论文部分内容阅读
摘 要：本文通过分析国内电力企业行政事务督办管理的现状，针对企业的改革发展需求，积极探索提升企业行政管理效能的途径，通过建立电子化流程优化公司行政事务督查督办管理，并利用质量管理PDCA理论制定、检验和提升电子化流程的功能，从而更好地发挥行政办公过程中电子化流程的优势，达到规范工作流程、强化过程控制、提高行政效率和节约管理成本的目的。
关键词：电子化流程 行政管理 督办 效能
为更好的发挥“参谋部”的综合协调作用，切实履行好行政事务督察督办职能，公司办秘書科团队以提高工作效率、降低管理成本为目标，通过引入PDCA管理理念，开发、投用新的电子信息化平台，优化了公司行政事务督查督办管理工作，缩短了工作流程，提升了督办效果，保障了公司行政管理体系的高效运作，为更好地服务公司总经理部、各专业处室提供了基础条件，有效促进公司行政管理工作的开展，收获了可观的效益和无形价值。
一、实施背景
被誉为“科学管理之父”的美国管理学家雷德里克·温斯洛·泰勒（Frederick.Winslow.Taylor）在1911年的著作《科学管理原理》中提出“作业管理”的理论，即：制定科学的工艺流程，使机器、设备、工艺、工具、材料、工作环境尽量标准化，用科学管理替代传统的经验管理，才是实现最高工作效率的手段。开创了“运用知识来研究工作流程的先河”。通过对电子化流程的构建、优化和科学管理，有效进行资源整合，将公司不同部门、不同职责、不同专业的工作和人员串联起来，消除部门壁垒，理顺工作流程，降低成本费用，提高管理效率，实现企业的有序、高效运作。
PDCA循环经实践检验是现代管理中按照一定的工作程序来解决生产、管理、质量、文化等方面所发生问题的有效方法，不仅在质量管理工作中可以运用，同样也适合于其他各项管理工作。目前，PDCA循环在生产管理、绩效管理等方面已经取得了众多实践成果，在行政管理方面虽有所运用，但未形成完整的管理体系。行政事务督办工作是行政管理中的重要环节，是保证公司政令畅通的有效手段，也是公司总经理部管理活动的重要辅助。督察督办工作的成效直接关系到上级单位重大决策和发展战略能否顺利传达实施，关系到公司中心工作和总经理部的重要部署能否及时贯彻落实。在公司行政事务督办系统的开发过程中，秘书科团队尝试运用质量管理PDCA循环理念，实施“计划-实施-验证-总结”全闭环管理，通过该电子化信息系统的成功投用，固化了行政事务督办管理流程和标准，极大提升了公司行政事务督办管理的效率。
二、成果内涵
1.采取科学的工作方法，以全新的管理理念指导实际工作。面对公司的改革发展中不断出现的管理需求，秘书科团队积极探索电子化流程提升企业行政管理效能的途径，利用质量管理PDCA理论，严格按照Plan计划（现状调查、原因分析、制定目标、制定对策）、Do执行（对策实施）、Check验证（效果分析）、Action总结（巩固措施、总结提高）等四个阶段8个步骤，制定、检验和提升电子化流程的功能，从而更好地发挥行政办公过程中电子化流程的优势，达到规范工作流程、强化过程控制、提高行政效率和节约管理成本的目的。
2.充分调研、找准短板，切实提升公司行政管理效能。在电子化管理流程建立前期对项目进行全方位的调研分析，设定达成目标，在开发过程中结合实际需要，制定满足公司工作特点和发展方向的电子化流程，经过实践检验后通过制度和管理规范形成工作标准，不断推动工作水平的提高，满足公司行政管理的新需求，逐步实现管理标准化、程序化和规范化，随着管理的持续改进，最终实现精益化的管理目标。
三、主要做法
1.现状调查。
