理方面做出小小的贡献。
参考文献：
[1]韩英.文书学[M].济南：山东大学出版社，2010.
[2]中国机械工业教育协会档案管理学[M].北京：机械工业出版社，2012.
[3]王英伟，陈智为，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015.
[4]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2004.
[5]薛四新.现代档案管理基础[M].北京：机械工业出版社，2006.
[6]杨霞.现代文件管理[M].北京：机械工业出版社，2006.