管理信息系统在工程项目成本管理中的有效运用

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  摘 要:随着社会的快速发展,信息技术已经成为企业经济生产的重要生产资料之一,而以信息技术为主导的信息网络化时代已经来临。信息技术不仅能提高企业生产效率,而且随信息技术出现而催生的管理信息系统对企业的管理、成本控制也有很大帮助。工程项目建设是一项庞大而复杂的工程,涉及到各部门、各方面,这就注定工程项目成本管理面临着较大困难。对此,文章在阐述管理信息系统、分析工程项目成本管理的难点,对管理信息系统在工程项目成本管理中的工作流程、系统结构等进行了详细研究。
  关键词:管理信息系统;工程项目成本管理;有效运用
  当今世界已经步入了新经济时代,广泛大力应用信息技术已经成为当前企业生产管理过程中的常态[1]。同时,在新信息技术基础上出现的管理信息系统有效提高了企业的管理水平及工作效率,极大的降低了企业的运行成本,尤其是竞争激烈的建筑行业[2]。控制成本是建筑企业建设工程项目时考虑的首要问题,对此有关企业尝试使用管理信息系统对工程项目成本进行管理,并取得不错效果。在此背景下,文章针对管理信息系统在工程项目成本管理中的有效运用进行分析。具体报道如下:
  一、工程项目成本管理概述
  (一)工程项目成本管理
  工程项目成本管理是建筑企业对工程建设过程中产生的全部费用进行管理的过程。工程项目成本一般分为包含材料费用、施工费用、机械使用费用等在内的直接成本以及用于企业管理等的间接成本。建筑企业进行工程项目成本管理的目的为:在保证建筑质量的前提下,通过各种管理手段尽可能降低项目建设成本,使企业在该项目上的利润实现最大化,即:最小投入换取最高回报[3]。由于建设成本的高低直接关系到企业盈利的多少,因此各建筑企业均十分重视项目成本管理工作。
  (二)项目成本管理的基本特征
  项目成本管理与利用计算机进行会计工作的传统方法不同,它是利用计算机独特的运算速度对整个项目的管理内容进行分割,以提高管理工作效率。因此,项目成本管理工作具有以下几个特征。
  第一,具有前瞻性。通常而言,建筑项目一旦上马便不可能停止,因此企业要想对建筑成本进行有效控制必须在项目开始前就着手进行成本管理工作。项目开始前,企业要根据项目建设方案,预测项目建设总成本、成本管理的工作;从而针对工程项目成本管理制定切实可行的工作计划。因此,从这一方面来说,工程项目成本管理工作必须要具有一定的前瞻性,否则成本管理工作难以顺利开展。
  第二,具有综合性。表现看来,工程项目成本管理只是项目建设管理工作的一部分,但是项目成本不仅在整个管理工作中发挥着重要作用,而且它还与其他各项管理工作存在密切联系。一般来说,项目建设管理工作的各个方面都可以纳入成本管理工作范畴,这样成本管理才能发挥更大的作用,达到控制成本提高利润的目的[4]。因此,工程项目成本管理工作又具有一定的综合性。
  第三,具有实时追踪性。工程项目成本管理贯穿于整个项目建设的全过程,因此在项目实施阶段成本管理需对整个项目进行实时跟踪,及时记录项目资金的使用情况、费用成本的产生运营等,只有这样才能有效控制项目建设成本,达到项目成本管理的目的。
  第四,具有差异性。分阶段招标是当前项目建设实施的主要方法之一。这就决定在不同建设阶段成本管理者需面对不同的管理对象,因此成本管理工作必须具有一定的差异性,以确保对不同对象均能进行有效管理控制。
  二、我国工程项目成本管理现状分析
  (一)工程项目成本发展现状
  改革开放以后,随着建筑行业市场竞争的加剧,各建筑企业越来越重视工程项目成本管理工作,从而推动了我国工程项目成本管理的快速发展。目前,我国工程项目成本管理已经基本具备了一整套完整的理论体系与工作方法。具体有:
  第一,工程项目成本管理理论。通过借鉴或引起国外有关工程项目成本管理的先进理论,我国工程项目成本管理体系已经初步形成,主要包括以下几点理论。价值功能理论阐述了价值与功能和成本的关系;作业成本管理理论对工作实际中成本的规划、控制、核算以及责任细化标准等进行了指导性说明;制造成本理论另辟蹊径,通过对施工现场成本的计算而客观的反应了工程项目的成本水平,为成本管理提供了基本依据[5]。以上三种理论构成了我国工程项目成本理论体系,为推动我国工程项目成本管理的发展做出了重要贡献。