1.1改进前的行政事务督办情况。我们结合工作实际情况，根据不同的会议特性，将所有公司级会议进行分级管理。其中，针对公司执行董事会、总经理办公会、党委会、党政联席会四个会议，会后由公司办跟会秘书在会后24小时内完成会议纪要的编写工作，并在ECM（企业内容管理）系统中通过相关流程审批发布，同时根据纪要内容，编制“议定事项通知单”发送会议议定事项至相关处室，责任处室根据会议要求执行和落实相关工作，在任务办结时间截止前将任务完成情况填入“议定事项通知单“B联后返回公司办，该项任务方可关闭。针对总经理例会、公司月度例会和公司其他重要专题会议，会后由跟会秘书编制“总经理例会事项记录表”，邮件发送参会领导，同时录入“议定事项跟踪督办表”，由对口秘书负责任务的跟踪督办，直至任务最终关闭。
1.2存在的主要问题。部分议定事项短时期之内无法办结（办理期限较长），在此过程中如果有人员调动或者工作职责转移，就难免会产生职责不清晰和相互推诿的现象；同时，也存在经办责任人推进不及时，秘书督办力度不够等情况。经统计，自公司2014年1月实体化运作以来，截至2014年8月底，公司办共督办各类行政事项186条，已关闭157条（其中，按期关闭149条，延期关闭8条），按期执行中13条（属于中长期计划的3条），延期执行中15条，取消1条，总体完成率为90.75%（按期关闭率为86.13%），到期未完成的事项仍占到9.2%。在公司级会议上形成总经理部议定事项固然是行政督办工作的重点， 但实际工作中， 同样存在需要及时处理的行政督办事务，例如：公司领导在管理巡视过程中发现的需要整改落实的事项，总经理信箱收集到的合理化建议被公司领导批示要求解决的事项，上级单位下达的重要指示经公司领导批示需要贯彻执行的事项等，在一定程度上没有明确被纳入督办范围。总经理部议定事项在形成纪要或记录表后，下达到相关责任处室一般需要1-2个工作日（会议结束24小时以内跟会秘书需形成纪要或记录表，经主持会议领导审批后，将议定事项下发至责任处室），经处室负责人落实最终责任人，由各领域对口秘书负责跟踪督办。在此过程中如果遇到问题需要逐级反馈，督办秘书无法实时跟踪事项的进展情况，这是造成部分任务拖延和搁置的一个重要原因。 2.原因分析。我们采用公司范围内问卷调查，科室内部头脑风暴等方法，针对“当前行政事务督办存在总体关闭率和到期关闭率有待提升”这一问题进行了研讨，认为主要原因在于督办事项的进展和实施效果，不能通过有效方式及时、准确反馈至上级负责人，不利于对项目实施闭环管控；各领域对口秘书的督办职责和工作权限应进一步规范；传统的督办工作的范围还需要进一步扩大，没有形成全方位督办机制。
在此基础上，对2014年1月1日至8月31日以来公司总经理办公会、总经理例会形成的186条议定事项完成情况进行了认真梳理，在已经关闭的157条中有8条延期关闭，截止8月31日，仍有16条事项在延期执行过程中，其中3条已经办理过1次延期，1条办理过2次延期。在对办理延期的有24条事项，尤其是重复办理延期的4条事项进行深入分析后，可得出造成总经理部议定事项按期关闭率不理想的具体原因依次为：
（1）管理流程过长，逐级下达任务后，跟踪落实力度不够；
（2）因公司管理职责调整或管理边界重叠，造成责任人不明确；
（3）督办主体不明确，没有形成有效的监督和管控，需进一步完善督查督办及相应的奖惩机制；
（4）任务指令不清晰，评价标准和任务完成时间节点模糊；
（5）缺乏有效的手段实时跟踪、提醒，造成任务完成后没有及时关闭； （下转封三）
（上接第144页）（6）部分管理环节存在漏洞，现行督办工作的范围需进一步扩展。
3.制定目标。通过开发电子化流程，进一步拓宽督办范围，落实督办的责任主体和项目实施的唯一责任人，杜绝推诿。各领域对口秘书要充分利用好行政办公手段发挥督查督办职能，找准梗阻点，及时督促、协调，做好请示汇报和情况通报工作，提升督办效率。对于中长期项目，应列入专项督办工作计划，按实际情况分阶段督办，定期向公司主管/分管领导反馈进展情况，做好全过程跟踪、检查和监督。以实时、高效的行政事务督办电子化流程为管理手段，将公司行政事务督办总体完成率提高到95%以上，按期关闭率达到90%以上。
