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[摘 要]办公自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念，它的基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机或计算机网络等其他先进设备复制、传递文档。在方便、快捷的办公过程中，办公自动化也释放了隐藏的缺点。办公人员应掌握运用优点、发现缺点、维护不足之处。
[关键词]办公自动化 维护
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0281-01
办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。办公自动化的发展方向是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和上下级之间的联系工作。它的实现不仅使办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。然而，办公自动化也并非凭空捏造，而是随着计算机的普及应用慢慢衍变而来。那么实现的无纸化办公也具有一定的优缺点，我们更应该运用优点，完善缺点。
一、办公自动化的现状与趋势
我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（Intranet）和企业外部网（Extranet）已经成为办公自动化发展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、图像功能加强，更能够满足办公要求，提高办公信息处理的应用范围和价值。
二、办公自动化的优势与不足
（一）、传统办公与办公自动化的区别
办公自动化只是计算机应用领域的一个方面。机关事业单位正慢慢由传统模式办公过度到办公自动化模式方面。在过度期间，办公自动化慢慢融入到传统办公模式中，成为主流。传统的办公系统和现代化的办公自动化系统的最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，所利用的各种设备之间没有自动的配合，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的空间也很大。现代化的办公自动化系统中，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。
（二）、办公自动化的原理与效率
传统办公安全性高，但效率相比办公自动化效率低了很多。办公自动化使用电子公文交换和流转，替代了传统的纸质文档，既节约了纸张，又降低行政办公费用，有力促进效能政府建设，而且方便文档存放、管理和随时调阅查询。进入政府机关内网，可以联机办公共享文件，每一个人可以分做不同的文件放在同一地方修改、共享、查阅、打印，流水线似的分工合作。从桌面到计算机的输入，虚拟办公室改变了工作环境的焦点，极大地提高了工作质量和效率。实现电脑办公的自动化可以进行公文交换和内部流转，可实现即发即收。收发公文和查阅、处理公文可在内网进行处理，或使用无线网卡登录系统外网随时随地进行，公文的流转情况和处理情况也可随时查看。领导签批文件和文秘人员处理公文突破了地域限制，达到了省时方便，并可在内网系统上进行催办、督办，切实改变了传统的办公方式。极大提高了公文的时效性和行政效率。同时，结束了上下级之间用普通邮件寄送文件，文件的时效性难以保障的历史。它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。工作人员在控制工作时间上有很大的灵活性，减少工作时间。能够实现领域交流、工作信息能存储，归档和通过计算机网络发送，减少工作空间和办公用品的耗费。
（三）、办公自动化的不足之处
办公自动化的发展到现在已经不是简单地以文档数据为其处理中心的传统办公自动化。传统办公自动化系统最大特点是，应用基于文件系统或/和关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理對象，强调对文档数据的计算和统计能力。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销流程等。因此，此种办公自动化系统的"自动化"程度是有限的。当前办公自动化系统将逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。
计算机网络化使我们可以充分享受网上的信息资源，然而联网后，计算机泄密的渠道和范围大大增加，主机与用户之间、用户与用户之间通过线路联络就存在许多泄密漏洞。共享文件带来的不安全、暴露隐私性可使窃密者在网络中任意一条分支信息上或某一点终端进行截取，就可以获得网络发送的信息。办公自动化使办公室电脑存在一定的公用性而带来不安全性，文件可能被复制窃取，电脑可能会因为使用外来磁盘而感染病毒。
三、办公自动化的维护
针对不足之处做好维护措施。对计算机应用的各个环节，要制定符合实际，操作性强的规章制度。要禁止无关人员随便进出办公室，建立健全出入工作时间制度，计算机使用制度启用信息源口令、用户标识管理制度，信息介质管理。同时要落实领导责任建立健全上网信息保密审批领导责任制，使计算机安全保密工作有章可循。实施相应的安全规范，制定管理监督的标准和责权利相结合的分机制度：对共享文件进行加密，设定浏览权限。对录有秘密文件的硬盘、软盘，要明确标志密级和编号，不滥用磁盘。严格执行“上网信息不涉密，涉密信息不上网”的规定；及时进行杀毒软件的升级，定期查杀、扫描磁盘，不安装来历不明的软件，对重要数据进行备份。
办公自动化发展到今天，已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经实现了极大的飞跃。随着计算机技术的不断发展和用户需要的不断增长，办公自动化、信息化程度将进一步提高。因此，必须不断引进新设备、新技术、新方法、新手段，努力提高办公过程的自动化程度，提高个人办公的效率和管理工作的水平。
参考文献
[1] 方国雄，方晓蓉.秘书学.高等教育出版社，2003年.
[2] 王育.秘书实务（第二版）.高等教育出版社，2007年.
