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【摘 要】学科建设是高校的一项综合性、系统性、长远性基础建设工程，是高校改革和发展的龙头，也是高等学校的一项战略任务。高校档案工作应以服务于重点学科建设为切入点，加强重点学科档案建设，形成重点学科建设档案信息资源体系并优化结构，建立重点学科档案馆员制，创新服务机制，完善服务功能，推动重点学科的建设与发展。
【关键词】后保管时代；高校；学科；档案管理；现状；改革
当前档案管理进入了后保管时代。在保管时代，国内档案学者囿于运用档案学的思想方法研究档案问题，研究视野比较狭窄，研究成果的影响力也仅限于档案界，即“站在档案圈中看档案”。进入“十二五”之后，中国档案学研究视角、研究领域有了较大的拓展与扩大，与其他学科的交流与融合的趋势日益明显，特别注重发挥档案管理在学科建设、教学科研等重要作用。
1.我国高校学科档案管理的现状
1.1对学科档案管理不够重视
据调查显示，目前我国高校档案管理不够重视，学科建设领域有重建设轻管理的现象，少数高校基本没有对学科档案进行整体管理，学科档案管理人员、条件与财力人员的配备不定位，管理者的思想观念比较传统、陈旧，具体档案馆藏的种类也比较单一。
1.2管理方法与手段不能与时俱进
传统高校档案管理工作的方式仍以行政为主，根本没有将其纳入现代科学管理和法制管理的轨道。此外，从高校的档案库藏现状看，有关科研、教学以及那些时代信息含量高的資料所占的比例非常小，而行政方面的信息资料却比较多。管理方法与手段比较落后，不能适应学科建设发展的新形势和教育的国际化、终身化、信息化。
1.3学科档案管理不能做到经常化、规范化、制度化
学科档案不少只是学科申报、检查、评估或验收时，才临时收集有关材料；学科档案管理不够规范，对高校管理中的涉密领域学科档案的保密难度高，管理中人为、零散现象比较常见；学科档案管理制度不完善，制度的执行不一贯，学科档案检查与评估不够。
2.高校学科档案管理改革的必要性与重要性
（1）学科档案是指学校在队伍建设、人才培养、科学研究、学术交流等学科建设和管理活动中形成的书面文件、电子文本和影像资料、网络数据等原始资料的总称，它承载了学科发展的历史，也孕育了学科发展的未来和希望，对高校学科建设具有重要意义。
（2）学科档案管理是大学学科建设与管理工作的重要组成部分，学科档案管理要经常化、规范化、制度化。建立系统、完整、科学的学科档案体系，创新服务机制，完善服务功能，将有助于推动档案管理水平的提高。
（3）当前社会加速转型、科技日益进步和高等教育加快发展的形势，传统档案保管模式面临多重挑战，档案后保管模式的特征日益明显。对高校学科档案管理改革的研究，有利服务于新时期高校的学科建设和跨越发展。
3.高校学科档案管理改革的主要内容
3.1电子文件管理
档案后保管模式的提出，是档案界应对电子文件涌现作出的理论反映。近五年来，随着电子文件取代纸质的压力与日俱增，国内电子文件管理研究持续深入，我国电子文件管理研究主要是在引进和介绍欧美学术成就的基础上，着眼于基本概念、基本原理等的研究和介绍，富有独创性的理论成果比较鲜见。近几年，我国档案学界的主要贡献是在延续已有研究路线的基础上，开创性地在电子文件管理流程、机制、体制、标准和管理战略等方面取得了重大进展。电子文件管理是一个当代国际档案界普遍关注的研究命题，其在档案学科和档案管理中的中心地位不言而喻。如果说西方档案学界主要侧重于从应用技术或管理技术上对电子文件的真实性、永久性等进行研究，那么我国的特色则是侧重于在宏观层面上对电子文件管理的机制、体制和战略等进行探索。
3.2数字档案馆与电子文件中心
从档案界的角度出发，电子文件管理需要落实在数字档案馆、电子文件中心建设上。2006年以来，中国档案学界以电子政务和档案信息化理论研究为基础，重点对数字档案馆建设、电子文件中心建设等核心问题进行了理论与实证研究，开始了我国数字档案馆建设实践的探索。电子政务和档案信息化建设是十年来我国档案学科重点关注的研究领域。近年来这种苗头虽然仍旧存在，但本学科研究的特色逐步彰显出来。
虽然有关数字档案馆和电子文件中心建设取得了系列成果，但客观地看，这一专题上的研究成果目前尚未达到系统化水平，理论深度尚显欠缺，理论成果也并没有引起业界在实践中的充分关注，其科学性尚待在实践中进行验证。同时也应注意到，对仓促起步的我国数字档案馆建设实践如何进行总结分析和效益评估正成为理论界必须研究和面对的棘手问题。
3.3档案开放与利用服务
近几年，档案开放与开发、档案利用与服务成为档案学研究的热门话题之一，并逐步从单纯研究档案信息开放与开发扩展到同时将学科信息开放与开发作为研究对象。后保管时代档案工作中心从“档案保管”转移到“档案利用”上，从“传统档案服务”过渡到“知识服务”，档案工作人员的职业角色也从单纯的“实体保管员”扩展为同时作为“知识提供者”，因而档案资源开发与利用有了更多的新途径与新方法。文件与档案开放是政府信息公开的重要组成部分，档案部门在承担档案开放任务过程中，应适时将其建立成为学科信息公共查阅点，并在档案管理制度上做出调整与创新。