4.制定对策。除进一步规范秘书工作职责，培育秘书的高度责任心，部门内部对秘书每月督办工作完成情况进行考核外，还需要通过建立行政事务督办电子化流程，从以下几个方面主动督办，提升管理短板。
（1）办理层级不超过三级，且明确唯一责任人；
（2）各领域对口秘书为该领域事务督办责任人，实时跟踪督办事项的进展；
（3）督办事项应制定明确的完成指标、时限要求，对于无法明确评价标准的中长期项目则分阶段、分专项实施督办；
（4）下达任务后及任务办结期限前的5个工作日则主动提示责任人和督办秘书；
（5）除总经理办公会、总经理例会外，公司执行董事会、党委会、党政联席会、公司月度例会等公司级会议及专题会议确定的重大决议事项，上级单位的决策部署事项、公司党政主要领导批示及交办的事项、公司领导岗位巡视发现的管理改进项、公司领导接待日和总经理信箱形成的行动项等，都应分解为具体行动项，通过公司行政事务督办系统实施督办。
5.对策实施。在系统开发过程中，与信息部门密切配合，收集整理各项需求共计16条，包含登陆设置、事项查询、任务批转、改派责任人、审批权限、到期提示、办结归档、完成率统计等，为电子系统的成功开发奠定了坚实基础。经过一个多月的不断调试、优化，在“公司行政事务督办系统”具备试运行条件后，组织行政秘书和督办秘书按角色对各项功能分别进行测试，反馈使用意见，再联合信息部门对系统缺陷进行完善。在系统正式投用前，编制并发布了《行政事务督办系统使用手册》，同时通过集中讲解、流程演示等方式进行培训，在公司范围内推广该电子系统的使用。
行政事务督办系统于2014年9月1日顺利上线，丰富并提升了任务流程发起、逐级流转、跟踪督办以及办结归档等行政督办所必具的功能，实现了行政事务督办工作的电子信息化管理。督办范围扩大为：公司执行董事会、总经理办公会、总经理例会、党委会、党政联席会、公司月度例会等公司级会议及专题会议确定的重大决议事项，上级单位的决策部署事项、公司党政主要领导批示及交办的事项、公司领导岗位巡视发现的管理改进项、公司领导接待日和总经理信箱形成的行动项等。为保证督办工作的实效性，该系统还增加了邮件提示功能，同时强化了督办秘书的工作职责，领域对口秘书在系统中有可实时查询所督办任务的进展情况，并有权限协助领域主管/分管领导指派、审批任务，把督办工作的完成情况作为秘书每月绩效考核的内容之一。跟会秘书及行政秘书在会议结束形成议定事项后或经公司办负责人审核后，将督办事项录入行政事务督办系统中的任务指派单。第一级责任人为公司主管领导或分管领导（如任务指令明确也可直接下派至处室负责人），由主管领导或分管领导下达任务给相关责任处室负责人（该步骤可由秘书请示领导后协助完成），处室负责人作为第二级责任人指定该项任务具体责任人，任務下达流程最多不超过三个层级，且每一层级必须明确唯一责任人，领域对口秘书承担督办职责。任务下达的同时，系统将自动发送提示邮件至责任人和督办秘书，提示开始办理；在任务办结期限前的5个工作日，责任人和督办秘书也会收到系统自动发出的邮件，提醒关闭任务。责任人在接收到任务指令后，则在规定的时限内完成该项工作，并在系统内填写任务指派跟踪单，准确描述任务推进过程及实施效果，逐级反馈任务完成情况。如因特殊原因造成任务无法按期完成也应于截至日期前在任务跟踪单内填写理由，申请任务延期或取消。在此过程中，督办秘书需及时根据任务时间节点，关注工作进展情况，及时提醒和督促各级任务责任人，做好督办、协调工作。相比传统的纸质、邮件或电话跟踪等方式，该系统具有资源共享、高效便捷、实时跟踪、职责清晰、便于交接等明显优势。
