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摘要:高校档案数字化建设并不是简单地将馆藏进行数字化处理的过程,它代表的是在一种全新的基础设施和信息环境基础上,实现档案与社会交融,是高校档案事业发展的必然方向。
关键词:高校档案;数字化;信息资源
进入21世纪,学校数字化建设已成为评价一所学校信息基础水平的重要标志。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现资源共享。这种新型的信息技术也决定了21世纪档案事业的发展状态和工作模式,它的出现给高校的档案工作带来了新的挑战。
一、高校档案数字化建设的必要性与重要性
1、高校档案数字化建设是适应档案数字化建设整体发展的需要档案部门正在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》,要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。教育部办公厅也要求高校档案部门积极做好档案数字化建设工作,做好电子文件归档与管理。
2、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势
高校综合档案室出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。
3、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用
高校档案信息数字化打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,最大限度地实现档案信息资源的共享。高校档案信息数字化便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。
二、高校档案数字化应遵循的基本原则
高校档案部门在档案数字化处理过程中应始终坚持真实性、安全性、可读性三原则,才能保证档案数字化管理的顺利推进。
1、真实性原则
传统档案随着时间的发展,必然会被数字档案代替,同时,二者都应具有档案的特性,即原始性、真实性等,否则即使利用最现代化的手段保存下来的数字化档案也失去了它应有的价值。档案数字化,应该允许档案人员对其在一定程度加工处理,但前提是真实地反映历史事实,这也是一个尺度把握。档案如果经过了合成、变形等数字化特技效果,就不能作为档案保存。对于数字档案的可加工性、真实性等问题,这也是高校档案人员所面临的新课题。
2、安全性原则
目前在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在数据丢失、数据失控、数137据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,也正是由于数字档案的易改性等原因,如何确定数字档案的法律地位也是未来档案计算机管理急需解决的问题。因此,要求高校档案部门在档案数字化过程中尤其应遵循安全性原则,增强档案安全意识,依靠硬件、软件的支持,保证档案原件在转化前后一致性。
3、可读性原则
档案在数字化处理的过程中,会产生不同类型的数字文件,档案部门应规范档案数字化的技术系统,建立互通兼容系统,使数字档案在通用标准下顺畅转换。档案数字化的标准应符合档案工作管理规定,同时符合电子信息运行规则。在档案数字化的过程中,高校档案部门一定要严把质量关,做到数据规范、标准统一、长期可读、永续利用。
三、高校档案信息资源数字化的建设内容
1、电子文件的收集
随着高校办公自动化的普及,各部门产生了大量的电子文件,网络归档成为必然趋势。各部门直接将在工作过程中形成的电子文件通过网络移交给档案馆,这些电子文件就成为高校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。
2、馆藏档案的数字化
高校档案实现数字化管理具有十分重要的意义。馆藏档案数字化就是是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术,将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式,形成结构有序的档案信息库,使其通过计算机网络直接传播,提供快速、便捷的利用服务。通过利用档案信息资源化建设,建立起数字化的档案馆,档案馆的工作效率将会大大提高。
3、专题数据库的建立
专题数据库是高校档案信息资源数字化建设的重要内容之一,主要包括档案全文数据库、档案目录数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。高校档案馆应建立以下数据库:档案案卷目录数据库、文件目录数据库、档案文献数据库、论文数据库(优秀本科论文、硕士、博士论文) 、学生档案数据库(学生学籍和成绩) 、科研获奖成果数据库、科研专利数据库、教师业务档案数据库、名人档案数据库(对学校发展有突出贡献的院士、博导、教授等)及档案馆编研的资料数据库,如基础数字汇编、学校大事记、干部任免及先进人物、先进集体评选情况等。
四、高校档案数字化建设的措施
1、转变思想观念
数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”概念,实现了有形化向数字化的转变。高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新,由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式,在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快,须树立良好的数字档案工作理念,满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。另外,高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持,逐步将档案网络化建设纳入议事日程,在人才、物力等方面提供方便,实现高校档案信息的高效率回报。
2、提高管理人员素质
高校档案数字化建设须实现档案人员素质的提高。高校档案从业人员在掌握档案文书知识的基础上, 须具备相应的计算机应用和网络知识, 如了解因特网的基本情况与使用方法, 了解档案信息资源分布、查找与发布等知识,具备一定处理数字化档案的技能, 并应努力提高英语水平, 及时了解档案的最新发展动态和信息, 并实现日常电子档案的维护、管理与利用。针对这一点, 须加强在职档案人员的培训工作, 可建立档案技术人员的定期培训制度, 并有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修, 同时在引进档案人才方面须引进一些具备软件开发能力的专业人才, 以充实档案工作人员团体, 调整档案人员专业知识结构组成, 更好地为高校档案数字化建设服务。
3、建立管理制度
首先, 由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准, 实现档案信息数字化的统一行业规定, 落实到《档案法》中, 实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范, 使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。
其次,高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据,拟定出电子文档的分类标准与要求,实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用,并不断健全电子文档管理制度,实现规范化管理,为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。
参考文献:
[1]南京大学档案信息化建设实施意见2003年第5期
[2]张照余:数字化档案的文件格式选择档案学通讯, 2003年第6期
