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企业进行经营活动的效益优劣,十分重要的手段取决于经营管理的艺术,采用先进的、符合国际标准的管理体系,成为我国入世后国际市场公平竞争的必要条件。不少企业先后建立了很多不同的管理体系并取得认证证书,以此增强企业的综合竞争能力。但从发展趋势上看,国内外必然会继续发布其它管理标准。那么,如果企业同时贯彻、运行、认证多种管理标准,就必然会遇到多种管理体系之间及其与现行组织运行模式的接口矛盾,而必须寻求最为简捷有效的贯彻方法。
一、整合建立一体化管理体系的可行性分析
(一)武船管理体系的发展历程
武船是一个具有光荣历史的老军工企业,它经过75年的发展,管理从开始的简单粗放式发展到目前的规范化、精细化乃至卓越化,经过了一段不平凡的历程。
1996年,武船通过ISO19001质量管理体系,2000年相继通过了ISO14001环境管理、GB/T28001职业健康安全管理体系认证、ISO10012计量检测体系认证。四大体系的建立和运行,给武船带来了良好的管理框架和方法,对武船的生产经营活动产生了积极的作用和影响。2006年武船推行追求卓越计划,开始了卓越绩效管理模式的试点。2008年公司获得"武汉市质量管理奖",公司以此为契机逐步开始迈入卓越管理征途。
同时,以ISO19001为理论基础,在2008年,公司逐步建立党建管理体系、科研管理体系等。2009年4月1日,党建管理体系开始正式运行。2009年是公司"精细化管理年",公司已经全面梳理了公司管理作业文件、管理流程和管理制度。
(二)武船管理体系模式
武船管理体系主要模式可以用下图表示:
从中我们可以看出:
1、各体系的建立均以相应的国家标准为基础建立;
2、各个管理体系是实现卓越绩效管理的基础,武船卓越绩效管理成效逐步开始显现;
3、以质量管理体系为基础,建立了党建管理体系、科研管理体系;
4、各个管理体系均有不同的管理者代表、独立的组织机构、独立的管理模式,基本上是独立运作,没有实现相互包容和有益的补充。
(三)整合的可行性分析
现代企业管理体系的建立与运行,其本质是新文化的导入与融合,其建设与完善也是一个持续改进的过程。在武船建立一体化管理体系客观反映了企业管理的本质和发展趋势,是科学、可行的。
1、武船完善的企业标准化体系可以为各体系整合提供有力支撑
从理论上分析,企业标准体系是企业内相关标准按其内在的联系形成的科学有机整体。它包括术标准、管理标准、工作标准三部分。技术标准体系是企业标准体系的重要组成部分,是企业组织生产、技术和经营、管理的技术依据,它有多种存在形式:标准、规范、规程、守则、操作卡、作业指导书等;管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准,它所涉及经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关的重复性事物和概念。
以上可以看出,企业标准体系囊括了一个企业方方面面的要求,正是因为它的全面性,可以为各个管理体系整合提供整套的文件支持。
武船的标准体系已经运行了30多年了,整个体系比较健全和完善。在GB/T15496、GB/T15497、GB/T15498的基础上,武船还建立了相应的企业标准。这对在武船进行管理体系整合提供了便利。
2、武船各体系运行时间比较长,基本上深入人心
不论是质量管理体系、职业健康安全管理体系、环境管理体系、测量管理体系,还是卓越绩效管理模式,都在武船进行了一段时间的深入运行,已经为广大管理者和员工所接受,并形成了固定的工作模式。这就为不同管理体系的整合提供了重要的资源和基础。
3、外部环境也为整合提供了便利
