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中图分类号：G275.9 文献标识码：A
摘要：会计档案作为银行档案中数量最庞大，反映银行经营活动最全面的业务档案，是银行档案管理的重点。随着商业银行业务集约化和电子化的推行，银行会计档案管理正经历由传统管理模式向现代管理模式的转变过程，本文针对转型中银行会计档案管理存在的问题，提出相应优化对策，以期探索完善银行会计档案管理的路子。
关键词：银行;会计档案;档案管理;管理优化
一、转型期银行会计档案管理新特点
转型期银行会计档案管理新特点表现在：一是传统管理模式与现代管理模式并存，并快速向现代管理模式转变;二是会计档案管理实现集约化、电子化、系统化和网络化，档案信息广泛运用，极大提高银行综合效率;三是银行会计档案实行实物和电子双轨制，不同载体档案的保管和利用以电子为主，纸质为辅已成趋势，使档案利用变得极为便捷;四是实物档案集约化存管，实现了规模效应，档案保护条件得以改善，管理成本大幅下降;五是服务外包在银行会计档案电子化中广泛采用，提高了工作标准化和效率，实现了不同资源优化组合。这些，都为开启银行会计档案管理的新纪元奠定了必要基础。
二、转型中银行会计档案管理存在的问题
1.传统管理模式遗留下来的超期保管的会计档案年代跨度长，累积量大，采取分散（粗放）管理，优劣不分，造成资源占用和浪费，档案保管状况令人堪忧，急待清理消化。
2.银行会计档案集约化和电子化处理工作主要集中于业务运营档案管理方面，而对银行内部财务会计档案管理等方面推进明显滞后，仍采用传统做法，使电子化整体效应难以充分发挥。
3.实行实物会计档案集中存管后，统筹规划和提质增效仍有许多工作要做。比如历史留存档案的数字化补录、集中存管纸质档案的到期鉴定销毁和新旧档案更新优化，以及档案管理系统提供必要技术支持等问题，都需要予先考虑安排。
4.在实现不同载体的会计档案以电子档案为主，纸质档案为辅的管理模式下，由于电子存档的法律地位尚未得到最终确认，其直接关乎银行会计档案存管发展取向和管理成本问题。目前，在电子化存档能够极大满足利用需要的情况下，银行仍保管着数量庞大的纸质会计档案，且增长迅速，而其利用率很低，且越来越少，在保管与利用之间形成巨大反差，这对银行来说已构成不小
的成本负担。
5.对银行后台档案作业实行第三方服务外包，可缓解银行人员紧张矛盾，实现不同资源优化配置和工作效率提高，但安全因素始终是一个不容忽视的问题。
6.会计凭证的鉴定销毁标准单一，只考虑业务价值，而忽略历史价值，在一定程度上造成历史记忆的缺失。
三、转型中银行会计档案管理优化的对策与思考
1.对数字化前历史积存会计档案进行整体优化瘦身。最直接、最有效的方法就是开展档案的鉴定销毁工作。这项工作以前也开展过，但不是每家银行机构都做了，或者做得不彻底、不全面，档案超期保管的现象普遍存在。银行历史会计档案不能够及时鉴定销毁的主要原因，概括起来说：就是没有树立正确的档案观，没有明确的工作目标和建立必要的档案管理责任制，具体业务指导
没跟上，才使畏难求稳、无事无责的错误观念得以存在和通行，以致贻误处理时机。因此，在转型中，必须对症下药，加快对沉淀、超期保管的历史档案进行去库存化，达到优化库存和轻装上阵的目的。对在去库存化中，保留下来的、有继续保存价值的历史档案，须经数字化处理后纳入档案系统管理，其实物档案则采取集中存管，实现新老档案合并管理。
2.加快银行内部财务管理系统的建设，推进其电子化进程。要建立统一的银行内部财务档案管理系统，实行分级授权管理。对各级银行机构的内部财务会计核算资料，均须转换成电子数据纳入管理系统处理，并由系统自动生成为电子档案保管，实现综合利用。其原始资料则由产生机构按纸质档案管理模式统一进行处理，从而实现全部会计档案的电子化管理和有效衔接，充分发挥系统整体综合效应。
3.科学规划，提高档案集约化科学管理水平。实物会计档案集中存管的核心是降低管理成本，实现规模效应。因此，在档案库建设规划时，须对档案形成、分布、数量及保管期限进行预测分析和成本核算（目前，银行集中入库的档案主要是 15 年和永久两个期限），要考虑库房的选址条件和成本、档案存管轮替周转使用等因素，合理规划确定库房位址、建设面积和档案存放划区。库房建设要符合档案保管要求，并根据档案的不同保管期限，采取差异化保管措施。对永久保管的档案，可按较高标准建设和管理;会计凭证则采取保基本，满足防盗、防火、防水等要求即可。要建立健全库房档案管理的各项规章制度，提高档案科学化管理水平。
