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工程竣工资料既是工程建设的历史记录，也是工程验收，投产后运行、管理、维修、改扩建等工程的重要依据。工程竣工是否真实、准确、齐全和规范，直接影响工程的安全使用和正常运行。从企业目前保存的工程档案来看，竣工资料不齐全、不规范等问题，仍然是工程档案管理中一个迫切需要解决的问题。为此，本文就企业工程竣工档案的质量现状，造成这种现状的原因以及解决的方法进行分析。
一、工程竣工档案管理的现状：
从企业工程档案的管理实践中看出，工程竣工档案管理中存在以下问题：
（一）档案材料不完整
1、竣工文件不齐全。有的缺各种表格、记录、合格证或试验报告，有的无负责人签字，没有单位公章。更有甚至还缺少工程的开、竣工报告，工程总体质量评定、交工证书等重要材料。
2、设备文件不齐全。一方面是由于施工单位管理不善，人员变动较大，技术人员对自己设备安装文件不重视，随意乱放，造成文件丢失。另一方面是建设单位的有些技术人员没有归档意识，将随机资料一直放在自己手中，一旦此人调离本单位，资料也就不了了之。而这些设备的随机资料一般只有一份，无法补充。
3、竣工图不齐全。竣工图有漏做现象，有些项目进行了改造和维修，但改造和维修后的竣工图没有归档，对工程日后的运行、管理、维修和改造带来了很大的困难。
（二）竣工文件的编制不规范、不统一
1、文字材料内容不准确。首先是归类立卷不准确，没能够遵循工程资料自然形成的规律，应该划分归类的没有归到各个专业，应该以每一单项工程为一个编制单位的又混编在一起。其次是有些工程总结内容混乱，工程数量汇总表与实际不符，张冠李戴，还有些实验报告、隐蔽记录日期前后矛盾。
2、竣工图文字说明不规范。部分竣工图变更部分未重新描绘，用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明竣工图有无变更情况，图纸和变更单又是分开立卷，使人难以辨别；有些竣工图虽然按其变更作了修改和标识，但其修改和标识无统一标准。
（三）缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案机构有专职的资料员，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
（四）缺乏复合型档案管理人员
基层单位的档案管理人员专业素质普遍不高，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
二、工程竣工档案管理问题的原因
（一）有关领导和主管部门档案意识薄弱，不重视工程档案的归档工作。档案法虽然已颁布多年，人们的档案意识有所提高，但由于宣传力度不够，有些单位领导和部门对档案管理工作缺乏正确认识，重建设，轻档案；因此，在工程验收时，工程质量合格就可以顺利拿到验收合格证，至于工程竣工资料移不移交，是否按时移交，移交资料的质量如何并不重要。这是工程竣工档案质量不高的重要原因。
（二）缺乏行之有效的管理措施，建设单位和施工单位质量体系不健全，不完善，使具体管理措施难以到位，使国家颁发的有关编制竣工文件的标准和规定向下推广宣传贯彻不力。
（三）施工单位管理水平不高，资料人员素质低，缺乏档案专业知识。工程管理人员十分注意工程技术人员的“高配”，尤其注重专业技术能力；但对他们的专兼职档案人员却没有专业要求，往往用非专业人员来“凑合”。因此，尽管一些工程单位对档案倾注了很大精力，一些资料人员也很尽心尽力，但由于不懂档案专业知识，都是凭感觉工作，其工作的成果也就难以达到专业水准和国家规范要求。
三、工程竣工档案有效管理的措施
（一）思想上重视是做好工程竣工档案管理的前提。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后资料很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以工程竣工资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。同时还应该进一步加强对企业施工部门的档案管理的法制教育工作。
（二）建立健全制度是做好工程竣工档案管理的基础。俗话说“没有规矩，难成方圆”。工程建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在工程建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好工程建设项目档案管理工作的根本保障。采取工程竣工档案“三纳入”、“四同步”制度，即档案工作纳入工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入项目领导和工作人员岗位职责中；档案工作与工程建设立项同步，与工程建设进度同步，与工程工作检查同步，与工程竣工验收同步。细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证工程档案归档工作顺利进行，从而保证了建设工程质量。
（三) 强化档案材料编制是做好工程竣工档案管理的关键。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队伍不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。同时要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
（四）严把竣工验收是做好工程竣工档案管理的重要环节。工程竣工验收时，档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《重大建设项目档案竣工验收办法》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。工程结算单上没有档案部门签字，建设单位不予结算。严把工程竣工验收交付关，是保证工程竣工档案质量的重要环节。
（五）加强对工程档案管理人员和有关技术人员培训的力度。加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解工程档案管理知识，档案人员了解工程建设程序和专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。与时俱进，学习工程档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识，培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识，找准途径，扎实工作，己所不欲，勿施于人，提高档案工作的自豪感、责任感，为企业发展做出更大的贡献。
（六）信息化时代，给档案工作带来了新的课题。工程档案管理应推行计算机管理技术，适应工程项目现代管理模式，探索工程档案信息资源体系，根据工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行工程档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高工程档案管理效率。