目前,诸如QMS、EMS、OHSMS等的咨询机构、认证中心,都在拼命地扩大现有的业务范围,千方百计地要同时取得ISO9000、ISO14000、GB/T28001等的咨询或认证的资质证书,都在培养和选聘身具这多个体系认证资格的外审员。这些中介组织开始联合咨询,实施联合审核,并在国内开始取得了一些成功经验。这也为整合不同管理体系提供了很好的外部环境。
二、整合建立一体化管理体系的基础
不同的管理体系的管理模式之间均体现良好的兼容性,也均遵循相同的管理理念基础。
(一)良好的兼容性
1、质量管理体系与环境管理体系
ISO9001:2005的"引言"明确指出:"本标准期望与国际承认的其它管理体系标准兼容。为了使用者利益,本标准与ISO14001:2004相互趋近,以增强两类标准的兼容性"。"本标准鼓励组织将质量管理体系与相关的管理体系要求尽可能结合或一体化"。这充分表达了ISO鼓励质量管理体系与其它管理体系整合的思想。
ISO14001:2004在"引言"中提到,"本标准与ISO9000系列质量体系标准遵循共同的管理体系原则,组织可选取一个与ISO9000系列相符的现行管理体系,作为其环境管理体系的基础。"
2、质量管理体系与职业安全健康管理体系
在OSHAS 18001:2001标准中,强调与ISO 9001:2000、ISO 14001:1996的相容性,IS0 14001:1996与OSHAS 18001:1999的相容性。
3、质量管理体系、职业安全健康管理体系与环境管理体系
在2001年11月,国家标准化管理委员会和国家认证认可监督管理委员会联合发布的GB/T 28001-2001《职业健康安全管理体系规范》,强调了GB/T28001与GB/T 24001- 1996、GB/T19001-2000之间的对应关系,以充分体现了三个标准的相容性,为职业健康安全、环境和质量管理体系整合提供了内在联系和应用的理论基础。
在2001年12月国家经贸委发布的《职业健康安全管理体系审核规范》的条款中,容纳了国际劳工组织(ILO)2001年颁布的《职业健康安全管理体系导则》(ILO/OSH 2001)的主要内容,《导则》本身也充分体现了对QMS和 EMS的相容性。
4、质量管理体系、职业安全健康管理体系、环境管理体系、测量管理体系、卓越绩效管理模式与企业标准体系
各个管理体系均考虑体系之间的融合性。在GB/T15498- 2003标准7.6.1、7.13.1、7.14.1条款中明确要求"质量、环境、职业安全规定的手册、程序文件,是管理标准的一种形式,企业按照GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001规定建立形成文件的管理体系,应充分利用已有的企业管理标准,并将手册、程序文件纳入企业管理标准体系",另外7.8.1条款中也明确要求测量、检验、试验装置和设备需要制定管理标准。而各个管理体系是实现卓越绩效管理的基础,说明企业标准体系的系列标准在制定、修订过程中,不仅吸纳了国际先进管理体系的优点,而且充分考虑了体系之间的融合与使用的便利。
(二)相同的管理理念
1、领导作用和全员参与的管理理念
领导作用和全员参与是质量管理两大基本原则,同样适用于其他体系。领导能够将组织宗旨、方向和内部环境统一起来,积极决策,并创造使员工能够充分参与实现组织目标的环境,配置相应的资源,带领全体员工一道去实现目标。而只有全员参与体系的建立、实施、监督和改进,才能确保体系高效运行和组织战略目标的实现,为组织和相关方创造价值,带来效益。
2、系统的管理理念
各个管理体系均遵循系统理论的原理,应用系统理论的思想和方法,按照最高管理者承诺,确定方针、目标,建立文件化、规范化、科学化的管理体系;按规定要求实施和记录证据,测量检查运行效果、评价方针、目标、过程、结果的适宜性和有效性,纠正和寻找改进的时机,以达到持续改进的要求。
3、持续改进理念
各个管理体系的运作均遵循PDCA循环理念,即都实施从"方针(目标)――规划(策划或计划)――实施运行――检查与纠正措施(改进)――管理评审――方针(目标)"这一闭环持续改进过程,这就为不同管理体系的整合提供了共同的结构和思想内容。
