废旧物资管理工作的探讨

来源 :城市建设理论研究 | 被引量 : 0次 | 上传用户:dgqshwf
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  【摘 要】本文笔者结合自己多年的电力废旧物资管理经验,探讨了如何开展好废旧物资的管理,期望能给同行有所借鉴。
   废旧物资管理目前仍是供电企业资产管理的薄弱环节,加强废旧物资的管理,有助于提高资金利用率,有助于降低财务风险,有助于企业的正常生产和经营,有助于国有资产的保全。完善废旧物资管理制度、强化废旧物资管理流程、落实废旧物资管理部门的责任、完善废旧物资管理手段、加强废旧物资管理的效能检查,是做好废旧物资管理的基础。 【关键词】 废旧物资;探讨 废旧物资是指在电力建设、大修技改工程中以及日常生产工作中,经淘汰或更换下来的设备、材料等物资。废旧物资包括报废物资和利旧物资。报废物资指由于逾龄使用、技术落后或严重损坏等原因,经技术鉴定后须报废的物资。利旧物资指由于各种原因需拆除,但经整理、修复、保养后可再次使用的物资。当前,经济安全是电力企业现代管理的重要课题 ,也是电力企业正常生产经营的重要保障,开展废旧物资管理工作是企业确保资产安全、经济安全、人员安全的重要措施。为此管理人员应将废旧物资回收纳入工作的重点,这样有利于提高资金利用率;有利于国有资产的保值增值,杜绝腐败现象,对于企业的增效有重大的经济效益。
   一、供电企业废旧物资管理存在的问题从目前供电企业的情况来看,废旧物资的管理手段和方式落后,管理水平不高,存在的问题主要有: (一)企业对废旧物资管理的重视程度不够 废旧物资管理处在资产管理的末端环节,无论是在理论研究上还是在现实操作中,都没有得到应有的重视,没有形成闭环管理,是企业管理上的弱项。
   (二)废旧物资管理手段落后,管理职责不清,管理机制尚不健全 未建立有效运作的废旧物资管理信息系统,信息不畅、责任不明、考核未能落到实处。对废旧物资的流失没有考核制度,没有量化到具体责任部门和责任人。 (三)废旧物资管理部门间沟通协调不够 作为价值管理的财务部门和实施实物管理的生产部门、使用部门、物资管理部门之间协调、沟通不够,账实脱节,对原始资产记录不详细账实不符。 (四)废旧物资的统计分析存在一定缺失,台账记录不全未按规定进行年末资产使用寿命和价值的分析与统计,不了解即将形成废旧物资的存在情况。有关部门未完全建立起废旧物资管理台账,财务部没有建立废旧物资备查账,没有进行必要的会计核算。 (五)废旧物资管理监督、检查力度不够 因电力企业属于技术密集型行业,基建、技改、大修等工作量大,设备、材料更换频繁,废旧物资的上报、收集、鉴定、入库和处置由生产使用部门和物资管理部门分段管理,审计部门和财务部门的监督只是对流程表面的监督,起不到对废旧物资形成、鉴定、回收、处置全过程监督的效果。这种弱势监督在很大程度上有悖于管理和内部控制的要求。
   (六)废旧物资退库时信息记录不全
   一些工程项目废旧物资退库时未办理审批手续,由施工队下临时聘用的员工办理,由于临时聘用员工对所施工的工程项目名称不清楚,以致于工程项目描述不清,退库物资规格、型号填写不完整。二、加强废旧物资管理的必要性 (一)加强废旧物资管理是电网企业面临形势的要求 近年来,供电企业为了适应经济发展,建立坚强电网、智能电网需要,电网建设投入巨大,资产规模大幅度增加,由于资产折旧、财务费用、电价政策等多种因素影响,使电网企业面临前所未有的经营压力。在这一形势下,如何控制投资成本、加强资产管理是我们面临的重要课题,废旧物资的管理与企业的提高经济效益、控制投资成本息息相关,加强废旧物资管理是目前十分迫切的重要工作。 (二)加强废旧物资管理是企业精益化管理的需要 精益化管理的主要体现就是科学决策,设备更换决策的正确与否,对资金的使用效益有着较大的影响,供电企业每年的基本建设、更新改造、生产大修任务重,投入的资金量大,如果准备更换的资产没有详细基础数据资料(如原购买的时间、制造厂商、规格型号、单价、金额等)就会影响管理层的决策水平,难免造成不必要的损失和浪费;对废旧物资不能进行科学的鉴定,势必影响废旧物资再利用的效果,形成新购物资的增加,造成浪费;对回收的物资管理不善,心中无数,就会造成物资的盲目采购,带来库存物资的积压和资金的无效占用。