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[摘 要] 本文概述了现阶段中职学校教职工业务档案的基本内容，探讨了教职工业务档案管理的一般思路，即教职工业务档案在收集、整理与利用等方面的具体措施；同时，也指出了教职工业务档案管理的现代化趋势与历史使命。
[关键词] 中职学校 教职工 业务档案 建设 管理
前言正如其他学校的工作一样，教学与科研工作同样是中职学校工作的两个重心。现阶段，中职学校的教职工在从事教学、科研等业务活动以及学校的教育管理工作中，直接形成并积累了大量对学校和社会有保存价值的各种文字或图表、声像或实物等多种多样不同形式的历史记录，或称教职工业务档案。中职学校教职工的业务档案是教职工教育教学、科学研究以及中职学校对教职工进行考核与培养或者任用与评聘等活动的真实情况记录，是教职工在改进其教学与提高其科研水平的良好参谋，也是中职学校加强师资管理、对教职工进行培养与合理使用、评定职称与评优晋级的重要依据，更是中职学校进行教育教学改革与调整充实师资队伍以及不断提高教育教学质量而不可缺少的参考资源；同时，也是中职学校在教学评估工作中强有力的佐证资料。为此，现阶段的中职学校进一步加强对教职工业务档案的建立与管理有着十分重要的现实价值。
一、中职学校教职工业务档案的管理内容概述
中职学校教职工的业务档案不同于人事档案，它主要是学校教职工教学和科研业务活动的历史记录。它既反映了教职工个人的业务能力、学术水平和工作业绩，也反映了学校的师资力量、队伍结构和办学水平。
中职学校教职工业务档案的内容比较丰富，如分门别类，可以包括：其一，基本情况类，即反映教职工出生年月、参加工作时间、学历、学位、任职等情况的材料；其二，教学工作类，即反映教职工教学情况的教学计划、教学总结、教学工作量表、教案或讲义、课程教学形成的试卷和成绩分析等；其三，学术研究类，即反映教职工科研、教研或参加各种学术活动的材料，含科研、教研项目材料，科学发明与专利材料，学术活动总结、讲稿与情况记录，论文、专著、教材，参加学术团体及兼职情况材料等；其四，进修类，即反映教职工接受继续教育情况的材料，如脱产或在职进修计划、报告、成绩、证书等；其五，考评类，即反映教职工业务工作考核结果的课堂教学质量评估表、教学评价报告、学年岗位考核表、学生与社会评教材料等；其六，评聘类，即反映教职工职称、职务评聘的材料及教职工外聘情况材料；其七，奖惩类，即反映教职工教学、科研等业务活动中受奖励或惩罚情况的材料，含各级各类先进工作者、优秀党员、优秀教职工、优秀班主任、学术带头人、优质课程、教学成果奖、教学质量奖、科学技术奖、优秀论文、优秀教材和其他社会评奖材料，指导学生参加各类竞赛获奖材料，以及因工作或其他方面失误而受到惩罚的材料等。
二、中职学校教职工业务档案管理的一般思路
中职学校教职工业务档案的收集、鉴定、整理、保管或利用是教职工业务档案管理工作的重要环节。其中收集是基础，整理是关键，利用是目的，三者贯穿于教职工业务档案管理工作的始终，影响着教职工业务档案建设的质量与效益，是教职工业务档案管理的重点。
1、中职学校教职工业务档案的收集。收集工作是业务档案建设的基础。做好收集工作，首先要充分调动广大教职工自身业务工作档案建设的积极性。教职工是档案的形成者、主要利用者和受益者，但因其对业务档案的建设却认识不足，因而学校需要广泛宣传其业务档案形成与收集的重要性，让教职工提高档案意识，形成每学期主动清理、上交业务档案的良好习惯。其次，档案管理人员要熟悉业务，为教职工的业务档案建设行为提供应有的指导，并努力探求教职工业务档案材料形成的规律，同教职工与相关职能部门保持密切联系，积极主动地开展收集工作，可以预约收集、定期收集或追踪收集。