4、标准化理念
各个管理体系中的管理手册、程序文件、工作文件,其编写内容都遵照了标准化的原则,编写形式均为标准格式。其次,对企业内的技术、管理、工作,乃至员工行为等事项做出标准化规定。再次,体系文件或标准一经发布、实施,就作为共同遵守的准则和依据,标准化地执行和实施。最后,都运用监视、测量、检验、绩效考核、评价、改进等标准化的手段来强化体系的有效性,保证企业所有过程实现有效的标准化控制。
5、动态管理理念
各个管理体系时刻处于动态管理状态,随国家、行业政策的变化而修订,随市场和用户的需求调整产品结构,引进新工艺,随相关方的要求提高社会责任、持续保护环境、提高员工的满意程度。
三、整合建立一体化管理体系的方法
整合管理体系绝不是简单的叠加,可以从以下几个方面进行整合和创新:
(一)体系管理方针和目标整合
大量的实践证明,企业如果能够始终代表先进生产力的要求、代表先进的文化发展方向、代表广大职工的根本利益,不断地引导职工树立科学的发展观,必能争取最大多数的顾客,实现企业最大的效益。企业应以"三个代表"和科学发展观为基础,把握企业的发展总方向,建立总管理方针和目标。
在总管理方针和目标框架下,制定各管理标准要求的管理方针和目标,如质量方针和质量目标,环境方针和环境目标等。
(二)体系管理组织结构整合
质量、环境、职业安全健康、测量管理体系仍存在各自管理或专业领域的事项,而卓越管理模式和标准体系又体现生产经营管理的各个方面。如果根据武船部门职能分别由相关职能部门牵头组织建立、实施、控制和改进上述体系,势必会造成各体系相互独立、资源的重复浪费、过程的重复管理或过程管理职责盲点。
公司要对网络小组成员持续开展体系及管理理念培训,培养复合型内部评价人员,提高内部监视测量和内部评价水平,为体系的持续改进奠定良好而稳固的人力资源基础。
(三)体系文件构架的整合
公司可以根据GB/T19023-2003《质量管理体系文件指南》,结合标准体系对管理标准、技术标准和工作标准文件的要求,以质量管理体系文件的构架为基础,将管理标准、技术标准和工作标准分别融入至体系文件的相关各层次中,既满足了各个管理体系的要求,又符合标准体系的需求,具体的体系文件构架如图1和表1。
产品计划主要是指针对具体产品编制的文件,如建造方针、质量计划等,它因产品的变化而变化,在这里我们将不进行论述。
(四)体系过程要素的整合
依据武船目前钢结构制造过程特点以及卓越绩效评价准则的要求,同时结合各职能部门的职责,我们认为,可以将武船各体系标准中的要素整合为战略和管理策划、人力资源、制造、环境等12个过程要素(体系过程要素与各体系标准要素的对应关系如表2所示)。
根据过程要素,我们可以对所有体系文件进行整合,对内容重叠的文件进行合并、内容不全或不清晰的文件进行调整修改。我们认为,可以将职能部门的所有管理文件整合为3个手册、12个管理程序文件。
但文件合并绝不能简单进行叠加,必须注意:
1、日常工作可以程序化管理,但没有必要制定程序
举个简单的例子,如为了规范接待工作,我们似乎可以起草一个《接待程序》,对外来人员、客户、上级等不同身份来厂人员的接待加以详细的规定,门卫如何登记、部门如何接待、客人的食宿如何安排,需填写哪些记录等都有具体的指南。需注意的问题是日常工作程序化绝不是工作文牍化,不能什么工作都要制定程序,结果程序制定一大堆,那样只能会对管理工作起到束缚作用,过多的程序等同于没有程序。
2、第三层文件的整合工作量很大,需要认真对待
一是两类体系所独有的报表和记录,除按整合后的文件体系重新编号外,内容不做修改。
二是内容经常变动的第三层作业文件,如过程控制记录表等内容,则按体系要求,根据生产需要正常编号下发,履行管理程序。
三是内容不经常变动的共有部分不能放在第三层次文件中,而在《员工手册》中进行统一规定,作为约束员工行为的规范和准绳。
3、单独编制反映各管理标准核心和重要特点的工作文件
