据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封。笔者从事传媒工作，几年下来，邮箱内也有了上千封电子邮件。每天处理很多的邮件，而邮件格式不规范，影响处理信息的效率。比如，有的邮件不写主题、有的邮件主题与内容不符、有的邮件正文设置不自动换行等，对收件人阅读邮件造成障碍，浪费时间。在企业管理中，电子邮箱是必不可少的通讯工具，而建设简单、务实、高效的电子邮件文化，提升信息处理速度是非常必要的。
　　电子邮件文化，就是要规范使用电子邮件格式，提倡电子邮件文化礼仪，以提高处理邮件效率，节省时间为目的。网络使人沟通快捷，写电子邮件时则应慢下来，想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心，揖让进退之态自然见于字里行间，而且显得更彬彬有礼。电子邮件除正文继承传统书信规范外，主要有两点需要规范：
　　
　　电子邮件的主题设置
　　
　　收件人看到电子邮件的第一信息来自邮件主题。通过主题能让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。主题设置的好坏直接影响收件人的阅读效率，因此要做到“四忌一约定”。
　　一忌空。一封不写主题的邮件，是非常失礼的一件事情，就像一个小朋友冒失上门而不通名报姓一样，让收件人摸不到头绪；
　　二忌长。主题字数太长，正文的中心思想是说明白了，但现有电子邮箱不支持长名，遇到长名主题，网站系统会以这样“……”省略符号代替，收件人看不明白，发送人也是白辛苦；
　　三忌多。一封信尽可能只设置一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于收件人日后整理信息。例如有三份稿件要寄往杂志社，我会分三次发送稿件及图片，这样便于编辑室查询；
　　四忌特。主题上不要使用收件人看不懂的符号，或是随便就用“特”、“急”、“紧急”之类的字眼。
　　对于企业、团队或经常通信的朋友可以做一个约定——使用特定语句来写明主题，更能提升处理信息的速度。这里试举一例，如约定企业内部发送邮件时，主题前要加上部门名称后再说明正文主题，“X部门——关于XXX”。对通信内容进行分类，进一步约定主题词“会议”、“总结”等，这样主题就可写成“X部门——会议——关于XXX”。使收件人一目了然，利于信息管理，也便于以后查询。
　　再如正文内容简单，一句话就能在主题中说明白，也可约定一个结束符号，缀于主题后结尾，已告明收件人：可以不打开邮件，内容在主题中已说明了。这样就可以节约收件人的时间，提高处理信息速度。
　　总之主题设置要简单、扼要、明了、易懂。
　　
　　电子邮件的回复、转发、抄送
　　
　　电子邮箱有很多实用的功能，方便使用者。自动回复就是这样，可以使收件人不用重新输入邮箱地址，就可快速处理邮件。如果你正在出差或休假，当然应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。但有很多人在日常工作中，把邮箱设置成自动回复，虽然能起到及时回复信息的作用，但也在不知不觉中给别人的邮箱增加了负担。应该慎用邮箱的自动回复功能，在回复邮件时应遵循五项原则：
　　一是根据回复内容需要更改标题，不要RE（在回复邮件主题前的标记，大多为邮箱系统自行填加的，可更改）。当就同一问题多次回复讨论时，你RE来，他RE去，来回三四次后，这个主题一定成了RE：RE：RE：……，邮件越RE越高，导致邮件过于冗长笨拙而不方便阅读。这时应当对之前讨论的结果进行小结，突出有用信息。或是干脆就拿起电话沟通。每种沟通方式都各有利弊，用电子邮件三四次说不明白的事情，最好更改沟通方式。
　　二是回复邮件内容简单也要讲究完整性。有的人在回复邮件时，光写上“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼。如果收件人很忙或事隔多日，收件人不会很快清楚你是因为什么事情回复信息。我建议把需要回复事件简述一遍，再说自己处理此事的结果，这样就能使收件人获得完整信息。越简单的事情越要做好，更能体现一个人的职业素养。
　　三是回复要有针对性。认真阅读邮件，当回复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，进行必要的阐述，让对方一次性理解。避免再反复交流，浪费资源。
　　四是转发邮件要谨慎。对转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理。
　　五是正确使用抄送。只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如，按部门排列，按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象，也使信息收件人方便阅读、处理信息。
　　(责任编辑：郝幸田)