论文部分内容阅读
摘 要：随着高职教育的迅速发展，高职院校应该高度重视学校的档案管理工作，尤其是要加强对招标类档案的存储和管理，努力提升高职院校招标类档案的管理水平。本文结合本学校实际，着重探讨招标档案管理规范化的重要性。
关键词：高职院校;招标档案;规范化管理
一、高职院校档案管理的重要性
高职院校的档案是高职高专院校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，蕴含着丰富的信息资源，它在学校工作中起着承前启后的作用，是整个管理工作中的重要环节，具有十分重要的保存价值。实际上，高职院校档案管理工作在提炼学校办学思想，明确办学定位，开展宣传教育，为教学水平评估提供佐证材料等方面，都发挥了重要作用。做好高职院校的档案管理工作，一方面有利于本校教职员工及时了解学校整体发展概况，为适时调整学校发展策略提供准确依据。另一方面有利于社会各方准确认定学校發展成果，为学校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好档案管理工作具有重要的现实意义。
二、高职院校招标档案管理规范化的必要性分析
随着高职教育在我国的迅猛发展，各高职院校在基本建设、教学仪器设备、生活设施、物品采购等方面的投入越来越多，资金额越来越大，在这一过程中产生了大量的招标档案，因此，加大对招标采购类档案的管理，就成为高职院校档案管理的重要组成部分，凸显了招标类档案的重要性。这是因为：
第一，招标文件资料档案是对当时招标实际情况的完整、准确、系统地反映，它是招标过程的历史见证，在必要的时候可提供原始资料，以证明招标过程的程序合法合理;
第二，为解决可能出现的产品质量、技术参数、逾期交货以及中止合同等问题纠纷、法律诉讼提供原始证据;
第三，招标档案既是历史珍贵资料，又是一部完整、优秀的专业教材，可为学校从事招标工作的同事提供大量的产品、技术信息。对同类项目的招标，它也具有类比借鉴性，对市场报价的参考，投标厂家的资料对比有利于学校对相关行业的情况有更深刻的了解，能更迅速地发现相关行业的潜在巨额利润、潜规则甚至是违标等现象;
第四，招标档案是促使招标行为规范化的重要参考，它对增强招标工作的透明度、提供公平竞争的环境、杜绝暗箱操作、防止有些人暗中钻空子、防止腐败现象的发生等提供历史参考，并能把内部牵制制度落到实处，增强招标工作的约束力和提升招标工作的管理水平。
三、高职院校招标档案管理的主要内容
招标过程中形成的各种资料都是招标活动的真实反映。完整的收录招标过程中的各项资料，是招标档案管理工作的重要内容。 每次招标结束后收录的主要招标档案内容包括：部门申请采购函件、物资请购单、招标公告、招标文件、标书出售记录及与投标方联系的往来书信、传真和投标方的联系方式等、招标货物的技术参数和要求、产生的变更、补充等书面材料、评标委员会名单、投标人签到表、投标文件与资质审核记录、现场竞标报价单、评标结果会签单、中标承诺书、合同和投标文件。 这些文件资料共按两项分类，招标档案资料和投标档案资料。招标档案资料作为一个整体性文件资料收录，好处是既保证了资料的完整性和严密性，又方便查阅;投标档案资料将中标单位的投标文件和未中标单位的投标文件分别收录在案。
四、如何做好招标类档案的科学化管理
加强对高职院校招标类档案的科学化管理，最根本的是要进一步规范档案管理，严格执行《档案法》等有关法律法规，做到科学、规范管理。
一要加强相关档案法规、制度的学习。深入持久地组织好《档案法》和《招标投标法》的学习宣传。通过学习与广泛宣传，增强档案管理意识，形成领导重视招标类档案的管理工作，自觉遵守档案管理相关规定，努力提高招标档案管理意识和法制观念，创造一个良好的招标档案工作的外部环境，形成自觉依法加强档案管理，主动为学校服务的工作氛围。