2、中职学校教职工业务档案的整理。档案的整理是实现其有序化的关键。根据教职工业务档案的特点，其立卷单位应为教职工个人立卷，一个教职工的材料归为一卷，一个教职工的所有材料再按照上文所列出的教职工业务档案内容的七大类进行分类，每一类中的文件按时间排列，只编件号而不编页号，以适应教职工业务档案材料形成的延续性，便于后续形成的同类材料的归档与插入。学校所有教职工的业务档案，可以按姓氏的笔划顺序来排列，也可按教职工所属的教研室、学科或专业来排列，还可采用分学科、学科下再按姓氏来排列的复合式方法编排。一言以蔽之，要坚持归类清楚、方便查找的原则。
教职工业务档案的整理一定要体现适时性，教职工所形成的业务档案材料，虽然有一定的规律，但因教职工业务工作完成时间的不可预见，材料随时都在形成，随时都可能移交归档，对于非集中时段零散归档的材料一定要予以适时整理，以保证业务档案材料的随时形成、及时归档、适时实现有序化和达到可利用状态。
3、中职学校教职工业务档案的利用。利用是教职工业务档案管理工作的最终日的，收集与整理都是为了提供利用。要充分发挥业务档案的功能价值，业务档案管理人员务必要培养良好的服务意识，牢牢树立“藏用并举、藏以致用、以用带藏、以用促藏”的传统与时代的档案管理观念，充分满足学校工作与教职工个人利用的需要；在解决好“你交我管、你查我供”的档案管理被动服务局面的同时，要根据学校工作和教职工个人业务活动的需要，及时主动地提供教职工业务档案利用，积极主动地开发教职工业务档案信息资源，汇编教职工业务专题资料，为学校决策服务、为教职工的教学与科研及个人发展服务；要处理好利用与保密的关系，即既要充分开发教职工业务档案信息资源，满足社会、学校或个人的利用需要，又要区分教职工业务档案中末公开的、具有隐私性或保密性的资料信息，对于不能对外提供利用或限制对外提供利用的档案信息要区别对待。
三、中职学校教职工业务档案管理的现代化使命
随着以计算机网络和通信技术为核心的现代化管理技术的蓬勃发展，以及基于此技术而产生的现代化管理理念或方法在中职学校的教学、科研与行政事务管理中的广泛应用，现代档案管理也正在逐步实现自动化、网络化和数字化。中职学校教职工业务档案的管理也理应需要适应新技术发展形势，强化采用计算机信息管理系统来管理档案信息，并充分利用中职学校校园网的优势，实现教职工业务档案的信息采集、传递、发布与利用的网络化；同时，还要努力配合数字化校园和中职学校数字化档案馆的建设，通过信息数字化技术，逐步实现教职工业务档案信息由传统纸质载体承裁的信息向数字化信息存储的转化，增强教职工业务档案信息利用的远程可共享性。当然，对于教职工业务档案管理人员来说，务必加大学习力度，进一步树立现代化档案管理的思想观念，努力掌握计算机及其网络应用的知识与技能；对于教职工业务档案的管理机制来说，要进一步促使教职工业务活动管理过程更趋于“平民”化，要迅速制订适应现代化档案管理手段与流程的配套管理制度。所有这些，都务必与档案管理现代化技术的引进与应用同步建设、同步完善。
四、结束语
完整、有序的中职学校教职工业务档案是帮助学校总结管理经验、探索教学改革途径、提高教学质量和建设师资队伍的宝贵材料资源。中职学校理应高度重视，努力把教职工业务档案建设成为学校的一座蕴藏丰富的信息宝库。■
参 考 文 献
[1]王惠珍：“浅谈中职学校教师业务档案管理”，载《科技资讯》2011（09）。
