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【摘要】近年来,高职教育正以一种前所未有的势头在高速发展,如何推动学校继续发展成为了高职院校管理的重点。作为高职院校管理的核心,教学管理面临着新的局面、新的问题、新的要求。高职院校教学秘书作为教学管理的重要组成部分,对提高教学质量和管理质量起到不容忽视的作用,因此,应重视教学秘书队伍的建设。本文从教学秘书工作的性质出发,总结出建设教学秘书队伍的重要性和必要性,以及提出了稳定和建设教学秘书队伍的几点建议。
【关键词】高职院校;教学秘书;教学管理;队伍建设
【中图分类号】G718.5 【文献标识码】A 【文章编号】1001-4128(2010)02-0127-03
当今,随着高职教育改革不断深化,教学管理也出现了全新的局面。教学秘书队伍作为高职院校教学管理的重要组成部分,对教学组织的顺利高效进行有着不可忽视的作用。高职院校必须重视教学秘书队伍的建设,培养一支具有良好业务素质、综合能力强、高效精干的教学秘书队伍,充分发挥他们的作用,更好地为教学服务。
1 教学秘书工作的性质
作为高职院校教学管理的中心枢纽,教学秘书主要是协助领导管理好教学日常事务,使教学有序、高效进行,以及服务于教师和学生,为他们授课和学习提供有效的帮助。教学秘书作为教学管理队伍的重要组成部分,处于教育管理的第一线,是领导与教师和学生间链接的纽带,他们与领导、教师、学生接触最多,因此遇到的问题最多,需要解决的事务问题也最多。处于高职院校教学管理的最基层,教学秘书工作具有任务重、事务繁琐、涉及面广、时效性强等特点。因此,教学秘书工作具有以下几个性质:
1.1 辅助性
秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。秘书的角色是领导的助手,是领导决策的执行者,一切工作都是围绕领导的方向来展开。秘书工作的性质决定了他不是决策者,而是辅助者。教学秘书也不例外,教学秘书工作具有辅助性。教学秘书工作是领导工作的组成部分,是领导的左右手。教学秘书主要为领导决策提供依据,协助领导执行决策,辅助领导开展各项教学管理活动。
1.2 服务性
高职院校教学管理中提倡的以人为本——“服务”,即服务于教学,服务于管理。教学管理人员是这一管理理念的切实执行者。教学秘书一是服务于领导,给领导当好参谋助手,协助组织和管理好教学事务;二是服务于教师教学,为教师教学提供便利、帮助;三是服务于学生学习,为学生提供及时的教学动态和学习信息。教学秘书作为院校教学管理的纽带,在为领导、教师和学生间紧密链接服务着。
1.3 周期性
教学活动具有严格的周期性,所以教学管理工作同样具有周期性。在相同时间段内管理工作的内容是相对既定的,也是相对稳定的。每个学年是一个大周期,每个学期是一个小周期,每个周期里都有着固定的工作内容:如开学前的授课任务落实工作,开学初各项工作准备到位情况,学期中教学检查工作,学期末考务工作等,都有其时间规律性。但是,教学秘书开展工作并不是完全按部就班、照搬照抄。教学秘书在开展规律性、周期性的管理工作时,应该积极主动地根据工作计划做好准备,把握管理工作中的主动性,在面对新的情况、新任务时,要经过周密思考,有效地协助教学管理。
1.4 事务性
教学秘书工作包括协助管理日常教学事务、协调落实授课任务、收集进度表、教案等教学资料、核算教师工作量、毕业论文答辩、收集和整理各类档案、组织考务工作等,事务繁杂琐碎、工作量大是教学秘书工作的重要性质。在管理过程的链接纽带中,面对领导、教师、学生,教学秘书应事无巨细都要一丝不苟的去做,认真扎实的去完成。
2 建设教学秘书队伍的作用及现状
2.1 教学秘书队伍的作用
当前我国高等职业教育正处于较强的发展势头。高职办学思路日益明确,办学规模不断扩大,办学形式日趋多样化,这些都对教学管理提出了更高的要求,如何有效管理成为了院校向前迈进的突破點。如今社会就业形势严峻,院校面对发展具有很大压力。因此在强调教学质量的同时,更应该重视充实教学管理队伍,把教学管理摆在重要的位置。教学秘书处于高职院校教学管理的第一线,对提高教学质量和管理质量起着不可忽视的作用。教学秘书在上传下达的管理过程中与领导、教师和学生广泛地接触,掌握着管理过程中最基本、最真实、最有效的第一手资料,他们为院校制定管理方案提供依据,为学校执行管理制度服务,为院校反馈教学管理信息。所以,缺少教学秘书的辅助管理,教学管理就很难实现协助院校高质量地完成教学任务。