6.效果分析。我们对2014年9月至2015年4月期间的督办事项数据进行了统计。截至2015年4月30日，公司办通过行政事务督办系统共督办公司各类事项289条，已关闭251条（其中，按期关闭246条，延期关闭5条），按期执行中29条，延期执行中9条，无取消项，总体完成率达到96.54%（按期关闭率为94.62%），到期未完成的事项占3.5%。督办事项总体完成率和按期完成率较系统使用前均有了一定增长，达到了预期设定的目标。在相同的周期内，督办事项数量增加了55.4%，按期关闭率提升了65.1%，延期关闭和延期执行项都有明显减少。行政事务督办电子化流程的运用有效保障了公司总经理部决策的顺利实施，对于公司行政事务办理流程的高效运转、各领域之间的紧密关联以及提高公司整体行政工作的计划性和有序性都发挥了积极作用，得到了公司领导、各处室对于公司办工作的高度认可。 7.巩固措施。标准化是维持企业治理稳定，积累、沉淀经验的最好方法，也是企业治理水平不断提升的基础，对已被证明的有成效的措施，要制定成工作标准，以便以后的执行和推广。按照PDCA的方法，我们将行政事务督办电子化流程开发过程中形成的有效措施制定成标准并加以固化，形成以下行动项：
（1）加强对秘书岗位职责和业务技能的培训，深植公司安全文化价值理念“做一名有高度责任心的电力企业工作者”，强化督办工作责任意识。
（2）通过对《公司办公室绩效管理实施细则》进行升版，将秘书督办工作完成情况列入对科室和个人的绩效考核范畴。
（3）在2015年6月发布的《秘书工作细则》中明确将“公司行政事务督办系统”电子流程作为公司办履行督办职能的正式工作平台，并根据系统的运转情况不定期进行优化完善，在秘书科内部对系统操作方法进行培训、交流。
8. 总结提高。通过在行政事务督办电子化流程开发过程中对质量管理PDCA循环理论的有益尝试，使我们认识到，通过成熟、合理的方法建立和完善电子化流程是提升企业行政管理效能的有效手段。PDCA循环可以使电子化流程开发过程中的每一阶段都有章可循，在总结经验的基础上形成标准，再通过标准的固化和改进，不断规范工作流程、提高行政效率、降低管理成本，逐步形成企业管理工作的长效机制。制定符合企业自身特点且科学、高效的电子化流程才能为更好地服务公司领导、各专业处室创造基础条件，不但能促进公司行政管理水平的提升，还能收获可观的效益和无形价值，并在此过程中培养出一批理念新、业务精的行政管理工作者。
为进一步探索提升行政管理效能的有效途径，公司办在2015年初成立了秘书科QC小组，在后续实践中将PDCA循环的方法应用于公司行政管理的其他工作。
四、实施效果
相比传统的纸质、邮件或电话跟踪等方式，行政事务督办系统具有资源共享、高效便捷、实时跟踪、职责清晰、便于交接等明显优势。电子化流程投用后，在相同的周期内，在督办事项数量增加的情况下，按期关闭率显著提升，延期关闭和延期执行项都有不同程度的减少，有效保障了公司总经理部决策的顺利实施。对于公司行政事务办理流程的高效运转、各领域之间的紧密关联以及提高公司整体行政工作的计划性和有序性都发挥了积极作用，得到了公司總经理部、各处室对于公司办工作的高度认可。公司办秘书科团队在本次电子化流程的开发过程中创新性使用了质量管理PDCA循环理论，通过创新目标确认、开发项目信息交流、学习能力培养等环节提升了团队的创新意识和能力，同时增进了团队成员间的相互信任，找到了在面对分歧时有效沟通、取得共识的方法，有效增强了团队凝聚力。
参考文献：
[1]黄解宇 岳澎，流程管理技术电子化的演变路径及趋势分析，科学学研究，2005，（23）3：402[J].