4.改进对新到期档案的鉴定销毁工作方式。一是建立档案管理责任制，把新到期档案鉴定销毁工作纳入目标管理考核内容。上级行和档案行政管理部门要加强对档案业务的具体指导，通过专业培训等形式提高涉档管理人员的业务知识水平和工作能力，为开展鉴定销毁工作奠定基础。档案鉴定销毁工作须严格按照档案管理规程组织实施，落实计划、审批和监督等措施，确保工作有序规范进行，实现库管档案到期正常轮替周转，提高库房使用效率。二是构建档案管理系统技术支撑平台。为减轻档案鉴定销毁工作压力，必须将档案管理先进理念导入系统（前端）管理控制中。在新业务推出时，凡涉及会计核算资料的，都应先与会计部门沟通，对其名称、用途、性质、归档范围及保管期限等信息进行界定，详列明细，纳入系统控制管理，并提供会计信息的电子阅读和打印。对涉及债权债务、借贷关系的交易事项，须建立系统逻辑关系模型，实行跟踪管理和有效对接，提供银行债权债务管理支持。在档案到期鉴定时，通过向系统输入到期档案鉴定范围信息，计算机就可依据事先设定条件进行自动搜索筛选，提交未了结债权债务档案信息（如业务发生时间、机构、网点、柜员及金额、档案存放位置等），作为实物会计档案清分、存毁工作的重要依据，从而破解以往银行会计档案销毁鉴定分拣的难题，大大提高工作效率。
5.积极推进银行会计档案电子存档合法化。以电子档案为主，纸质档案为辅是现代银行会计档案管理的主要形式，即充分发挥电子档案在银行会计档案管理利用中的主导作用，同时，为满足司法需要保留纸档。现行银行会计档案保管期限按银行会计档案管理办法，规定分为 3 年、5 年、15 年和永久四档，但在执行中，各行都明确规定：同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。这样，3 年、5 年期限的电子会计档案已不再打印和保留纸质存档。实现会计档案的电子归档后，逐步减少纸质档案的保管已成一种趋势。
6.切实加强第三方服务外包的管理。一要严把准入标准。银行机构应该选择具有相关主管部门认可认证资质的第三方服务外包商，以避免服务外包政策风险。二要签署保密协议。银行机构应该与第三方服务外包商签署保密协议，明确双方的权利、义务和法律责任，防范会计档案信息外泄。三要加强风险管控。业务外包不是管理外包和风险外包，银行机构要加强对外包业务的管理，建立和健全服务外包管理规章制度，对关键岗位、部位做到现场有人员把关，落实全程监控措施，切实防范业务风险。
参考文献：
[1]张丽霞.会计档案管理问题的初探[J].会计之友（B）.2005（05）
[2]樊瑞.浅议加强会计档案管理[J].对外经贸财会.2005（10）
摘要：会计档案作为银行档案中数量最庞大，反映银行经营活动最全面的业务档案，是银行档案管理的重点。随着商业银行业务集约化和电子化的推行，银行会计档案管理正经历由传统管理模式向现代管理模式的转变过程，本文针对转型中银行会计档案管理存在的问题，提出相应优化对策，以期探索完善银行会计档案管理的路子。
关键词：银行;会计档案;档案管理;管理优化
一、转型期银行会计档案管理新特点
转型期银行会计档案管理新特点表现在：一是传统管理模式与现代管理模式并存，并快速向现代管理模式转变;二是会计档案管理实现集约化、电子化、系统化和网络化，档案信息广泛运用，极大提高银行综合效率;三是银行会计档案实行实物和电子双轨制，不同载体档案的保管和利用以电子为主，纸质为辅已成趋势，使档案利用变得极为便捷;四是实物档案集约化存管，实现了规模效应，档案保护条件得以改善，管理成本大幅下降;五是服务外包在银行会计档案电子化中广泛采用，提高了工作标准化和效率，实现了不同资源优化组合。这些，都为开启银行会计档案管理的新纪元奠定了必要基础。
二、转型中银行会计档案管理存在的问题
1.传统管理模式遗留下来的超期保管的会计档案年代跨度长，累积量大，采取分散（粗放）管理，优劣不分，造成资源占用和浪费，档案保管状况令人堪忧，急待清理消化。
2.银行会计档案集约化和电子化处理工作主要集中于业务运营档案管理方面，而对银行内部财务会计档案管理等方面推进明显滞后，仍采用传统做法，使电子化整体效应难以充分发挥。
3.实行实物会计档案集中存管后，统筹规划和提质增效仍有许多工作要做。比如历史留存档案的数字化补录、集中存管纸质档案的到期鉴定销毁和新旧档案更新优化，以及档案管理系统提供必要技术支持等问题，都需要予先考虑安排。
4.在实现不同载体的会计档案以电子档案为主，纸质档案为辅的管理模式下，由于电子存档的法律地位尚未得到最终确认，其直接关乎银行会计档案存管发展取向和管理成本问题。目前，在电子化存档能够极大满足利用需要的情况下，银行仍保管着数量庞大的纸质会计档案，且增长迅速，而其利用率很低，且越来越少，在保管与利用之间形成巨大反差，这对银行来说已构成不小
的成本负担。
5.对银行后台档案作业实行第三方服务外包，可缓解银行人员紧张矛盾，实现不同资源优化配置和工作效率提高，但安全因素始终是一个不容忽视的问题。