2.2 教学秘书队伍的现状
高职院校教学秘书队伍的建设虽然取得了很大成就,但还不能完全适应21世纪高等教育继续发展的需要。目前,高职院校教学秘书岗位的设置仍不够完善,主要存在以下几方面的情况:第一,教学秘书岗位职责不明确,工作任务没有明确分工,导致教学秘书身兼多工,精力分散,无法集中精力在有效管理工作中,严重影响工作效率;第二,教学秘书队伍素质参差不齐,大部分职业素质较低及学历偏低;第三,教学秘书的管理地位没有得到足够的重视,大部分院校虽然设教学秘书专岗,但不设专人,教学秘书岗位被作为过渡岗、临时岗而存在;第四,教学秘书队伍不稳定,由于教学秘书的前景不明朗和待遇不平等,致使队伍不稳定,导致了延续性工作难以开展,得不到保证。
3 建设教学秘书队伍的措施
3.1 重视教学秘书队伍,确立其管理地位
高职院校领导应转变观念,充分认识到教学秘书位于教学管理的第一线,是学校教学管理制度的切实执行者,是教学管理的重要组成部分。在高职教育快速发展的今天,要强化教学管理只有建立一个系统化、专业化、规范化的现代教学管理队伍,才能保证教与学有序进行。院校应通过明确教学秘书岗位职责、严格选拔与培养人员、组织培训学习等方式确立教学秘书在教学管理中的地位。
3.2 明确教学秘书工作职责
由于教学秘书岗位工作内容范围广、事务繁琐、工作量大,如果职责不明确会直接导致工作效率低,质量差等问题。教学秘书工作虽然具有事务性,但它并不是零散、闲杂任务的综合岗位,该岗位应有其明确的工作任务和岗位职责教学秘书应该是集中精力完成与教学切实相关的任务,而不是终日缠身于职责外的繁琐事情。各高职院校应从自身实际情况出发,根据学校管理的需要制定教学秘书岗位职责,明确岗位工作任务为该岗位能在教学管理中起到应有的作用提供保证。
3.3 做好教学秘书队伍的选拔与培养工作
大多数高职院校教学秘书队伍是采用“一人一岗”制,因此,教学秘书工作能力好坏将直接影响着教学管理的质量所以,人事部门在选拔任用时应根据该岗位的要求,结合学校的实际情况,从专业方向、学历层次、职业素质等方面考虑,选拔一些职业道德水平高、业务水平过硬、德才兼备的人员来充实教学秘书队伍,从而提高队伍的整体素质。或者可以考虑从原有的教学管理人员中选拔一些政治性强、思想端正、德才兼备的人员进行培养,以充实教学秘书队伍。
3.4 稳定教学秘书队伍
由于教学秘书岗位事务繁琐、工作量大,待遇偏低,前景不甚明朗,致使该岗位人员流动性大。教学秘书工作涉及面广、任务零碎繁琐、工作具有周期性因此,熟悉工作的磨合期会相应较长,新手上任需要大约1个学期去接触和适应各项工作。如果岗位人员流动频繁,在新手处于不断学习摸索业务的阶段,会影响教学管理有序进行。因此,在建设的同时,必须先稳定教学秘书队伍。根据存在的问题,主要从发展及待遇两方面来稳定教学秘书队伍。
3.4.1 提高教学秘书队伍的待遇
教师处于教学一线,是教学的实践者,待遇处于所有岗位的首位。教学管理工作虽然是一种服务性、协助性工作,但同样是对教学的一种奉献,一种牺牲,也应该得到平等待遇。教学秘书与其他岗位的工作人员一样具有较强的自尊心和荣誉感希望得到领导和师生的肯定。院校可以让教学秘书享受与其他岗位同等学历资历的人员相同的待遇来肯定他们的工作,鼓励他们的工作信心。高职院校可以采取教学秘书岗位津贴制度以鼓励他们安心本职工作,从而稳定教学秘书队伍。
3.4.2 为教学秘书规划职业发展方向。繁杂的日常教学管理事务让教学秘书难以安排出时间用在加强自身业务学习方面。要稳定、发展教学秘书队伍,就得把他们从繁杂的事务中解放出来,让他们发挥自己的才干,实现理想和追求。引导并创造条件使教学秘书从行政职务的晋升方向发展,或按普通的专业技术职务资格去发展,以解决他们的后顾之忧。此外,为系部教学秘书制定计算机操作的培训、文书写作培训等等,以实现教学管理现代化、无纸化、规范化。这些措施能为教学秘书提供专业成长的机会,同时也能满足他们自我追求和实现价值的愿望。
3.5 提高教学秘书职业素质和工作水平
建设教学秘书队伍包括组建、稳定、发展三个阶段。在完成了确立地位、明确职责、严格选拔的环节后,应该重点抓教学秘书队伍的业务素质和工作质量,以充分发挥该队伍在教学管理中的重要作用。教学管理人员的素质制约教学管理水平,而教学管理水平与办学质量和效益密切相关。作为教学管理中的一员,教学秘书除了认识到工作的重要性,踏踏实实工作,还应具有较强专业知识和管理能力。
