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摘 要：卫生监督档案是卫生监督机构依照有关卫生法律法规,进行监督执法活动的真实记录.它的真实与否,直接关系到一个地区、一个单位监督执法工作评估的正确与否.因此,要加强卫生监督档案资料的规范化管理,严格按标准质量整理档案,以便于卫生监督工作的规范化,提高监督执法人员的业务素质和执法水平。
关键词：卫生监督；档案管理；规范化建设。
近年来，为加强卫生监督系统的档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在卫生监督事业发展中的作用，各级卫生监督系统根据国家有关法律、法规的规定，并结合实际，制定了许多办法，有力地促进了卫生监督档案管理工作的开展。本文就新形势下如何做好卫生监督系统的档案管理工作，结合本单位工作实际，谈点个人的一些看法，以与同行共商榷。
一、卫生监督档案及管理工作
卫生监督档案是指各级卫生监督执行机构在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的，对国家和社会、本单位工作具有备考、利用保存价值的文字、图表、声像等各种载体、各种门类的历史记录。卫生监督的档案管理工作是卫生监督工作的重要组成部分，是提高卫生监督工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必备条件。
二、当前卫生监督档案管理工作取得的成绩
近年来，为确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的现代化水平，各级卫生行政部门把卫生监督执行机构的档案工作列入发展规划和检查、考核、评比内容；档案行政管理部门加强对卫生监督档案管理工作的监督和指导；配备了计算机和适用的档案管理软件，运用计算机辅助档案管理；卫生监督执行机构对本单位形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理，并列入工作计划和议事日程，切实解决了档案工作中的实际问题。
1、领导重视，档案管理有章可循。各级卫生部门高度重视档案工作，并有较强的档案意识，把档案管理工作列入议事日程。成立档案工作领导小组和档案鉴定小组，由一把手亲自分管，每年召开一次以上档案专题会，研究解决档案工作中存在问题，经常倾听档案员档案工作汇报，参与档案质量检查、指导等。建立了一支专（兼）职档案管理队伍。将一批懂业务、素质好、热爱档案事业的同志调入档案工作岗位。建立健全档案管理工作制度和档案人员工作职责，并组织档案业务学习，不断提高档案管理人员自身素质。
实行综合目标管理，采用档案考核实绩奖金挂钩，保证了档案的完整、质量和如期完成。充分发挥档案管理、监督的指导作用，档案管理人员的地位逐步提高，基建竣工验收、仪器设备开箱、职工专业技术职务晋升、论文上报等均由档案管理人员提供材料和证明。
注重软硬件建设。以档案上等级为契机，将综合档案室软硬件建设纳入议事日程，根据档案安全保护和库房建设要求，重新配备了档案陈列柜18列，落实“八防”措施，购置扫描仪、刻录机、除湿机、缝纫机、防磁柜，采用档案管理软件，提高档案管理水平和档次。
2、工作扎实，档案管理循序渐进。根据年初制定的工作任务书，档案管理人员注重平时的档案资料积累，并对档案资料进行严格把关，定期对档案资料进行整理归类、档案移交，对移交的档案进行分类、组卷，并实行微机储存、编目，归入综合档案室内。为了保持档案资料的完整性，我们根据近年来卫生监督工作任务，制订档案分类及实施细则，制订“档案管理实施办法”，将每类资料按内容、期限分别列出，再按每年工作任务新增作补充，做到有章可循。
根据工作实际，并结合《卫生监督行政相对人档案整理规则》和《卫生行政处罚案件档案整理规则》要求，我们专门出台档案工作实施意见，组织全体职工学习两项《规则》，分两次开展有针对性培训。通过学习培训，进一步明确了民生档案在质量上的要求。即：一是完整。凡是在办理卫生行政处罚案件过程中直接形成的，能反映执法活动全过程、具有保存价值的各个门类、各种载体，均需要保存档案。二是规范。做到分类清楚，保管期限划分准确，组卷符合要求，卷内文件排列条理。对涉及“民生”的卫生监督行政相对人档案和卫生行政处罚案件档案以“件”为单位进行重新组卷。
3、注重信息化管理，加大开发利用。在抓好文件材料归档、档案的保管以及档案室基础建设的同时，我们积极采取措施，抓好档案信息化和开发利用工作，充分发挥档案的独特作用，使建档工作和提供档案服务工作相互促进，协调发展。将档案实行微机管理，通过计算机管理开展档案储存、分类、编目和检索，同时，我们努力开发档案资源，积极提供档案信息为百姓生活、为卫生监督工作、为各级领导服务，收到了较好的社会效益。档案在各类业务工作、综合性工作考核中发挥了应有的作用。通过查阅历年来的卫生监督档案，分析卫生监督工作中薄弱环节，提出了“五小”长效管理思路，提出了一年集中治理，二年巩固发展，三年实现规范化管理的目标，“五小”单位整治工作得到了群众的欢迎。针对部分经营户忘记申领的卫生许可证日期过期而造成无证经营现象，根据一户一档推出了到期证电话提醒服务，这一举措极大方便了广大经营户，得到了一致好评。
