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摘 要：院系资料室是为教学和科研服务的机构，是文献保存体系的重要组成部分，更是图书馆的有益补充和延伸。本文主要分析了民办高校院系资料室的现状、存在问题，并提出了解决这些问题的几点建议。
关键词：院系资料室 存在的问题 建议
一、导语
民办高校院系资料室主要是为教教学、教改及科研服务的部门，是民办高校图书、档案等资料保存系统的一部分，是对学校图书馆的有益补充。民办高校院系资料室的管理是由图书馆和院系两个机构共同完成的。院系资料室资料员在业务上接受图书馆的指导，行政上隶属于院系管理。目前，民办院校的院系资料室多数并没有真正发挥其应有的作用，原因是多方面的，现笔者就民办高校院系资料室的发展现状谈一下院系资料室存在的问题，并针对这些问题提出一些意见和建议，以便使院系资料室能够充分发挥作用，更好的为教学、教改和科研服务。
二、院系资料室建设存在的问题
（一）管理机制不明晰
现今，民办高校图书馆与院系资料室的关系定位不明确，院系资料室资料员业务上接受图书馆的指导，但在行政上归属院系管理。这就必然造成不同院系对资料室的管理模式不一致，许多规章制度不能很好有效的实施。许多民办高校的图书馆虽然在院系设置了院系资料室，但对其管理、监督的力度不足，有的甚至是零管理、零监督。在对院系资料员的培训上也是没有业务上的指导，偶尔会有一两次形式上的经验交流。
（二）资料室资料员多为兼职
为了避免人力物力的浪费，许多民办高校的院系资料室资料员都由其他工作人员兼任。而多数民办高校的院系资料室的资料员均由院系的教学秘书兼任。由于教学秘书本身的工作量就很大，所以相对投入在资料室管理上的精力就更少。此外，一些民办高校院系的教学秘书变动比较频繁，从而也导致资料室资料员员的变动也比较频繁，而这种频繁的岗位变动造成了资料室管理上的不稳定，许多图书在这种变动过程中遗失或不知去向。这不仅造成了许多珍贵的教学图书资料的流失，也给学校造成了一定的经济损失。
（三）资料室服务手段落后
目前，民办高校院系资料室能够利用计算机和网络进行管理的并不多，出于借阅经费的目的，学校管理部门很少在院系资料室的建设上投入资金、设备。导致院系资料室基本上是采用手工操作进行借阅，离实现电子化和数字化的距离还很远。另外，院系资料室的资料员未受过分类、编目的培训，造成师生不能快速、准确地查找到所需的文献资料。此外，又因兼职的资料员本身还有太多的行政事务去做，真正投入到资料室建设的经历有限，造成图书数据的管理非常不规范，降低了其存在的应有价值。甚至，许多资料室的建设流于形式，没有发挥资料室应用的作用。
（四）资料室储存资料单一，专业性差
院系资料室存储的资料应具有多样性，目前许多民办高校院系资料室存储的资料仅为图书，且图书的分类庞杂。实际上，院系资料室存储的文献资源本应该是以满足院系学科需求为中心突出专业特色，但很多民办高校的院系资料室文献资源来源单一，所有图书均是通过院系的集体借阅证从图书馆借阅而来，与图书馆的文献资料重复。同时，院系资料室的藏书又受到数量上的限制，导致资料室藏书量少，专业性差。 事实上，资料室除了应当注重那些外来的文献外，也应该努力收集一些与本专业相关的内部文献，如，在教学、科研过程中形成的各种原始资料：教学计划、教学大纲、教材、教案、试题、学生毕业论文、社会实践相关材料等等。此类文件对于院系的教学、科研及院系发展都具有极其重要的意义，应该引起高度重视。
（五）借阅制度不合理且监管不到位
前面说过，院系资料室的所有图书均是通过院系的集体借阅证从图书馆借阅而来，这就意味着教师从院系资料室借阅而来的图书可以全部从图书馆借阅到。教师从图书馆借阅图书基本上都能主动按时归还，而一旦从院系资料室借阅后，就长期不归还，而资料室管理员在催促其归还图书时也一拖再拖。另外，有的老师从院系资料室借阅了数十本的图书也导致了其他教师无法查阅。使得资料室的图书资源得不到很好的利用。另外，民办高校的教师队伍相对来说没有公立高校稳定，教职工流动性大。学校在教师离职时没有规定到院系资料室进行图书归还的交接程序，就导致个别教师投机取巧将从资料室借阅的图书带走，这也在一定程度造成了图书馆藏书的流失。