[3]苏晓轩:纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考辽宁大学学报(哲学社会科学版),2000年第6期
关键词:高校档案;数字化;信息资源
进入21世纪,学校数字化建设已成为评价一所学校信息基础水平的重要标志。高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而提供及时利用,实现资源共享。这种新型的信息技术也决定了21世纪档案事业的发展状态和工作模式,它的出现给高校的档案工作带来了新的挑战。
一、高校档案数字化建设的必要性与重要性
1、高校档案数字化建设是适应档案数字化建设整体发展的需要档案部门正在积极探索档案数字化建设,国家档案局于1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》,要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。教育部办公厅也要求高校档案部门积极做好档案数字化建设工作,做好电子文件归档与管理。
2、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势
高校综合档案室出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。
3、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用
高校档案信息数字化打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,最大限度地实现档案信息资源的共享。高校档案信息数字化便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中应用,更有利于档案信息资源的开发利用。
二、高校档案数字化应遵循的基本原则
高校档案部门在档案数字化处理过程中应始终坚持真实性、安全性、可读性三原则,才能保证档案数字化管理的顺利推进。
1、真实性原则
传统档案随着时间的发展,必然会被数字档案代替,同时,二者都应具有档案的特性,即原始性、真实性等,否则即使利用最现代化的手段保存下来的数字化档案也失去了它应有的价值。档案数字化,应该允许档案人员对其在一定程度加工处理,但前提是真实地反映历史事实,这也是一个尺度把握。档案如果经过了合成、变形等数字化特技效果,就不能作为档案保存。对于数字档案的可加工性、真实性等问题,这也是高校档案人员所面临的新课题。
2、安全性原则
目前在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在数据丢失、数据失控、数137据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,也正是由于数字档案的易改性等原因,如何确定数字档案的法律地位也是未来档案计算机管理急需解决的问题。因此,要求高校档案部门在档案数字化过程中尤其应遵循安全性原则,增强档案安全意识,依靠硬件、软件的支持,保证档案原件在转化前后一致性。
3、可读性原则
档案在数字化处理的过程中,会产生不同类型的数字文件,档案部门应规范档案数字化的技术系统,建立互通兼容系统,使数字档案在通用标准下顺畅转换。档案数字化的标准应符合档案工作管理规定,同时符合电子信息运行规则。在档案数字化的过程中,高校档案部门一定要严把质量关,做到数据规范、标准统一、长期可读、永续利用。
三、高校档案信息资源数字化的建设内容
1、电子文件的收集
随着高校办公自动化的普及,各部门产生了大量的电子文件,网络归档成为必然趋势。各部门直接将在工作过程中形成的电子文件通过网络移交给档案馆,这些电子文件就成为高校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。
2、馆藏档案的数字化
高校档案实现数字化管理具有十分重要的意义。馆藏档案数字化就是是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术,将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式,形成结构有序的档案信息库,使其通过计算机网络直接传播,提供快速、便捷的利用服务。通过利用档案信息资源化建设,建立起数字化的档案馆,档案馆的工作效率将会大大提高。
3、专题数据库的建立
专题数据库是高校档案信息资源数字化建设的重要内容之一,主要包括档案全文数据库、档案目录数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。高校档案馆应建立以下数据库:档案案卷目录数据库、文件目录数据库、档案文献数据库、论文数据库(优秀本科论文、硕士、博士论文) 、学生档案数据库(学生学籍和成绩) 、科研获奖成果数据库、科研专利数据库、教师业务档案数据库、名人档案数据库(对学校发展有突出贡献的院士、博导、教授等)及档案馆编研的资料数据库,如基础数字汇编、学校大事记、干部任免及先进人物、先进集体评选情况等。
四、高校档案数字化建设的措施
1、转变思想观念
数字档案打破了传统意义上的“纸质档案”概念,实现了有形化向数字化的转变。高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新,由原先的档案实体管理模式扩展为“档案信息处理”模式,在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快,须树立良好的数字档案工作理念,满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案事业的利用需求。另外,高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持,逐步将档案网络化建设纳入议事日程,在人才、物力等方面提供方便,实现高校档案信息的高效率回报。
2、提高管理人员素质
高校档案数字化建设须实现档案人员素质的提高。高校档案从业人员在掌握档案文书知识的基础上, 须具备相应的计算机应用和网络知识, 如了解因特网的基本情况与使用方法, 了解档案信息资源分布、查找与发布等知识,具备一定处理数字化档案的技能, 并应努力提高英语水平, 及时了解档案的最新发展动态和信息, 并实现日常电子档案的维护、管理与利用。针对这一点, 须加强在职档案人员的培训工作, 可建立档案技术人员的定期培训制度, 并有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修, 同时在引进档案人才方面须引进一些具备软件开发能力的专业人才, 以充实档案工作人员团体, 调整档案人员专业知识结构组成, 更好地为高校档案数字化建设服务。
3、建立管理制度
首先, 由国家档案行政管理部门制定出宏观管理方案和统一技术规范标准, 实现档案信息数字化的统一行业规定, 落实到《档案法》中, 实现档案数字化的全球发展。国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中计划要完成《纸质档案数字化技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音、录像档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转化技术规范》等电子档案工作标准与规范, 使得高校数字化档案建设进一步有章可行、有法可依。
其次,高校数字档案管理应在国家数字档案管理规则下制定出相应的管理办法与制度。高校档案部门要以国家《电子文档的归档与管理规范》为依据,拟定出电子文档的分类标准与要求,实现网络环境下电子文档的及时接收、归档、管理和利用,并不断健全电子文档管理制度,实现规范化管理,为电子公文和纸质公文一样达到科学保管与利用打下基础。
参考文献:
[1]南京大学档案信息化建设实施意见2003年第5期
[2]张照余:数字化档案的文件格式选择档案学通讯, 2003年第6期
[3]苏晓轩:纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考辽宁大学学报(哲学社会科学版),2000年第6期