三、当前卫生监督档案管理中存在的问题
尽管卫生监督档案管理工作在各级党委、政府的领导下取得了一定成绩，但从卫生档案工作开展情况看，还存在以下问题：一是各级医疗机构对档案培训重视不够；二是卫生监督档案利用率低，档案填写连续性差；三是医疗废弃物处理管理部分，医疗机构填写的内容与日常工作存在差异；四是少数单位档案管理方面尚不够规范；五是执法文书的规范制作需进一步提高。具体表现在：档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案管理现代化的差距较大。
1、卫生档案管理网络体系和制度的不足。各级卫生系统虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果目前不很理想，有关人员档案意识较淡薄，为图方便，将档案材料留在自己部门保管，随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，造成这些档案资料既没有整理，也没有专柜存放，导致档案材料的丢失或损坏现象时有发生。档案管理重要性的宣传力度也不够，没能使有关人员充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个员工的义务和责无旁贷的职责。
2、卫生档案与其他信息分体管理体系的缺陷。目前卫生系统实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息和综合档案两部分组成。信息和档案部门在日常工作中基本是各自独立地进行信息的收集、整理、保管、加工、统计和提供信息使用服务，两个部门之间缺乏必要的协调，重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力和财力的浪费，很大程度上制约了信息管理整体水平的提高。
3、档案编研工作跟不上形势，缺乏时效性。现有专题汇编资料基本上来源于一些原始资料、统计数据和基本事实的简单罗列堆砌，不仅外部信息少，跟不上形势发展要求，且由于平时缺乏主动积累、主动服务和超前范围意识，编研缺乏时效性，往往到需要用时才开始着手编制，因此编研成果普遍利用效率低下。
四、新时期卫生监督档案工作的发展方向
在今后的工作中，各级卫生行政机关及卫生监督执法机构要进一步重视卫生行政处罚档案管理工作，认真贯彻实施国家《卫生监督档案管理办法》，要加强卫生执法人员的业务培训，不断提高依法办案能力和熟练掌握科学办案的技巧，继续把民生档案作为卫生监督档案的重要组成部分，积极探索现代化管理方法，加快档案开发利用，向更高层次方向发展，更好地为卫生监督事业服务，为全面改善人民生活服务。
1、增强档案管理意识。要增强广大干部和职工的档案管理意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的重要保证，要把档案管理纳入重要议事日程，作为卫生监督部门发展的重要内容来抓，与业务建设同步规划、同步发展，要大力宣传档案管理工作，使广大职工充分认识卫生档案管理工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。
2、理顺关系，健全制度。建立健全各项规章制度，建立科学的档案管理体系，是档案管理的根本。随着档案管理工作的不断发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与业务同步考核评价，同步发展。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。
3、培养人才，提高素质
目前从事卫生监督档案管理专业人员的专业程度明显不足，很多原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的，在经过一段时间专业培训之后，便开始从事档案管理工作。这样的档案管理人员，完成日常医院档案管理业务还是能够胜任的。但是，综合档案室面临的不仅仅是保管和丰富馆藏的任务，还要开展档案编研工作，从更高层次开展档案服务工作，这是档案工作生存的基础和发展方向。
4、制定考核制度
卫生监督档案管理是一项长期工作，要使各级严格把关，责任到人，还须建立相应的考核制度。应将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与工作成绩的考核奖惩挂钩，明确科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理工作的规范化。
