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摘要：随着现代化程度的提高，秘书从业人员越来越多。有数据显示，到2011年，我国就有超过2500万人从事秘书或与秘书职业相关的工作。秘书参谋职能既是秘书学理论中的理论问题，又是秘书工作中的实际问题。帮助领导出谋划策，解决日常工作中的实际问题，行使个人的参谋职能，发挥参谋助手作用，是秘书人员服务领导工作的重要内容。文章即重点阐述秘书参谋职能在秘书实际工作中的重要性。
关键词：秘书工作；参谋职能；重要性
随着我国经济的迅速发展和改革开放的不断深入，我国进入了飞速发展的时代，经济发展速度和对外开放取得了前所未有的巨大成就，与此同时，我国的市场经济体制建设也随着经济社会的发展不断完善。随之而来的就是西方先进管理思想的传入和外资企业的不断涌入。面对着日益激烈的市场竞争，领导在工作中承受着巨大的压力。在这样的社会局势下，领导要避免出现决策上的失误，就急需在日常工作中有人能够在领导难以决断的时候或者决策有所疏漏的时候，为领导出主意、想办法，查漏补缺。秘书无疑是行使这一职能的最佳人选。
因此，秘书早已摆脱了以往“花瓶”的角色，成为了领导日常工作中不可缺少的“智囊”与“臂膀”。现代秘书不仅要为领导提供精力、时间上的辅助，还要为领导提供智能上的支持，即行使个人的参谋职能。秘书在实际工作中能够发挥何种作用，直接影响着机关或单位的运转情况；秘书作用发挥得如何，也对全局工作有着巨大的影响力。同时，随着社会局势的不断发展和变化，时代对秘书提出了越来越高的要求，秘书在日常工作中必须要敢担重任，能担重任；不断提高个人水平，汲取新知识，吸收新营养；立足本职工作，适应环境的更新变化，逐步提高个人综合素质。所以，领导在日常工作中，发挥秘书参谋的辅助作用对决策和管理进行补充和优化是非常重要的。
一、秘书参谋职能的界定
什么是参谋？参谋，是为领导者在决策过程中和从事领导活动的时候出谋划策的高层次、智能活动，是一种为决策者出谋划策的软科学，是一种高级脑力工作。秘书作为企业的高层行政事务管理人员，在企业中处于“中枢”位置，是最贴近领导者的工作人员。所以，秘书工作中自然就包括为领导者充当参谋，在工作中为领导出谋划策。
党的十一届三中全会以来，随着改革开放的不断深入，秘书作为一种新兴并迅速发展的职业，受到了社会各界的广泛关注，尤其是那些可以参与领导决策、能够行使参谋职能的高级别秘书。中央领导同志就曾多次针对秘书人员的参谋助手职能做出过重要指示。秘书的参谋工作，是日新月异的发展局势的需要，是提高领导科学决策与管理的实际需求，更是秘书完善个人素质的根本所在。秘书参谋工作的重要地位，不是由任何主观因素决定的，而是由秘书这个职业特殊的岗位要求与工作性质所决定的。
秘书参谋职能体现在诸多方面：如结合具体情况为领导出谋划策，寻找解决问题的最佳途径和方法；安排领导日程，保证领导工作有条不紊推进；重视信息工作；注重沟通工作，做好领导与群众的“桥梁”；协调好各方面的工作，创造和谐的工作环境。
基于以上工作内容，我们可以看到，秘书参谋职能的特性在于受到领导意图的制约，不具备独立性。秘书参谋重在参与谋划，而不是参与决策，是在广泛收集信息的基础上，为领导提供解决问题的方案和办法，而不是“拍板定案”。
综上，秘书的参谋职能是秘书部门与相关秘书人员的基本职能之一，是近身围绕领导为其进行有效、正确管理而进行的一种直接、综合、及时的智能辅助，是普遍存在的一种秘书智能活动。
二、秘书参谋职能的特点
（一）秘书参谋的内容要符合领导决策的具体需求
秘书的实际工作及日常的一切活动，受领导需求的影响与制约，这是由秘书工作的从属地位决定的。因此，秘书在进行参谋活动的时候，也绝不能“无法可依”，而是必须遵循一个“主旋律”，即应该围绕着领导的决策需求展开参谋活动，侧重于满足领导决策的需要，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。
