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摘 要 高校档案室的设立，是档案事业发展的必然产物。它既是规范高校档案管理工作的有力保障，又是实现服务师生的重要途径。本文以湖北大学知行学院综合档案室为例，结合其在设立过程中遇到的实际问题，从四个方面简要阐述高校档案设立必须具备的保障条件。
关键词 高校档案室 设立 保障条件
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
Analysis of the Security Conditions to Establish University Archives
——Take Zhixing College of Hubei University Archive
CHEN Cheng
（ZhiXing College of HuBei University， Wuhan， Hubei 430011）
Abstract Establishment of university archives is the inevitable product of the development of archives. It is a powerful protection to standardize the management of university archives， but also an important way to achieve the service of teachers and students. This paper takes ZhiXing College of Hubei University as an example， combined with its practical problems encountered in the process of establishing， and elaborated security conditions to establish university archives from four aspects.
Key words university archives； establish； security conditions
1 高校建立档案部门的必要性
1.1 高校档案工作的重要性
高校档案客观并且直观地反映了高校人才培养、学科建设、科学研究等各方面的过程和成果，为学校保留珍贵记忆，为学校各项工作提供参考依据，也为广大师生提供有力服务，是高等学校的重要历史文化财富。2008年9月，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（教育部第 27 号令），明确指出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。这一规定充分体现了高校档案工作的重要性和高校成立档案管理机构的必要性。
1.2 湖北大学知行学院综合档案室的诞生
高校档案机构包括档案馆和综合档案室。根据《高等学校档案管理办法》的要求，建校历史在50年以上，全日制在校生规模在1万以上，已集中保管资料在3万卷以上的高校可以成立档案馆。湖北大学知行学院建院历史十余年，拥有本专科学生共计9000余人，目前共有19个直属部门（含系部），参照相关规定，学院于2009年成立了综合档案室，将学院散存各部门的档案集中于此，统一提供利用。
2 高校档案室设立的保障条件
2.1 领导重视是高校档案室设立的前提
领导重视与档案事业的发展是相辅相成的，高校领导对档案工作的重视不仅有利于确保高校档案工作在全校各项事业中应有的地位和运行机制的优化，也有利于增强全校员工的档案意识，提高档案工作者的积极性，保证档案工作的顺利健康开展。
领导重视主要体现在两个方面：一是思想上，二是行动上。首先领导自己要真正转变思想观念，自觉学习相关法律法规，方针政策，主动了解当前形势。从宏观上将档案工作纳入学校整体规划，例如湖北大学知行学院就将档案工作列入学院2014年工作要点，对相关工作提出具体要求，并制定方案和实施步骤，定期督促检查落实情况。在任何一个高校，档案工作相比教学科研，毋庸置疑不可能是主角，但是它的辅助功能却不容忽视，这一点也是所有领导干部必须认清的事实。
行动上的重视体现在诸多方面，如安排分管领导、设立专门机构、招聘专业人才、配备相关设备等等，领导的重视程度直接影响了每一个环节的最终效果。例如，湖北大学知行学院综合档案室就分别在2013年11月和2014年5月先后召集3次工作协调会，解决档案信息管理系统上线、档案网站更新和毕业生成绩归档等几件大事。通过实践，我们发现领导的重视和直接参与在很大程度上提高了档案工作效率和与部门之间的沟通协调频率。
2.2 机构人员是高校档案室设立的基础
设立档案机构，建立一支素质高、专业精、能力强的队伍，是做好高校档案工作的基础。一般而言，规模较小的高校综合档案室多设立在校办、院办内部，便于宏观把握学校发展。湖北大学知行学院综合档案室设立在图书馆内，目前类似模式在国内比较少见。我院采用这一模式，主要是为了利用图书馆已有的符合档案保管要求的库房，具体而言，1至6楼主要实现图书馆功能，7至8楼分别设立综合档案室办公室、档案库房及陈列室。