凡涉及标准本质的部分可以单独编写工作文件,如:ISO 9000质量管理标准侧重于识别和控制对产品质量有重要影响的工艺和工序;ISO14000环境管理标准必须识别和控制与环境有影响的因素;GB/T28001安全管理标准应识别和控制职业活动中可能的危险源等。
(五)体系监视测量持续改进机制的整合
公司整合各个体系的监视、测量、持续改进要求,建立健全一体化的监视测量持续改进机制。在标准化体系日常运行过程中,以目标管理、绩效考核为手段,通过同步实施部门的日常自查、区域的内部自查、公司的内部审核、自我评价、第二方及第三方外部审核、管理评审等监督检查和改进措施,实现了各体系监视测量持续改进机制的标准化、系统化和高效化,促进标准化体系的持续改进,进一步优化了资源配置,提高了工作效率。
(六)跟踪国际的整合与一体化动向
目前,澳大利亚、新西兰、新加坡、韩国及我国的香港、台湾都在三体系(质量、安全、环境)的建立及其整合与一体化管理体系方面正在尝试或取得了成功的经验。因此,跟踪国际发展动向,与国际接轨,知己知彼方能百战百胜,掌握国际动态和最新信息是极为重要的自我保护和自我完善的手段。
(七)建立一体化管理体系的最终效果
1、建立基于整合不同管理模式的标准化体系
武船一体化管理体系必须是以国家法律法规、行政规章、规范性文件为指导,结合公司的远景、使命、核心价值观、方针、战略和目标,以通用基础标准为纲领。
同时,整合不同管理模式的标准化体系为公司今后其他管理体系的引入、融合提供了良好的管理接口和平台,便于进一步丰富和拓展标准化体系的管理内涵。
2、理顺关系,标准明确,追求卓越绩效
我们要通过建立基于整合不同管理模式的标准化体系,理顺各管理体系之间的关系,实现了各体系的管理接口,做到"时时有标准,事事有标准",真正实现生产经营过程、工作过程、服务过程和行为过程的标准化。
3、为建立良好的企业文化奠定坚实基础
以离散性的子文化建设来促进企业文化的发展,不利于武船形成良好的企业文化。"武船如果依据不同体系标准确立一个个子文化(如确立质量、安全等方面的子文化),来不断推进企业的发展,这无疑走进一个误区。如果要回答究竟有多少个'子文化'这个问题,恐怕没有人能说清楚。我们如果有一个标准体系就建设哪个'子文化',这对企业文化来讲显然是不全面,也不可能全面的",所以起企业文化很难进行统一,也就无法形成企业独有的特色" 。建立一体化管理体系给武船建立良好的企业文化奠定了良好的理论基础。
四、建立一体化管理体系的难点与对策
(一)文件整合需要兼顾多种管理体系、多个国际标准,难度较大
如何做到即满足标准和管理体系的要求,又不遗漏管理要素,同时简化管理程序,提高管理水平是整合中始终要面对的难题。这就要求我们要正确理解标准,只有将标准吃透,才能使标准为我所用。因此我们必须要在标准的宣贯上下功夫,使绝大多数管理者熟练掌握标准,正确应用标准。在此基础上,还要培养选拔一些体系整合的复合人才,集中攻关。
(二)传统的管理模式不利于管理体系整合
目前公司虽然经过公司制改造,组织机构有很大的改变。但现有组织机构仍受传统管理模式的影响,在一定程度上制约了管理体系的实施和运行,需要在今后的机构改革中进行调整,以适应管理体系整合和实施现代企业制度的需要。
(三)生产任务紧,管理任务重,需要做大量工作
整合建立一体化管理体系又是一件系统工程,需要投入大量的时间和人力物力资源,并要做大量艰苦而细致的工作,因而在短期内,管理体系整合难以实现。
但建立一体化管理体系是公司加强和改进企业管理,向现代企业制度转变的一项重要内容,宜早不宜晚。只要领导重视,全员参与,统筹规划,分步实施,公司建立一体化管理体系一定会取得成功和突破。
参考文献:
[1]中国国家标准化管理委员会,GB/T19001-2008,质量管理体系要求,2009.
[2]中国国家标准化管理委员会,GB/T24001-2004,环境管理体系要求及使用指南, 2009.
