论文部分内容阅读
摘 要：本文概括了建筑工程档案资料的内容和编制要求，分析了目前建筑工程档案管理存在的问题，并且提出了相应的管理措施，以期指导相关的人员，使得建筑工程档案更完整、更规范。
关键词：建筑工程；档案资料；存在问题；管理措施
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、建筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩修等活动中形成的档案文件，直接关系到工程质量、影响到企业的经济效益。
一、建筑工程档案资料的内容
1、基建文件
包括决策立项文件；设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标及承包合同文件；工程开工文件；商务文件；工程竣工备案文件；其他文件。
2、工程监理资料
主要包括施工管理合同类文件：工程的监理管理资料；监理工作记录；监理验收资料等。
3、施工资料
主要包括施工管理资料：施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录；工程施工记录（包括通用记录、土建专用施工记录、电梯专用安装记录等）；施工实验记录（包括通用施工实验记录、电气专用施工实验记录、管道专用施工实验记录、土建专用施工实验记录、通风空调专用施工实验记录、电梯专用施工实验记录等）；施工验收资料；竣工图（包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、排水工程竣工图、强电弱电竣工图、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图）。
二、建筑工程档案的编制要求
1、必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。
2、档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。
3、档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。
4、档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。
三、建筑工程档案的特点
1、分散性和复杂性
建设项目建设周期长，生产工艺复杂，建筑材料众多，建筑信息发展迅速，影响建筑项目的因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。
2、继承性和时效性
随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工的过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目的文档资料有很强的时效性，文档资料会随着时间的推移而减少，有时文档资料一经生成，就必须传达给相关的人员和有关的部门，否则会造成严重的后果。
3、全面性和真实性
建设项目的文档资料只有全面地反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实地反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。
4、随机性
建设项目的文档资料可能产生于工程项目的整个过程当中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种的文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还是有相当一部分文档资料产生是由具体的工程事件引发的，因此建设项目的文档资料应该具有随机性。
5、多样化和综合性
建设项目的文档资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面的内容。
四、建筑工程档案整理存在的问题
1、档案材料的不完整
档案材料的不完整是建筑工程档案存在的主要的问题。工程项目的归档率较好的单位能够达到80%左右，较差的单位就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或者只有工程主体档案材料，没有配套的工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。
2、缺乏统一有效的管理模式
从档案管理人员机构上来看，有的单位成立了专门的档案室，工程管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他的业务部门代管或者是文档管理员兼管，形成的档案材料五花八门。
3、缺乏复合型的档案管理人员
档案管理人员的专业素质参差不齐，有的既缺乏档案管理的业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作的需要。
五、建筑工程档案管理的措施
1、思想上要重视工程档案的管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。
2、严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档的要求，对工程建设过程中形成的全部文件进行全面的检查、审核、发现问题及时的解决、补缺补漏，务必使竣工的材料做到真实、完备、及时、归档范围符合要求。
3、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在建设初期（从工程立项开始）就应该按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况、制定相应的档案管理制度、措施。建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、勘察设计单位、监理单位、招投标代理机构、施工单位以及其他等部门，因此要明确这些单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成的过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
4、加强施工管理，强化档案材料编制工作。建设项目的档案资料绝大部分来自施工单位，工程档案材料的质量，关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。
5、充分利用现代化的手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息的统计工作。大力推行对于微缩档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。
6、及时做好传递和变更的记录。在管理的过程中频繁的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时地对于档案的增减变化及传递情况做出相关的记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。
六、结束语
档案管理是衡量企业管理水平的一个重要标准。我们应积极的学习和借鉴国外的先进建筑工程档案管理经验，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结经验，树立档案管理的规范化和标准化，使建筑工程的档案管理更好地为经济建设服务。
关键词：建筑工程；档案资料；存在问题；管理措施
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、建筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩修等活动中形成的档案文件，直接关系到工程质量、影响到企业的经济效益。
一、建筑工程档案资料的内容
1、基建文件
包括决策立项文件；设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标及承包合同文件；工程开工文件；商务文件；工程竣工备案文件；其他文件。
2、工程监理资料
主要包括施工管理合同类文件：工程的监理管理资料；监理工作记录；监理验收资料等。
3、施工资料
主要包括施工管理资料：施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录；工程施工记录（包括通用记录、土建专用施工记录、电梯专用安装记录等）；施工实验记录（包括通用施工实验记录、电气专用施工实验记录、管道专用施工实验记录、土建专用施工实验记录、通风空调专用施工实验记录、电梯专用施工实验记录等）；施工验收资料；竣工图（包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、排水工程竣工图、强电弱电竣工图、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图）。
二、建筑工程档案的编制要求
1、必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。
2、档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。
3、档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。
4、档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。
三、建筑工程档案的特点
1、分散性和复杂性
建设项目建设周期长，生产工艺复杂，建筑材料众多，建筑信息发展迅速，影响建筑项目的因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。
2、继承性和时效性
随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工的过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目的文档资料有很强的时效性，文档资料会随着时间的推移而减少，有时文档资料一经生成，就必须传达给相关的人员和有关的部门，否则会造成严重的后果。
3、全面性和真实性
建设项目的文档资料只有全面地反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实地反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。
4、随机性
建设项目的文档资料可能产生于工程项目的整个过程当中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种的文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还是有相当一部分文档资料产生是由具体的工程事件引发的，因此建设项目的文档资料应该具有随机性。
5、多样化和综合性
建设项目的文档资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面的内容。
四、建筑工程档案整理存在的问题
1、档案材料的不完整
档案材料的不完整是建筑工程档案存在的主要的问题。工程项目的归档率较好的单位能够达到80%左右，较差的单位就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或者只有工程主体档案材料，没有配套的工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。
2、缺乏统一有效的管理模式
从档案管理人员机构上来看，有的单位成立了专门的档案室，工程管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他的业务部门代管或者是文档管理员兼管，形成的档案材料五花八门。
3、缺乏复合型的档案管理人员
档案管理人员的专业素质参差不齐，有的既缺乏档案管理的业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作的需要。
五、建筑工程档案管理的措施
1、思想上要重视工程档案的管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。
2、严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档的要求，对工程建设过程中形成的全部文件进行全面的检查、审核、发现问题及时的解决、补缺补漏，务必使竣工的材料做到真实、完备、及时、归档范围符合要求。
3、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在建设初期（从工程立项开始）就应该按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况、制定相应的档案管理制度、措施。建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、勘察设计单位、监理单位、招投标代理机构、施工单位以及其他等部门，因此要明确这些单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成的过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
4、加强施工管理，强化档案材料编制工作。建设项目的档案资料绝大部分来自施工单位，工程档案材料的质量，关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。
5、充分利用现代化的手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息的统计工作。大力推行对于微缩档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。
6、及时做好传递和变更的记录。在管理的过程中频繁的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时地对于档案的增减变化及传递情况做出相关的记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。
六、结束语
档案管理是衡量企业管理水平的一个重要标准。我们应积极的学习和借鉴国外的先进建筑工程档案管理经验，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结经验，树立档案管理的规范化和标准化，使建筑工程的档案管理更好地为经济建设服务。