高校档案管理机构属于科研性、服务型机构，应该配备专职档案人员，并应综合考虑学历结构、年龄结构及专业职务结构等诸多因素。目前我院档案室有一名副院长分管，圖书馆副馆长兼任档案室负责人，另有工作人员2名，其中1名毕业于武汉大学档案学专业，另1名则是非专业人员，各部门均有1名兼职档案员，年轻的队伍预示着我院档案事业无限的潜力和后劲，但仅有1名专业人员的现状和相对不太稳定的兼职档案员队伍也对提高我院档案管理的水平产生了一定的制约作用。 2.3 健全制度是高校档案室设立的关键
制定并实施科学完善的档案管理制度是实现高校档案工作标准化、规范化管理的重要保证，也是高校档案工作的重要业务建设内容之一。我院综合档案室在2009年～2010年期间结合《高等学校档案管理办法》等先后制订了《湖北大学知行学院档案管理办法》、《湖北大学知行学院实体分类实施办法》等一系列档案工作管理制度，并计划将这些制度编制成《湖北大学知行学院档案制度汇编》。目前，工作人员正加紧制定《湖北大学知行学院档案归档范围及保管期限表》。除了制定针对档案业务的制度之外，我院还计划逐步完善档案工作人员的考核评估和奖惩制度，试图通过规范档案工作者的职业行为来培养其责任意识和专业意识，以适当的激励机制来调动其工作积极性，避免长期枯燥的工作带来的消极待命情绪。
2.4 完善设施是高校档案室设立的保障
配备档案整理保管所必需的软硬件设施，是加快高校档案管理信息化和现代化进程的重要物质保障。硬件设施主要是指库房和管理设施，我院综合档案室因设在图书馆内，所以库房采用的是图书书库统一标准，库房共有两个，面积均在6000平米左右，目前暂时启用了一个，已启用的库房内现有60个档案柜，配有温湿度记录表，遮光窗帘，打印机复印机等，档案盒档案袋包角纸等档案基本用品齐全。但是目前库房尚未配置空调，无法实现恒温恒湿，离标准化要求确有一定距离，存放声像、电子等特殊载体档案的设备也仍未到位，影响了我院档案保管的质量。2011年我院购置了武汉大学档案馆开发研制的《E—Archive文档综合管理系统》，数字化建设开始起步，2013年为此系统购置了两台服务器，使我院档案管理的数字化、标准化处在一个不俗的水平。
3 小结
高校设立综合档案室，领导重视、建设队伍、健全制度和完善设施是必备的保障条件。另外加强兄弟院校之间的沟通学习同样必不可少。湖北大学知行学院综合档案室成立5年来，着力在以上几个方面下功夫，但是仍有许多不足之处，道路崎岖，任重道远，虽然有诸多不利因素的制约，但我们仍然坚定信念，延续发展学院档案事业的梦想。
参考文献
[1] 周济，杨冬权.高等学校档案管理办法（中华人民共和国第27号令）[N].2008-09-01.
[2] 丁国庆.领导重视是高校档案工作发展的关键[J].浙江档案，1999（7）.
[3] 许德斌.关于高职院校综合档案管理的思考_以巢湖职业技术学院档案管理为例[J].巢湖學院学报，2011（5）.
[4] 王宝娃.对做好高校档案管理工作的思考[J].科技信息，2012（5）.
关键词 高校档案室 设立 保障条件
中图分类号：G472.4 文献标识码：A
Analysis of the Security Conditions to Establish University Archives
——Take Zhixing College of Hubei University Archive
CHEN Cheng
（ZhiXing College of HuBei University， Wuhan， Hubei 430011）
Abstract Establishment of university archives is the inevitable product of the development of archives. It is a powerful protection to standardize the management of university archives， but also an important way to achieve the service of teachers and students. This paper takes ZhiXing College of Hubei University as an example， combined with its practical problems encountered in the process of establishing， and elaborated security conditions to establish university archives from four aspects.
Key words university archives； establish； security conditions
1 高校建立档案部门的必要性
1.1 高校档案工作的重要性
高校档案客观并且直观地反映了高校人才培养、学科建设、科学研究等各方面的过程和成果，为学校保留珍贵记忆，为学校各项工作提供参考依据，也为广大师生提供有力服务，是高等学校的重要历史文化财富。2008年9月，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（教育部第 27 号令），明确指出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。这一规定充分体现了高校档案工作的重要性和高校成立档案管理机构的必要性。