二要不断提高档案管理人员的素质。招标工作的原则和特点，要求管理招标档案人员必须具备较高的业务素质。首先要有较强的法律法规意识。招标活动本身就是依照法律法规规范运作的采购活动，这就要求招标人员必须恪守各项工作纪律，认真贯彻执行《招标投标法》、《档案法》的各项规定，坚持依法行事、依法管理。其次是增加资金投入，加快高职院校招标类档案管理的信息化进程。各类高职院校要从学校实际情况和经济能力出发，加强硬件建设，购置适当的技术设备，研究建立和充实完善档案管理信息化数据库，保证招标档案的收集、整理、归档规范完整。
三要招标类档案的管理者有较高的业务能力。招标档案管理者要加强现代化信息技术学习，不断提高素质。除了熟悉档案管理的业务知识外，还必须对招标全过程有比较充分的了解，具备较强的专业知识、计算机知识和丰富的实践经验，这样才能促进档案管理向现代化、自动化发展。
四要研究建立健全招标类档案管理的各项规章制度。按照《档案法》和有关部门档案管理工作的要求，结合学校实际情况，制定《档案保管制度》、《档案室工作制度》、《档案安全保密制度》、《档案查阅借阅制度》等相关管理制度，使招标档案工作有章可循。真正做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库管有措施、查阅有程序，从细节上保证招标类档案的科学化管理。
五要保证招标档案管理信息化。档案管理信息化是档案管理发展的必然趋势，这也为招标档案管理提出了更高的要求。做好招标档案实体管理是实现信息化管理的基础性工作，这就要求档案员在搜集和整理招标档案过程中做好相关记录以及整理工作，将每次招标的材料进行科学归档，形成实体性目录，为实现信息化管理打下良好基础。同时，要利用计算机把实体性招标档案资料目录输入计算机，在形成电子档案目录过程中，档案员要认真完成实体性目录到电子目录的转化过程，切不可出现纰漏，这样更有利于招标档案的查阅和利用。
六要加强档案管理硬件设施建设。档案管理工作首先要做的是档案保管，即采用一定的技术设备、措施和方法，对档案进行科学保管和保护，防治档案毁损，延长档案寿命，维护档案安全。必备的硬件设施设备是保证档案管理做到存放条理化、排列系统化、保管科学化的基础条件。这就需要学校结合实际需要，投入资金，加强硬件设施建设，以满足未来档案容量的需求，不断提升学校档案管理的水平和层次，推进高职院校管理招标类档案的科学化水平。
关键词：高职院校;招标档案;规范化管理
一、高职院校档案管理的重要性
高职院校的档案是高职高专院校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，蕴含着丰富的信息资源，它在学校工作中起着承前启后的作用，是整个管理工作中的重要环节，具有十分重要的保存价值。实际上，高职院校档案管理工作在提炼学校办学思想，明确办学定位，开展宣传教育，为教学水平评估提供佐证材料等方面，都发挥了重要作用。做好高职院校的档案管理工作，一方面有利于本校教职员工及时了解学校整体发展概况，为适时调整学校发展策略提供准确依据。另一方面有利于社会各方准确认定学校發展成果，为学校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，做好档案管理工作具有重要的现实意义。
二、高职院校招标档案管理规范化的必要性分析
随着高职教育在我国的迅猛发展，各高职院校在基本建设、教学仪器设备、生活设施、物品采购等方面的投入越来越多，资金额越来越大，在这一过程中产生了大量的招标档案，因此，加大对招标采购类档案的管理，就成为高职院校档案管理的重要组成部分，凸显了招标类档案的重要性。这是因为：
第一，招标文件资料档案是对当时招标实际情况的完整、准确、系统地反映，它是招标过程的历史见证，在必要的时候可提供原始资料，以证明招标过程的程序合法合理;
第二，为解决可能出现的产品质量、技术参数、逾期交货以及中止合同等问题纠纷、法律诉讼提供原始证据;
第三，招标档案既是历史珍贵资料，又是一部完整、优秀的专业教材，可为学校从事招标工作的同事提供大量的产品、技术信息。对同类项目的招标，它也具有类比借鉴性，对市场报价的参考，投标厂家的资料对比有利于学校对相关行业的情况有更深刻的了解，能更迅速地发现相关行业的潜在巨额利润、潜规则甚至是违标等现象;