（六）使用率不高，借阅对象有限
现在民办高校的院系资料存在在一个普遍问题就是使用率不高。一个原因是很多民办高校的院系资料室的资料仅限于图书资料。而其他的与教学相关的教学资料都没有；二是与专业相关的书籍、资料较少不能满足教师的需求，最终导致很多教师直接去图书馆借书。
很多民办高校的院系资料室紧紧是对教师开放，还没有对学生开放造成借阅对象狭窄。这就导致院系资料室不能发挥院系小图书管图书馆的作用，也就造成了使用率不高。
（七）院系资料室没有专门的资料室房间，资料室内设备简陋
很多民办高校由于客观条件的限制导致没有足够大的、单独的房间做资料室，而往往是跟具有其他功能的房间合用，例如很多高校明确规定资料室必须跟院系的会议室合用等。这就造成资料室的空间非常狭窄，根本不可能有足够大的空间容纳足够的教学资料。
另外很多民办高校的院系资料室设备非常简陋。很多资料室内也就是简单的一两个图书资料柜而已，这就导致资料室不能保留过多的书籍及与教学相关的教学资料。缺乏与资料室配套的设施，例如桌子、椅子及各种影印设备等，这些会导致教师只能把图书，尤其是杂志等拿出资料室去看或者去复印，结果导致图书资料的丢失与破损。
三、关于如何进一步完善院系资料室建设的几点建议
（一） 建立健全管理机制
学校应该加强对院系资料室的监督管理力度，制定一套切实可行的院系资料室管理办法，避免文件资源的流失。另外，应改变当前民办高校图书馆和院系资料室各自为政的散乱状况，尽早实现全校文献资源的一体化。此外，图书馆应有专门的人员定期对院系资料室进行调查走访，及时发现问题，解决问题。此外，也要求院系资料室管理员在资料室管理过程中将发现的问题及时反馈给图书馆。如，做好本院系的专业图书需求报表，反馈给图书馆，以便图书馆进行及时采购。 （二）加强资料室的信息化管理
为了进一步提高院系资料室的功能，学校必须加大力度改变原有的运作模式，构建网络化、信息化平台。使校图书馆和资料室形成一个网络资源共享体，提高作业效果，加快作业速度。
（三）加强资料室管理员的队伍建设
民办院校行政人员流动性比较大，而院系资料室的管理员又多由教学秘书担任，教学秘书更换的频繁就必然导致资料室管理员也更换的比较频繁。为保证资料室建设的稳步发展，建议设立专职的资料室管理员，以保证资料室管理员的稳定性。另外，许多民办高校的资料员对图书馆知识了解的很少，图书馆作为资料室资料员业务上的领导者，应加大培训力度，可采取将书面培训材料下发给资料室管理员学习，努力提高资料院的业务素质和综合素质。资料室管理工作是既具体细致又繁杂的工作，资料室管理员要有良好的服务意识，热爱图书工作，并尽全力为读者服务。
（四）突出资料室藏书的专业特色
院系资料室的藏书应突出专业特色，以本学科、本专业的需要为根本来决定藏书的重点和范围。同时，侧重重点专业并向新开专业倾斜。对于与本院系专业相关的文献如教学计划、教学大纲、学生毕业论文等资料应加强整理和装订。
（五）更新资料室配套设备，满足更多借阅对象的需求
民办高校的院系资料室必须有单独的使用房间，有足够的可供摆放图书等教学资料的卷柜等基本设备，同时要提供例如桌椅等阅览设施。同时资料室应配备能影印的设备。这些设备都是资料室的配套设施，这样的话才能提高资料室的使用率，真正发挥资料室应有的作用。同时资料室必须对学生开放，发挥院系小图书管的作用。
四、结语
资料室管理工作的功能是在教学、科研中体现出来的，民办高校要想提高各学科、各专业教师的教学和科研水平，院系资料室的建设就显得尤为重要。作为民办学校的领导、老师和资料室管理人员都应努力思考如何进一步发挥院系资料室的效能，更好的为教学、教改和科研服务。
（作者单位：吉林华桥外国语学院）
参考文献：
[1]马叶.高校院系资料室的建设及其与校图书馆的共建[J]. 中北大学学报（社科版），2005.02.
[2]李绍交.试论高校院系资料室的建设与管理[J].科技情报开发与经济，2008.16.