[2]肖箐：“现阶段中职学校教学档案管理思路”，载《中国管理信息化》2010（08）。
[3]马学华：“高职院校电子档案管理工作发展探讨”，载《黄河水利职院学报》2008（1）。
[关键词] 中职学校 教职工 业务档案 建设 管理
前言正如其他学校的工作一样，教学与科研工作同样是中职学校工作的两个重心。现阶段，中职学校的教职工在从事教学、科研等业务活动以及学校的教育管理工作中，直接形成并积累了大量对学校和社会有保存价值的各种文字或图表、声像或实物等多种多样不同形式的历史记录，或称教职工业务档案。中职学校教职工的业务档案是教职工教育教学、科学研究以及中职学校对教职工进行考核与培养或者任用与评聘等活动的真实情况记录，是教职工在改进其教学与提高其科研水平的良好参谋，也是中职学校加强师资管理、对教职工进行培养与合理使用、评定职称与评优晋级的重要依据，更是中职学校进行教育教学改革与调整充实师资队伍以及不断提高教育教学质量而不可缺少的参考资源；同时，也是中职学校在教学评估工作中强有力的佐证资料。为此，现阶段的中职学校进一步加强对教职工业务档案的建立与管理有着十分重要的现实价值。
一、中职学校教职工业务档案的管理内容概述
中职学校教职工的业务档案不同于人事档案，它主要是学校教职工教学和科研业务活动的历史记录。它既反映了教职工个人的业务能力、学术水平和工作业绩，也反映了学校的师资力量、队伍结构和办学水平。
中职学校教职工业务档案的内容比较丰富，如分门别类，可以包括：其一，基本情况类，即反映教职工出生年月、参加工作时间、学历、学位、任职等情况的材料；其二，教学工作类，即反映教职工教学情况的教学计划、教学总结、教学工作量表、教案或讲义、课程教学形成的试卷和成绩分析等；其三，学术研究类，即反映教职工科研、教研或参加各种学术活动的材料，含科研、教研项目材料，科学发明与专利材料，学术活动总结、讲稿与情况记录，论文、专著、教材，参加学术团体及兼职情况材料等；其四，进修类，即反映教职工接受继续教育情况的材料，如脱产或在职进修计划、报告、成绩、证书等；其五，考评类，即反映教职工业务工作考核结果的课堂教学质量评估表、教学评价报告、学年岗位考核表、学生与社会评教材料等；其六，评聘类，即反映教职工职称、职务评聘的材料及教职工外聘情况材料；其七，奖惩类，即反映教职工教学、科研等业务活动中受奖励或惩罚情况的材料，含各级各类先进工作者、优秀党员、优秀教职工、优秀班主任、学术带头人、优质课程、教学成果奖、教学质量奖、科学技术奖、优秀论文、优秀教材和其他社会评奖材料，指导学生参加各类竞赛获奖材料，以及因工作或其他方面失误而受到惩罚的材料等。
二、中职学校教职工业务档案管理的一般思路
中职学校教职工业务档案的收集、鉴定、整理、保管或利用是教职工业务档案管理工作的重要环节。其中收集是基础，整理是关键，利用是目的，三者贯穿于教职工业务档案管理工作的始终，影响着教职工业务档案建设的质量与效益，是教职工业务档案管理的重点。
1、中职学校教职工业务档案的收集。收集工作是业务档案建设的基础。做好收集工作，首先要充分调动广大教职工自身业务工作档案建设的积极性。教职工是档案的形成者、主要利用者和受益者，但因其对业务档案的建设却认识不足，因而学校需要广泛宣传其业务档案形成与收集的重要性，让教职工提高档案意识，形成每学期主动清理、上交业务档案的良好习惯。其次，档案管理人员要熟悉业务，为教职工的业务档案建设行为提供应有的指导，并努力探求教职工业务档案材料形成的规律，同教职工与相关职能部门保持密切联系，积极主动地开展收集工作，可以预约收集、定期收集或追踪收集。