1.2 湖北大学知行学院综合档案室的诞生
高校档案机构包括档案馆和综合档案室。根据《高等学校档案管理办法》的要求，建校历史在50年以上，全日制在校生规模在1万以上，已集中保管资料在3万卷以上的高校可以成立档案馆。湖北大学知行学院建院历史十余年，拥有本专科学生共计9000余人，目前共有19个直属部门（含系部），参照相关规定，学院于2009年成立了综合档案室，将学院散存各部门的档案集中于此，统一提供利用。
2 高校档案室设立的保障条件
2.1 领导重视是高校档案室设立的前提
领导重视与档案事业的发展是相辅相成的，高校领导对档案工作的重视不仅有利于确保高校档案工作在全校各项事业中应有的地位和运行机制的优化，也有利于增强全校员工的档案意识，提高档案工作者的积极性，保证档案工作的顺利健康开展。
领导重视主要体现在两个方面：一是思想上，二是行动上。首先领导自己要真正转变思想观念，自觉学习相关法律法规，方针政策，主动了解当前形势。从宏观上将档案工作纳入学校整体规划，例如湖北大学知行学院就将档案工作列入学院2014年工作要点，对相关工作提出具体要求，并制定方案和实施步骤，定期督促检查落实情况。在任何一个高校，档案工作相比教学科研，毋庸置疑不可能是主角，但是它的辅助功能却不容忽视，这一点也是所有领导干部必须认清的事实。
行动上的重视体现在诸多方面，如安排分管领导、设立专门机构、招聘专业人才、配备相关设备等等，领导的重视程度直接影响了每一个环节的最终效果。例如，湖北大学知行学院综合档案室就分别在2013年11月和2014年5月先后召集3次工作协调会，解决档案信息管理系统上线、档案网站更新和毕业生成绩归档等几件大事。通过实践，我们发现领导的重视和直接参与在很大程度上提高了档案工作效率和与部门之间的沟通协调频率。
2.2 机构人员是高校档案室设立的基础
设立档案机构，建立一支素质高、专业精、能力强的队伍，是做好高校档案工作的基础。一般而言，规模较小的高校综合档案室多设立在校办、院办内部，便于宏观把握学校发展。湖北大学知行学院综合档案室设立在图书馆内，目前类似模式在国内比较少见。我院采用这一模式，主要是为了利用图书馆已有的符合档案保管要求的库房，具体而言，1至6楼主要实现图书馆功能，7至8楼分别设立综合档案室办公室、档案库房及陈列室。
高校档案管理机构属于科研性、服务型机构，应该配备专职档案人员，并应综合考虑学历结构、年龄结构及专业职务结构等诸多因素。目前我院档案室有一名副院长分管，圖书馆副馆长兼任档案室负责人，另有工作人员2名，其中1名毕业于武汉大学档案学专业，另1名则是非专业人员，各部门均有1名兼职档案员，年轻的队伍预示着我院档案事业无限的潜力和后劲，但仅有1名专业人员的现状和相对不太稳定的兼职档案员队伍也对提高我院档案管理的水平产生了一定的制约作用。 2.3 健全制度是高校档案室设立的关键
制定并实施科学完善的档案管理制度是实现高校档案工作标准化、规范化管理的重要保证，也是高校档案工作的重要业务建设内容之一。我院综合档案室在2009年～2010年期间结合《高等学校档案管理办法》等先后制订了《湖北大学知行学院档案管理办法》、《湖北大学知行学院实体分类实施办法》等一系列档案工作管理制度，并计划将这些制度编制成《湖北大学知行学院档案制度汇编》。目前，工作人员正加紧制定《湖北大学知行学院档案归档范围及保管期限表》。除了制定针对档案业务的制度之外，我院还计划逐步完善档案工作人员的考核评估和奖惩制度，试图通过规范档案工作者的职业行为来培养其责任意识和专业意识，以适当的激励机制来调动其工作积极性，避免长期枯燥的工作带来的消极待命情绪。
2.4 完善设施是高校档案室设立的保障
配备档案整理保管所必需的软硬件设施，是加快高校档案管理信息化和现代化进程的重要物质保障。硬件设施主要是指库房和管理设施，我院综合档案室因设在图书馆内，所以库房采用的是图书书库统一标准，库房共有两个，面积均在6000平米左右，目前暂时启用了一个，已启用的库房内现有60个档案柜，配有温湿度记录表，遮光窗帘，打印机复印机等，档案盒档案袋包角纸等档案基本用品齐全。但是目前库房尚未配置空调，无法实现恒温恒湿，离标准化要求确有一定距离，存放声像、电子等特殊载体档案的设备也仍未到位，影响了我院档案保管的质量。2011年我院购置了武汉大学档案馆开发研制的《E—Archive文档综合管理系统》，数字化建设开始起步，2013年为此系统购置了两台服务器，使我院档案管理的数字化、标准化处在一个不俗的水平。
3 小结
高校设立综合档案室，领导重视、建设队伍、健全制度和完善设施是必备的保障条件。另外加强兄弟院校之间的沟通学习同样必不可少。湖北大学知行学院综合档案室成立5年来，着力在以上几个方面下功夫，但是仍有许多不足之处，道路崎岖，任重道远，虽然有诸多不利因素的制约，但我们仍然坚定信念，延续发展学院档案事业的梦想。
参考文献
[1] 周济，杨冬权.高等学校档案管理办法（中华人民共和国第27号令）[N].2008-09-01.
[2] 丁国庆.领导重视是高校档案工作发展的关键[J].浙江档案，1999（7）.
[3] 许德斌.关于高职院校综合档案管理的思考_以巢湖职业技术学院档案管理为例[J].巢湖學院学报，2011（5）.
[4] 王宝娃.对做好高校档案管理工作的思考[J].科技信息，2012（5）.