[3]尚铁英.高校图书馆参与院系资料室建设之探讨[J].图书馆， 2006.04.
关键词：院系资料室 存在的问题 建议
一、导语
民办高校院系资料室主要是为教教学、教改及科研服务的部门，是民办高校图书、档案等资料保存系统的一部分，是对学校图书馆的有益补充。民办高校院系资料室的管理是由图书馆和院系两个机构共同完成的。院系资料室资料员在业务上接受图书馆的指导，行政上隶属于院系管理。目前，民办院校的院系资料室多数并没有真正发挥其应有的作用，原因是多方面的，现笔者就民办高校院系资料室的发展现状谈一下院系资料室存在的问题，并针对这些问题提出一些意见和建议，以便使院系资料室能够充分发挥作用，更好的为教学、教改和科研服务。
二、院系资料室建设存在的问题
（一）管理机制不明晰
现今，民办高校图书馆与院系资料室的关系定位不明确，院系资料室资料员业务上接受图书馆的指导，但在行政上归属院系管理。这就必然造成不同院系对资料室的管理模式不一致，许多规章制度不能很好有效的实施。许多民办高校的图书馆虽然在院系设置了院系资料室，但对其管理、监督的力度不足，有的甚至是零管理、零监督。在对院系资料员的培训上也是没有业务上的指导，偶尔会有一两次形式上的经验交流。
（二）资料室资料员多为兼职
为了避免人力物力的浪费，许多民办高校的院系资料室资料员都由其他工作人员兼任。而多数民办高校的院系资料室的资料员均由院系的教学秘书兼任。由于教学秘书本身的工作量就很大，所以相对投入在资料室管理上的精力就更少。此外，一些民办高校院系的教学秘书变动比较频繁，从而也导致资料室资料员员的变动也比较频繁，而这种频繁的岗位变动造成了资料室管理上的不稳定，许多图书在这种变动过程中遗失或不知去向。这不仅造成了许多珍贵的教学图书资料的流失，也给学校造成了一定的经济损失。
（三）资料室服务手段落后
目前，民办高校院系资料室能够利用计算机和网络进行管理的并不多，出于借阅经费的目的，学校管理部门很少在院系资料室的建设上投入资金、设备。导致院系资料室基本上是采用手工操作进行借阅，离实现电子化和数字化的距离还很远。另外，院系资料室的资料员未受过分类、编目的培训，造成师生不能快速、准确地查找到所需的文献资料。此外，又因兼职的资料员本身还有太多的行政事务去做，真正投入到资料室建设的经历有限，造成图书数据的管理非常不规范，降低了其存在的应有价值。甚至，许多资料室的建设流于形式，没有发挥资料室应用的作用。
（四）资料室储存资料单一，专业性差
院系资料室存储的资料应具有多样性，目前许多民办高校院系资料室存储的资料仅为图书，且图书的分类庞杂。实际上，院系资料室存储的文献资源本应该是以满足院系学科需求为中心突出专业特色，但很多民办高校的院系资料室文献资源来源单一，所有图书均是通过院系的集体借阅证从图书馆借阅而来，与图书馆的文献资料重复。同时，院系资料室的藏书又受到数量上的限制，导致资料室藏书量少，专业性差。 事实上，资料室除了应当注重那些外来的文献外，也应该努力收集一些与本专业相关的内部文献，如，在教学、科研过程中形成的各种原始资料：教学计划、教学大纲、教材、教案、试题、学生毕业论文、社会实践相关材料等等。此类文件对于院系的教学、科研及院系发展都具有极其重要的意义，应该引起高度重视。
（五）借阅制度不合理且监管不到位
前面说过，院系资料室的所有图书均是通过院系的集体借阅证从图书馆借阅而来，这就意味着教师从院系资料室借阅而来的图书可以全部从图书馆借阅到。教师从图书馆借阅图书基本上都能主动按时归还，而一旦从院系资料室借阅后，就长期不归还，而资料室管理员在催促其归还图书时也一拖再拖。另外，有的老师从院系资料室借阅了数十本的图书也导致了其他教师无法查阅。使得资料室的图书资源得不到很好的利用。另外，民办高校的教师队伍相对来说没有公立高校稳定，教职工流动性大。学校在教师离职时没有规定到院系资料室进行图书归还的交接程序，就导致个别教师投机取巧将从资料室借阅的图书带走，这也在一定程度造成了图书馆藏书的流失。