2、中职学校教职工业务档案的整理。档案的整理是实现其有序化的关键。根据教职工业务档案的特点，其立卷单位应为教职工个人立卷，一个教职工的材料归为一卷，一个教职工的所有材料再按照上文所列出的教职工业务档案内容的七大类进行分类，每一类中的文件按时间排列，只编件号而不编页号，以适应教职工业务档案材料形成的延续性，便于后续形成的同类材料的归档与插入。学校所有教职工的业务档案，可以按姓氏的笔划顺序来排列，也可按教职工所属的教研室、学科或专业来排列，还可采用分学科、学科下再按姓氏来排列的复合式方法编排。一言以蔽之，要坚持归类清楚、方便查找的原则。
教职工业务档案的整理一定要体现适时性，教职工所形成的业务档案材料，虽然有一定的规律，但因教职工业务工作完成时间的不可预见，材料随时都在形成，随时都可能移交归档，对于非集中时段零散归档的材料一定要予以适时整理，以保证业务档案材料的随时形成、及时归档、适时实现有序化和达到可利用状态。
3、中职学校教职工业务档案的利用。利用是教职工业务档案管理工作的最终日的，收集与整理都是为了提供利用。要充分发挥业务档案的功能价值，业务档案管理人员务必要培养良好的服务意识，牢牢树立“藏用并举、藏以致用、以用带藏、以用促藏”的传统与时代的档案管理观念，充分满足学校工作与教职工个人利用的需要；在解决好“你交我管、你查我供”的档案管理被动服务局面的同时，要根据学校工作和教职工个人业务活动的需要，及时主动地提供教职工业务档案利用，积极主动地开发教职工业务档案信息资源，汇编教职工业务专题资料，为学校决策服务、为教职工的教学与科研及个人发展服务；要处理好利用与保密的关系，即既要充分开发教职工业务档案信息资源，满足社会、学校或个人的利用需要，又要区分教职工业务档案中末公开的、具有隐私性或保密性的资料信息，对于不能对外提供利用或限制对外提供利用的档案信息要区别对待。
三、中职学校教职工业务档案管理的现代化使命
随着以计算机网络和通信技术为核心的现代化管理技术的蓬勃发展，以及基于此技术而产生的现代化管理理念或方法在中职学校的教学、科研与行政事务管理中的广泛应用，现代档案管理也正在逐步实现自动化、网络化和数字化。中职学校教职工业务档案的管理也理应需要适应新技术发展形势，强化采用计算机信息管理系统来管理档案信息，并充分利用中职学校校园网的优势，实现教职工业务档案的信息采集、传递、发布与利用的网络化；同时，还要努力配合数字化校园和中职学校数字化档案馆的建设，通过信息数字化技术，逐步实现教职工业务档案信息由传统纸质载体承裁的信息向数字化信息存储的转化，增强教职工业务档案信息利用的远程可共享性。当然，对于教职工业务档案管理人员来说，务必加大学习力度，进一步树立现代化档案管理的思想观念，努力掌握计算机及其网络应用的知识与技能；对于教职工业务档案的管理机制来说，要进一步促使教职工业务活动管理过程更趋于“平民”化，要迅速制订适应现代化档案管理手段与流程的配套管理制度。所有这些，都务必与档案管理现代化技术的引进与应用同步建设、同步完善。
四、结束语
完整、有序的中职学校教职工业务档案是帮助学校总结管理经验、探索教学改革途径、提高教学质量和建设师资队伍的宝贵材料资源。中职学校理应高度重视，努力把教职工业务档案建设成为学校的一座蕴藏丰富的信息宝库。■
参 考 文 献
[1]王惠珍：“浅谈中职学校教师业务档案管理”，载《科技资讯》2011（09）。
[2]肖箐：“现阶段中职学校教学档案管理思路”，载《中国管理信息化》2010（08）。
[3]马学华：“高职院校电子档案管理工作发展探讨”，载《黄河水利职院学报》2008（1）。