3.4档案法规政策与立法立规
前几年，档案法规、政策与立法立规研究受到进一步重视。中国档案学者将档案立法立规与政策放在信息立法与政策体系中进行了系统思考，通过对若干法律或政策文本的解读和分析，提出了对档案法规及其实施办法和有关档案政策进行修改的具体思路和方法。档案政策的制定应基于责任和权利两个价值导向，对档案馆的开放责任和公众的档案利用权利进行具体政策内容的设计。高校学科建设管理部门应不断建设学科档案的系统而完善的制度体系，并要求严格执行。 4.高校学科档案管理改革要求
基于以上对目前我国高校学科档案管理中普遍存在的问题分析，对高校学科档案管理改革要求表现在以下几个方面：
4.1转变传统观念，提高管理人员的综合素质
自以上分析可知，现代高校学科档案管理工作人员的综合素质普遍偏低，而且受传统思想观念的影响比较严重，在现有的状态下很难实现管理工作的创新。因此应首先转变传统思想观念，不断提高综合素质，跟上现代高校发展的步伐。具体做法是：要加强领导重视。高校领导应正确认识到学科档案管理工作的意义，必须在档案管理人才队伍的建设和人才培养上加大资金投入力度，从根本上改变档案工作谁都能做、可有可无、做好做坏一个样的错误观念；建立健全激励机制，充分调动工作人员的积极性。要建立健全竞争机制和考核制度，将档案管理人员的综合素质纳入绩效考核之中，把工作的实绩与职称的评聘和工资的提升挂钩，从而充分调动管理人员的积极性和创造性；学科檔案管理工作人员应当不断提高自身的思想修养和专业技能。提高管理人员的思想修养和业务水平是现代高校档案管理工作实现新突破的重要基础和保障。因此，不断转变传统的思想观念，提高管理人员的综合素质，成为实现高校档案管理工作现代化的关键。
4.2建立和完善档案资料信息保障体系
建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：第一，档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真做好身份认证与密码管理工作，加强对档案管理系统的实时监控；同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免出现木马和中毒问题；第二，档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时可对网上内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为高校档案管理工作的正常运行保驾护航。
4.3充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程
信息化时代的到来，不仅加快的社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机网络信息技术和多媒体技术逐渐被应用与各个领域，高校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为高校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。办公自动化（Office Automation，简称OA）系统可以使高校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：第一，办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理；第二，档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、储存、分类、统计以及查阅等都变得方便、快捷；第三，档案资料的传递速度与安全性提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加快速、安全；第四，电子文件的保存比较稳定。较之于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。
总之，面对当前我国高校学科档案管理中存在的问题，我们只有认真体会和践行传统忧患意识的实质内涵，充分发挥主观能动性，才能保证高校档案管理的持续、快速、健康的发展。
【参考文献】
[1]高月.关于高校学科档案管理若干问题的思考.兰台世界，201，02.
[2]彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究.教育与职业，2009，02.
[3]刘恩贤，姜辉.高校重点学科档案的内容、管理和意义.山东档案，2011，04.