[3]中国国家质量监督检验检疫总局,GB/T28001-2001,职业健康安全管理体系规范,2009.
[4]中国国家质量监督检验检疫总局,GB/T28001-2001,职业健康安全管理体系规范, 2009.
[5]中国国家质量监督检验检疫总局,GB/T15496-2003,企业标准体系要求,2009.
[6]中国国家质量监督检验检疫总局,GB/T15497-2003,企业标准体系技术标准体系, 2009.
[7]中国国家质量监督检验检疫总局,GB/T15498-2003,企业标准体系管理标准和工作标准体系,2009.
[8]中国国家质量监督检验检疫总局,GB/T19273-2003,企业标准体系评价与改进,2009.
一、整合建立一体化管理体系的可行性分析
(一)武船管理体系的发展历程
武船是一个具有光荣历史的老军工企业,它经过75年的发展,管理从开始的简单粗放式发展到目前的规范化、精细化乃至卓越化,经过了一段不平凡的历程。
1996年,武船通过ISO19001质量管理体系,2000年相继通过了ISO14001环境管理、GB/T28001职业健康安全管理体系认证、ISO10012计量检测体系认证。四大体系的建立和运行,给武船带来了良好的管理框架和方法,对武船的生产经营活动产生了积极的作用和影响。2006年武船推行追求卓越计划,开始了卓越绩效管理模式的试点。2008年公司获得"武汉市质量管理奖",公司以此为契机逐步开始迈入卓越管理征途。
同时,以ISO19001为理论基础,在2008年,公司逐步建立党建管理体系、科研管理体系等。2009年4月1日,党建管理体系开始正式运行。2009年是公司"精细化管理年",公司已经全面梳理了公司管理作业文件、管理流程和管理制度。
(二)武船管理体系模式
武船管理体系主要模式可以用下图表示:
从中我们可以看出:
1、各体系的建立均以相应的国家标准为基础建立;
2、各个管理体系是实现卓越绩效管理的基础,武船卓越绩效管理成效逐步开始显现;
3、以质量管理体系为基础,建立了党建管理体系、科研管理体系;
4、各个管理体系均有不同的管理者代表、独立的组织机构、独立的管理模式,基本上是独立运作,没有实现相互包容和有益的补充。
(三)整合的可行性分析
现代企业管理体系的建立与运行,其本质是新文化的导入与融合,其建设与完善也是一个持续改进的过程。在武船建立一体化管理体系客观反映了企业管理的本质和发展趋势,是科学、可行的。
1、武船完善的企业标准化体系可以为各体系整合提供有力支撑
从理论上分析,企业标准体系是企业内相关标准按其内在的联系形成的科学有机整体。它包括术标准、管理标准、工作标准三部分。技术标准体系是企业标准体系的重要组成部分,是企业组织生产、技术和经营、管理的技术依据,它有多种存在形式:标准、规范、规程、守则、操作卡、作业指导书等;管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准,它所涉及经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关的重复性事物和概念。
以上可以看出,企业标准体系囊括了一个企业方方面面的要求,正是因为它的全面性,可以为各个管理体系整合提供整套的文件支持。
武船的标准体系已经运行了30多年了,整个体系比较健全和完善。在GB/T15496、GB/T15497、GB/T15498的基础上,武船还建立了相应的企业标准。这对在武船进行管理体系整合提供了便利。
2、武船各体系运行时间比较长,基本上深入人心
不论是质量管理体系、职业健康安全管理体系、环境管理体系、测量管理体系,还是卓越绩效管理模式,都在武船进行了一段时间的深入运行,已经为广大管理者和员工所接受,并形成了固定的工作模式。这就为不同管理体系的整合提供了重要的资源和基础。
3、外部环境也为整合提供了便利