[3] 吴庆菊.计算机应用基础.清华大学出版社.2006年.
[关键词]办公自动化 维护
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）09-0281-01
办公自动化（OA，Office Automation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。办公自动化的发展方向是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和上下级之间的联系工作。它的实现不仅使办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。然而，办公自动化也并非凭空捏造，而是随着计算机的普及应用慢慢衍变而来。那么实现的无纸化办公也具有一定的优缺点，我们更应该运用优点，完善缺点。
一、办公自动化的现状与趋势
我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（Intranet）和企业外部网（Extranet）已经成为办公自动化发展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、图像功能加强，更能够满足办公要求，提高办公信息处理的应用范围和价值。
二、办公自动化的优势与不足
（一）、传统办公与办公自动化的区别
办公自动化只是计算机应用领域的一个方面。机关事业单位正慢慢由传统模式办公过度到办公自动化模式方面。在过度期间，办公自动化慢慢融入到传统办公模式中，成为主流。传统的办公系统和现代化的办公自动化系统的最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，所利用的各种设备之间没有自动的配合，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的空间也很大。现代化的办公自动化系统中，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。
（二）、办公自动化的原理与效率
传统办公安全性高，但效率相比办公自动化效率低了很多。办公自动化使用电子公文交换和流转，替代了传统的纸质文档，既节约了纸张，又降低行政办公费用，有力促进效能政府建设，而且方便文档存放、管理和随时调阅查询。进入政府机关内网，可以联机办公共享文件，每一个人可以分做不同的文件放在同一地方修改、共享、查阅、打印，流水线似的分工合作。从桌面到计算机的输入，虚拟办公室改变了工作环境的焦点，极大地提高了工作质量和效率。实现电脑办公的自动化可以进行公文交换和内部流转，可实现即发即收。收发公文和查阅、处理公文可在内网进行处理，或使用无线网卡登录系统外网随时随地进行，公文的流转情况和处理情况也可随时查看。领导签批文件和文秘人员处理公文突破了地域限制，达到了省时方便，并可在内网系统上进行催办、督办，切实改变了传统的办公方式。极大提高了公文的时效性和行政效率。同时，结束了上下级之间用普通邮件寄送文件，文件的时效性难以保障的历史。它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。工作人员在控制工作时间上有很大的灵活性，减少工作时间。能够实现领域交流、工作信息能存储，归档和通过计算机网络发送，减少工作空间和办公用品的耗费。
（三）、办公自动化的不足之处
办公自动化的发展到现在已经不是简单地以文档数据为其处理中心的传统办公自动化。传统办公自动化系统最大特点是，应用基于文件系统或/和关系型数据库系统，以文档数据为存储和处理對象，强调对文档数据的计算和统计能力。但是，缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文、日常报销流程等。因此，此种办公自动化系统的"自动化"程度是有限的。当前办公自动化系统将逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。
计算机网络化使我们可以充分享受网上的信息资源，然而联网后，计算机泄密的渠道和范围大大增加，主机与用户之间、用户与用户之间通过线路联络就存在许多泄密漏洞。共享文件带来的不安全、暴露隐私性可使窃密者在网络中任意一条分支信息上或某一点终端进行截取，就可以获得网络发送的信息。办公自动化使办公室电脑存在一定的公用性而带来不安全性，文件可能被复制窃取，电脑可能会因为使用外来磁盘而感染病毒。
三、办公自动化的维护
针对不足之处做好维护措施。对计算机应用的各个环节，要制定符合实际，操作性强的规章制度。要禁止无关人员随便进出办公室，建立健全出入工作时间制度，计算机使用制度启用信息源口令、用户标识管理制度，信息介质管理。同时要落实领导责任建立健全上网信息保密审批领导责任制，使计算机安全保密工作有章可循。实施相应的安全规范，制定管理监督的标准和责权利相结合的分机制度：对共享文件进行加密，设定浏览权限。对录有秘密文件的硬盘、软盘，要明确标志密级和编号，不滥用磁盘。严格执行“上网信息不涉密，涉密信息不上网”的规定；及时进行杀毒软件的升级，定期查杀、扫描磁盘，不安装来历不明的软件，对重要数据进行备份。
办公自动化发展到今天，已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经实现了极大的飞跃。随着计算机技术的不断发展和用户需要的不断增长，办公自动化、信息化程度将进一步提高。因此，必须不断引进新设备、新技术、新方法、新手段，努力提高办公过程的自动化程度，提高个人办公的效率和管理工作的水平。
参考文献
[1] 方国雄，方晓蓉.秘书学.高等教育出版社，2003年.
[2] 王育.秘书实务（第二版）.高等教育出版社，2007年.
[3] 吴庆菊.计算机应用基础.清华大学出版社.2006年.