日常工作中，领导几乎处处都要进行决策活动。在当今社会中，社会局勢瞬息万变，决策的难度日益增大，而且组织的前途、员工的利益如何都与领导决策的正确与否有着直接的关联。因此，秘书参谋工作要以领导的决策需求作为根本出发点。在实际工作中应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导的意图自行其是，别出心裁，都是违反秘书人员职业道德的。个人的积极性、创造性只能在满足领导需求的条件下发挥，超出领导决策意图的范围，就绝不能随意为之。因此，秘书在参谋活动中必须杜绝两种现象：一是要防止一味逢迎领导，脱离实际工作，完全按领导的个人意志行事；二是要防止偏离领导需求，我行我素，越权决策。
（二）秘书参谋时机要适应领导决策及实施周期的需要
在实际工作中，领导的决策活动分为若干阶段，每个阶段又都有着不同的特点，这也就对秘书参谋工作提出了不同的要求。这种要求不单单体现在参谋内容上，也体现在参谋时机的选择上。随着现代化程度的不断提高，工作节奏不断加快，领导日常决策的周期也随之缩短，这就要求秘书人员也要加快自己的参谋进程，及时对未来工作做出初步的预测，提高秘书参谋工作的前瞻性。
秘书在行使参谋职能时，在坚持领导决策需求的前提下，应该充分发挥个人的主观能动性，强化战略思维，树立长远眼光，提出符合客观发展规律、符合未来发展方向、符合日常工作实际需求的意见和建议，把推动当前实际工作与顺应未来的发展趋势有机结合起来，选择最佳的参谋时机，使当前的意见和方案更好地体现未来的发展要求，积极为领导把方向、谋全局、定战略提供优质高效的服务。
（三）秘书参谋的方式要适应领导者的个性特点
每一个领导的个性特征都有所不同，而领导者的个性特征往往是影响秘书参谋效果的重要因素。秘书参谋服务的直接对象恰恰是具备不同个性特征的领导者，因此能否准确把握领导的个性特征是秘书参谋活动是否可以取得最佳效果的前提。秘书的参谋方式多种多样，具有不同的种类。具体到日常工作中，到底应该采用何种参谋方式，完全取决于领导的个性特征。只有把握好领导的个性特征，有针对性地选择与之相适应的参谋方式，才能取得更好的工作效果。 （四）秘书参谋要结合秘书人员的综合素质
秘书人员在提高专业技能与水平的同时，也不能忽视个人综合素质的提升，要做到德、智、才全面的进步。全面的个人素质是做好参谋工作的重要基础。秘书工作者必须充分认识个人素质对于参谋效果的重要作用，不断提高个人水平。
（五）秘书参谋职能要结合秘书工作任务
秘书参谋职能是伴随着秘书岗位的出现应运而生的，是由秘书工作特殊的性质、特点和任务决定的，不受任何主观因素的制约，贯穿于秘书工作过程的始终。
秘书工作看似纷繁复杂，形式多样，但归结起来，大体可以概括为两大职能：办事职能与参谋职能。这两大职能是相互依存、互为补充的。办事职能是秘书工作的基础和主体，参谋职能是在秘书行使办事职能——也就是秘书从事日常管理工作的过程中体现出来的；秘书的参谋职能不能脱离办事职能而独立存在。与此同时，秘书只有在工作中善于思考，不断提高个人的水平，充分发挥个人的参谋职能，才能不断提高个人水平，从而不断提高工作效率，促进办事职能的提升。
三、秘书参谋职能的重要性
（一）为领导工作提供综合的信息、智能支持，充实完善领导思想
秘书为领导者决策活动提供信息、智能支持是秘书参谋的基本功能，也是领导工作队秘书参谋的基本辅助需要。秘书对领导者的信息、智能支持，是通过对初始信息的本质进行挖掘并加工成深层次管理信息来为领导的决策服务的，是对情况的了解、分析及对策研究一体化的智能支持，是信息的搜集整理与信息利用紧密结合的智能支持，是针对领导工作的具体需要及时提供的智能支持。因此，对领导工作具有特殊的辅助作用，对领导工作的顺利进行具有重要意义。
（二）在工作中处于中枢地位，参谋职能贯穿于系统工作的始终
秘书在各个管理阶段都处于与领导者主辅配合的地位，基于这样的特殊地位，使得秘书人员熟悉各阶段的目标、任务和要求，也熟悉各个阶段的承接和发展关系，能够及时发现各个环节中出现的问题和矛盾。因此，便于从整体目标和长远利益出发，提出建设性的意见和建议，参谋辅助领导者保持组织整体工作的稳定及可持续发展，是领导者智能的重要补充和拓展，具有不可低估的重要作用。