3.5.1 确保思想与时俱进
加强政治学习,提高政治思想素质。党的十七大报告把“优先发展教育,建设人力资源强国”放在了重点的社会建设的首位,体现了党和国家对教育事业的高度重视。院校应组织教学秘书进行思想教育,学习十七大报告,切实从思想上培养教学秘书热爱岗位、服务教学、忠于教育的理念,督促教学管理人员要保持清醒的头脑,按规章制度办事,树立为人师表、热爱学生爱岗敬业的服务意识。
3.5.2 业务求精高效
随着管理手段的更新,管理讲究科学性、规范化、系统化,因而要定期组织教学秘书进行业务培训。院校有关部门要在人力、物力上支持教学秘书队伍建设,定期组织教学秘书去外地、外校参观学习,以扩大他们的视野和知识面,学习先进的工作方法。同时,对各系(部)教学秘书要定向培养,分批输送到外校或本校进行教育管理专业的学习和进修,以开拓他们的思路,提高协助管理水平。
综上所述,在高职院校持续扩招的形势下,高职院校必须重视教学秘书队伍的建设,使教学秘书在岗位上能够稳定高效地发挥作用,成为保证学校教学质量的中坚力量。
参考文献
1 何荣.关于加强高职高专教学秘书队伍建设的思考[J]新课程,2007,(10)
2 王跃.王月梅.关于加强和改进高职院校教学秘书队伍建设的思考[J].吉林师范大学学报,2003.(03)
3 杨国安.高职院校管理人员开发[J].现代教育科学.2002.(08)
4 李奕.加强教学管理.培养合格人才[J].2000. (05)
5 闻庆茹. 浅谈高校院系教学秘书工作[J]. 吉林华桥外国语学院学报 , 2006,(01)
6 張钰, 徐赞美. 关于高校教学秘书队伍建设的思考[J]. 中国科教创新导刊 , 2008,(10)
7 赵新强. 浅谈高等学校教学秘书的素质修养和队伍建设[J]. 成功(教育) , 2007,(09)
8 张国芳. 加强高职院校基层教学管理队伍建设的思考[J]. 科技资讯 , 2007,(25)
9 施琳. 对高校教学秘书队伍建设的思考[J]. 湖北经济学院学报(人文社会科学版) , 2007,(01)
【Abstract】
In the recently years, the higher professional technical education was developing high speed by one kind of unprecedented tendency, howimpelled the school to continue to develop into the higher professional technical college management key point. As the quality colleges and universities management core, the teaching management is facing the new aspect, the new question, the new request. Higher professional technical college teaching secretary took the teaching management the important constituent, to improves the quality of teaching and the management quality plays the not allow to neglect role, therefore, should take teaching secretary the troop the construction.This article write from teaching secretary embarks, summarizes construction teaching secretary troop’s importance and the necessity, as well as proposed stable and construction teaching secretary troop’s several suggestions.