这对财务杠杆系数较高的供电公司而言,是十分危险的。 (三)加强废旧物资管理是保证公司资金安全,保证国有资产保值增值的需要 废旧物资回收完整与否,直接影响企业的财务安全,如果疏于管理,就会造成废旧物资的流失。从目前调查的情况来看,废旧物资的流失还是较为严重的,价值较高、体积较小的设备材料流失更为严重。比如更换的开关如果不及时回收就可能造成机构和变压器油的丢失,大大降低回收意义,所以必须做到废旧物资及时完整的回收,才能减少损失。 (四)加强废旧物资管理是加速资金回笼,提高资金使用效率的需要 收回的废旧物资要及时采用“公平、公正、公开和诚实信用”的原则,及时组织处置,通过拍卖等形式出售废旧物资,加速资金回笼,把资金投入到企业的日常生产经营活动中,减少融资力度,降低财务费用,同时能在一定程度上降低企业的资产负债率。 (五)加强废旧物资管理是企业节能降耗,提高经济效益的需要 对废旧物资进行科学合理的鉴定,提高废旧物资的再利用水平,可以减少不必要的重复采购,促进企业节能降耗,提高经济效益。三、加强废旧物资管理的对策根据本人多年从事物资工作的体会,废旧物资的管理是供电企业管理的一个难点。首先,废旧物资的管理牵涉到固定资产、低值易耗品、材料和工程物资等实物资产的管理。其次,废旧物资的管理牵涉到不少相关部门的利益,部门阻力成为废旧物资管理的一个巨大障碍。站在明确责任和规范流程的角度上,针对上述现实中的问题,笔者认为可从以下方面进行探索: (一)转变观念,提高认识,高度重视废旧物资管理工作供电企业要以提高对废旧物资管理的认识为突破口,积极宣传废旧物资管理工作的重要性,努力扭转员工,特别是基层职工的观念,使员工认识到加强废旧物资管理的重要性。要制定废旧物资回收考核管理办法等制度,以制度约束行为,理顺管理流程。
   (二)加强基础数据管理,2008年起福建电网的ERP系统,在期初设备模块的基础数据收集时,应将所有资产清单做实、做细为今后资产查询提供真实的依据。同时对所有新建、扩建、技改、抢修所增加的设备、材料应实时在原资产设备上增加,退下来的设备、材料也应实时在原资产设备上进行相应的报废。只有将前端系统数据做实做细(如设备购入时间、厂家、单价、数量),才能为今后物资报废、利旧提供依据。
   (三)引入废旧物资管理系统进行闭环把控
   废旧物资管理应有一系列的闭环管理,如单位有条件应设置废旧物资管理软件。总体来看固定资产报废程序比较规范,但是对于工程项目退下来的废旧物资监督力度不够,没有在源头上对废旧物资进行把控。建议在工程设计时就应对原资产进行现场勘查配合ERP系统中的数据资料,核定此工程退下的设备、材料。资产所属部门应审核废旧物资清单,在工程项目施工招标时应将拆卸、搬运废旧物资费用列入施工费用中。
   (四)成立组织、加强协作,进一步明确管理部门的职责 供电企业应成立以主管领导为组长,各相关职能部门和单位负责人参加的废旧物资管理领导小组,负责企业废旧物资全面管理,协调管理工作中的关系,理顺管理流程,明确各职能部门职责,加强各环节界点的管理。各职能部门和单位要认真履行以下职责,切实做好部门间的协调。 1.生产部是废旧物资的技术鉴定和废旧物资实物管理部门。负责废旧物资的技术鉴定工作;负责办理归口管理固定资产報废手续审批;对有利用价值的废旧物资提出处置建议,负责组织制定废旧物资处置方案;及时通知物资管理部门进行回收;负责对废旧物资实物的回收、保管、处置全过程的完整性进行监督管理。 2.营销部是配网资产废旧物资实物管理部门。负责向生产部提交配网资产废旧物资的报废申请,并及时通知物资管理部门进行回收。 3.物资管理部门是公司废旧物资回收、保管部门。负责废旧物资回收工作;对回收后的废旧物资的完整性负责,建立废旧物资出入库台账及废旧物资的实物保管工作,要保证收回的废旧物资的完整,在公司统一处置之前不得私自拆卸设备,不得私自处置。