  第二,工程项目成本控制方法。目前常用的工程项目成本控制方法有时间进度费用法及成本差异分析法。时间进度费用法以时间为依据对整个项目建设过程进行划分,以了解每个阶段的费用,从而对整个项目成本进行控制。成本差异分析法主要通过了解、解决成本控制过程中存在的问题,对整个成本管理工作进行把控,以确保项目成本管理达到预期目的。
  (二)工程项目成本管理问题
  工程项目成本管理在快速发展的同时也暴露出许多亟需解决的问题,主要表现在:
  第一,项目建设各业务流程间联系不密切,过于独立,导致执行力不足。部分企业在财务管理工作实践中发现,由于部分与财务相关的业务流程之间缺乏有效的数据关系融合,以至于数据重复录入情况时有发生,严重影响了工作效率,致使成本管理工作难以取得预期效果。
  第二,业务流程复杂,工作效率低下。部分建筑企业并没有完全普及信息化技术手段,从而导致部分财务业务流程冗长、业务环节众多,数据出错几率大大增加,严重降低了工作效率。
  第三,信息共享机制不健全。当前,建筑企业各部门之间关于工程建设各类信息的共享机制并不健全,不同部门得到的数据不、审核部门数据不准确等问题频发出现,严重影响了工程项目成本管理工作。
  另外,工程项目成本管理过程中还存在财务科目设置、分包合同专业混乱,项目收入不明确等问题,极大的影响着工程项目成本管理的效果。
  (三)工程项目成本管理的难点   工程项目成本管理控制工作时建筑企业管理工作的重点,同时也是难点,部分企业的成本管理工作一直不尽如人意。对此,文章详细阐述了工程项目成本管理工作中的难点。
  第一,施工项目过大,企业常出现“顾头不顾尾”情况。当前,社会经济的快速发展,施工项目规模越来越大,出现了许多跨地域、工程周期长的大型施工项目。而企业在管理执行这类项目时,往往难以做到全面,无法及时监控项目施工各环节的成本管理工作。
  第二,项目管理工作量较大。一个完整的工程项目往往包括多个环节、覆盖多个专业领域、涵盖多个社会职能部门,因此工程项目成本管理工作量较大。例如:在成本管理时,企业需考虑到项目建设计划进度、合同费用、材料费用、机具费用、人工费用等多个方面。其中仅材料费用一项,便涉及到上百种规格、品种材料,而这些材料使用采购、使用、管理等产生的各项数据十分庞杂,导致项目成本管理工作面临着较多困难[6]。
  第三,企业、管理工作人员之间对项目成本管理的认识不统一。目前,多数企业及项目人员均能清楚认识到项目成本管理工作对企业未来发展的重要性。但是,仍然有部分企业或工作人员对项目成本管理缺乏必要的认识,甚至根本没有项目成本管理观念,这导致企业对项目成本的实际控制效果不理想[7]。
  第四,有关体制不健全。工程项目成本管理在我国的发展时间较短,因此市场中有关成本管理的体制及激励制度并不完善,存在一些漏洞。而部分机会主义者针对漏洞进行不道德或违法行为,以致项目财务管理工作面临着巨大风险,实际成本往往会大大超出预算。
  三、工程项目成本管理的流程及管理信息系统的结构功能
  随着信息技术的快速发展,实现工程项目成本管理的信息化以及网络化成为可能。而且工程项目成本管理信息系统能有效克服管理信息不透明、信息不对称等难点,从而极大提升成本管理信息的效果。
  (一)工程项目成本管理流程
  工程项目成本管理工作主要是利用管理信息系统,对项目执行过程中产生的诸如人工费、材料费、机械费、管理费用等在内的各项费用的产生过程进行预测、控制、监控及核算分析。最终借助互联网络将分析结果发送到项目部。而且成本管理工作的具体流程有:费用项目:判断可能产生费用的各分项目;预算确定:对总项目完成所产生的费用进行预算;项目执行实际费用:统计、监控实际施工过程中出现的费用及其项目;成本核算:根据产生的实际费用对本项目施工成本进行核算;比较预算与实际费用:对比预算成本与实际成本;分析是否盈亏:根据对比结果分析本项目的实行是否出现盈利或者亏损[8]。
  (二)工程项目成本管理信息系统结构及其功能分析
  工程项目成本管理信息系统结构与工程项目成本管理工作流程是相对应的,整个系统软件由预算管理、施工进度管理、成本控制管理、材料管理等软件构成。其中,预算管理负责制定成本管理计划书;施工进度管理负责监督施工进度计划的执行情况;材料管理负责记录材料采购、使用以及管理情况。成本管理信息系统的具体结构如下图所示。
  同时,成本管理信息系统又可以被分为成本核算、成本预测、成本决策、成本控制以及成本考核等子系统。各系统的具体功能如下:
