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摘 要：高校学院办公室作为综合管理机构，在新形势下将面临诸多挑战。文章从分析目前高校学院办公室管理工作出现的制度缺失、职责目标不明确、管理考核体系不完善及不重视管理人员队伍建设等问题发生的原因入手，提出了建立健全办公室管理制度、采用目标管理方法管理学院办公室工作及重视管理人员队伍建设等解决措施，促进学院办公室各项工作的顺利进行。
关键词：高校；学院办公室；管理；问题与对策；
中图分类号：R197.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-03-00-02
高校学院办公室作为学院对外的窗口部门，是上传下达、协调左右、沟通内外的综合管理机构，主要承担参与政务、管理事务、提供服务等职能。随着高等教育制度改革不断深入，高校学院管理工作所处的环境越来越复杂，面临的挑战也越来越多。如果学院办公室的管理工作出现问题很可能导致学院的教学、科研工作运转不顺利。因此，如何提高高校学院办公室工作效率，使其更好地服务于学院的教学和科研工作是高校管理者应该注重的首要问题。
一、高校二级学院管理存在的问题
（一）缺乏健全的管理制度。高校学院办公室管理工作繁多且较为复杂，有些是日常程序性工作，有些则是突发性事件，虽然每一项工作看起来都比较琐碎，但每一项工作却都有其重要意义。学院办公室在面对这些纷繁复杂但又十分重要的工作时，经常会出现职责不明、工作毫无章法、计划性和针对性不强等现象。归其原因，主要是因为缺乏健全的管理制度，没有形成一套办公室管理人员共同遵守的办事流程，导致学院办公室管理工作处于被动状态，管理人员工作积极性不强，影响部门整体的工作效率。[1]
（二）目标不明确、职能不明晰。高校学院办公室是一个综合管理机构，其主要职能就是为学生和教师提供各项服务，目标是配合学校机关职能部门顺利完成学校的各项管理工作。目前一些高校学院办公室出现办事靠上级下达任务、工作靠行政命令指导、精神靠文件传递等官僚主义现象。造成这些不良现象的原因是高校学院办公室对于自身工作职能不清楚、工作目标不明确，办公室管理人员对自身工作职责和目标不明确[2]。办公室的职能和目标不是一成不变的指标，随着新问题的产生，职能和目标都会随之发生改变。作为办公室管理人员不能随着环境改变而履行自身新职能、完成新目标的表现也说明高校办公室存在目标不明确、职能不明晰的问题。
（三）管理人员队伍建设存在问题。高校办公室工作具有时效性强，工作要求高、压力大等特点。为了满足现代社会发展的客观要求，高校办公室工作应该做到高效率，一方面是办事速度，另一方面是办事质量，只有在保证办事质量的前提下，提高办事速度，才是真正的高效率。这就要求高校学院办公室管理人员必须具备过硬的政治素质、娴熟地工作技能、踏实的工作作风。然而，目前很多高校学院办公室从业人员大多是机关单位干部，有些则是军转干部，或者是本科毕业后直接留校的毕业生，甚至还有一些高职称人员家属[3]，他们各自的年龄、经历、学历不尽相同，大多数没有经过相关专业技能培训，思想不统一，办事水平参差不齐，这些都影响着学院办公室的工作效率。
（四）管理工作考核評价体系不完善。虽然很多高校已经开展对办公室管理人员的绩效考核工作，但受工作岗位的工作性质所限，很多指标无法量化，客观的增加了对办公室管理人员的考核难度，最终使得多数高校学院办公室绩效考核都只能是流于形式，不能形成一套完善的工作考核评价体系。这必然导致“奖惩不分明”，“有工作就做、没工作就歇”，“被动等待领导分派任务”等现象发生，无法调动工作人员的积极性，降低学院办公室的工作效率。
二、做好高校学院管理工作的建议和措施
（一）建立健全管理制度并且严格执行。首先，学院办公室在开展各项工作时，必须遵循客观规律，按照相应的规章制度行文办事。这就要求我们必须建立健全办公室工作管理制度。一方面，对于日常程序性工作，需要学院办公室制定一套合理高效的办事流程，让程序性工作更加规范化，执行起来更加高效。另一方面，在面对突发性事件时，学院办公室应该有一个突发事件处理机制，以防事件突然发生无法应对。这样才能使办公室工作有章可循，有规可依。其次，有了健全的管理制度并不代表就能做好学院办公室管理工作。办公室工作人员还应该在日常管理工作中严格执行各项规章制度，真正做到有章必循、有规必依。最后，健全的制度需要有配套的监督机制相配合，两者共同运行才能保证学院办公室工作健康良好的运行。学院办公室应该对各项工作进行不定期常态化自查，按季度召开总结性会议，针对发生的违反规章制度的现象提出整改措施，促使管理人员自觉遵守各项制度，做好本职工作。
（二）明确学院办公室职能，采用目标管理方法。高校学院办公室是基层的行政办公组织，随着高等教育规模不断扩大，办公室的工作也日趋复杂。为了更好的促进学校科研和教学事业的发展，学院办公室应该明确自身职能，为提高管理水平和增强办学质量打下坚实的基础。高校学院办公室主要有执行职能、协调职能和服务职能，三者看似独立，但彼此间又有着紧密的联系，在现实工作中需要管理人员将各个职能有机的结合起来，这样才能更高效地完成各项工作。
明确学院办公室各项职能后，需要配以科学的管理方法，才能够使各项职能更加完美的履行。学院办公室可以采用目标管理方法，对部门工作进行统筹管理。在学校宏观政策的指导下，由学院办公室指定更具体、更切合实际、更符合部门需要的目标要求。目标指定过程需要学院领导和办公室管理人员共同参与，指定的目标要明确，管理要注重平时的目标反馈。通过建立学院内部的目标管理制度，把个人目标和组织目标结合起来，既能充分发挥管理人员的主观能动性，又能保证办公室工作目标的顺利完成。[4]