在领导进行决策活动之前，秘书根据领导的指令和意图，通过各种途径和手段，收集各方的意见与建议，并结合决策的具体情况，整合分析信息，具体问题具体分析，为领导科学决策奠定基础。
在决策形成中，秘书为领导提供多种可行性方案，帮助领导确定初步的决策方案和办法，并结合实际情况，对初步方案进行修正，协助领导完善决策过程，最大程度地保证决策的科学性。
在决策实施以后，秘书还应该做好后续的组织管理工作。结合决策的实际效果，总结决策过程中的经验，反思出现的问题，在可能的情况下，尽最大努力对遗留问题进行补救，降低损失，减少对工作的不良影响。
（三）对领导决策具有辅助取舍的作用，为领导工作拾遗补缺
秘书在为领导者提供近身综合辅助服务时，十分贴近领导者，理解自己的领导者，熟悉领导者的思路和工作习惯、工作方法，有着与自己的领导者共同的实践过程。因此，秘书近身领导者的职能优势，使其具有对领导者切近而切实的拾遗补缺的特殊参谋功能，对领导的日常工作起到十分重要的监督作用。
（四）对领导工作具有提示警戒的作用
在完成领导者交办工作的同时，主动思考并提出那些领导遗漏而需要解决的问题，关注领导在工作中出现的不良倾向或重复出现的问题，提醒领导避免出现不必要的失误，监督领导把握正确的工作轨迹，保证各方面工作的顺利进行。
综上所述，在现代化工作活动中，秘书参谋工作发挥着越来越重要的作用。发挥参谋职能，是秘书提升自身价值的最佳途径。秘書人员积极行使自己的参谋职能既能够充分展示个人的才华，在实际工作中不断淬炼个人水平，又能够提高领导决策的效率，保障领导工作顺利进行，还可以为组织和机关的发展保驾护航，用个人的努力和智慧为组织建设添砖加瓦，满足现代化办公环境下对秘书提出的新要求。
参考文献：
1.范立荣.现代秘书学教程[M].首都贸易经济大学出版社,2005.
2.方习文.秘书原理与实务[M].广东大学出版，2006.
3.陆瑜芳.秘书学概论[M].复旦大学出版社,2005.
4.宋斌.秘书学系统[M].湖北人民出版社,2000.
5.张清明.秘书参谋职能概论[M].武汉大学出版社,2001.
（作者单位：天津商务职业学院）
关键词：秘书工作；参谋职能；重要性
随着我国经济的迅速发展和改革开放的不断深入，我国进入了飞速发展的时代，经济发展速度和对外开放取得了前所未有的巨大成就，与此同时，我国的市场经济体制建设也随着经济社会的发展不断完善。随之而来的就是西方先进管理思想的传入和外资企业的不断涌入。面对着日益激烈的市场竞争，领导在工作中承受着巨大的压力。在这样的社会局势下，领导要避免出现决策上的失误，就急需在日常工作中有人能够在领导难以决断的时候或者决策有所疏漏的时候，为领导出主意、想办法，查漏补缺。秘书无疑是行使这一职能的最佳人选。
因此，秘书早已摆脱了以往“花瓶”的角色，成为了领导日常工作中不可缺少的“智囊”与“臂膀”。现代秘书不仅要为领导提供精力、时间上的辅助，还要为领导提供智能上的支持，即行使个人的参谋职能。秘书在实际工作中能够发挥何种作用，直接影响着机关或单位的运转情况；秘书作用发挥得如何，也对全局工作有着巨大的影响力。同时，随着社会局势的不断发展和变化，时代对秘书提出了越来越高的要求，秘书在日常工作中必须要敢担重任，能担重任；不断提高个人水平，汲取新知识，吸收新营养；立足本职工作，适应环境的更新变化，逐步提高个人综合素质。所以，领导在日常工作中，发挥秘书参谋的辅助作用对决策和管理进行补充和优化是非常重要的。
一、秘书参谋职能的界定
什么是参谋？参谋，是为领导者在决策过程中和从事领导活动的时候出谋划策的高层次、智能活动，是一种为决策者出谋划策的软科学，是一种高级脑力工作。秘书作为企业的高层行政事务管理人员，在企业中处于“中枢”位置，是最贴近领导者的工作人员。所以，秘书工作中自然就包括为领导者充当参谋，在工作中为领导出谋划策。