关键词：卫生监督；档案管理；规范化建设。
近年来，为加强卫生监督系统的档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在卫生监督事业发展中的作用，各级卫生监督系统根据国家有关法律、法规的规定，并结合实际，制定了许多办法，有力地促进了卫生监督档案管理工作的开展。本文就新形势下如何做好卫生监督系统的档案管理工作，结合本单位工作实际，谈点个人的一些看法，以与同行共商榷。
一、卫生监督档案及管理工作
卫生监督档案是指各级卫生监督执行机构在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的，对国家和社会、本单位工作具有备考、利用保存价值的文字、图表、声像等各种载体、各种门类的历史记录。卫生监督的档案管理工作是卫生监督工作的重要组成部分，是提高卫生监督工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必备条件。
二、当前卫生监督档案管理工作取得的成绩
近年来，为确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的现代化水平，各级卫生行政部门把卫生监督执行机构的档案工作列入发展规划和检查、考核、评比内容；档案行政管理部门加强对卫生监督档案管理工作的监督和指导；配备了计算机和适用的档案管理软件，运用计算机辅助档案管理；卫生监督执行机构对本单位形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理，并列入工作计划和议事日程，切实解决了档案工作中的实际问题。
1、领导重视，档案管理有章可循。各级卫生部门高度重视档案工作，并有较强的档案意识，把档案管理工作列入议事日程。成立档案工作领导小组和档案鉴定小组，由一把手亲自分管，每年召开一次以上档案专题会，研究解决档案工作中存在问题，经常倾听档案员档案工作汇报，参与档案质量检查、指导等。建立了一支专（兼）职档案管理队伍。将一批懂业务、素质好、热爱档案事业的同志调入档案工作岗位。建立健全档案管理工作制度和档案人员工作职责，并组织档案业务学习，不断提高档案管理人员自身素质。
实行综合目标管理，采用档案考核实绩奖金挂钩，保证了档案的完整、质量和如期完成。充分发挥档案管理、监督的指导作用，档案管理人员的地位逐步提高，基建竣工验收、仪器设备开箱、职工专业技术职务晋升、论文上报等均由档案管理人员提供材料和证明。
注重软硬件建设。以档案上等级为契机，将综合档案室软硬件建设纳入议事日程，根据档案安全保护和库房建设要求，重新配备了档案陈列柜18列，落实“八防”措施，购置扫描仪、刻录机、除湿机、缝纫机、防磁柜，采用档案管理软件，提高档案管理水平和档次。
2、工作扎实，档案管理循序渐进。根据年初制定的工作任务书，档案管理人员注重平时的档案资料积累，并对档案资料进行严格把关，定期对档案资料进行整理归类、档案移交，对移交的档案进行分类、组卷，并实行微机储存、编目，归入综合档案室内。为了保持档案资料的完整性，我们根据近年来卫生监督工作任务，制订档案分类及实施细则，制订“档案管理实施办法”，将每类资料按内容、期限分别列出，再按每年工作任务新增作补充，做到有章可循。
根据工作实际，并结合《卫生监督行政相对人档案整理规则》和《卫生行政处罚案件档案整理规则》要求，我们专门出台档案工作实施意见，组织全体职工学习两项《规则》，分两次开展有针对性培训。通过学习培训，进一步明确了民生档案在质量上的要求。即：一是完整。凡是在办理卫生行政处罚案件过程中直接形成的，能反映执法活动全过程、具有保存价值的各个门类、各种载体，均需要保存档案。二是规范。做到分类清楚，保管期限划分准确，组卷符合要求，卷内文件排列条理。对涉及“民生”的卫生监督行政相对人档案和卫生行政处罚案件档案以“件”为单位进行重新组卷。
3、注重信息化管理，加大开发利用。在抓好文件材料归档、档案的保管以及档案室基础建设的同时，我们积极采取措施，抓好档案信息化和开发利用工作，充分发挥档案的独特作用，使建档工作和提供档案服务工作相互促进，协调发展。将档案实行微机管理，通过计算机管理开展档案储存、分类、编目和检索，同时，我们努力开发档案资源，积极提供档案信息为百姓生活、为卫生监督工作、为各级领导服务，收到了较好的社会效益。档案在各类业务工作、综合性工作考核中发挥了应有的作用。通过查阅历年来的卫生监督档案，分析卫生监督工作中薄弱环节，提出了“五小”长效管理思路，提出了一年集中治理，二年巩固发展，三年实现规范化管理的目标，“五小”单位整治工作得到了群众的欢迎。针对部分经营户忘记申领的卫生许可证日期过期而造成无证经营现象，根据一户一档推出了到期证电话提醒服务，这一举措极大方便了广大经营户，得到了一致好评。