【Key words】Higher professional technical college Teaching secretary Teaching management Troop construction
【关键词】高职院校;教学秘书;教学管理;队伍建设
【中图分类号】G718.5 【文献标识码】A 【文章编号】1001-4128(2010)02-0127-03
当今,随着高职教育改革不断深化,教学管理也出现了全新的局面。教学秘书队伍作为高职院校教学管理的重要组成部分,对教学组织的顺利高效进行有着不可忽视的作用。高职院校必须重视教学秘书队伍的建设,培养一支具有良好业务素质、综合能力强、高效精干的教学秘书队伍,充分发挥他们的作用,更好地为教学服务。
1 教学秘书工作的性质
作为高职院校教学管理的中心枢纽,教学秘书主要是协助领导管理好教学日常事务,使教学有序、高效进行,以及服务于教师和学生,为他们授课和学习提供有效的帮助。教学秘书作为教学管理队伍的重要组成部分,处于教育管理的第一线,是领导与教师和学生间链接的纽带,他们与领导、教师、学生接触最多,因此遇到的问题最多,需要解决的事务问题也最多。处于高职院校教学管理的最基层,教学秘书工作具有任务重、事务繁琐、涉及面广、时效性强等特点。因此,教学秘书工作具有以下几个性质:
1.1 辅助性
秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。秘书的角色是领导的助手,是领导决策的执行者,一切工作都是围绕领导的方向来展开。秘书工作的性质决定了他不是决策者,而是辅助者。教学秘书也不例外,教学秘书工作具有辅助性。教学秘书工作是领导工作的组成部分,是领导的左右手。教学秘书主要为领导决策提供依据,协助领导执行决策,辅助领导开展各项教学管理活动。
1.2 服务性
高职院校教学管理中提倡的以人为本——“服务”,即服务于教学,服务于管理。教学管理人员是这一管理理念的切实执行者。教学秘书一是服务于领导,给领导当好参谋助手,协助组织和管理好教学事务;二是服务于教师教学,为教师教学提供便利、帮助;三是服务于学生学习,为学生提供及时的教学动态和学习信息。教学秘书作为院校教学管理的纽带,在为领导、教师和学生间紧密链接服务着。
1.3 周期性
教学活动具有严格的周期性,所以教学管理工作同样具有周期性。在相同时间段内管理工作的内容是相对既定的,也是相对稳定的。每个学年是一个大周期,每个学期是一个小周期,每个周期里都有着固定的工作内容:如开学前的授课任务落实工作,开学初各项工作准备到位情况,学期中教学检查工作,学期末考务工作等,都有其时间规律性。但是,教学秘书开展工作并不是完全按部就班、照搬照抄。教学秘书在开展规律性、周期性的管理工作时,应该积极主动地根据工作计划做好准备,把握管理工作中的主动性,在面对新的情况、新任务时,要经过周密思考,有效地协助教学管理。
1.4 事务性
教学秘书工作包括协助管理日常教学事务、协调落实授课任务、收集进度表、教案等教学资料、核算教师工作量、毕业论文答辩、收集和整理各类档案、组织考务工作等,事务繁杂琐碎、工作量大是教学秘书工作的重要性质。在管理过程的链接纽带中,面对领导、教师、学生,教学秘书应事无巨细都要一丝不苟的去做,认真扎实的去完成。
2 建设教学秘书队伍的作用及现状
2.1 教学秘书队伍的作用
当前我国高等职业教育正处于较强的发展势头。高职办学思路日益明确,办学规模不断扩大,办学形式日趋多样化,这些都对教学管理提出了更高的要求,如何有效管理成为了院校向前迈进的突破點。如今社会就业形势严峻,院校面对发展具有很大压力。因此在强调教学质量的同时,更应该重视充实教学管理队伍,把教学管理摆在重要的位置。教学秘书处于高职院校教学管理的第一线,对提高教学质量和管理质量起着不可忽视的作用。教学秘书在上传下达的管理过程中与领导、教师和学生广泛地接触,掌握着管理过程中最基本、最真实、最有效的第一手资料,他们为院校制定管理方案提供依据,为学校执行管理制度服务,为院校反馈教学管理信息。所以,缺少教学秘书的辅助管理,教学管理就很难实现协助院校高质量地完成教学任务。
2.2 教学秘书队伍的现状
