探讨信息时代下电力档案管理存在问题与解决措施

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  [摘 要]作为电力企业生产经营活动的原始记录和真实凭证,电力档案是电力企业资产不可或缺的重要组成部分,具有不可替代的参考与凭证作用。随着特高压、智能配电网、绿色能源替代等技术的迅猛发展,当今时代的电力档案管理工作,需要档案管理人员具备更高的档案理论知识和更精的专业技术知识,精档案、懂技术、精管理,熟悉计算机管理的专业型、复合型档案人才极度缺乏。专业部门配合的不到位和复合型档案人才的匮乏,影响了档案的形成质量,阻碍了档案潜在价值的挖掘和深度应用。本文主要对所存在的问题进行分析,并提出相应的解决措施。
  [关键词]信息时代;电力档案管理;问题;解决措施
  中图分类号:TH392 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2017)32-0000-01
  前言
  在信息时代新背景下,电力企业要保持自身持续稳定发展,就需要重视和发挥信息的价值,而企业要深入地挖掘信息价值,就需要通过对电力档案的综合分析、深度挖掘、开发利用来实现。因此,电力企业全体员工要正确认识和足够地重视电力档案的重要性,积极地推动档案管理网络的建立和档案管理制度的完善,实现档案工作的全员参与,全過程控制,并积极探索档案管理新模式、新方法和新技术,从而使档案工作更好地服务于企业发展。
  1 电力建设项目档案管理存在问题
  (1)全员档案意识还需要提升
  重建设轻档案、重生产轻档案、重管理轻档案等现象仍长期存在,日常业务不断精益化管理,但对档案的重要性没有正确认知,没有认识到档案是规范管理的重要支撑。因此,部分电力企业档案工作缺少管理层的支持,缺乏专项资金,档案设施设备配备不够齐全,导致档案管理水平停滞不前,难以与电力改革大潮相匹配。企业管理层没有高度重视,也隐形中给企业上下传达出档案工作可有可无的消极信号,全员档案意识无法得到有效提升。这样的情况不利于企业的经营管理,不利于企业实现经济效益的最大化,不利于企业的长远发展。
  (2)专业型档案人才队伍匮乏
  随着电力档案事业的不断发展,作为一名合格的电力档案管理人员,不仅要熟练掌握档案专业知识,还需要拥有质量、安全、技术、管理、计算机操作等较高的综合素养。而拿国网江苏电力的现状太说,档案人员普遍年龄偏大,学历水平普遍偏低,计算机操作水平不高,这些因素都导致整个档案管理队伍综合素养不高,人才当量匮乏,接收特高压、智能配电网、智慧档案、智能编研等新兴技术能力不足,档案队伍整体实力提升得到约束,从而一定程度上降低了档案管理工作的效率,影响了档案管理工作的质量。
  (3)与专业部门的协同工作力度不足
  电力工程的运用涉及到我国的各行各业,与广大民众的生活息息相关,电力工程的生产到管理的整个流程十分繁琐,业务门类众多。而专业部门作为档案形成的源头和档案管理的归口管理部门,其对文件形成、收集、整理和档案归档的力度,直接影响了档案的形成质量和归档质量。而专业部门往往忙于建设、生产、管理等日常工作,而忽略了业务工作形成文件的后生命环节,导致文件遗失、损毁、漏归档等各种弊病,影响了档案的完整性、系统性。
  (4)电力档案管理标准存在滞后现象
  电力档案门类众多,业务复杂,除日常的文书、科技、会计、实物、照片、声像等门类外,涉及众多专业管理领域,且不断有新兴业务诞生,对新业务形成文件的种类、数量均需要一个熟悉的过程,导致制度的编制往往滞后于业务的诞生,会在短期内存在归档无据可查、无制度可依的现象。这样的情况影响档案的收集和归档工作,也对后期的利用造成了困难,不利于电力专业业务的又快又好发展。
  (5)档案创新工作需要不断提升