[2]马仁杰 王荣科 左雪梅，管理学原理，北京：人民邮电出版社，2013[M].
[3]李庆远，一看就懂的生产管理法（PDCA在工厂中的应用），广州：广东经济出版社有限公司，2012[M].
关键词：电子化流程 行政管理 督办 效能
为更好的发挥“参谋部”的综合协调作用，切实履行好行政事务督察督办职能，公司办秘書科团队以提高工作效率、降低管理成本为目标，通过引入PDCA管理理念，开发、投用新的电子信息化平台，优化了公司行政事务督查督办管理工作，缩短了工作流程，提升了督办效果，保障了公司行政管理体系的高效运作，为更好地服务公司总经理部、各专业处室提供了基础条件，有效促进公司行政管理工作的开展，收获了可观的效益和无形价值。
一、实施背景
被誉为“科学管理之父”的美国管理学家雷德里克·温斯洛·泰勒（Frederick.Winslow.Taylor）在1911年的著作《科学管理原理》中提出“作业管理”的理论，即：制定科学的工艺流程，使机器、设备、工艺、工具、材料、工作环境尽量标准化，用科学管理替代传统的经验管理，才是实现最高工作效率的手段。开创了“运用知识来研究工作流程的先河”。通过对电子化流程的构建、优化和科学管理，有效进行资源整合，将公司不同部门、不同职责、不同专业的工作和人员串联起来，消除部门壁垒，理顺工作流程，降低成本费用，提高管理效率，实现企业的有序、高效运作。
PDCA循环经实践检验是现代管理中按照一定的工作程序来解决生产、管理、质量、文化等方面所发生问题的有效方法，不仅在质量管理工作中可以运用，同样也适合于其他各项管理工作。目前，PDCA循环在生产管理、绩效管理等方面已经取得了众多实践成果，在行政管理方面虽有所运用，但未形成完整的管理体系。行政事务督办工作是行政管理中的重要环节，是保证公司政令畅通的有效手段，也是公司总经理部管理活动的重要辅助。督察督办工作的成效直接关系到上级单位重大决策和发展战略能否顺利传达实施，关系到公司中心工作和总经理部的重要部署能否及时贯彻落实。在公司行政事务督办系统的开发过程中，秘书科团队尝试运用质量管理PDCA循环理念，实施“计划-实施-验证-总结”全闭环管理，通过该电子化信息系统的成功投用，固化了行政事务督办管理流程和标准，极大提升了公司行政事务督办管理的效率。
二、成果内涵
1.采取科学的工作方法，以全新的管理理念指导实际工作。面对公司的改革发展中不断出现的管理需求，秘书科团队积极探索电子化流程提升企业行政管理效能的途径，利用质量管理PDCA理论，严格按照Plan计划（现状调查、原因分析、制定目标、制定对策）、Do执行（对策实施）、Check验证（效果分析）、Action总结（巩固措施、总结提高）等四个阶段8个步骤，制定、检验和提升电子化流程的功能，从而更好地发挥行政办公过程中电子化流程的优势，达到规范工作流程、强化过程控制、提高行政效率和节约管理成本的目的。
2.充分调研、找准短板，切实提升公司行政管理效能。在电子化管理流程建立前期对项目进行全方位的调研分析，设定达成目标，在开发过程中结合实际需要，制定满足公司工作特点和发展方向的电子化流程，经过实践检验后通过制度和管理规范形成工作标准，不断推动工作水平的提高，满足公司行政管理的新需求，逐步实现管理标准化、程序化和规范化，随着管理的持续改进，最终实现精益化的管理目标。
三、主要做法
1.现状调查。
