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摘要：档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要環节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
关键词：人事档案 档案管理 管理体制
0引言
人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图
像、照片等形式的原始记录。我国现行档案管理体制改革要在国家行政管理体制改革的总体框架内，逐步探索，逐步完善。按照市场化、法制化、现代化的发展方向，建立起与社会主义市场经济相适应的档案管理体制。
1、档案管理体制
档案管理体制是指一个国家管理全部档案和国家档案管理工作的体系和制
度。它是各级各类档案行政机构与业务机构的设置、隶属关系、职权的定位、权
限的划分和组织管理方式方法等方面的总和。2我国档案管理体制主要包含两个方面的内容：一是“统一领导、分级管理”的组织原则和管理体制；二是“局馆合一”的档案领导体制。其中“统一领导、分级管理”包含着三方面的内容：（1）全国档案工作由各级党委和政府统一领导，从中央到地方建立各级档案事业行政管理机关，分级、分专业地管理全国、本地区、本专业系统的档案事务；（2）国家所有的档案按行政区域和中央条块管理体制进行分级、分类集中统一管理；（3）党政档案和党政档案工作实行统一管理“局馆合一”体制是具有中国特色的档案领导体制。“一个机构、两块牌子、履行两种职能”是根据1993年国家政治体制改革的总目标和“精简、统一、效能”的基本原则，对我国档案工作领导体制进行的重大调整。“局馆合一”体制是将档案局、档案馆合并成一个机构，同时挂档案局、档案馆两块牌子，履行档案保管利用和档案行政管理两种职能。
2. 档案管理科学化的必要性及紧迫性
（一）档案管理是机关单位管理的基础环节
档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。
（二）档案是机关单位信用管理的重要保证
档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少
的因素。
（三）档案是机关文化建设的活力源泉
机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。
3. 现行人事档案管理体制的弊端
这种管理体制使每个单位的组织人事部门都义不容辞地承担起人事档案管理的职能。这种管理体制虽然也称得上集中统一，但明显存在分散性，尤其是县
级以下机构的人事档案多方参与管理，除组织、人事等部门正管外，劳动、民政、
教育、卫生等部门也兼管人事档案，甚至具体到每个单位都管理着一部分人事档
案。再有就是各级档案行政管理部门和档案机构未将人事档案管理列入业务指导
的范围，不对人事档案履行业务指导的职能，关系比较疏远，处于分离状态，管
理人事档案的人员很少甚至根本不参与档案部门的业务活动，人事档案工作变成
游离于国家档案事业之外的孤独个体。这种家家都管人事档案的小而全的管理模式，使不具备保管条件的单位自行保管人事档案，这在一些中小型企业，特别是区街企事业单位比较普遍，十几人或者几十人的人事档案材料随便存放在办公室的文件橱里，根本谈不上“六防”等保管条件，弊端很多。
一是单位领导不重视。在人员配备、库房、经费等方面得不到保障，只能维
持“看摊守业”的状态。
二是人事档案材料真实性难以维护，一些虚假材料趁机混入档案中。
三是人事档案的实体安全存在危险，档案丢失、烧毁现象时有发生。
这种小而全、效率低的管理模式不利于人事档案工作的健康、快速发展，提
供利用的作用很难发挥。
4. 提高人事档案材料的质量
（一）强化各级领导的档案意识。
档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。
（二）提高人事档案工作人员业务素质。
档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。人事档案工作人员必须更新观念，锐意创新，改变传统的被动服务作用，做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，及时主动提供全面、准确的人事档案，为人事管理工作服务。人事档案工作人员要有较强的敬业精神，工作必须不怕麻烦，做到认真仔细，办事一定要坚持原则，严格遵守人事档案管理制度，确保人事档案工作的严肃性。
（三）补充具有个性的人事档案材料
针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。具体而言，一是反映个人全面素质的档案材料，如反映当事人身体素质、知识素质、能力素质和心理素质等方面的材料，其中有关个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容。在反映心理素质的有关内容中，应侧重反映当事人的个性、合作与团队精神、创新意识等；二是反映个人业务考绩方面的档案材料。对不同的工作岗位而言，具体业务考绩的标准应有明显不同。
（五）积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、代理等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。
