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作为企业档案工作者,我们应该拓宽档案工作思路,在“人”身上做文章,坚持以人为本的原则,切实加强企业档案工作。因为人是生产力中最活跃的因素,只有充分发挥档案管理工作各个环节中人的客观能动性和主观创造性,才能解决影响档案工作的各个方面的困难和问题,不断开创企业档案工作的新局面。档案工作以人为本,要以“三个层次”的人为本。一是行政主管部门,二是企业领导和兼职档案人员,三是专职档案人员,充分发挥其不同的功能和作用。
一、紧紧依靠行政主管部门的领导,增强档案工作动力
企业档案工作既是企业自身管理的要求,更是贯彻执行《档案法》的要求。作为企业单位,最大的压力是利润的压力,是因为有股东的经济效益考核的压力。企业档案管理之所以存在着许多问题,是因为缺乏应有的外部压力。所以,企业档案工作者应该紧紧依靠上级行政主管部门,充分利用他们的监督、检查、指导和考核的行政力量+给企业档案工作施加应有的压力,不断改善档案工作条件,化为加强企业档案管理工作的巨大动力。
依靠行政部门,一是要充分利用档案行政部门的行政执法权,二是要充分利用股东单位的检查考核权。企业要自觉主动接受档案行政部门的执法检查,使企业自身加强档案管理的需要同档案行政部门的执法要求有机结合。从企业管理现状看,企业管理者对档案工作的要求可能会置之不顾,但不会忽视对上级档案行政部门的要求。有时候,档案工作者的千言万语,往往不如上级档案行政部门的一纸文件。所以我们要充分认识到档案行政部门对推动企业内部档案工作的重要性认识,充分发挥档案行政部门的职能优势,为我所用。作为股东单位,首先是明确确保出资企业资产的保值增值的职责。其次,档案作为企业的无形资产和重要精神财富,加强出资企业的档案管理工作也是监督管理的重要内容之一。因此,股东单位不仅仅进行经济效益的考核,也应该对档案工作进行考核,提出加强档案管理的考核要求。
行政部门毕竟是宏观管理,我们要通过其宏观管理机制,影响企业内部档案管理方式,使企业真正把档案管理作为“转机制、抓管理、增效益、练内功”的一项基本工作,使企业感到自身的责任和紧迫感,变为企业自身的动力,成为自觉的行动。所以企业档案的微观管理要与行政部门的行政管理相联系,把企业档案管理融入到企业宏观管理中去,形成强有力的促进机制。
二、广泛动员企业内部各方力量,形成档案工作合力
档案工作是一项系统工程,需要全员参与和配合。我们要动员企业领导、各部门兼职档案人员及全体员工,建立健全管理体系,充分利用他们的聪明才智,打造齐抓共管的局面,形成档案工作的合力,促进档案工作制度化、规范化、科学化。
领导重视是档案工作的关键。任何工作都离不开领导的重视和支持,档案工作也不例外,所以我们要在赢得领导重视方面下功夫。要赢得领导重视,最有效的途径是要加强档案的开发利用。通过档案开发利用带来企业管理成本的节约和取得的直接经济效益,让企业领导明白档案也是可以直接创造效益的。其次是加强同领导的沟通。我们档案工作者不能只知埋头苦干,也要经常向领导传阅上级有关档案管理的文件、汇报本企业的档案工作,让领导支持档案工作。兼职档案人员是档案工作的基础。因为档案资料的形成、积累、归档、移交都是由兼职档案人员完成的,是档案工作的基础条件。离开了兼职档案人员,档案工作就失去了工作的前提和基础,成了无本之木。首先要抓好兼职档案人员队伍建设,兼职档案人员要覆盖企业经营管理工作的各个内设部门和机构。其次要通过宣传档案法规,增强兼职档案人员档案意识。三是要明确兼职档案人员的岗位职责,调动兼职档案员的主动性和积极性。
只有广泛动员从企业领导到兼职档案人员、员工等各方面力量,才能协调好各方面的关系,发挥各方面力量的主观能动性,夯实档案工作的管理基础,才能从根本上进一步提高档案管理工作水平。
三、切实落实专职档案人员,发挥在档案工作中的主导作用
领导重视是档案工作的关键、兼职档案人员是档案工作的基础,但是专职档案人员是核心。档案工作需要靠专职档案人员去推动,包括提高员工档案意识、建立健全管理制度和体系、档案的归档整理、档案的安全保管和开发利用等等工作,这一切离不开专职档案人员这个核心。我们专职档案人员要积极争取创造档案工作的条件,以免因领导不重视、工作难以开展、个人发展前景不明等原因产生消极懈怠的情绪,充分发挥在档案管理工作的主导作用。专职档案人员在开展档案管理活动时,要抓住档案工作管理的核心。综观企业档案管理工作,企业档案工作的重点和难点是档案的收集工作,造成这个问题的原因是企业员工档案意识淡薄、档案管理制度健全、档案经费的投入不足等。这只是表面现象,深层次的是管理体制和机制。我们专职档案人员要在形成档案管理的激励和约束机制上下功夫,解决这个核心问题。只有真正建立了激励和约束机制,才能一劳永逸地做好企业档案工作。总之,我们要按照企业档案规范化管理的要求,自觉加强档案管理工作建设,建立健全档案管理机制,实现“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的档案工作者神圣的历史使命。
