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随着市场经济的逐步发展,电力企业逐步成为自主开发.自我发展的经济实体。在新时期市场竞争日趋激烈的形势下,电力企业要发展、要壮大、要参与激烈的市场竞争,就必需要获得比以往更多更准确的信息,准确的信息会为企业领导人提供准确的决策依据。此时,档案工作的价值在企业的发展过程中就会越来越明显了,技术档案管理及利用尤其重要,充分利用技术档案会给企业带来巨大的利益。
一、技術档案的形成
电厂的技术档案是电厂生产活动及其成果的真实描述和记载,其包括了各种载体和文字、图表、照片等,这些是为生产活动的客观需要而有目的地编制和形成的,它是一个电厂基本建设、生产过程、技术革新及引进先进技术等活动的历史记录和真实反映;是技术储备的一种形式;是企业发展的重要依据。随着科学技术的进步和发展,电厂技术改造及扩大再生产的复杂性与难度越来越大,一项新项目及技术改造往往要经历撰写立项、可行性报告、报告审批、签订协议书等才能开始实施。随着工作的逐步深入又形成了一系列的原始记录,这些记录是具有很重要的价值的,这些记录是今后企业的发展与进步离不开的技术信息, 因其具有专业性强、技术含量高、利用率高的特点。技术档案是生产活动的实践过程中的真实汇录,是今后企业技改及扩大再生产的有力凭证及参考。因此我们必须充分认识技术资料归档的重要性,严格执行技术资料归档的范围及正视及逐步解决技术资料归档工作中存在的一系列问题,不断的提高档案管理水平。
二、技术资料的收集、整理及编制
企业的每一项工程,每一次技术改造,每一个项目的实施,档案管理人员都要在从立项开始直至工程竣工及时地向各部门收取资料并做整理。当新开箱的设备在开箱时,档案管理人员一定要参加及时获取第一手资料。完整的归档资料要尽可能做到有头有尾,时间地点、数据、意见、备考表等要素要基本完整。对于形成周期长的资料要完整,做到有始有终,要优化适量、注重实效。技术档案的形成、积累、收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、编号、入库等环节要制定出一个全面的管理流程,使技术档案的管理各环节有效地连接起来,尽显档案价值。技术档案集中管理、规范管理立卷过程,立卷包括组卷和编目(每一个案卷编写页号及填写三种立卷用表,即卷内目录、备考表、案卷封面)两个过程中要按着案卷封面档号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷;卷内目录(需填写一式多份,用于立卷、移交目录册等,卷内目录应排列在卷内文件之首),备考表(标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)),以及立卷单位对案卷情况的说明,卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后顺序进行组卷,卷内目录与实际整理的资料要相符,还应建立一套科学实用的检索工具。根据范围、项目、专业、分项与时间、年代相结合的原则建立索引等,这样方便查找与借阅,在使用中还避免了项目及专业的混乱与时间、年代的错误。
三、技术档案的信息化管理
档案的管理方式不能单一化,也要纳入到信息化管理中。科学管理手段,对电子文件的形成和管理要严要求,对一些符合高科技发展的技术档案形成电子文件管理,使技术档案在查准率及阅读率方面得到最大提高,技术档案信息管理的提高能增强技术档案进一步开发利用效率。电子文件管理的规范化管理使技术档案的查准率及阅读速度得到很大提高,在提高工作效率的同时又能使技术档案管理工作适应今后企业的发展需要。信息化管理一般是电厂局域网等。计算机网络技术逐步形成效率管理和开发利用档案信息资源的网络平台,同时满足档案管理人员及技术人员对科技档案管理的需求,电子档案的信息要安全,要制定防范计算机病毒的措施。
四、技术档案的利用
档案管理工作将随着企业的腾飞而被充分利用。电厂档案管理人员应当熟悉电力企业的科技档案业务,要认真学习深刻领会和掌握电力企业档案行业的执行标准,树立高度的工作责任心。做好档案数据的记录工作,不断提高理论水平及业务素质,使工作做得更出色,档案管理人员要结合自身的工作特点挖掘深层潜在的有价值的信息,以便更好地提供利用发挥档案的深层价值,要定期与相关部门进行沟通,对于失去保存价值的档案要履行一定的手续予以销毁。档案管理要从被动转为主动服务,充分合理化地去利用档案的资源优势起到充分转化作用,满足电力发展需求。 摸索出一套高效实用的分项借阅制度来满足各专业人员对档案资料的需求。借阅手续要齐全。有些只能在室内看的原始资料不能借出,加强保密。档案装具设备要防虫蛀,防潮,防盗。档案管理工作者不但要做好借阅工作,还要做好第二级第三级服务。在科学利用档案及技术信息内容的基础上,有针对技术人员的需要提供知识、信息。这样会给专业技术人员节约借阅和阅读时间。总之做好技术档案和技术资料的管理工作,要业务能力强,具有良好的职业道德和敬业精神。技术档案管理人员的责任心,耐心、经验及专长是保存好技术档案,提高档案卷宗的质量保障,提高档案寿命充分利用档案是档案资料人员的神圣职责。
总之,技术档案管理及利用是一项复杂的系统工程,管理人员的素质在信息资源充分转化利用、合理利用档案资源的优势方面起举足轻重的作用。建立监督审察机制,防止技术档案的流失和损坏是不可忽视的。否则,珍贵的历史资料的流失和损坏对企业都将造成巨大的损失。
参考文献:
[1]崔杰.浅谈科技档案在广电企业发展中存在的问题及解决问题的建议.昆明市档案局馆网站.