目前,诸如QMS、EMS、OHSMS等的咨询机构、认证中心,都在拼命地扩大现有的业务范围,千方百计地要同时取得ISO9000、ISO14000、GB/T28001等的咨询或认证的资质证书,都在培养和选聘身具这多个体系认证资格的外审员。这些中介组织开始联合咨询,实施联合审核,并在国内开始取得了一些成功经验。这也为整合不同管理体系提供了很好的外部环境。
二、整合建立一体化管理体系的基础
不同的管理体系的管理模式之间均体现良好的兼容性,也均遵循相同的管理理念基础。
(一)良好的兼容性
1、质量管理体系与环境管理体系
ISO9001:2005的"引言"明确指出:"本标准期望与国际承认的其它管理体系标准兼容。为了使用者利益,本标准与ISO14001:2004相互趋近,以增强两类标准的兼容性"。"本标准鼓励组织将质量管理体系与相关的管理体系要求尽可能结合或一体化"。这充分表达了ISO鼓励质量管理体系与其它管理体系整合的思想。
ISO14001:2004在"引言"中提到,"本标准与ISO9000系列质量体系标准遵循共同的管理体系原则,组织可选取一个与ISO9000系列相符的现行管理体系,作为其环境管理体系的基础。"
2、质量管理体系与职业安全健康管理体系
在OSHAS 18001:2001标准中,强调与ISO 9001:2000、ISO 14001:1996的相容性,IS0 14001:1996与OSHAS 18001:1999的相容性。
3、质量管理体系、职业安全健康管理体系与环境管理体系
在2001年11月,国家标准化管理委员会和国家认证认可监督管理委员会联合发布的GB/T 28001-2001《职业健康安全管理体系规范》,强调了GB/T28001与GB/T 24001- 1996、GB/T19001-2000之间的对应关系,以充分体现了三个标准的相容性,为职业健康安全、环境和质量管理体系整合提供了内在联系和应用的理论基础。
在2001年12月国家经贸委发布的《职业健康安全管理体系审核规范》的条款中,容纳了国际劳工组织(ILO)2001年颁布的《职业健康安全管理体系导则》(ILO/OSH 2001)的主要内容,《导则》本身也充分体现了对QMS和 EMS的相容性。
4、质量管理体系、职业安全健康管理体系、环境管理体系、测量管理体系、卓越绩效管理模式与企业标准体系
各个管理体系均考虑体系之间的融合性。在GB/T15498- 2003标准7.6.1、7.13.1、7.14.1条款中明确要求"质量、环境、职业安全规定的手册、程序文件,是管理标准的一种形式,企业按照GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001规定建立形成文件的管理体系,应充分利用已有的企业管理标准,并将手册、程序文件纳入企业管理标准体系",另外7.8.1条款中也明确要求测量、检验、试验装置和设备需要制定管理标准。而各个管理体系是实现卓越绩效管理的基础,说明企业标准体系的系列标准在制定、修订过程中,不仅吸纳了国际先进管理体系的优点,而且充分考虑了体系之间的融合与使用的便利。
(二)相同的管理理念
1、领导作用和全员参与的管理理念
领导作用和全员参与是质量管理两大基本原则,同样适用于其他体系。领导能够将组织宗旨、方向和内部环境统一起来,积极决策,并创造使员工能够充分参与实现组织目标的环境,配置相应的资源,带领全体员工一道去实现目标。而只有全员参与体系的建立、实施、监督和改进,才能确保体系高效运行和组织战略目标的实现,为组织和相关方创造价值,带来效益。
2、系统的管理理念
各个管理体系均遵循系统理论的原理,应用系统理论的思想和方法,按照最高管理者承诺,确定方针、目标,建立文件化、规范化、科学化的管理体系;按规定要求实施和记录证据,测量检查运行效果、评价方针、目标、过程、结果的适宜性和有效性,纠正和寻找改进的时机,以达到持续改进的要求。
3、持续改进理念