综上所述,以人为本就是要充分发挥各方面的力量,协调好上级行政主管部门、企业内部领导、员工及档案人员的关系,把档案行政部门对企业档案的监督检查同企业自身档案管理有机地结合起来,把促进机制与约束机制、激励机制结合起来,建立和形成完善的企业档案发展机制,从根本上促进企业档案的建设和管理,这是加强企业档案管理的根本对策所在。
一、紧紧依靠行政主管部门的领导,增强档案工作动力
企业档案工作既是企业自身管理的要求,更是贯彻执行《档案法》的要求。作为企业单位,最大的压力是利润的压力,是因为有股东的经济效益考核的压力。企业档案管理之所以存在着许多问题,是因为缺乏应有的外部压力。所以,企业档案工作者应该紧紧依靠上级行政主管部门,充分利用他们的监督、检查、指导和考核的行政力量+给企业档案工作施加应有的压力,不断改善档案工作条件,化为加强企业档案管理工作的巨大动力。
依靠行政部门,一是要充分利用档案行政部门的行政执法权,二是要充分利用股东单位的检查考核权。企业要自觉主动接受档案行政部门的执法检查,使企业自身加强档案管理的需要同档案行政部门的执法要求有机结合。从企业管理现状看,企业管理者对档案工作的要求可能会置之不顾,但不会忽视对上级档案行政部门的要求。有时候,档案工作者的千言万语,往往不如上级档案行政部门的一纸文件。所以我们要充分认识到档案行政部门对推动企业内部档案工作的重要性认识,充分发挥档案行政部门的职能优势,为我所用。作为股东单位,首先是明确确保出资企业资产的保值增值的职责。其次,档案作为企业的无形资产和重要精神财富,加强出资企业的档案管理工作也是监督管理的重要内容之一。因此,股东单位不仅仅进行经济效益的考核,也应该对档案工作进行考核,提出加强档案管理的考核要求。
行政部门毕竟是宏观管理,我们要通过其宏观管理机制,影响企业内部档案管理方式,使企业真正把档案管理作为“转机制、抓管理、增效益、练内功”的一项基本工作,使企业感到自身的责任和紧迫感,变为企业自身的动力,成为自觉的行动。所以企业档案的微观管理要与行政部门的行政管理相联系,把企业档案管理融入到企业宏观管理中去,形成强有力的促进机制。
二、广泛动员企业内部各方力量,形成档案工作合力
档案工作是一项系统工程,需要全员参与和配合。我们要动员企业领导、各部门兼职档案人员及全体员工,建立健全管理体系,充分利用他们的聪明才智,打造齐抓共管的局面,形成档案工作的合力,促进档案工作制度化、规范化、科学化。
领导重视是档案工作的关键。任何工作都离不开领导的重视和支持,档案工作也不例外,所以我们要在赢得领导重视方面下功夫。要赢得领导重视,最有效的途径是要加强档案的开发利用。通过档案开发利用带来企业管理成本的节约和取得的直接经济效益,让企业领导明白档案也是可以直接创造效益的。其次是加强同领导的沟通。我们档案工作者不能只知埋头苦干,也要经常向领导传阅上级有关档案管理的文件、汇报本企业的档案工作,让领导支持档案工作。兼职档案人员是档案工作的基础。因为档案资料的形成、积累、归档、移交都是由兼职档案人员完成的,是档案工作的基础条件。离开了兼职档案人员,档案工作就失去了工作的前提和基础,成了无本之木。首先要抓好兼职档案人员队伍建设,兼职档案人员要覆盖企业经营管理工作的各个内设部门和机构。其次要通过宣传档案法规,增强兼职档案人员档案意识。三是要明确兼职档案人员的岗位职责,调动兼职档案员的主动性和积极性。
只有广泛动员从企业领导到兼职档案人员、员工等各方面力量,才能协调好各方面的关系,发挥各方面力量的主观能动性,夯实档案工作的管理基础,才能从根本上进一步提高档案管理工作水平。
三、切实落实专职档案人员,发挥在档案工作中的主导作用
领导重视是档案工作的关键、兼职档案人员是档案工作的基础,但是专职档案人员是核心。档案工作需要靠专职档案人员去推动,包括提高员工档案意识、建立健全管理制度和体系、档案的归档整理、档案的安全保管和开发利用等等工作,这一切离不开专职档案人员这个核心。我们专职档案人员要积极争取创造档案工作的条件,以免因领导不重视、工作难以开展、个人发展前景不明等原因产生消极懈怠的情绪,充分发挥在档案管理工作的主导作用。专职档案人员在开展档案管理活动时,要抓住档案工作管理的核心。综观企业档案管理工作,企业档案工作的重点和难点是档案的收集工作,造成这个问题的原因是企业员工档案意识淡薄、档案管理制度健全、档案经费的投入不足等。这只是表面现象,深层次的是管理体制和机制。我们专职档案人员要在形成档案管理的激励和约束机制上下功夫,解决这个核心问题。只有真正建立了激励和约束机制,才能一劳永逸地做好企业档案工作。总之,我们要按照企业档案规范化管理的要求,自觉加强档案管理工作建设,建立健全档案管理机制,实现“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的档案工作者神圣的历史使命。
综上所述,以人为本就是要充分发挥各方面的力量,协调好上级行政主管部门、企业内部领导、员工及档案人员的关系,把档案行政部门对企业档案的监督检查同企业自身档案管理有机地结合起来,把促进机制与约束机制、激励机制结合起来,建立和形成完善的企业档案发展机制,从根本上促进企业档案的建设和管理,这是加强企业档案管理的根本对策所在。