  第一,成本核算系统。成本核算子系统的主要功能是对项目建设过程中各类费用进行归集与分配,既包括对材料费、试验费、人工费等直接成本的归集,又包括对合同管理等间接成本的归集。需注意对间接成本的归集应该考虑到参与工程项目的人员数量、结构构成、项目施工流程、施工周期等信息。
  第二,成本预测系统。顾名思义,该系统的主要功能是建立成本预测模型,对项目建设过程中可能出现的成本进行预测以确保成本管理工作的精确性。
  第三,成本决策系统。成本决策系统主要包括决策机构、决策机制、决策事项三个方面[9]。决策机构负责权衡技术、进度、质量等各方面因素,并联合相应部门对成本做出决策。决策机制作为管理决策活动的规章制度,可简化项目成本管理工作,并对流程进行梳理,提高管理工作效率。决策事项主要指决策时需关注的关键点,可有效避免决策过于繁琐。
  第四,成本控制系统。该系统的主要功能是按照成本管理计划对项目执行过程中可产生费用的地方进行控制,在确保施工质量符合要求的前提下,最大限度的降低施工成本,提高企业利润。
  第五,成本考核系统。该系统的主要功能是对成本管理工作进行详细量化与考核,对管理工作行为进行评价与奖惩,从而提高全体员工参与成本控制管理的积极性,确保项目建设成本得到有效控制。
  四、管理信息系统在工程项目成本管理中的运用效果
  我国工程项目成本管理工作中应用管理信息系统已经有一段时间,并且近年来管理信息系统已经被广泛应用的建筑行业中。结合现有时间经验,文章发现采用管理信息系统进行工程项目成本管理工作有以下几点好处。
  第一,极大提高管理工作效率。应用管理信息系统后,工程项目建设各部门之间完全可以进行信息共享,从而使的工作人员不必再多次重复录入数据,工作量大幅度降低,促使管理人员有更多时间投入到其他工作中。同时,管理信息系统还使得数据录入出错的几率大大下降,数据准确性大大增强,免除改错、返修之苦,工作效率大大增加。
  第二,提高工程结算速度。工程结算拖后是当前建筑行业存在的一大弊端之一,究其原因除恶意人为因素外,还在于竣工结算资料庞大、复杂,结算需大量人力物力,进而造成结算拖后现象。而采用管理信息系统后,系统可快速准确、及时的对施工成本资料进行统计分析,从而快速得出结算资料,完成竣工结算工作。
  第三,可为后续同类工程提供数据参考。管理信息系统收集、分析出的数据在项目结束后并不会丢失,而是被储存在专门的数据库中,这样当企业再次进行同类工程后,便可参照这些数据开展成本控制管理工作。
  第四,提高决策效率与水平。管理信息系统可快速得出准确数据,因此成本决策机构便可依据这些数据对快速做出正确决定,从而提高企业决策机构的决策水平。   第五,帮助企业对自身管理工作进行改进。采用管理信息系统后,企业可随时调看已完成项目的数据资料,通过对这些数据资料的总结分析,建设企业可发现自身过去工作的不足,并对企业日后工作方法进行改进,进而使得公司成本管理水平得到不断提高。
  虽然管理信息系统在工程项目成本管理工作中发挥着重要作用,并且应用该系统进行成本项目管理将成为未来趋势。但是企业仍然要认清当前项目成本管理工作中存在的问题及难点,准确把握建筑行业信息化、精细化发展的趋势,努力培养一支专业的人才队伍,拨付专门资金用于信息管理系统的开发与应用,从而推动企业在未来的长远发展。
  结语:
  应用管理信息系统进行工程成本项目管理将已经成为未来建筑行业发展的主要趋势[10]。对此,文章在阐述工程项目成本管理基本概念、主要特征的基础上,了解了我国工程项目成本管理发展现状,探讨管理存在的问题及面临的难点;同时,分析工程项目成本管理信息系统结构及其功能;最后介绍了管理信息系统在工程项目成本管理中的运用效果,为管理信息系统在我国工程建设方面的大范围应用做出了参考。
  参考文献
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  [2]余海涛.电力工程项目成本管理信息系统规划研究[J].商业会计,2013,22:105-107.
  [3]马金艳.工程项目成本管理和成本控制[J].中外企业家,2014,12:73-74.
  [4]杨樑,吴雨薇.工程项目成本管理信息系统总框架的研究[J].电子商务,2014,11:58-59.
  [5]梁妃凉.信息化在工程项目成本管理中的重要作用分析[J].化工管理,2013,18:4.
  [6]李丰.信息技术在工程项目成本管理中的应用研究[J].广东土木与建筑,2012,3:43-45.
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