论企业秘书人员交际能力的强化与对策

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  [摘 要]企业秘书人员在企业活动中接触着各种人,面临着各种人际关系和工作关系,安排着各种活动。这些问题的妥善解决,离不开秘书良好的交际能力形象作用的正常发挥。因此,秘书的交际能力的到位发挥,直接关乎着一个优秀秘书的良好职业形象,更关乎着秘书行业的形象。本文首先论述了企业秘书交际能力的特征及作用,然后提出了强化秘书人员交际能力的对策,行为对提升企业秘书人员的交际能力起到积极的作用。
  [关键词]秘书 交际能力 形象
  中图分类号:C931.46 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2013)10-0089-01
  1、企业秘书交际能力的特征
  企业秘书良好的交际能力才能给人们留下深刻的印象,圆满地做好工作,从而树立良好的个人和行业形象。因此,秘书的交际能力在工作中发挥着非常重要的作用,其有着自身的特征。
  1.1、规范性
  秘书的交际能力存在的重要意义就在于约束秘书行为举止。按照秘书应有的交际能力要求行事,才会使秘书的行为符合其身份要求,保证其职业素质的正常发挥。因此,秘书的交际能力有着较强的规范性。
  1.2、差别性
  每个国家的基本国情和经济状况不尽相同,导致不同国度的文化差异。所以每个国家的秘书行业有着不尽相同的职业要求。所以,各个国家和民族的秘书行业表现出相关礼仪的不同差异。
  1.3、发展性
  社会存在决定社会意识。作为社会意识表现载体的秘书的交际能力,也随着企业的发展而变化。因此,交际能力是社会发展的产物,其内涵及标准也会相应地发生变化。
  2、强化企业秘书交际能力的必要性
  目前,交际能力是现代社会里人与人之间交往交流的有力纽带。重视交际能力的人才能在沟通联系中,更好更快的实现自己工作目标。由于工作的性质和内容的需要,交际能力是企业秘书人员必备的素养之一。因此,企业秘书要正确认识交际能力的重要性。
  2.1、良好的秘书的交际能力,能够提高个人职业素养
  市场竞争要求各个领域的工作人员都应当具有相应较强的素质,这也是新经济环境的显著特征。从秘书角度看,秘书人员合理运用交际能力是其个人修养的体现。秘书工作往往需要细致的心理和周全的考虑。因此,良好的秘书的交际能力,能够使秘书认清自身的工作角色,树立起正确的工作理念,自觉的从大局考虑问题。
  2.2、良好的秘书的交际能力,使秘书在处理人际关系中游刃有余
  秘书工作最显著的一个特点就是频繁的人际交往,这也是秘书工作的重要内容。良好的秘书的交际能力,有利于秘书积累长远的人脉,使自己在工作中更好的尊重他人,赢得他人的信赖和认可,最终获得他人有效的配合,以高度的效率感去完成任务,从而有效地保证工作质量和工作效率。
  2.3、良好的秘书交际能力,有利于传递信息,展示价值
  良好的秘书交际能力是一个优秀企业秘书个人魅力的体现。在工作中,秘书可以通过良好的交际能力更好的展现自己的才华与优势,抓住有利时机,促成工作的完成。通过交际能力传达出的各种信息,会引起对方足够的注意力。最终,能够使对方将相关信息反馈给秘书,促进企业的健康发展,这也是秘书自身价值在工作中的体现。
  2.4、良好的秘书的交际能力,有助于塑造良好的公众形象
  现代企业之间的竞争,往往通过个体来实现和维护。而在实现过程中,秘书交际能力发挥着非常重要的直接作用。秘书可以通过良好的交际能力,为所在单位或企业树立优质的形象和信誉,有了优质的形象与信誉,可以赢来社会各界的关注和支持。有了这种信任与支持,单位或企业会更好的承担起应当承担的社会责任。因此,企业秘书人员应当时刻注重自身的交际能力,发挥好交际能力,最终树立和巩固良好的形象。
  3、强化企业秘书交际能力的对策
  秘书应当加强自身的交际能力,注重交际能力的作用,才能树立良好的秘书形象,才能以交际能力的要求鞭策自己更好的发挥职业功能。因此,企业秘书人员应当采取积极措施,努力提升自身的交际能力,使工作达到事半功倍的效果,以此促进企业的健康长远发展。
  3.1、克服自身性格缺点,在工作中完善自己的性格
  秘书应当在综合自己基本情况及其他条件的基础上,正确客观的认定自己。这样,才能正视自己的性格不足,才会在工作中善于自我剖析,克制自身的缺点,提升交际能力做好本职工作。秘书工作具有从属性和服务性的特点,秘书要学会低调处事,思维缜密。
  3.2、重视知识的积累,更出色的完成工作
  良好的习惯对一个人的成长是非常有帮助的。读书使人睿智,使人眼界开阔,使人拥有博大的胸怀。在因工作而消沉时,读书能够得到一些有益的启示,消解自身不良情绪,调节心理平衡。因此,秘书应当养成利用闲暇时间阅读的好习惯。实际上,广泛的阅读为秘书营造了一种文化氛围,形成了一种大的文化背景,使其交际能力得到无形的提升,更加沉稳淡定的解决工作中遇到的各类难题。
  3.3、与人谦和,梳理好与他人的关系
  秘书主要是辅助领导工作,但秘书并不局限于与领导发生工作关系。其还与本单位或企业各个部门,各个部门人员,其他单位或企业有着更多的交流机会。因此,不能以领导秘书的身份自居,盛气凌人。否则,容易引起他人的强烈反感,给工作的进行带来不必要的影响,也会有损秘书行业的职业形象。因此,秘书应当在工作中及与他人的接触中,做到谦和谨慎,平易近人,亲切自然。
  3.4、言行得体,体现秘书个人魅力
  语言可以让人实现更好的沟通。因此,秘书应当学会礼貌待人。在讲话时,注意声调,措辞委婉得体,不能高声喧哗,无所顾忌;倾听别人讲话时,要集中精力,以示尊重。行为是工作中配合思想相伴随发生的动作。秘书一定要时刻注意自己的举止,要符合一名合格秘书的要求,做到行为自然淡定,高雅不做作。
  3.5、见贤思齐,向典型榜样学习
  榜样的力量是无穷的。因此,秘书应当学会从榜样那里寻求经验。榜样一般具有良好的交际能力,是在工作中发挥典范作用的人。秘书要以榜样为契机,虚心学习他们在工作中积累的有利经验,为更好强化交际能力打下坚实的基础。最终,秘书便会在潜移默化中加强自身的交际能力,筑牢自己的良好形象。
  4、结语
  经济的不断发展,社会的不断进步,对秘书的交际能力形象提出了更高的要求。秘书应当充分了解自身工作的性质和特点,在工作中自强稳重、踏实苦干、默默奉献、仪态万方、广闻博学,不断加强自身交际能力,努力成为现代化环境下的一名优秀的秘书。秘书作只有在脚踏实地的工作,病在工作中积累经验,不断超越,不断努力,才能更好做好岗位工作,把工作做得得心应手。
  参考文献
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