   4.财务部是废旧物资回收的价值管理部门。要建立废旧物资核算台账;负责办理固定资产报废手续审批,督促生技部、营销部、资产实物管理单位对所归口管理固定资产报废手续审批,根据省公司规定的审批权限,负责向省公司上报审批手续;负责废旧材料报废手续审批;负责废旧物资的价款回收、会计核算和账务处理。 5.单位各实物资产使用单位是废旧物资直接管理单位,在所保管使用的资产、材料及工程物资符合报废处置条件时,要及时向生产部提出报废申请。同时各实物资产使用单位,对物资管理部门回收前的实物资产的完整性负责,要保证废旧物资的完整,在物资管理部门回收之前不得私自拆卸设备,不得私自处置。废旧物资需要拆件作为备件使用的,必须经生产部鉴定批准,并到生产部办理拆除设备备件的相关手续。对不易移动和暂时存放变电站内的设备,负责代为保管。 6.监察部、审计部负责对废旧物资的回收和处理工作进行全过程监督检查,负责组织废旧物资效能检查。 (四)规范流程、突出责任,切实做好废旧物资的回收、保管和处置工作 1.强化废旧物资的审批、回收和保管工作。根据基本建设、更新改造、生产大修等年度工作计划,编制废旧物资拆除计划,施工前必须将废旧物资拆除计划通知有关部门、单位;物资管理部门严格按照计划及时进行回收;生产部、财务部、物资管理部门、实物管理部门必须建立相应的台账。真正做到废旧物资退出有计划,入库有手续,记录有台账。 2.遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的处置原则,做好废旧物资的出售工作。废旧物资出售原则上要采用公开拍卖、竞价的形式,出售给有资质的废旧物资回收公司,要遵循“公开、公平、公正和诚实信用”的处置原则。 采取灵活多样的方式对废旧物资进行处置,有些更换下来的废旧物资地点较为偏远,且不易移动,如果搬回入库,所需成本比处置价值还要大;有些更换下来的废旧物资较小,归集起来有一定难度,且容易丢失。供电企业要根据实际情况,采用灵活的方式进行处置,如在现场进行拍卖、竞价,对于少量的废旧物资,及时卖出,将价值及时回收。总之,要针对特殊的情况,采用适当的办法,保证废旧物资更多地进行回收。 3.切实加强废旧物资的财务管理。财务部门是废旧物资的价值管理部门,也是众多流程的衔接部门。因此财务部门应做好以下工作: (1)实物资产直接管理单位将废旧物资的报废审批表、鉴定结果等资料送交财务部,并将相关批准文件复印件和废旧物资实物移交物資管理部门;物资管理部门根据相关批准文件复印件核对入库废旧物资品名、规格、型号及数量,出具入库单,登记废旧物资台账。
   (2)废旧物资出售时,物资管理部门根据废旧物资台账和相关批准文件办理出库,出具出库单,调整废旧物资台账,并及时将出库单送交财务部门,财务部门作废旧物资的账务处理。 (3)财务部门根据收到款项、有关发票或收据存根、废旧物资出库单,及时进行会计核算。 (4)财务部、生产部应定期与物资管理部门核对盘点废旧物资情况,做到账实相符,物资管理部门按照统一、集中、快速原则,及时处置废旧物资,降低库存,减少损失,提高经济效益。 (5)废旧物资回收费用包含在施工费用,不能以料用抵工。
   许多工程施工队伍为了减少废旧物资回收费用如人工费、运输费,常常是以部分废旧物资抵废旧物资回收费用。实际上在施工队伍在进行工程项目投标时工程项目单位就应把废旧物资回收费用包含在工程施工费用中进行招投标。
   4.努力提高废旧物资再利用水平。废旧物资的再利用,是废旧物资管理的最有效途径。供电企业要加大对废旧物资的鉴定工作,在满足技术要求、确保电网安全的前提下,尽可能地发挥废旧物资的作用,降低成本,提高效益。 (1)制定废旧物资鉴定标准,落实管理部门责任。 (2)管理过程控制,扎实开展废旧物资再利用工作。 (3)加强废旧物资保管,确保可利用设备健康状态。 (4)加大折旧设备综合利用分析,进一步提升利用水平。 5.认真开展废旧物资管理效能检查。效能检查是对管理工作的再管理,监督工作的再监督。效能检查的内容要涵盖废旧物资管理的各个环节、各项内容,包括废旧物资管理制度的建设和执行情况;废旧物资的鉴定、回收、保管、再利用情况;废旧物资的出售、处置的管理情况;废旧物资处理款项的回收管理情况。开展废旧物资管理的效能检查,能够进一步规范废旧物资管理基础工作,规范废旧物资管理鉴定、回收、保管、评估、处置、再利用等各环节的流程,严肃查处废旧物资管理中的违法违纪行为,防止资产流失和不正当交易,提高废旧物资管理的整体水平。
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