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企业管理者不可能事事亲历亲为。有效授权对人事主管、员工及企业三方都有利。在管理者方面,授权可以让他们空出较多工作时间做策略性的思考。在员工方面,授权可以让他们学习新的技巧和专长,让主管及员工都有机会发展能力,在事业生涯中更上一层楼。在公司方面,授权可以增进整体的效能。这里提供11项要诀:
01.不要只问“懂了吗”。交办事情给员工时,管理者习惯性都会问“懂了吗?”,“我讲的你明白了吗?”等句子,但可想而知,许多对细节还不太懂的员工都会反射性地回答“知道”或“明白”,他们不想当场被主管看扁。问他“你打算从哪里着手”,“你大概打算用什么流程去做”是个好方法,可以测试他到底懂不懂自己该做什么。
02.明确绩效指标与期限。员工必须了解自己在授权后必须达到哪些具体目标,以及必须在什么时间前完成,才能有基本的行动方向。授权不是丢件事给员工去做而已,还要让他知道管理者期盼些什么,以及完成的期限。
03.授权后也要适时闻问。授权以后不能不闻不问,等着他把成果捧上来。你可以不必紧迫盯人,但仍要主动注意员工的进行状况,适时给予“这儿不错”,“那样可能会比较好”之类的意见提点,才能让他做得越来越稳。如果任务特别需要“准时”,也可以提醒他注意进度与时间。
04.为下次授权做“检讨”。一次的授权结束后,管理者应找员工讨论他这次的表现如何、检讨改进。管理者也可以请他描述自己在这次过程中学到了什么,再配合自己观察到的状况,作为下次再授权(无论同性质事项或其他事项,都一样)时的参考。
05.授权不一定要是大事。即使只是一次再寻常不过的小事,都可以是“授权”,未必一定要是什么大方案、大计划,才叫授权。尤其对于新进员工,从小事授权起,可以提升他们负责任的态度,也建立他们的自信。
06.先列清单再授权。简单来说,当主管的可以先列出每天自己要花时间做的有哪些事,再根据“不可取代性”以及“重要性”删去“非自己做不可”的事,剩下的就是“可授权事项清单”了。这会比脑海中东想一件、西想一件,来得有系统、有条理。
07.授权的限度要弄明白。有些员工会自作主张,扩张自己获得的授权,做一些超出授权本身的事。因此最好在授权时能特别交待“界限”到底在哪里,一旦快触碰到了,他们就应该煞车,回到界限以内的空间去活动,这可以防止他们擅自跨过界限。
08.找对你打算授权的人。每件事都有不同的“对”的人,而且未必就是最资深的那个人。对于你打算授权的工作,这个人必须有能力(或至少有潜力)做好,而且有意愿。你所指定的人,如果经验多但对于该项任务不擅长或意愿较低,未必会比经验较浅、有心学习而跃跃欲试的人适合。
09.排定支持措施。例如,告知员工,当他们有问题时,可以向谁求助,并且提供他们需要的工具或场所。当主管把自己的工作分配给员工时,确定也把权力一起转交。例如,告诉合作对象,自己已经授权给某位员工负责分析市场现况,请他以后直接给予该名员工协助,事先为员工的成功铺平道路。此外,主管要让员工了解,他们日后还是可以寻求主管的意见和支持。
10.授了权就该适度放手。许多管理者授权后都还会因为东担心、西担心而一直追问员工很细的进度,让员工不胜其扰,也觉得“主管根本不信任我”,而没有真正感觉到“获得授权”。与其紧迫盯人,不如在开始时就交待清楚,然后放手让员工做。这样你可以省一些精力,他也可以一试自己的能力。
11.帮员工设想可成长项目。就某种角度来说,授权也是一种用来训练员工成长的方式。因此在授权时,要为员工设想“他能通过我的授权,而在过程中学到什么”再安排。如果授权他做只是因为你忙不过来,就胡乱分一些杂事给他去弄,那或许不能叫授权,只能算是“帮主管打杂”。
01.不要只问“懂了吗”。交办事情给员工时,管理者习惯性都会问“懂了吗?”,“我讲的你明白了吗?”等句子,但可想而知,许多对细节还不太懂的员工都会反射性地回答“知道”或“明白”,他们不想当场被主管看扁。问他“你打算从哪里着手”,“你大概打算用什么流程去做”是个好方法,可以测试他到底懂不懂自己该做什么。
02.明确绩效指标与期限。员工必须了解自己在授权后必须达到哪些具体目标,以及必须在什么时间前完成,才能有基本的行动方向。授权不是丢件事给员工去做而已,还要让他知道管理者期盼些什么,以及完成的期限。
03.授权后也要适时闻问。授权以后不能不闻不问,等着他把成果捧上来。你可以不必紧迫盯人,但仍要主动注意员工的进行状况,适时给予“这儿不错”,“那样可能会比较好”之类的意见提点,才能让他做得越来越稳。如果任务特别需要“准时”,也可以提醒他注意进度与时间。
04.为下次授权做“检讨”。一次的授权结束后,管理者应找员工讨论他这次的表现如何、检讨改进。管理者也可以请他描述自己在这次过程中学到了什么,再配合自己观察到的状况,作为下次再授权(无论同性质事项或其他事项,都一样)时的参考。
05.授权不一定要是大事。即使只是一次再寻常不过的小事,都可以是“授权”,未必一定要是什么大方案、大计划,才叫授权。尤其对于新进员工,从小事授权起,可以提升他们负责任的态度,也建立他们的自信。
06.先列清单再授权。简单来说,当主管的可以先列出每天自己要花时间做的有哪些事,再根据“不可取代性”以及“重要性”删去“非自己做不可”的事,剩下的就是“可授权事项清单”了。这会比脑海中东想一件、西想一件,来得有系统、有条理。
07.授权的限度要弄明白。有些员工会自作主张,扩张自己获得的授权,做一些超出授权本身的事。因此最好在授权时能特别交待“界限”到底在哪里,一旦快触碰到了,他们就应该煞车,回到界限以内的空间去活动,这可以防止他们擅自跨过界限。
08.找对你打算授权的人。每件事都有不同的“对”的人,而且未必就是最资深的那个人。对于你打算授权的工作,这个人必须有能力(或至少有潜力)做好,而且有意愿。你所指定的人,如果经验多但对于该项任务不擅长或意愿较低,未必会比经验较浅、有心学习而跃跃欲试的人适合。
09.排定支持措施。例如,告知员工,当他们有问题时,可以向谁求助,并且提供他们需要的工具或场所。当主管把自己的工作分配给员工时,确定也把权力一起转交。例如,告诉合作对象,自己已经授权给某位员工负责分析市场现况,请他以后直接给予该名员工协助,事先为员工的成功铺平道路。此外,主管要让员工了解,他们日后还是可以寻求主管的意见和支持。
10.授了权就该适度放手。许多管理者授权后都还会因为东担心、西担心而一直追问员工很细的进度,让员工不胜其扰,也觉得“主管根本不信任我”,而没有真正感觉到“获得授权”。与其紧迫盯人,不如在开始时就交待清楚,然后放手让员工做。这样你可以省一些精力,他也可以一试自己的能力。
11.帮员工设想可成长项目。就某种角度来说,授权也是一种用来训练员工成长的方式。因此在授权时,要为员工设想“他能通过我的授权,而在过程中学到什么”再安排。如果授权他做只是因为你忙不过来,就胡乱分一些杂事给他去弄,那或许不能叫授权,只能算是“帮主管打杂”。