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近年来，随着国家教育事业的飞速发展，普通中学工程建设如火如荼，提高了学校基础设施的硬件水平，同时也给普通中学的基建档案管理工作带来了新的挑战。基建档案作为学校基本建设历史和现状的真实纪录，是学校档案中不可或缺的重要部分，对学校的发展有一定的作用。因此，探讨基建档案的特点及如何科学化管理势在必行。
一、中学基建档案的内容和特点
基建档案是指各种建筑物包括教学楼、实验室、图书馆、行政办公用房、学生公寓、食堂、体育场所及地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的档案资料。基建档案直接记录和反映了基本建设活动，是人们认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。从内容上看，记载了基建工作者从事基建活动的过程和结果，能真实地反映当时建设的场景；从形式上看，基建档案载体上保留着档案形成者当时活动的各种标识，能客观地反映档案形成过程中的原始特征。
要想做好基建档案的收集、整理、归档、利用、编研等工作，必须了解它的基本特点。一是基建档案的专业性。基本建设项目档案是指从建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产使用的全过程中形成的应归档保存的各种形式与载体的文件材料，专业技术含量特别高，区别于一般档案，所以具有专业性的特点。二是基建档案的多样性。基建档案记录形式有文字材料、图纸、图表、声像材料等多种样式，包括纸质载体、光盘载体、磁性载体、实物载体等，所以它具有多样性的特点。三是基建档案的成套性。以一个基建工程为例，一幢楼房中的线路会形成一系列相关的文件图纸，就会形成一套图。这就是它的成套性特点。
二、中学基建档案管理中的问题和漏洞
由于基本工程建设具有投资大、流程长、环节多、参建单位多、项目文件资料杂等特点，在基建档案收集、归档和利用等方面存在很大的压力和挑战，存在各种问题和漏洞。
（一）管理没有达到精细化的程度，基建档案材料缺失时有发生
由于基建档案资料具有专业性强、来源渠道分散、载体类型多样、形成周期长、内容复杂等特点，档案人员对基建工程不能全过程、全方位地参与，造成归档率低和归档资料的完整性不高。而且，基建工程建设队伍各个部门之间缺乏相互沟通交流，流动性比较大，随着环境的不断变化，时间的不断推移，各种图纸和资料容易丢失，对学校以后的评估、扩建、修缮产生影响。
（二）管理模式不能與时俱进，仍然采用传统模式
学校对基建档案管理重视不足，资金投入较少，没有使用专业的档案管理软件，对档案的整理还停留在手工抄写和手工排码。收集、整理、编目、统计和利用等方面全是靠手工处理，仅仅是一种物理管理，提供利用的速度慢、效率低，同时还会造成档案的损耗，只能被动地提供简单、浅层次的档案服务。如今，传统的管理模式已经无法适应现代社会的要求。
（三）普遍低估基建档案的价值，利用率偏低
学校对文书档案、人事档案较为重视，基建档案通常处于边缘地位，虽然各级档案工作者对基建档案具有的现实价值和历史价值、凭证价值和情报价值、利用价值和保存价值不存在异议，但档案管理人员管理意识淡薄、基建档案利用率不高等现象都制约着学校基建档案作用的发挥。现在的利用基本上是“登门造访式”，几乎没有主动推送信息的服务，一般档案员只满足于基建档案利用的行为和利用的数量，而忽略了利用的实际效果，没有建立高效的档案利用体系。
三、中学基建档案科学管理的办法和对策
为保证基建档案完整、准确、系统、安全和有效利用，实现科学化、信息化和标准化管理，需要在以下几个方面下功夫：
（一）配备高素质的档案员，建立健全管理制度