6.会计凭证的鉴定销毁标准单一，只考虑业务价值，而忽略历史价值，在一定程度上造成历史记忆的缺失。
三、转型中银行会计档案管理优化的对策与思考
1.对数字化前历史积存会计档案进行整体优化瘦身。最直接、最有效的方法就是开展档案的鉴定销毁工作。这项工作以前也开展过，但不是每家银行机构都做了，或者做得不彻底、不全面，档案超期保管的现象普遍存在。银行历史会计档案不能够及时鉴定销毁的主要原因，概括起来说：就是没有树立正确的档案观，没有明确的工作目标和建立必要的档案管理责任制，具体业务指导
没跟上，才使畏难求稳、无事无责的错误观念得以存在和通行，以致贻误处理时机。因此，在转型中，必须对症下药，加快对沉淀、超期保管的历史档案进行去库存化，达到优化库存和轻装上阵的目的。对在去库存化中，保留下来的、有继续保存价值的历史档案，须经数字化处理后纳入档案系统管理，其实物档案则采取集中存管，实现新老档案合并管理。
2.加快银行内部财务管理系统的建设，推进其电子化进程。要建立统一的银行内部财务档案管理系统，实行分级授权管理。对各级银行机构的内部财务会计核算资料，均须转换成电子数据纳入管理系统处理，并由系统自动生成为电子档案保管，实现综合利用。其原始资料则由产生机构按纸质档案管理模式统一进行处理，从而实现全部会计档案的电子化管理和有效衔接，充分发挥系统整体综合效应。
3.科学规划，提高档案集约化科学管理水平。实物会计档案集中存管的核心是降低管理成本，实现规模效应。因此，在档案库建设规划时，须对档案形成、分布、数量及保管期限进行预测分析和成本核算（目前，银行集中入库的档案主要是 15 年和永久两个期限），要考虑库房的选址条件和成本、档案存管轮替周转使用等因素，合理规划确定库房位址、建设面积和档案存放划区。库房建设要符合档案保管要求，并根据档案的不同保管期限，采取差异化保管措施。对永久保管的档案，可按较高标准建设和管理;会计凭证则采取保基本，满足防盗、防火、防水等要求即可。要建立健全库房档案管理的各项规章制度，提高档案科学化管理水平。
4.改进对新到期档案的鉴定销毁工作方式。一是建立档案管理责任制，把新到期档案鉴定销毁工作纳入目标管理考核内容。上级行和档案行政管理部门要加强对档案业务的具体指导，通过专业培训等形式提高涉档管理人员的业务知识水平和工作能力，为开展鉴定销毁工作奠定基础。档案鉴定销毁工作须严格按照档案管理规程组织实施，落实计划、审批和监督等措施，确保工作有序规范进行，实现库管档案到期正常轮替周转，提高库房使用效率。二是构建档案管理系统技术支撑平台。为减轻档案鉴定销毁工作压力，必须将档案管理先进理念导入系统（前端）管理控制中。在新业务推出时，凡涉及会计核算资料的，都应先与会计部门沟通，对其名称、用途、性质、归档范围及保管期限等信息进行界定，详列明细，纳入系统控制管理，并提供会计信息的电子阅读和打印。对涉及债权债务、借贷关系的交易事项，须建立系统逻辑关系模型，实行跟踪管理和有效对接，提供银行债权债务管理支持。在档案到期鉴定时，通过向系统输入到期档案鉴定范围信息，计算机就可依据事先设定条件进行自动搜索筛选，提交未了结债权债务档案信息（如业务发生时间、机构、网点、柜员及金额、档案存放位置等），作为实物会计档案清分、存毁工作的重要依据，从而破解以往银行会计档案销毁鉴定分拣的难题，大大提高工作效率。
5.积极推进银行会计档案电子存档合法化。以电子档案为主，纸质档案为辅是现代银行会计档案管理的主要形式，即充分发挥电子档案在银行会计档案管理利用中的主导作用，同时，为满足司法需要保留纸档。现行银行会计档案保管期限按银行会计档案管理办法，规定分为 3 年、5 年、15 年和永久四档，但在执行中，各行都明确规定：同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。这样，3 年、5 年期限的电子会计档案已不再打印和保留纸质存档。实现会计档案的电子归档后，逐步减少纸质档案的保管已成一种趋势。
6.切实加强第三方服务外包的管理。一要严把准入标准。银行机构应该选择具有相关主管部门认可认证资质的第三方服务外包商，以避免服务外包政策风险。二要签署保密协议。银行机构应该与第三方服务外包商签署保密协议，明确双方的权利、义务和法律责任，防范会计档案信息外泄。三要加强风险管控。业务外包不是管理外包和风险外包，银行机构要加强对外包业务的管理，建立和健全服务外包管理规章制度，对关键岗位、部位做到现场有人员把关，落实全程监控措施，切实防范业务风险。
参考文献：
[1]张丽霞.会计档案管理问题的初探[J].会计之友（B）.2005（05）
[2]樊瑞.浅议加强会计档案管理[J].对外经贸财会.2005（10）