[2]科技档案管理制度,德林人才网.
一、技術档案的形成
电厂的技术档案是电厂生产活动及其成果的真实描述和记载,其包括了各种载体和文字、图表、照片等,这些是为生产活动的客观需要而有目的地编制和形成的,它是一个电厂基本建设、生产过程、技术革新及引进先进技术等活动的历史记录和真实反映;是技术储备的一种形式;是企业发展的重要依据。随着科学技术的进步和发展,电厂技术改造及扩大再生产的复杂性与难度越来越大,一项新项目及技术改造往往要经历撰写立项、可行性报告、报告审批、签订协议书等才能开始实施。随着工作的逐步深入又形成了一系列的原始记录,这些记录是具有很重要的价值的,这些记录是今后企业的发展与进步离不开的技术信息, 因其具有专业性强、技术含量高、利用率高的特点。技术档案是生产活动的实践过程中的真实汇录,是今后企业技改及扩大再生产的有力凭证及参考。因此我们必须充分认识技术资料归档的重要性,严格执行技术资料归档的范围及正视及逐步解决技术资料归档工作中存在的一系列问题,不断的提高档案管理水平。
二、技术资料的收集、整理及编制
企业的每一项工程,每一次技术改造,每一个项目的实施,档案管理人员都要在从立项开始直至工程竣工及时地向各部门收取资料并做整理。当新开箱的设备在开箱时,档案管理人员一定要参加及时获取第一手资料。完整的归档资料要尽可能做到有头有尾,时间地点、数据、意见、备考表等要素要基本完整。对于形成周期长的资料要完整,做到有始有终,要优化适量、注重实效。技术档案的形成、积累、收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、编号、入库等环节要制定出一个全面的管理流程,使技术档案的管理各环节有效地连接起来,尽显档案价值。技术档案集中管理、规范管理立卷过程,立卷包括组卷和编目(每一个案卷编写页号及填写三种立卷用表,即卷内目录、备考表、案卷封面)两个过程中要按着案卷封面档号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷;卷内目录(需填写一式多份,用于立卷、移交目录册等,卷内目录应排列在卷内文件之首),备考表(标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)),以及立卷单位对案卷情况的说明,卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后顺序进行组卷,卷内目录与实际整理的资料要相符,还应建立一套科学实用的检索工具。根据范围、项目、专业、分项与时间、年代相结合的原则建立索引等,这样方便查找与借阅,在使用中还避免了项目及专业的混乱与时间、年代的错误。
三、技术档案的信息化管理
档案的管理方式不能单一化,也要纳入到信息化管理中。科学管理手段,对电子文件的形成和管理要严要求,对一些符合高科技发展的技术档案形成电子文件管理,使技术档案在查准率及阅读率方面得到最大提高,技术档案信息管理的提高能增强技术档案进一步开发利用效率。电子文件管理的规范化管理使技术档案的查准率及阅读速度得到很大提高,在提高工作效率的同时又能使技术档案管理工作适应今后企业的发展需要。信息化管理一般是电厂局域网等。计算机网络技术逐步形成效率管理和开发利用档案信息资源的网络平台,同时满足档案管理人员及技术人员对科技档案管理的需求,电子档案的信息要安全,要制定防范计算机病毒的措施。
四、技术档案的利用
档案管理工作将随着企业的腾飞而被充分利用。电厂档案管理人员应当熟悉电力企业的科技档案业务,要认真学习深刻领会和掌握电力企业档案行业的执行标准,树立高度的工作责任心。做好档案数据的记录工作,不断提高理论水平及业务素质,使工作做得更出色,档案管理人员要结合自身的工作特点挖掘深层潜在的有价值的信息,以便更好地提供利用发挥档案的深层价值,要定期与相关部门进行沟通,对于失去保存价值的档案要履行一定的手续予以销毁。档案管理要从被动转为主动服务,充分合理化地去利用档案的资源优势起到充分转化作用,满足电力发展需求。 摸索出一套高效实用的分项借阅制度来满足各专业人员对档案资料的需求。借阅手续要齐全。有些只能在室内看的原始资料不能借出,加强保密。档案装具设备要防虫蛀,防潮,防盗。档案管理工作者不但要做好借阅工作,还要做好第二级第三级服务。在科学利用档案及技术信息内容的基础上,有针对技术人员的需要提供知识、信息。这样会给专业技术人员节约借阅和阅读时间。总之做好技术档案和技术资料的管理工作,要业务能力强,具有良好的职业道德和敬业精神。技术档案管理人员的责任心,耐心、经验及专长是保存好技术档案,提高档案卷宗的质量保障,提高档案寿命充分利用档案是档案资料人员的神圣职责。
总之,技术档案管理及利用是一项复杂的系统工程,管理人员的素质在信息资源充分转化利用、合理利用档案资源的优势方面起举足轻重的作用。建立监督审察机制,防止技术档案的流失和损坏是不可忽视的。否则,珍贵的历史资料的流失和损坏对企业都将造成巨大的损失。
参考文献:
[1]崔杰.浅谈科技档案在广电企业发展中存在的问题及解决问题的建议.昆明市档案局馆网站.
[2]科技档案管理制度,德林人才网.