基建工作人员往往只关注建设工程的进展和质量，在完成基建项目时，没有完整保存档案材料的意识，或为了自己查阅方便不愿意归档，致使很多基建档案资料常常分散在各个部门和业务人员的手中，造成档案材料不完整、不系统。为了将基建档案收集齐全，档案员就要经常深入基层，与施工方及时沟通，不断进行档案材料的跟踪检查，对工程资料的形成和整理进行业务指导，不仅要把数量关，还要把质量关。另外，按照国家颁布的《档案法》，制定完善有效的规章制度与奖惩办法，对基建档案的收集、形成、保管和借阅的每一个环节都要有细致而明确的规定。同时，也可以采取一些有效措施，比如预先收取一定数量的保证金，等到各类工程竣工结束交付使用后，相关资料全部交回再退还。
（二）做好基建档案工作，需要专业化和现代化引导
基建档案与文书档案相比具有专业性强、实用性强、类型广泛的特点。首先，基建档案图纸、图表多，文字叙述较少；第二，基建档案技术含量高，图表、数据间的关联性强；第三，资料种类多，除文字、图表、图纸外，还会有照片、音频、视频等多种形式；第四，基建档案的保存期限较长，多数为永久性保存，包含纸质归档、光盘硬盘刻录等多种存储方式；第五，基建档案保密性要求较高。基建档案的科学归档需要多元化的知识结构和水平，除了掌握档案基本知识外，还要掌握与基建专业工作相近的专业知识，需要专业化引导；借助计算机和各种现代化设备进行立卷、归档和管理，生成电子档案，实现基建档案的缩微化和数字化，需要现代化引导。
（三）发挥基建档案的价值，做好开发利用
充分发挥基建档案的历史凭证作用、法律法规效用、建设参考作用是档案工作者的任务，所以我们推崇基建档案开放利用应坚持及时原则、区别原则、法律原则和效益原则。档案管理员要为基建档案多层次、多角度的利用提供服务。借出基建档案应根据用途和范围、保密程度等履行严格的审批手续，明确归还时间，督促借阅人员妥善保管并及时归还，记录利用效果。基建档案若有毁损、丢失等情况，档案部门要马上报告主管领导，研究解决办法，采取补救措施。
总之，基建单位常常服务于多行业多领域，活动频繁，业务甚广，因此建设单位基建档案的管理对于总结基建成果经验具有不可替代的作用，对于未来基本建设的技术发展与创新具有非常重要的价值和意义。普通中学应该针对基建档案管理遇到的困境，采取针对性的措施，促进其规范和健康发展。
（作者单位：晋中市榆次第二中学校）
一、中学基建档案的内容和特点
基建档案是指各种建筑物包括教学楼、实验室、图书馆、行政办公用房、学生公寓、食堂、体育场所及地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的档案资料。基建档案直接记录和反映了基本建设活动，是人们认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。从内容上看，记载了基建工作者从事基建活动的过程和结果，能真实地反映当时建设的场景；从形式上看，基建档案载体上保留着档案形成者当时活动的各种标识，能客观地反映档案形成过程中的原始特征。
要想做好基建档案的收集、整理、归档、利用、编研等工作，必须了解它的基本特点。一是基建档案的专业性。基本建设项目档案是指从建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产使用的全过程中形成的应归档保存的各种形式与载体的文件材料，专业技术含量特别高，区别于一般档案，所以具有专业性的特点。二是基建档案的多样性。基建档案记录形式有文字材料、图纸、图表、声像材料等多种样式，包括纸质载体、光盘载体、磁性载体、实物载体等，所以它具有多样性的特点。三是基建档案的成套性。以一个基建工程为例，一幢楼房中的线路会形成一系列相关的文件图纸，就会形成一套图。这就是它的成套性特点。
二、中学基建档案管理中的问题和漏洞
由于基本工程建设具有投资大、流程长、环节多、参建单位多、项目文件资料杂等特点，在基建档案收集、归档和利用等方面存在很大的压力和挑战，存在各种问题和漏洞。
（一）管理没有达到精细化的程度，基建档案材料缺失时有发生