高职院校教学秘书队伍的建设虽然取得了很大成就,但还不能完全适应21世纪高等教育继续发展的需要。目前,高职院校教学秘书岗位的设置仍不够完善,主要存在以下几方面的情况:第一,教学秘书岗位职责不明确,工作任务没有明确分工,导致教学秘书身兼多工,精力分散,无法集中精力在有效管理工作中,严重影响工作效率;第二,教学秘书队伍素质参差不齐,大部分职业素质较低及学历偏低;第三,教学秘书的管理地位没有得到足够的重视,大部分院校虽然设教学秘书专岗,但不设专人,教学秘书岗位被作为过渡岗、临时岗而存在;第四,教学秘书队伍不稳定,由于教学秘书的前景不明朗和待遇不平等,致使队伍不稳定,导致了延续性工作难以开展,得不到保证。
3 建设教学秘书队伍的措施
3.1 重视教学秘书队伍,确立其管理地位
高职院校领导应转变观念,充分认识到教学秘书位于教学管理的第一线,是学校教学管理制度的切实执行者,是教学管理的重要组成部分。在高职教育快速发展的今天,要强化教学管理只有建立一个系统化、专业化、规范化的现代教学管理队伍,才能保证教与学有序进行。院校应通过明确教学秘书岗位职责、严格选拔与培养人员、组织培训学习等方式确立教学秘书在教学管理中的地位。
3.2 明确教学秘书工作职责
由于教学秘书岗位工作内容范围广、事务繁琐、工作量大,如果职责不明确会直接导致工作效率低,质量差等问题。教学秘书工作虽然具有事务性,但它并不是零散、闲杂任务的综合岗位,该岗位应有其明确的工作任务和岗位职责教学秘书应该是集中精力完成与教学切实相关的任务,而不是终日缠身于职责外的繁琐事情。各高职院校应从自身实际情况出发,根据学校管理的需要制定教学秘书岗位职责,明确岗位工作任务为该岗位能在教学管理中起到应有的作用提供保证。
3.3 做好教学秘书队伍的选拔与培养工作
大多数高职院校教学秘书队伍是采用“一人一岗”制,因此,教学秘书工作能力好坏将直接影响着教学管理的质量所以,人事部门在选拔任用时应根据该岗位的要求,结合学校的实际情况,从专业方向、学历层次、职业素质等方面考虑,选拔一些职业道德水平高、业务水平过硬、德才兼备的人员来充实教学秘书队伍,从而提高队伍的整体素质。或者可以考虑从原有的教学管理人员中选拔一些政治性强、思想端正、德才兼备的人员进行培养,以充实教学秘书队伍。
3.4 稳定教学秘书队伍
由于教学秘书岗位事务繁琐、工作量大,待遇偏低,前景不甚明朗,致使该岗位人员流动性大。教学秘书工作涉及面广、任务零碎繁琐、工作具有周期性因此,熟悉工作的磨合期会相应较长,新手上任需要大约1个学期去接触和适应各项工作。如果岗位人员流动频繁,在新手处于不断学习摸索业务的阶段,会影响教学管理有序进行。因此,在建设的同时,必须先稳定教学秘书队伍。根据存在的问题,主要从发展及待遇两方面来稳定教学秘书队伍。
3.4.1 提高教学秘书队伍的待遇
教师处于教学一线,是教学的实践者,待遇处于所有岗位的首位。教学管理工作虽然是一种服务性、协助性工作,但同样是对教学的一种奉献,一种牺牲,也应该得到平等待遇。教学秘书与其他岗位的工作人员一样具有较强的自尊心和荣誉感希望得到领导和师生的肯定。院校可以让教学秘书享受与其他岗位同等学历资历的人员相同的待遇来肯定他们的工作,鼓励他们的工作信心。高职院校可以采取教学秘书岗位津贴制度以鼓励他们安心本职工作,从而稳定教学秘书队伍。
3.4.2 为教学秘书规划职业发展方向。繁杂的日常教学管理事务让教学秘书难以安排出时间用在加强自身业务学习方面。要稳定、发展教学秘书队伍,就得把他们从繁杂的事务中解放出来,让他们发挥自己的才干,实现理想和追求。引导并创造条件使教学秘书从行政职务的晋升方向发展,或按普通的专业技术职务资格去发展,以解决他们的后顾之忧。此外,为系部教学秘书制定计算机操作的培训、文书写作培训等等,以实现教学管理现代化、无纸化、规范化。这些措施能为教学秘书提供专业成长的机会,同时也能满足他们自我追求和实现价值的愿望。
3.5 提高教学秘书职业素质和工作水平
建设教学秘书队伍包括组建、稳定、发展三个阶段。在完成了确立地位、明确职责、严格选拔的环节后,应该重点抓教学秘书队伍的业务素质和工作质量,以充分发挥该队伍在教学管理中的重要作用。教学管理人员的素质制约教学管理水平,而教学管理水平与办学质量和效益密切相关。作为教学管理中的一员,教学秘书除了认识到工作的重要性,踏踏实实工作,还应具有较强专业知识和管理能力。
3.5.1 确保思想与时俱进