各个管理体系的运作均遵循PDCA循环理念,即都实施从"方针(目标)――规划(策划或计划)――实施运行――检查与纠正措施(改进)――管理评审――方针(目标)"这一闭环持续改进过程,这就为不同管理体系的整合提供了共同的结构和思想内容。
4、标准化理念
各个管理体系中的管理手册、程序文件、工作文件,其编写内容都遵照了标准化的原则,编写形式均为标准格式。其次,对企业内的技术、管理、工作,乃至员工行为等事项做出标准化规定。再次,体系文件或标准一经发布、实施,就作为共同遵守的准则和依据,标准化地执行和实施。最后,都运用监视、测量、检验、绩效考核、评价、改进等标准化的手段来强化体系的有效性,保证企业所有过程实现有效的标准化控制。
5、动态管理理念
各个管理体系时刻处于动态管理状态,随国家、行业政策的变化而修订,随市场和用户的需求调整产品结构,引进新工艺,随相关方的要求提高社会责任、持续保护环境、提高员工的满意程度。
三、整合建立一体化管理体系的方法
整合管理体系绝不是简单的叠加,可以从以下几个方面进行整合和创新:
(一)体系管理方针和目标整合
大量的实践证明,企业如果能够始终代表先进生产力的要求、代表先进的文化发展方向、代表广大职工的根本利益,不断地引导职工树立科学的发展观,必能争取最大多数的顾客,实现企业最大的效益。企业应以"三个代表"和科学发展观为基础,把握企业的发展总方向,建立总管理方针和目标。
在总管理方针和目标框架下,制定各管理标准要求的管理方针和目标,如质量方针和质量目标,环境方针和环境目标等。
(二)体系管理组织结构整合
质量、环境、职业安全健康、测量管理体系仍存在各自管理或专业领域的事项,而卓越管理模式和标准体系又体现生产经营管理的各个方面。如果根据武船部门职能分别由相关职能部门牵头组织建立、实施、控制和改进上述体系,势必会造成各体系相互独立、资源的重复浪费、过程的重复管理或过程管理职责盲点。
公司要对网络小组成员持续开展体系及管理理念培训,培养复合型内部评价人员,提高内部监视测量和内部评价水平,为体系的持续改进奠定良好而稳固的人力资源基础。
(三)体系文件构架的整合
公司可以根据GB/T19023-2003《质量管理体系文件指南》,结合标准体系对管理标准、技术标准和工作标准文件的要求,以质量管理体系文件的构架为基础,将管理标准、技术标准和工作标准分别融入至体系文件的相关各层次中,既满足了各个管理体系的要求,又符合标准体系的需求,具体的体系文件构架如图1和表1。
产品计划主要是指针对具体产品编制的文件,如建造方针、质量计划等,它因产品的变化而变化,在这里我们将不进行论述。
(四)体系过程要素的整合
依据武船目前钢结构制造过程特点以及卓越绩效评价准则的要求,同时结合各职能部门的职责,我们认为,可以将武船各体系标准中的要素整合为战略和管理策划、人力资源、制造、环境等12个过程要素(体系过程要素与各体系标准要素的对应关系如表2所示)。
根据过程要素,我们可以对所有体系文件进行整合,对内容重叠的文件进行合并、内容不全或不清晰的文件进行调整修改。我们认为,可以将职能部门的所有管理文件整合为3个手册、12个管理程序文件。
但文件合并绝不能简单进行叠加,必须注意:
1、日常工作可以程序化管理,但没有必要制定程序
举个简单的例子,如为了规范接待工作,我们似乎可以起草一个《接待程序》,对外来人员、客户、上级等不同身份来厂人员的接待加以详细的规定,门卫如何登记、部门如何接待、客人的食宿如何安排,需填写哪些记录等都有具体的指南。需注意的问题是日常工作程序化绝不是工作文牍化,不能什么工作都要制定程序,结果程序制定一大堆,那样只能会对管理工作起到束缚作用,过多的程序等同于没有程序。
2、第三层文件的整合工作量很大,需要认真对待
一是两类体系所独有的报表和记录,除按整合后的文件体系重新编号外,内容不做修改。
二是内容经常变动的第三层作业文件,如过程控制记录表等内容,则按体系要求,根据生产需要正常编号下发,履行管理程序。