党的十一届三中全会以来，随着改革开放的不断深入，秘书作为一种新兴并迅速发展的职业，受到了社会各界的广泛关注，尤其是那些可以参与领导决策、能够行使参谋职能的高级别秘书。中央领导同志就曾多次针对秘书人员的参谋助手职能做出过重要指示。秘书的参谋工作，是日新月异的发展局势的需要，是提高领导科学决策与管理的实际需求，更是秘书完善个人素质的根本所在。秘书参谋工作的重要地位，不是由任何主观因素决定的，而是由秘书这个职业特殊的岗位要求与工作性质所决定的。
秘书参谋职能体现在诸多方面：如结合具体情况为领导出谋划策，寻找解决问题的最佳途径和方法；安排领导日程，保证领导工作有条不紊推进；重视信息工作；注重沟通工作，做好领导与群众的“桥梁”；协调好各方面的工作，创造和谐的工作环境。
基于以上工作内容，我们可以看到，秘书参谋职能的特性在于受到领导意图的制约，不具备独立性。秘书参谋重在参与谋划，而不是参与决策，是在广泛收集信息的基础上，为领导提供解决问题的方案和办法，而不是“拍板定案”。
综上，秘书的参谋职能是秘书部门与相关秘书人员的基本职能之一，是近身围绕领导为其进行有效、正确管理而进行的一种直接、综合、及时的智能辅助，是普遍存在的一种秘书智能活动。
二、秘书参谋职能的特点
（一）秘书参谋的内容要符合领导决策的具体需求
秘书的实际工作及日常的一切活动，受领导需求的影响与制约，这是由秘书工作的从属地位决定的。因此，秘书在进行参谋活动的时候，也绝不能“无法可依”，而是必须遵循一个“主旋律”，即应该围绕着领导的决策需求展开参谋活动，侧重于满足领导决策的需要，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。
日常工作中，领导几乎处处都要进行决策活动。在当今社会中，社会局勢瞬息万变，决策的难度日益增大，而且组织的前途、员工的利益如何都与领导决策的正确与否有着直接的关联。因此，秘书参谋工作要以领导的决策需求作为根本出发点。在实际工作中应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导的意图自行其是，别出心裁，都是违反秘书人员职业道德的。个人的积极性、创造性只能在满足领导需求的条件下发挥，超出领导决策意图的范围，就绝不能随意为之。因此，秘书在参谋活动中必须杜绝两种现象：一是要防止一味逢迎领导，脱离实际工作，完全按领导的个人意志行事；二是要防止偏离领导需求，我行我素，越权决策。
（二）秘书参谋时机要适应领导决策及实施周期的需要
在实际工作中，领导的决策活动分为若干阶段，每个阶段又都有着不同的特点，这也就对秘书参谋工作提出了不同的要求。这种要求不单单体现在参谋内容上，也体现在参谋时机的选择上。随着现代化程度的不断提高，工作节奏不断加快，领导日常决策的周期也随之缩短，这就要求秘书人员也要加快自己的参谋进程，及时对未来工作做出初步的预测，提高秘书参谋工作的前瞻性。
秘书在行使参谋职能时，在坚持领导决策需求的前提下，应该充分发挥个人的主观能动性，强化战略思维，树立长远眼光，提出符合客观发展规律、符合未来发展方向、符合日常工作实际需求的意见和建议，把推动当前实际工作与顺应未来的发展趋势有机结合起来，选择最佳的参谋时机，使当前的意见和方案更好地体现未来的发展要求，积极为领导把方向、谋全局、定战略提供优质高效的服务。
（三）秘书参谋的方式要适应领导者的个性特点
每一个领导的个性特征都有所不同，而领导者的个性特征往往是影响秘书参谋效果的重要因素。秘书参谋服务的直接对象恰恰是具备不同个性特征的领导者，因此能否准确把握领导的个性特征是秘书参谋活动是否可以取得最佳效果的前提。秘书的参谋方式多种多样，具有不同的种类。具体到日常工作中，到底应该采用何种参谋方式，完全取决于领导的个性特征。只有把握好领导的个性特征，有针对性地选择与之相适应的参谋方式，才能取得更好的工作效果。 （四）秘书参谋要结合秘书人员的综合素质
秘书人员在提高专业技能与水平的同时，也不能忽视个人综合素质的提升，要做到德、智、才全面的进步。全面的个人素质是做好参谋工作的重要基础。秘书工作者必须充分认识个人素质对于参谋效果的重要作用，不断提高个人水平。