加强政治学习,提高政治思想素质。党的十七大报告把“优先发展教育,建设人力资源强国”放在了重点的社会建设的首位,体现了党和国家对教育事业的高度重视。院校应组织教学秘书进行思想教育,学习十七大报告,切实从思想上培养教学秘书热爱岗位、服务教学、忠于教育的理念,督促教学管理人员要保持清醒的头脑,按规章制度办事,树立为人师表、热爱学生爱岗敬业的服务意识。
3.5.2 业务求精高效
随着管理手段的更新,管理讲究科学性、规范化、系统化,因而要定期组织教学秘书进行业务培训。院校有关部门要在人力、物力上支持教学秘书队伍建设,定期组织教学秘书去外地、外校参观学习,以扩大他们的视野和知识面,学习先进的工作方法。同时,对各系(部)教学秘书要定向培养,分批输送到外校或本校进行教育管理专业的学习和进修,以开拓他们的思路,提高协助管理水平。
综上所述,在高职院校持续扩招的形势下,高职院校必须重视教学秘书队伍的建设,使教学秘书在岗位上能够稳定高效地发挥作用,成为保证学校教学质量的中坚力量。
参考文献
1 何荣.关于加强高职高专教学秘书队伍建设的思考[J]新课程,2007,(10)
2 王跃.王月梅.关于加强和改进高职院校教学秘书队伍建设的思考[J].吉林师范大学学报,2003.(03)
3 杨国安.高职院校管理人员开发[J].现代教育科学.2002.(08)
4 李奕.加强教学管理.培养合格人才[J].2000. (05)
5 闻庆茹. 浅谈高校院系教学秘书工作[J]. 吉林华桥外国语学院学报 , 2006,(01)
6 張钰, 徐赞美. 关于高校教学秘书队伍建设的思考[J]. 中国科教创新导刊 , 2008,(10)
7 赵新强. 浅谈高等学校教学秘书的素质修养和队伍建设[J]. 成功(教育) , 2007,(09)
8 张国芳. 加强高职院校基层教学管理队伍建设的思考[J]. 科技资讯 , 2007,(25)
9 施琳. 对高校教学秘书队伍建设的思考[J]. 湖北经济学院学报(人文社会科学版) , 2007,(01)
【Abstract】
In the recently years, the higher professional technical education was developing high speed by one kind of unprecedented tendency, howimpelled the school to continue to develop into the higher professional technical college management key point. As the quality colleges and universities management core, the teaching management is facing the new aspect, the new question, the new request. Higher professional technical college teaching secretary took the teaching management the important constituent, to improves the quality of teaching and the management quality plays the not allow to neglect role, therefore, should take teaching secretary the troop the construction.This article write from teaching secretary embarks, summarizes construction teaching secretary troop’s importance and the necessity, as well as proposed stable and construction teaching secretary troop’s several suggestions.
【Key words】Higher professional technical college Teaching secretary Teaching management Troop construction