第四，招标档案是促使招标行为规范化的重要参考，它对增强招标工作的透明度、提供公平竞争的环境、杜绝暗箱操作、防止有些人暗中钻空子、防止腐败现象的发生等提供历史参考，并能把内部牵制制度落到实处，增强招标工作的约束力和提升招标工作的管理水平。
三、高职院校招标档案管理的主要内容
招标过程中形成的各种资料都是招标活动的真实反映。完整的收录招标过程中的各项资料，是招标档案管理工作的重要内容。 每次招标结束后收录的主要招标档案内容包括：部门申请采购函件、物资请购单、招标公告、招标文件、标书出售记录及与投标方联系的往来书信、传真和投标方的联系方式等、招标货物的技术参数和要求、产生的变更、补充等书面材料、评标委员会名单、投标人签到表、投标文件与资质审核记录、现场竞标报价单、评标结果会签单、中标承诺书、合同和投标文件。 这些文件资料共按两项分类，招标档案资料和投标档案资料。招标档案资料作为一个整体性文件资料收录，好处是既保证了资料的完整性和严密性，又方便查阅;投标档案资料将中标单位的投标文件和未中标单位的投标文件分别收录在案。
四、如何做好招标类档案的科学化管理
加强对高职院校招标类档案的科学化管理，最根本的是要进一步规范档案管理，严格执行《档案法》等有关法律法规，做到科学、规范管理。
一要加强相关档案法规、制度的学习。深入持久地组织好《档案法》和《招标投标法》的学习宣传。通过学习与广泛宣传，增强档案管理意识，形成领导重视招标类档案的管理工作，自觉遵守档案管理相关规定，努力提高招标档案管理意识和法制观念，创造一个良好的招标档案工作的外部环境，形成自觉依法加强档案管理，主动为学校服务的工作氛围。
二要不断提高档案管理人员的素质。招标工作的原则和特点，要求管理招标档案人员必须具备较高的业务素质。首先要有较强的法律法规意识。招标活动本身就是依照法律法规规范运作的采购活动，这就要求招标人员必须恪守各项工作纪律，认真贯彻执行《招标投标法》、《档案法》的各项规定，坚持依法行事、依法管理。其次是增加资金投入，加快高职院校招标类档案管理的信息化进程。各类高职院校要从学校实际情况和经济能力出发，加强硬件建设，购置适当的技术设备，研究建立和充实完善档案管理信息化数据库，保证招标档案的收集、整理、归档规范完整。
三要招标类档案的管理者有较高的业务能力。招标档案管理者要加强现代化信息技术学习，不断提高素质。除了熟悉档案管理的业务知识外，还必须对招标全过程有比较充分的了解，具备较强的专业知识、计算机知识和丰富的实践经验，这样才能促进档案管理向现代化、自动化发展。
四要研究建立健全招标类档案管理的各项规章制度。按照《档案法》和有关部门档案管理工作的要求，结合学校实际情况，制定《档案保管制度》、《档案室工作制度》、《档案安全保密制度》、《档案查阅借阅制度》等相关管理制度，使招标档案工作有章可循。真正做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库管有措施、查阅有程序，从细节上保证招标类档案的科学化管理。
五要保证招标档案管理信息化。档案管理信息化是档案管理发展的必然趋势，这也为招标档案管理提出了更高的要求。做好招标档案实体管理是实现信息化管理的基础性工作，这就要求档案员在搜集和整理招标档案过程中做好相关记录以及整理工作，将每次招标的材料进行科学归档，形成实体性目录，为实现信息化管理打下良好基础。同时，要利用计算机把实体性招标档案资料目录输入计算机，在形成电子档案目录过程中，档案员要认真完成实体性目录到电子目录的转化过程，切不可出现纰漏，这样更有利于招标档案的查阅和利用。
六要加强档案管理硬件设施建设。档案管理工作首先要做的是档案保管，即采用一定的技术设备、措施和方法，对档案进行科学保管和保护，防治档案毁损，延长档案寿命，维护档案安全。必备的硬件设施设备是保证档案管理做到存放条理化、排列系统化、保管科学化的基础条件。这就需要学校结合实际需要，投入资金，加强硬件设施建设，以满足未来档案容量的需求，不断提升学校档案管理的水平和层次，推进高职院校管理招标类档案的科学化水平。