1.1改进前的行政事务督办情况。我们结合工作实际情况，根据不同的会议特性，将所有公司级会议进行分级管理。其中，针对公司执行董事会、总经理办公会、党委会、党政联席会四个会议，会后由公司办跟会秘书在会后24小时内完成会议纪要的编写工作，并在ECM（企业内容管理）系统中通过相关流程审批发布，同时根据纪要内容，编制“议定事项通知单”发送会议议定事项至相关处室，责任处室根据会议要求执行和落实相关工作，在任务办结时间截止前将任务完成情况填入“议定事项通知单“B联后返回公司办，该项任务方可关闭。针对总经理例会、公司月度例会和公司其他重要专题会议，会后由跟会秘书编制“总经理例会事项记录表”，邮件发送参会领导，同时录入“议定事项跟踪督办表”，由对口秘书负责任务的跟踪督办，直至任务最终关闭。
1.2存在的主要问题。部分议定事项短时期之内无法办结（办理期限较长），在此过程中如果有人员调动或者工作职责转移，就难免会产生职责不清晰和相互推诿的现象；同时，也存在经办责任人推进不及时，秘书督办力度不够等情况。经统计，自公司2014年1月实体化运作以来，截至2014年8月底，公司办共督办各类行政事项186条，已关闭157条（其中，按期关闭149条，延期关闭8条），按期执行中13条（属于中长期计划的3条），延期执行中15条，取消1条，总体完成率为90.75%（按期关闭率为86.13%），到期未完成的事项仍占到9.2%。在公司级会议上形成总经理部议定事项固然是行政督办工作的重点， 但实际工作中， 同样存在需要及时处理的行政督办事务，例如：公司领导在管理巡视过程中发现的需要整改落实的事项，总经理信箱收集到的合理化建议被公司领导批示要求解决的事项，上级单位下达的重要指示经公司领导批示需要贯彻执行的事项等，在一定程度上没有明确被纳入督办范围。总经理部议定事项在形成纪要或记录表后，下达到相关责任处室一般需要1-2个工作日（会议结束24小时以内跟会秘书需形成纪要或记录表，经主持会议领导审批后，将议定事项下发至责任处室），经处室负责人落实最终责任人，由各领域对口秘书负责跟踪督办。在此过程中如果遇到问题需要逐级反馈，督办秘书无法实时跟踪事项的进展情况，这是造成部分任务拖延和搁置的一个重要原因。 2.原因分析。我们采用公司范围内问卷调查，科室内部头脑风暴等方法，针对“当前行政事务督办存在总体关闭率和到期关闭率有待提升”这一问题进行了研讨，认为主要原因在于督办事项的进展和实施效果，不能通过有效方式及时、准确反馈至上级负责人，不利于对项目实施闭环管控；各领域对口秘书的督办职责和工作权限应进一步规范；传统的督办工作的范围还需要进一步扩大，没有形成全方位督办机制。
在此基础上，对2014年1月1日至8月31日以来公司总经理办公会、总经理例会形成的186条议定事项完成情况进行了认真梳理，在已经关闭的157条中有8条延期关闭，截止8月31日，仍有16条事项在延期执行过程中，其中3条已经办理过1次延期，1条办理过2次延期。在对办理延期的有24条事项，尤其是重复办理延期的4条事项进行深入分析后，可得出造成总经理部议定事项按期关闭率不理想的具体原因依次为：
（1）管理流程过长，逐级下达任务后，跟踪落实力度不够；
（2）因公司管理职责调整或管理边界重叠，造成责任人不明确；
（3）督办主体不明确，没有形成有效的监督和管控，需进一步完善督查督办及相应的奖惩机制；
（4）任务指令不清晰，评价标准和任务完成时间节点模糊；
（5）缺乏有效的手段实时跟踪、提醒，造成任务完成后没有及时关闭； （下转封三）
（上接第144页）（6）部分管理环节存在漏洞，现行督办工作的范围需进一步扩展。
3.制定目标。通过开发电子化流程，进一步拓宽督办范围，落实督办的责任主体和项目实施的唯一责任人，杜绝推诿。各领域对口秘书要充分利用好行政办公手段发挥督查督办职能，找准梗阻点，及时督促、协调，做好请示汇报和情况通报工作，提升督办效率。对于中长期项目，应列入专项督办工作计划，按实际情况分阶段督办，定期向公司主管/分管领导反馈进展情况，做好全过程跟踪、检查和监督。以实时、高效的行政事务督办电子化流程为管理手段，将公司行政事务督办总体完成率提高到95%以上，按期关闭率达到90%以上。