总之，工程档案反映工程项目的真实面貌，工程档案管理工作是单位事业和工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好工程档案管理工作，实现档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和工程建设水平。
（作者通讯地址：长庆油田公司建设工程处陕西西安 710000）
一、工程竣工档案管理的现状：
从企业工程档案的管理实践中看出，工程竣工档案管理中存在以下问题：
（一）档案材料不完整
1、竣工文件不齐全。有的缺各种表格、记录、合格证或试验报告，有的无负责人签字，没有单位公章。更有甚至还缺少工程的开、竣工报告，工程总体质量评定、交工证书等重要材料。
2、设备文件不齐全。一方面是由于施工单位管理不善，人员变动较大，技术人员对自己设备安装文件不重视，随意乱放，造成文件丢失。另一方面是建设单位的有些技术人员没有归档意识，将随机资料一直放在自己手中，一旦此人调离本单位，资料也就不了了之。而这些设备的随机资料一般只有一份，无法补充。
3、竣工图不齐全。竣工图有漏做现象，有些项目进行了改造和维修，但改造和维修后的竣工图没有归档，对工程日后的运行、管理、维修和改造带来了很大的困难。
（二）竣工文件的编制不规范、不统一
1、文字材料内容不准确。首先是归类立卷不准确，没能够遵循工程资料自然形成的规律，应该划分归类的没有归到各个专业，应该以每一单项工程为一个编制单位的又混编在一起。其次是有些工程总结内容混乱，工程数量汇总表与实际不符，张冠李戴，还有些实验报告、隐蔽记录日期前后矛盾。
2、竣工图文字说明不规范。部分竣工图变更部分未重新描绘，用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明竣工图有无变更情况，图纸和变更单又是分开立卷，使人难以辨别；有些竣工图虽然按其变更作了修改和标识，但其修改和标识无统一标准。
（三）缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案机构有专职的资料员，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
（四）缺乏复合型档案管理人员
基层单位的档案管理人员专业素质普遍不高，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。
二、工程竣工档案管理问题的原因
（一）有关领导和主管部门档案意识薄弱，不重视工程档案的归档工作。档案法虽然已颁布多年，人们的档案意识有所提高，但由于宣传力度不够，有些单位领导和部门对档案管理工作缺乏正确认识，重建设，轻档案；因此，在工程验收时，工程质量合格就可以顺利拿到验收合格证，至于工程竣工资料移不移交，是否按时移交，移交资料的质量如何并不重要。这是工程竣工档案质量不高的重要原因。
（二）缺乏行之有效的管理措施，建设单位和施工单位质量体系不健全，不完善，使具体管理措施难以到位，使国家颁发的有关编制竣工文件的标准和规定向下推广宣传贯彻不力。
（三）施工单位管理水平不高，资料人员素质低，缺乏档案专业知识。工程管理人员十分注意工程技术人员的“高配”，尤其注重专业技术能力；但对他们的专兼职档案人员却没有专业要求，往往用非专业人员来“凑合”。因此，尽管一些工程单位对档案倾注了很大精力，一些资料人员也很尽心尽力，但由于不懂档案专业知识，都是凭感觉工作，其工作的成果也就难以达到专业水准和国家规范要求。
三、工程竣工档案有效管理的措施
（一）思想上重视是做好工程竣工档案管理的前提。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后资料很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以工程竣工资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。同时还应该进一步加强对企业施工部门的档案管理的法制教育工作。
（二）建立健全制度是做好工程竣工档案管理的基础。俗话说“没有规矩，难成方圆”。工程建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在工程建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好工程建设项目档案管理工作的根本保障。采取工程竣工档案“三纳入”、“四同步”制度，即档案工作纳入工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入项目领导和工作人员岗位职责中；档案工作与工程建设立项同步，与工程建设进度同步，与工程工作检查同步，与工程竣工验收同步。细化各项制度并真正落实到部门和人员工作中，保证工程档案归档工作顺利进行，从而保证了建设工程质量。
（三) 强化档案材料编制是做好工程竣工档案管理的关键。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队伍不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。同时要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。
（四）严把竣工验收是做好工程竣工档案管理的重要环节。工程竣工验收时，档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《重大建设项目档案竣工验收办法》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。工程结算单上没有档案部门签字，建设单位不予结算。严把工程竣工验收交付关，是保证工程竣工档案质量的重要环节。
（五）加强对工程档案管理人员和有关技术人员培训的力度。加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解工程档案管理知识，档案人员了解工程建设程序和专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。与时俱进，学习工程档案业务、管理理论和方法、网络和计算机知识，培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识，找准途径，扎实工作，己所不欲，勿施于人，提高档案工作的自豪感、责任感，为企业发展做出更大的贡献。
（六）信息化时代，给档案工作带来了新的课题。工程档案管理应推行计算机管理技术，适应工程项目现代管理模式，探索工程档案信息资源体系，根据工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行工程档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高工程档案管理效率。
总之，工程档案反映工程项目的真实面貌，工程档案管理工作是单位事业和工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好工程档案管理工作，实现档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和工程建设水平。
（作者通讯地址：长庆油田公司建设工程处陕西西安 710000）