三是内容不经常变动的共有部分不能放在第三层次文件中,而在《员工手册》中进行统一规定,作为约束员工行为的规范和准绳。
3、单独编制反映各管理标准核心和重要特点的工作文件
凡涉及标准本质的部分可以单独编写工作文件,如:ISO 9000质量管理标准侧重于识别和控制对产品质量有重要影响的工艺和工序;ISO14000环境管理标准必须识别和控制与环境有影响的因素;GB/T28001安全管理标准应识别和控制职业活动中可能的危险源等。
(五)体系监视测量持续改进机制的整合
公司整合各个体系的监视、测量、持续改进要求,建立健全一体化的监视测量持续改进机制。在标准化体系日常运行过程中,以目标管理、绩效考核为手段,通过同步实施部门的日常自查、区域的内部自查、公司的内部审核、自我评价、第二方及第三方外部审核、管理评审等监督检查和改进措施,实现了各体系监视测量持续改进机制的标准化、系统化和高效化,促进标准化体系的持续改进,进一步优化了资源配置,提高了工作效率。
(六)跟踪国际的整合与一体化动向
目前,澳大利亚、新西兰、新加坡、韩国及我国的香港、台湾都在三体系(质量、安全、环境)的建立及其整合与一体化管理体系方面正在尝试或取得了成功的经验。因此,跟踪国际发展动向,与国际接轨,知己知彼方能百战百胜,掌握国际动态和最新信息是极为重要的自我保护和自我完善的手段。
(七)建立一体化管理体系的最终效果
1、建立基于整合不同管理模式的标准化体系
武船一体化管理体系必须是以国家法律法规、行政规章、规范性文件为指导,结合公司的远景、使命、核心价值观、方针、战略和目标,以通用基础标准为纲领。
同时,整合不同管理模式的标准化体系为公司今后其他管理体系的引入、融合提供了良好的管理接口和平台,便于进一步丰富和拓展标准化体系的管理内涵。
2、理顺关系,标准明确,追求卓越绩效
我们要通过建立基于整合不同管理模式的标准化体系,理顺各管理体系之间的关系,实现了各体系的管理接口,做到"时时有标准,事事有标准",真正实现生产经营过程、工作过程、服务过程和行为过程的标准化。
3、为建立良好的企业文化奠定坚实基础
以离散性的子文化建设来促进企业文化的发展,不利于武船形成良好的企业文化。"武船如果依据不同体系标准确立一个个子文化(如确立质量、安全等方面的子文化),来不断推进企业的发展,这无疑走进一个误区。如果要回答究竟有多少个'子文化'这个问题,恐怕没有人能说清楚。我们如果有一个标准体系就建设哪个'子文化',这对企业文化来讲显然是不全面,也不可能全面的",所以起企业文化很难进行统一,也就无法形成企业独有的特色" 。建立一体化管理体系给武船建立良好的企业文化奠定了良好的理论基础。
四、建立一体化管理体系的难点与对策
(一)文件整合需要兼顾多种管理体系、多个国际标准,难度较大
如何做到即满足标准和管理体系的要求,又不遗漏管理要素,同时简化管理程序,提高管理水平是整合中始终要面对的难题。这就要求我们要正确理解标准,只有将标准吃透,才能使标准为我所用。因此我们必须要在标准的宣贯上下功夫,使绝大多数管理者熟练掌握标准,正确应用标准。在此基础上,还要培养选拔一些体系整合的复合人才,集中攻关。
(二)传统的管理模式不利于管理体系整合
目前公司虽然经过公司制改造,组织机构有很大的改变。但现有组织机构仍受传统管理模式的影响,在一定程度上制约了管理体系的实施和运行,需要在今后的机构改革中进行调整,以适应管理体系整合和实施现代企业制度的需要。
(三)生产任务紧,管理任务重,需要做大量工作
整合建立一体化管理体系又是一件系统工程,需要投入大量的时间和人力物力资源,并要做大量艰苦而细致的工作,因而在短期内,管理体系整合难以实现。
但建立一体化管理体系是公司加强和改进企业管理,向现代企业制度转变的一项重要内容,宜早不宜晚。只要领导重视,全员参与,统筹规划,分步实施,公司建立一体化管理体系一定会取得成功和突破。
参考文献:
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