4.制定对策。除进一步规范秘书工作职责，培育秘书的高度责任心，部门内部对秘书每月督办工作完成情况进行考核外，还需要通过建立行政事务督办电子化流程，从以下几个方面主动督办，提升管理短板。
（1）办理层级不超过三级，且明确唯一责任人；
（2）各领域对口秘书为该领域事务督办责任人，实时跟踪督办事项的进展；
（3）督办事项应制定明确的完成指标、时限要求，对于无法明确评价标准的中长期项目则分阶段、分专项实施督办；
（4）下达任务后及任务办结期限前的5个工作日则主动提示责任人和督办秘书；
（5）除总经理办公会、总经理例会外，公司执行董事会、党委会、党政联席会、公司月度例会等公司级会议及专题会议确定的重大决议事项，上级单位的决策部署事项、公司党政主要领导批示及交办的事项、公司领导岗位巡视发现的管理改进项、公司领导接待日和总经理信箱形成的行动项等，都应分解为具体行动项，通过公司行政事务督办系统实施督办。
5.对策实施。在系统开发过程中，与信息部门密切配合，收集整理各项需求共计16条，包含登陆设置、事项查询、任务批转、改派责任人、审批权限、到期提示、办结归档、完成率统计等，为电子系统的成功开发奠定了坚实基础。经过一个多月的不断调试、优化，在“公司行政事务督办系统”具备试运行条件后，组织行政秘书和督办秘书按角色对各项功能分别进行测试，反馈使用意见，再联合信息部门对系统缺陷进行完善。在系统正式投用前，编制并发布了《行政事务督办系统使用手册》，同时通过集中讲解、流程演示等方式进行培训，在公司范围内推广该电子系统的使用。
行政事务督办系统于2014年9月1日顺利上线，丰富并提升了任务流程发起、逐级流转、跟踪督办以及办结归档等行政督办所必具的功能，实现了行政事务督办工作的电子信息化管理。督办范围扩大为：公司执行董事会、总经理办公会、总经理例会、党委会、党政联席会、公司月度例会等公司级会议及专题会议确定的重大决议事项，上级单位的决策部署事项、公司党政主要领导批示及交办的事项、公司领导岗位巡视发现的管理改进项、公司领导接待日和总经理信箱形成的行动项等。为保证督办工作的实效性，该系统还增加了邮件提示功能，同时强化了督办秘书的工作职责，领域对口秘书在系统中有可实时查询所督办任务的进展情况，并有权限协助领域主管/分管领导指派、审批任务，把督办工作的完成情况作为秘书每月绩效考核的内容之一。跟会秘书及行政秘书在会议结束形成议定事项后或经公司办负责人审核后，将督办事项录入行政事务督办系统中的任务指派单。第一级责任人为公司主管领导或分管领导（如任务指令明确也可直接下派至处室负责人），由主管领导或分管领导下达任务给相关责任处室负责人（该步骤可由秘书请示领导后协助完成），处室负责人作为第二级责任人指定该项任务具体责任人，任務下达流程最多不超过三个层级，且每一层级必须明确唯一责任人，领域对口秘书承担督办职责。任务下达的同时，系统将自动发送提示邮件至责任人和督办秘书，提示开始办理；在任务办结期限前的5个工作日，责任人和督办秘书也会收到系统自动发出的邮件，提醒关闭任务。责任人在接收到任务指令后，则在规定的时限内完成该项工作，并在系统内填写任务指派跟踪单，准确描述任务推进过程及实施效果，逐级反馈任务完成情况。如因特殊原因造成任务无法按期完成也应于截至日期前在任务跟踪单内填写理由，申请任务延期或取消。在此过程中，督办秘书需及时根据任务时间节点，关注工作进展情况，及时提醒和督促各级任务责任人，做好督办、协调工作。相比传统的纸质、邮件或电话跟踪等方式，该系统具有资源共享、高效便捷、实时跟踪、职责清晰、便于交接等明显优势。