[4]刘蓓蕾.大学学科档案管理体系建设研究.佳木斯教育学院学报，2014，02.
[5]吴福儿.地方院校重点学科建设现状分析及其策略.高等农业教育，2006，09.
【关键词】后保管时代；高校；学科；档案管理；现状；改革
当前档案管理进入了后保管时代。在保管时代，国内档案学者囿于运用档案学的思想方法研究档案问题，研究视野比较狭窄，研究成果的影响力也仅限于档案界，即“站在档案圈中看档案”。进入“十二五”之后，中国档案学研究视角、研究领域有了较大的拓展与扩大，与其他学科的交流与融合的趋势日益明显，特别注重发挥档案管理在学科建设、教学科研等重要作用。
1.我国高校学科档案管理的现状
1.1对学科档案管理不够重视
据调查显示，目前我国高校档案管理不够重视，学科建设领域有重建设轻管理的现象，少数高校基本没有对学科档案进行整体管理，学科档案管理人员、条件与财力人员的配备不定位，管理者的思想观念比较传统、陈旧，具体档案馆藏的种类也比较单一。
1.2管理方法与手段不能与时俱进
传统高校档案管理工作的方式仍以行政为主，根本没有将其纳入现代科学管理和法制管理的轨道。此外，从高校的档案库藏现状看，有关科研、教学以及那些时代信息含量高的資料所占的比例非常小，而行政方面的信息资料却比较多。管理方法与手段比较落后，不能适应学科建设发展的新形势和教育的国际化、终身化、信息化。
1.3学科档案管理不能做到经常化、规范化、制度化
学科档案不少只是学科申报、检查、评估或验收时，才临时收集有关材料；学科档案管理不够规范，对高校管理中的涉密领域学科档案的保密难度高，管理中人为、零散现象比较常见；学科档案管理制度不完善，制度的执行不一贯，学科档案检查与评估不够。
2.高校学科档案管理改革的必要性与重要性
（1）学科档案是指学校在队伍建设、人才培养、科学研究、学术交流等学科建设和管理活动中形成的书面文件、电子文本和影像资料、网络数据等原始资料的总称，它承载了学科发展的历史，也孕育了学科发展的未来和希望，对高校学科建设具有重要意义。
（2）学科档案管理是大学学科建设与管理工作的重要组成部分，学科档案管理要经常化、规范化、制度化。建立系统、完整、科学的学科档案体系，创新服务机制，完善服务功能，将有助于推动档案管理水平的提高。
（3）当前社会加速转型、科技日益进步和高等教育加快发展的形势，传统档案保管模式面临多重挑战，档案后保管模式的特征日益明显。对高校学科档案管理改革的研究，有利服务于新时期高校的学科建设和跨越发展。
3.高校学科档案管理改革的主要内容
3.1电子文件管理
档案后保管模式的提出，是档案界应对电子文件涌现作出的理论反映。近五年来，随着电子文件取代纸质的压力与日俱增，国内电子文件管理研究持续深入，我国电子文件管理研究主要是在引进和介绍欧美学术成就的基础上，着眼于基本概念、基本原理等的研究和介绍，富有独创性的理论成果比较鲜见。近几年，我国档案学界的主要贡献是在延续已有研究路线的基础上，开创性地在电子文件管理流程、机制、体制、标准和管理战略等方面取得了重大进展。电子文件管理是一个当代国际档案界普遍关注的研究命题，其在档案学科和档案管理中的中心地位不言而喻。如果说西方档案学界主要侧重于从应用技术或管理技术上对电子文件的真实性、永久性等进行研究，那么我国的特色则是侧重于在宏观层面上对电子文件管理的机制、体制和战略等进行探索。
3.2数字档案馆与电子文件中心
从档案界的角度出发，电子文件管理需要落实在数字档案馆、电子文件中心建设上。2006年以来，中国档案学界以电子政务和档案信息化理论研究为基础，重点对数字档案馆建设、电子文件中心建设等核心问题进行了理论与实证研究，开始了我国数字档案馆建设实践的探索。电子政务和档案信息化建设是十年来我国档案学科重点关注的研究领域。近年来这种苗头虽然仍旧存在，但本学科研究的特色逐步彰显出来。
虽然有关数字档案馆和电子文件中心建设取得了系列成果，但客观地看，这一专题上的研究成果目前尚未达到系统化水平，理论深度尚显欠缺，理论成果也并没有引起业界在实践中的充分关注，其科学性尚待在实践中进行验证。同时也应注意到，对仓促起步的我国数字档案馆建设实践如何进行总结分析和效益评估正成为理论界必须研究和面对的棘手问题。
3.3档案开放与利用服务
近几年，档案开放与开发、档案利用与服务成为档案学研究的热门话题之一，并逐步从单纯研究档案信息开放与开发扩展到同时将学科信息开放与开发作为研究对象。后保管时代档案工作中心从“档案保管”转移到“档案利用”上，从“传统档案服务”过渡到“知识服务”，档案工作人员的职业角色也从单纯的“实体保管员”扩展为同时作为“知识提供者”，因而档案资源开发与利用有了更多的新途径与新方法。文件与档案开放是政府信息公开的重要组成部分，档案部门在承担档案开放任务过程中，应适时将其建立成为学科信息公共查阅点，并在档案管理制度上做出调整与创新。