5总结
总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。
关键词：人事档案 档案管理 管理体制
0引言
人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图
像、照片等形式的原始记录。我国现行档案管理体制改革要在国家行政管理体制改革的总体框架内，逐步探索，逐步完善。按照市场化、法制化、现代化的发展方向，建立起与社会主义市场经济相适应的档案管理体制。
1、档案管理体制
档案管理体制是指一个国家管理全部档案和国家档案管理工作的体系和制
度。它是各级各类档案行政机构与业务机构的设置、隶属关系、职权的定位、权
限的划分和组织管理方式方法等方面的总和。2我国档案管理体制主要包含两个方面的内容：一是“统一领导、分级管理”的组织原则和管理体制；二是“局馆合一”的档案领导体制。其中“统一领导、分级管理”包含着三方面的内容：（1）全国档案工作由各级党委和政府统一领导，从中央到地方建立各级档案事业行政管理机关，分级、分专业地管理全国、本地区、本专业系统的档案事务；（2）国家所有的档案按行政区域和中央条块管理体制进行分级、分类集中统一管理；（3）党政档案和党政档案工作实行统一管理“局馆合一”体制是具有中国特色的档案领导体制。“一个机构、两块牌子、履行两种职能”是根据1993年国家政治体制改革的总目标和“精简、统一、效能”的基本原则，对我国档案工作领导体制进行的重大调整。“局馆合一”体制是将档案局、档案馆合并成一个机构，同时挂档案局、档案馆两块牌子，履行档案保管利用和档案行政管理两种职能。
2. 档案管理科学化的必要性及紧迫性
（一）档案管理是机关单位管理的基础环节
档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。
（二）档案是机关单位信用管理的重要保证
档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少
的因素。
（三）档案是机关文化建设的活力源泉
机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。
3. 现行人事档案管理体制的弊端
这种管理体制使每个单位的组织人事部门都义不容辞地承担起人事档案管理的职能。这种管理体制虽然也称得上集中统一，但明显存在分散性，尤其是县
级以下机构的人事档案多方参与管理，除组织、人事等部门正管外，劳动、民政、
教育、卫生等部门也兼管人事档案，甚至具体到每个单位都管理着一部分人事档
案。再有就是各级档案行政管理部门和档案机构未将人事档案管理列入业务指导
的范围，不对人事档案履行业务指导的职能，关系比较疏远，处于分离状态，管
理人事档案的人员很少甚至根本不参与档案部门的业务活动，人事档案工作变成
游离于国家档案事业之外的孤独个体。这种家家都管人事档案的小而全的管理模式，使不具备保管条件的单位自行保管人事档案，这在一些中小型企业，特别是区街企事业单位比较普遍，十几人或者几十人的人事档案材料随便存放在办公室的文件橱里，根本谈不上“六防”等保管条件，弊端很多。
一是单位领导不重视。在人员配备、库房、经费等方面得不到保障，只能维
持“看摊守业”的状态。
二是人事档案材料真实性难以维护，一些虚假材料趁机混入档案中。
三是人事档案的实体安全存在危险，档案丢失、烧毁现象时有发生。
这种小而全、效率低的管理模式不利于人事档案工作的健康、快速发展，提
供利用的作用很难发挥。
4. 提高人事档案材料的质量
（一）强化各级领导的档案意识。
档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。
（二）提高人事档案工作人员业务素质。
档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。人事档案工作人员必须更新观念，锐意创新，改变传统的被动服务作用，做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，及时主动提供全面、准确的人事档案，为人事管理工作服务。人事档案工作人员要有较强的敬业精神，工作必须不怕麻烦，做到认真仔细，办事一定要坚持原则，严格遵守人事档案管理制度，确保人事档案工作的严肃性。
（三）补充具有个性的人事档案材料
针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。具体而言，一是反映个人全面素质的档案材料，如反映当事人身体素质、知识素质、能力素质和心理素质等方面的材料，其中有关个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容。在反映心理素质的有关内容中，应侧重反映当事人的个性、合作与团队精神、创新意识等；二是反映个人业务考绩方面的档案材料。对不同的工作岗位而言，具体业务考绩的标准应有明显不同。
（五）积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、代理等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。
5总结
总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。