三、当前卫生监督档案管理中存在的问题
尽管卫生监督档案管理工作在各级党委、政府的领导下取得了一定成绩，但从卫生档案工作开展情况看，还存在以下问题：一是各级医疗机构对档案培训重视不够；二是卫生监督档案利用率低，档案填写连续性差；三是医疗废弃物处理管理部分，医疗机构填写的内容与日常工作存在差异；四是少数单位档案管理方面尚不够规范；五是执法文书的规范制作需进一步提高。具体表现在：档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发利用效率低下、档案管理现代化的差距较大。
1、卫生档案管理网络体系和制度的不足。各级卫生系统虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果目前不很理想，有关人员档案意识较淡薄，为图方便，将档案材料留在自己部门保管，随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，造成这些档案资料既没有整理，也没有专柜存放，导致档案材料的丢失或损坏现象时有发生。档案管理重要性的宣传力度也不够，没能使有关人员充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个员工的义务和责无旁贷的职责。
2、卫生档案与其他信息分体管理体系的缺陷。目前卫生系统实行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理的体系。这个体系主要由信息和综合档案两部分组成。信息和档案部门在日常工作中基本是各自独立地进行信息的收集、整理、保管、加工、统计和提供信息使用服务，两个部门之间缺乏必要的协调，重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力和财力的浪费，很大程度上制约了信息管理整体水平的提高。
3、档案编研工作跟不上形势，缺乏时效性。现有专题汇编资料基本上来源于一些原始资料、统计数据和基本事实的简单罗列堆砌，不仅外部信息少，跟不上形势发展要求，且由于平时缺乏主动积累、主动服务和超前范围意识，编研缺乏时效性，往往到需要用时才开始着手编制，因此编研成果普遍利用效率低下。
四、新时期卫生监督档案工作的发展方向
在今后的工作中，各级卫生行政机关及卫生监督执法机构要进一步重视卫生行政处罚档案管理工作，认真贯彻实施国家《卫生监督档案管理办法》，要加强卫生执法人员的业务培训，不断提高依法办案能力和熟练掌握科学办案的技巧，继续把民生档案作为卫生监督档案的重要组成部分，积极探索现代化管理方法，加快档案开发利用，向更高层次方向发展，更好地为卫生监督事业服务，为全面改善人民生活服务。
1、增强档案管理意识。要增强广大干部和职工的档案管理意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的重要保证，要把档案管理纳入重要议事日程，作为卫生监督部门发展的重要内容来抓，与业务建设同步规划、同步发展，要大力宣传档案管理工作，使广大职工充分认识卫生档案管理工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。
2、理顺关系，健全制度。建立健全各项规章制度，建立科学的档案管理体系，是档案管理的根本。随着档案管理工作的不断发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与业务同步考核评价，同步发展。拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集是档案工作的新课题。
3、培养人才，提高素质
目前从事卫生监督档案管理专业人员的专业程度明显不足，很多原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、计算机管理等部门转岗过来的，在经过一段时间专业培训之后，便开始从事档案管理工作。这样的档案管理人员，完成日常医院档案管理业务还是能够胜任的。但是，综合档案室面临的不仅仅是保管和丰富馆藏的任务，还要开展档案编研工作，从更高层次开展档案服务工作，这是档案工作生存的基础和发展方向。
4、制定考核制度
卫生监督档案管理是一项长期工作，要使各级严格把关，责任到人，还须建立相应的考核制度。应将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与工作成绩的考核奖惩挂钩，明确科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理工作的规范化。