3.4档案法规政策与立法立规
前几年，档案法规、政策与立法立规研究受到进一步重视。中国档案学者将档案立法立规与政策放在信息立法与政策体系中进行了系统思考，通过对若干法律或政策文本的解读和分析，提出了对档案法规及其实施办法和有关档案政策进行修改的具体思路和方法。档案政策的制定应基于责任和权利两个价值导向，对档案馆的开放责任和公众的档案利用权利进行具体政策内容的设计。高校学科建设管理部门应不断建设学科档案的系统而完善的制度体系，并要求严格执行。 4.高校学科档案管理改革要求
基于以上对目前我国高校学科档案管理中普遍存在的问题分析，对高校学科档案管理改革要求表现在以下几个方面：
4.1转变传统观念，提高管理人员的综合素质
自以上分析可知，现代高校学科档案管理工作人员的综合素质普遍偏低，而且受传统思想观念的影响比较严重，在现有的状态下很难实现管理工作的创新。因此应首先转变传统思想观念，不断提高综合素质，跟上现代高校发展的步伐。具体做法是：要加强领导重视。高校领导应正确认识到学科档案管理工作的意义，必须在档案管理人才队伍的建设和人才培养上加大资金投入力度，从根本上改变档案工作谁都能做、可有可无、做好做坏一个样的错误观念；建立健全激励机制，充分调动工作人员的积极性。要建立健全竞争机制和考核制度，将档案管理人员的综合素质纳入绩效考核之中，把工作的实绩与职称的评聘和工资的提升挂钩，从而充分调动管理人员的积极性和创造性；学科檔案管理工作人员应当不断提高自身的思想修养和专业技能。提高管理人员的思想修养和业务水平是现代高校档案管理工作实现新突破的重要基础和保障。因此，不断转变传统的思想观念，提高管理人员的综合素质，成为实现高校档案管理工作现代化的关键。
4.2建立和完善档案资料信息保障体系
建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：第一，档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真做好身份认证与密码管理工作，加强对档案管理系统的实时监控；同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免出现木马和中毒问题；第二，档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时可对网上内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为高校档案管理工作的正常运行保驾护航。
4.3充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程
信息化时代的到来，不仅加快的社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机网络信息技术和多媒体技术逐渐被应用与各个领域，高校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为高校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。办公自动化（Office Automation，简称OA）系统可以使高校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：第一，办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理；第二，档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、储存、分类、统计以及查阅等都变得方便、快捷；第三，档案资料的传递速度与安全性提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加快速、安全；第四，电子文件的保存比较稳定。较之于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。
总之，面对当前我国高校学科档案管理中存在的问题，我们只有认真体会和践行传统忧患意识的实质内涵，充分发挥主观能动性，才能保证高校档案管理的持续、快速、健康的发展。
【参考文献】
[1]高月.关于高校学科档案管理若干问题的思考.兰台世界，201，02.
[2]彭群颐.信息化社会高校教学档案建设研究.教育与职业，2009，02.
[3]刘恩贤，姜辉.高校重点学科档案的内容、管理和意义.山东档案，2011，04.
[4]刘蓓蕾.大学学科档案管理体系建设研究.佳木斯教育学院学报，2014，02.
[5]吴福儿.地方院校重点学科建设现状分析及其策略.高等农业教育，2006，09.