6.效果分析。我们对2014年9月至2015年4月期间的督办事项数据进行了统计。截至2015年4月30日，公司办通过行政事务督办系统共督办公司各类事项289条，已关闭251条（其中，按期关闭246条，延期关闭5条），按期执行中29条，延期执行中9条，无取消项，总体完成率达到96.54%（按期关闭率为94.62%），到期未完成的事项占3.5%。督办事项总体完成率和按期完成率较系统使用前均有了一定增长，达到了预期设定的目标。在相同的周期内，督办事项数量增加了55.4%，按期关闭率提升了65.1%，延期关闭和延期执行项都有明显减少。行政事务督办电子化流程的运用有效保障了公司总经理部决策的顺利实施，对于公司行政事务办理流程的高效运转、各领域之间的紧密关联以及提高公司整体行政工作的计划性和有序性都发挥了积极作用，得到了公司领导、各处室对于公司办工作的高度认可。 7.巩固措施。标准化是维持企业治理稳定，积累、沉淀经验的最好方法，也是企业治理水平不断提升的基础，对已被证明的有成效的措施，要制定成工作标准，以便以后的执行和推广。按照PDCA的方法，我们将行政事务督办电子化流程开发过程中形成的有效措施制定成标准并加以固化，形成以下行动项：
（1）加强对秘书岗位职责和业务技能的培训，深植公司安全文化价值理念“做一名有高度责任心的电力企业工作者”，强化督办工作责任意识。
（2）通过对《公司办公室绩效管理实施细则》进行升版，将秘书督办工作完成情况列入对科室和个人的绩效考核范畴。
（3）在2015年6月发布的《秘书工作细则》中明确将“公司行政事务督办系统”电子流程作为公司办履行督办职能的正式工作平台，并根据系统的运转情况不定期进行优化完善，在秘书科内部对系统操作方法进行培训、交流。
8. 总结提高。通过在行政事务督办电子化流程开发过程中对质量管理PDCA循环理论的有益尝试，使我们认识到，通过成熟、合理的方法建立和完善电子化流程是提升企业行政管理效能的有效手段。PDCA循环可以使电子化流程开发过程中的每一阶段都有章可循，在总结经验的基础上形成标准，再通过标准的固化和改进，不断规范工作流程、提高行政效率、降低管理成本，逐步形成企业管理工作的长效机制。制定符合企业自身特点且科学、高效的电子化流程才能为更好地服务公司领导、各专业处室创造基础条件，不但能促进公司行政管理水平的提升，还能收获可观的效益和无形价值，并在此过程中培养出一批理念新、业务精的行政管理工作者。
为进一步探索提升行政管理效能的有效途径，公司办在2015年初成立了秘书科QC小组，在后续实践中将PDCA循环的方法应用于公司行政管理的其他工作。
四、实施效果
相比传统的纸质、邮件或电话跟踪等方式，行政事务督办系统具有资源共享、高效便捷、实时跟踪、职责清晰、便于交接等明显优势。电子化流程投用后，在相同的周期内，在督办事项数量增加的情况下，按期关闭率显著提升，延期关闭和延期执行项都有不同程度的减少，有效保障了公司总经理部决策的顺利实施。对于公司行政事务办理流程的高效运转、各领域之间的紧密关联以及提高公司整体行政工作的计划性和有序性都发挥了积极作用，得到了公司總经理部、各处室对于公司办工作的高度认可。公司办秘书科团队在本次电子化流程的开发过程中创新性使用了质量管理PDCA循环理论，通过创新目标确认、开发项目信息交流、学习能力培养等环节提升了团队的创新意识和能力，同时增进了团队成员间的相互信任，找到了在面对分歧时有效沟通、取得共识的方法，有效增强了团队凝聚力。
参考文献：
[1]黄解宇 岳澎，流程管理技术电子化的演变路径及趋势分析，科学学研究，2005，（23）3：402[J].
[2]马仁杰 王荣科 左雪梅，管理学原理，北京：人民邮电出版社，2013[M].
[3]李庆远，一看就懂的生产管理法（PDCA在工厂中的应用），广州：广东经济出版社有限公司，2012[M].