由于基建档案资料具有专业性强、来源渠道分散、载体类型多样、形成周期长、内容复杂等特点，档案人员对基建工程不能全过程、全方位地参与，造成归档率低和归档资料的完整性不高。而且，基建工程建设队伍各个部门之间缺乏相互沟通交流，流动性比较大，随着环境的不断变化，时间的不断推移，各种图纸和资料容易丢失，对学校以后的评估、扩建、修缮产生影响。
（二）管理模式不能與时俱进，仍然采用传统模式
学校对基建档案管理重视不足，资金投入较少，没有使用专业的档案管理软件，对档案的整理还停留在手工抄写和手工排码。收集、整理、编目、统计和利用等方面全是靠手工处理，仅仅是一种物理管理，提供利用的速度慢、效率低，同时还会造成档案的损耗，只能被动地提供简单、浅层次的档案服务。如今，传统的管理模式已经无法适应现代社会的要求。
（三）普遍低估基建档案的价值，利用率偏低
学校对文书档案、人事档案较为重视，基建档案通常处于边缘地位，虽然各级档案工作者对基建档案具有的现实价值和历史价值、凭证价值和情报价值、利用价值和保存价值不存在异议，但档案管理人员管理意识淡薄、基建档案利用率不高等现象都制约着学校基建档案作用的发挥。现在的利用基本上是“登门造访式”，几乎没有主动推送信息的服务，一般档案员只满足于基建档案利用的行为和利用的数量，而忽略了利用的实际效果，没有建立高效的档案利用体系。
三、中学基建档案科学管理的办法和对策
为保证基建档案完整、准确、系统、安全和有效利用，实现科学化、信息化和标准化管理，需要在以下几个方面下功夫：
（一）配备高素质的档案员，建立健全管理制度
基建工作人员往往只关注建设工程的进展和质量，在完成基建项目时，没有完整保存档案材料的意识，或为了自己查阅方便不愿意归档，致使很多基建档案资料常常分散在各个部门和业务人员的手中，造成档案材料不完整、不系统。为了将基建档案收集齐全，档案员就要经常深入基层，与施工方及时沟通，不断进行档案材料的跟踪检查，对工程资料的形成和整理进行业务指导，不仅要把数量关，还要把质量关。另外，按照国家颁布的《档案法》，制定完善有效的规章制度与奖惩办法，对基建档案的收集、形成、保管和借阅的每一个环节都要有细致而明确的规定。同时，也可以采取一些有效措施，比如预先收取一定数量的保证金，等到各类工程竣工结束交付使用后，相关资料全部交回再退还。
（二）做好基建档案工作，需要专业化和现代化引导
基建档案与文书档案相比具有专业性强、实用性强、类型广泛的特点。首先，基建档案图纸、图表多，文字叙述较少；第二，基建档案技术含量高，图表、数据间的关联性强；第三，资料种类多，除文字、图表、图纸外，还会有照片、音频、视频等多种形式；第四，基建档案的保存期限较长，多数为永久性保存，包含纸质归档、光盘硬盘刻录等多种存储方式；第五，基建档案保密性要求较高。基建档案的科学归档需要多元化的知识结构和水平，除了掌握档案基本知识外，还要掌握与基建专业工作相近的专业知识，需要专业化引导；借助计算机和各种现代化设备进行立卷、归档和管理，生成电子档案，实现基建档案的缩微化和数字化，需要现代化引导。
（三）发挥基建档案的价值，做好开发利用
充分发挥基建档案的历史凭证作用、法律法规效用、建设参考作用是档案工作者的任务，所以我们推崇基建档案开放利用应坚持及时原则、区别原则、法律原则和效益原则。档案管理员要为基建档案多层次、多角度的利用提供服务。借出基建档案应根据用途和范围、保密程度等履行严格的审批手续，明确归还时间，督促借阅人员妥善保管并及时归还，记录利用效果。基建档案若有毁损、丢失等情况，档案部门要马上报告主管领导，研究解决办法，采取补救措施。
总之，基建单位常常服务于多行业多领域，活动频繁，业务甚广，因此建设单位基建档案的管理对于总结基建成果经验具有不可替代的作用，对于未来基本建设的技术发展与创新具有非常重要的价值和意义。普通中学应该针对基建档案管理遇到的困境，采取针对性的措施，促进其规范和健康发展。
（作者单位：晋中市榆次第二中学校）