在教师的日常工作中，经常需要写一些文章，在文章中常常遇到文字和段落需要修改为统一格式的情形。一般情况下，大家会逐个选中要改变格式的文本或段落，再更改字体和字号。但是这种方法比较烦琐，本期将探讨如何更快速地设置文字格式。
　　问：如何在Word中快速设置文字和段落格式?
　　答：我们可以通过控制键Ctrl来实现。例如：将不连续的5个小标题设置为行距固定值22磅、首行缩进2字符、黑体、四号字。先选中第一个小标题，按住Ctrl键，同时在文本选定区依次单击其他4个小标题，松开Ctrl键，单击格式菜单，单击段落命令，设置行距为固定值22磅，从格式工具栏设置字体为黑体，字号为四号。这时5个标题就神奇地变为统一的格式了。
　　问：设置了一个标题或段落的格式后，如何让Word文档中的其他标题或段落与其保持一致?
　　答：在Word中有两种复制格式的方法。
　　一是使用F4键。F4键可重复对Word文档上一次的格式设置操作。例如：用户在将第一个小标题的格式设置为黑体，行距固定值18磅后，若想让其他4个不连续的小标题的样式与其保持一致，可以紧接着选中下一个小标题，按F4，再选中下一个小标题，按F4。这个功能还可以用于重复插入文件、表格或者图片。只要按下F4键，上次操作就会重现，减少了用户编辑文档的重复劳动。
　　二是格式刷法。格式刷实际上是一种特殊的复制、粘贴工具，主要用于对字符、段落和图形的格式化。具体操作为：首先选中设置好格式的文字，在工具栏上双击“格式刷”按钮，光标会变成格式刷的样式。选中需要设置同样格式的文字，就可以将选定的复杂格式复制到多个不连续的位置。
　　格式刷也有快捷键。用户在源格式文字上按下Ctrl Shift C，再在目标文字上按下Ctrl Shift V，即可完成格式的快速复制。
　　还可以使用Ctrl加格式刷法。首先，选中设置好格式的文字，在工具栏上双击“格式刷”按钮，光标会变成格式刷的样子。按住Ctrl键，用鼠标在文本选定区依次单击其他需要设置格式的文字即可。(注：Word 2000以上版本支持此方法。)
　　问：对于一篇长文档，如果频繁使用格式刷或者按键设置和修改格式，还是会影响到速度和效率。有更一劳永逸的方法吗?
　　答：如果想让格式的设置一劳永逸，建议大家尝试样式。在处理文本格式上，格式刷和样式的区别是：当格式发生变化时，格式刷还要重新刷一遍对象(文字或图形)，而样式不必如此麻烦，它只需修改相应的样式属性就可以了。所以，使用样式能减少再次修改的许多重复操作。
　　使用样式法，首先要创建和应用样式。第一步，在菜单栏依次单击“格式”→“样式和格式”菜单命令，打开“样式和格式”任务窗格。在任务窗格中用鼠标单击“新样式”按钮。第二步，在弹出的“新建样式”对话框中，为新建样式取一个名称，如“我的样式”。然后，单击左下方的“格式”按钮，在下拉菜单中选择“字体”或“段落”命令，进行具体的字体或段落格式设置。第三步，在“样式和格式”任务窗格中，选中“自动更新”复选框。这是最关键的一步。这样，Word才会自动更新对格式所做的修改。样式创建完成后，在正文中选择相应的段落，在“样式和格式”任务窗格中点击对应的样式名称(如“我的样式”)，即可应用所创建的样式。
　　需要修改格式时，只要对相应的样式进行修改即可。首先，打开“样式和格式”任务窗格，把鼠标移到对应样式的名称上(如“我的样式”)，点击右端的下拉按钮，选择“修改”命令；其次，在弹出的“修改样式”对话框中，使用“格式”下拉菜单中的命令进行必要的修改，然后确定。当修改完成，原来使用该样式的所有段落就会自动变成新的格式了。