  电力系统的信息化工作起步早,运行好,国家电网公司在2015年实现了档案信息管理系统的一级部署,在国网系统实现了统一实施、统一应用,信息化水平相对较高。随着智慧档案理念的不断深化,电力档案的智慧化管理、智能化应用尚处于初步探索阶段,档案的深度开发利用尚欠不足,档案创新动力受传统档案和人才队伍素养的影响较大,动力不足。深度挖掘现有档案资源,势在必行,功在千秋。
  2 电力档案管理问题解决措施
  (1)加强全员档案意识
  信息是新时代企业实现战略发展目标的主要因素,而要有效发挥信息的作用,档案收集渠道是保障,档案管理成效是保证。因此,企业应该高度重视档案管理工作,提高全员对档案重要性的认识,需要做到以下几点:首先,加强档案宣传,使员工从档案中受益,转变员工对电力档案的认知度,树立电力档案管理部门的正确地位,档案部门不是工作量的增加者,而是为减轻工作负担,提高工作效率的支撑者,是企业内部组织的重要组成部分;其次,要从企业发展战略的角度出发,科学合理地规划档案管理工作,把其纳入员工的绩效考核和岗位责任制,提高员工的责任感和工作热情,提升档案管理工作质量;最后,电力档案管理工作目的与企业的经济效益紧密相连,是方向一致,目标统一的互助互补,要使企业管理层清晰地认识到这一点,争取管理层对企业档案工作的更多支持。
  (2)及时完善电力档案管理制度
  为了规范档案管理的日常工作,确保档案管理工作效率,需要对现行档案管理规章制度进行不断的完善和补充,特别是新兴业务范畴,及时编制规范、适用、指导性强的档案管理制度,指导业务工作开展。在补充与完善的档案制度过程中,档案部门应加强与专业业务部门的沟通,根据国家相关政策文件,结合企业业务工作现状和档案管理要求,建立一套符合社会发展形势、企业发展需求的完整的档案制度管理体系。
  (3)提高电力档案管理人员的综合素质
  电力档案管理人员的综合素质的高低,是决定电力档案管理水平的重要因素。要在提高档案人员业务能力的基础上,不断加强专业理论知识教育,打造专业型、复合型档案人才,加强培训是有效的途径。首先,科学地制订培训内容。针对档案管理人员的自身情况,制订专项培训计划,查漏补缺,有的放矢,提高培训的针对性;其次,合理地设定培训目标。结合实际业务工作量,制订阶段性培训小目标,循序渐进,确保成效;最后,加强考核。為确保培训达到实效,不定期组织考试、竞赛等活动,检验培训成果,巩固既得知识。这样,才能不断加强档案管理人员的综合素养,提高档案管理工作的效率,适应不断发展的档案事业需求。
  (4)加强档案编研工作
  在企业的日常经营管理中,档案管理工作应该积极主动地参与进去,发挥档案的效用,为企业提供有效的信息支撑,确保企业的健康稳定发展。一是根据领导决策需要、档案部门自身规划、专业部门业务需求,加强档案编研工作,定期形成员工需要的,业务需求的,有影响力的档案编研成品。二是充分挖掘档案潜在价值。档案是企业隐性知识的载体,必须进行综合整理、系统分析、深度挖掘,才能将隐性知识显性化,为企业所利用。三是丰富编研手段。在传统档案编研的基础上,跳出思维定势,强化电子文件利用,利用企业信息化成果,开展电子编研工作。
  (5)探索企业档案共享利用
  目前的电力档案数量巨大,信息丰富,但利用还仅限制在全宗,上下级、平行单位间的共享利用尚未实现,为充分发挥档案价值,打通档案利用限制,探索可共享档案资源的跨全宗利用,必将提高档案的利用效率,提高档案的价值,为企业发展提供坚强保障。
  3 结束语
  综上所述,我们可以看出,电力档案管理在企业的发展过程中具有重要的作用,不断完善档案管理制度,加强档案队伍建设,挖掘档案潜在价值,必将给企业发展带来坚强保障,实现档案价值的效益化。
  参考文献
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