（六）使用率不高，借阅对象有限
现在民办高校的院系资料存在在一个普遍问题就是使用率不高。一个原因是很多民办高校的院系资料室的资料仅限于图书资料。而其他的与教学相关的教学资料都没有；二是与专业相关的书籍、资料较少不能满足教师的需求，最终导致很多教师直接去图书馆借书。
很多民办高校的院系资料室紧紧是对教师开放，还没有对学生开放造成借阅对象狭窄。这就导致院系资料室不能发挥院系小图书管图书馆的作用，也就造成了使用率不高。
（七）院系资料室没有专门的资料室房间，资料室内设备简陋
很多民办高校由于客观条件的限制导致没有足够大的、单独的房间做资料室，而往往是跟具有其他功能的房间合用，例如很多高校明确规定资料室必须跟院系的会议室合用等。这就造成资料室的空间非常狭窄，根本不可能有足够大的空间容纳足够的教学资料。
另外很多民办高校的院系资料室设备非常简陋。很多资料室内也就是简单的一两个图书资料柜而已，这就导致资料室不能保留过多的书籍及与教学相关的教学资料。缺乏与资料室配套的设施，例如桌子、椅子及各种影印设备等，这些会导致教师只能把图书，尤其是杂志等拿出资料室去看或者去复印，结果导致图书资料的丢失与破损。
三、关于如何进一步完善院系资料室建设的几点建议
（一） 建立健全管理机制
学校应该加强对院系资料室的监督管理力度，制定一套切实可行的院系资料室管理办法，避免文件资源的流失。另外，应改变当前民办高校图书馆和院系资料室各自为政的散乱状况，尽早实现全校文献资源的一体化。此外，图书馆应有专门的人员定期对院系资料室进行调查走访，及时发现问题，解决问题。此外，也要求院系资料室管理员在资料室管理过程中将发现的问题及时反馈给图书馆。如，做好本院系的专业图书需求报表，反馈给图书馆，以便图书馆进行及时采购。 （二）加强资料室的信息化管理
为了进一步提高院系资料室的功能，学校必须加大力度改变原有的运作模式，构建网络化、信息化平台。使校图书馆和资料室形成一个网络资源共享体，提高作业效果，加快作业速度。
（三）加强资料室管理员的队伍建设
民办院校行政人员流动性比较大，而院系资料室的管理员又多由教学秘书担任，教学秘书更换的频繁就必然导致资料室管理员也更换的比较频繁。为保证资料室建设的稳步发展，建议设立专职的资料室管理员，以保证资料室管理员的稳定性。另外，许多民办高校的资料员对图书馆知识了解的很少，图书馆作为资料室资料员业务上的领导者，应加大培训力度，可采取将书面培训材料下发给资料室管理员学习，努力提高资料院的业务素质和综合素质。资料室管理工作是既具体细致又繁杂的工作，资料室管理员要有良好的服务意识，热爱图书工作，并尽全力为读者服务。
（四）突出资料室藏书的专业特色
院系资料室的藏书应突出专业特色，以本学科、本专业的需要为根本来决定藏书的重点和范围。同时，侧重重点专业并向新开专业倾斜。对于与本院系专业相关的文献如教学计划、教学大纲、学生毕业论文等资料应加强整理和装订。
（五）更新资料室配套设备，满足更多借阅对象的需求
民办高校的院系资料室必须有单独的使用房间，有足够的可供摆放图书等教学资料的卷柜等基本设备，同时要提供例如桌椅等阅览设施。同时资料室应配备能影印的设备。这些设备都是资料室的配套设施，这样的话才能提高资料室的使用率，真正发挥资料室应有的作用。同时资料室必须对学生开放，发挥院系小图书管的作用。
四、结语
资料室管理工作的功能是在教学、科研中体现出来的，民办高校要想提高各学科、各专业教师的教学和科研水平，院系资料室的建设就显得尤为重要。作为民办学校的领导、老师和资料室管理人员都应努力思考如何进一步发挥院系资料室的效能，更好的为教学、教改和科研服务。
（作者单位：吉林华桥外国语学院）
参考文献：
[1]马叶.高校院系资料室的建设及其与校图书馆的共建[J]. 中北大学学报（社科版），2005.02.
[2]李绍交.试论高校院系资料室的建设与管理[J].科技情报开发与经济，2008.16.
[3]尚铁英.高校图书馆参与院系资料室建设之探讨[J].图书馆， 2006.04.