（五）秘书参谋职能要结合秘书工作任务
秘书参谋职能是伴随着秘书岗位的出现应运而生的，是由秘书工作特殊的性质、特点和任务决定的，不受任何主观因素的制约，贯穿于秘书工作过程的始终。
秘书工作看似纷繁复杂，形式多样，但归结起来，大体可以概括为两大职能：办事职能与参谋职能。这两大职能是相互依存、互为补充的。办事职能是秘书工作的基础和主体，参谋职能是在秘书行使办事职能——也就是秘书从事日常管理工作的过程中体现出来的；秘书的参谋职能不能脱离办事职能而独立存在。与此同时，秘书只有在工作中善于思考，不断提高个人的水平，充分发挥个人的参谋职能，才能不断提高个人水平，从而不断提高工作效率，促进办事职能的提升。
三、秘书参谋职能的重要性
（一）为领导工作提供综合的信息、智能支持，充实完善领导思想
秘书为领导者决策活动提供信息、智能支持是秘书参谋的基本功能，也是领导工作队秘书参谋的基本辅助需要。秘书对领导者的信息、智能支持，是通过对初始信息的本质进行挖掘并加工成深层次管理信息来为领导的决策服务的，是对情况的了解、分析及对策研究一体化的智能支持，是信息的搜集整理与信息利用紧密结合的智能支持，是针对领导工作的具体需要及时提供的智能支持。因此，对领导工作具有特殊的辅助作用，对领导工作的顺利进行具有重要意义。
（二）在工作中处于中枢地位，参谋职能贯穿于系统工作的始终
秘书在各个管理阶段都处于与领导者主辅配合的地位，基于这样的特殊地位，使得秘书人员熟悉各阶段的目标、任务和要求，也熟悉各个阶段的承接和发展关系，能够及时发现各个环节中出现的问题和矛盾。因此，便于从整体目标和长远利益出发，提出建设性的意见和建议，参谋辅助领导者保持组织整体工作的稳定及可持续发展，是领导者智能的重要补充和拓展，具有不可低估的重要作用。
在领导进行决策活动之前，秘书根据领导的指令和意图，通过各种途径和手段，收集各方的意见与建议，并结合决策的具体情况，整合分析信息，具体问题具体分析，为领导科学决策奠定基础。
在决策形成中，秘书为领导提供多种可行性方案，帮助领导确定初步的决策方案和办法，并结合实际情况，对初步方案进行修正，协助领导完善决策过程，最大程度地保证决策的科学性。
在决策实施以后，秘书还应该做好后续的组织管理工作。结合决策的实际效果，总结决策过程中的经验，反思出现的问题，在可能的情况下，尽最大努力对遗留问题进行补救，降低损失，减少对工作的不良影响。
（三）对领导决策具有辅助取舍的作用，为领导工作拾遗补缺
秘书在为领导者提供近身综合辅助服务时，十分贴近领导者，理解自己的领导者，熟悉领导者的思路和工作习惯、工作方法，有着与自己的领导者共同的实践过程。因此，秘书近身领导者的职能优势，使其具有对领导者切近而切实的拾遗补缺的特殊参谋功能，对领导的日常工作起到十分重要的监督作用。
（四）对领导工作具有提示警戒的作用
在完成领导者交办工作的同时，主动思考并提出那些领导遗漏而需要解决的问题，关注领导在工作中出现的不良倾向或重复出现的问题，提醒领导避免出现不必要的失误，监督领导把握正确的工作轨迹，保证各方面工作的顺利进行。
综上所述，在现代化工作活动中，秘书参谋工作发挥着越来越重要的作用。发挥参谋职能，是秘书提升自身价值的最佳途径。秘書人员积极行使自己的参谋职能既能够充分展示个人的才华，在实际工作中不断淬炼个人水平，又能够提高领导决策的效率，保障领导工作顺利进行，还可以为组织和机关的发展保驾护航，用个人的努力和智慧为组织建设添砖加瓦，满足现代化办公环境下对秘书提出的新要求。
参考文献：
1.范立荣.现代秘书学教程[M].首都贸易经济大学出版社,2005.
2.方习文.秘书原理与实务[M].广东大学出版，2006.
3.陆瑜芳.秘书学概论[M].复旦大学出版社,2005.
4.宋斌.秘书学系统[M].湖北人民出版社,2000.
5.张清明.秘书参谋职能概论[M].武汉大学出版社,2001.
（作者单位：天津商务职业学院）