（三）加强管理人员队伍建设。由于高校办公室工作任务日趋复杂，对办公室管理人员的要求也越来越高，高校应该重视办公室管理人员队伍的建设工作。
1、加强学院办公室管理人员引进力度，吸引有能力的年轻管理人员，不断为办公室补充新鲜血液，这样既可以提高办事效率也可以调整办公室管理团队的年龄结构，使其保持活力。
2、加强对办公室管理人员的思想教育和职业技能培训，使每一位管理人员具备过硬的政治素质和专业的工作技能。
3、为办公室从业人员提供良好的晋升空间，是每一位工作人员都良好的职业发展目标，进而促进他们发挥主观能动性，做好本岗位工作。[5]
（四）完善管理工作考核体系。目前高校对办公室管理人员的年度考核基本是流于形式，没有做到定量定性的严格考核，没有形成科学的考核体系，因此无法达到考核目的。学校人事部门应该重视对管理人员的工作考核，建立合理完善的考核体系，形成有效的约束和激励机制，促进学院办公室工作人员以目标为导向，认真履行其岗位职责，最终配合学校各机关部门顺利完成学院的教学科研工作。[6]
三、结语
近年来，高校进入高速发展阶段，在新形势下高校学院办公室工作也面临各种挑战。各高校应该重视学院办公室管理工作，积极调整管理观念，建立健全管理制度，重新明确办公室职能，建立起一支思想统一、业务能力强、团结进取的办公室管理队伍，以便应对新时期即将面对的各项挑战。
参考文献：
[1]张雅君.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].经济与社会发展，2006（5）：33-34.
[2]尹明，郑丹.当前高校办公室管理面临的问题与对策[J].现代商业，2011（12）：189.
[3]杨明.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].中国管理信息化，2014（4）：136-137.
[4]郭必裕.高校目标管理存在的问题及对策[J].黑龙江高教研究，2005（1）：55-57.
[5]刘媛媛陈小兵.高校院系办公室管理工作中的问题与对策研究[J].中国科教创新导刊，2009（13）：212.
[6]佟颖.高校院系办公室工作存在的问题及对策[J].青年文学家，2013（12）：225-227.
作者简介：张旭，男，实习研究员，主要研究方向为资产管理、高等教育管理。
关键词：高校；学院办公室；管理；问题与对策；
中图分类号：R197.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-03-00-02
高校学院办公室作为学院对外的窗口部门，是上传下达、协调左右、沟通内外的综合管理机构，主要承担参与政务、管理事务、提供服务等职能。随着高等教育制度改革不断深入，高校学院管理工作所处的环境越来越复杂，面临的挑战也越来越多。如果学院办公室的管理工作出现问题很可能导致学院的教学、科研工作运转不顺利。因此，如何提高高校学院办公室工作效率，使其更好地服务于学院的教学和科研工作是高校管理者应该注重的首要问题。
一、高校二级学院管理存在的问题
（一）缺乏健全的管理制度。高校学院办公室管理工作繁多且较为复杂，有些是日常程序性工作，有些则是突发性事件，虽然每一项工作看起来都比较琐碎，但每一项工作却都有其重要意义。学院办公室在面对这些纷繁复杂但又十分重要的工作时，经常会出现职责不明、工作毫无章法、计划性和针对性不强等现象。归其原因，主要是因为缺乏健全的管理制度，没有形成一套办公室管理人员共同遵守的办事流程，导致学院办公室管理工作处于被动状态，管理人员工作积极性不强，影响部门整体的工作效率。[1]
（二）目标不明确、职能不明晰。高校学院办公室是一个综合管理机构，其主要职能就是为学生和教师提供各项服务，目标是配合学校机关职能部门顺利完成学校的各项管理工作。目前一些高校学院办公室出现办事靠上级下达任务、工作靠行政命令指导、精神靠文件传递等官僚主义现象。造成这些不良现象的原因是高校学院办公室对于自身工作职能不清楚、工作目标不明确，办公室管理人员对自身工作职责和目标不明确[2]。办公室的职能和目标不是一成不变的指标，随着新问题的产生，职能和目标都会随之发生改变。作为办公室管理人员不能随着环境改变而履行自身新职能、完成新目标的表现也说明高校办公室存在目标不明确、职能不明晰的问题。
（三）管理人员队伍建设存在问题。高校办公室工作具有时效性强，工作要求高、压力大等特点。为了满足现代社会发展的客观要求，高校办公室工作应该做到高效率，一方面是办事速度，另一方面是办事质量，只有在保证办事质量的前提下，提高办事速度，才是真正的高效率。这就要求高校学院办公室管理人员必须具备过硬的政治素质、娴熟地工作技能、踏实的工作作风。然而，目前很多高校学院办公室从业人员大多是机关单位干部，有些则是军转干部，或者是本科毕业后直接留校的毕业生，甚至还有一些高职称人员家属[3]，他们各自的年龄、经历、学历不尽相同，大多数没有经过相关专业技能培训，思想不统一，办事水平参差不齐，这些都影响着学院办公室的工作效率。
（四）管理工作考核評价体系不完善。虽然很多高校已经开展对办公室管理人员的绩效考核工作，但受工作岗位的工作性质所限，很多指标无法量化，客观的增加了对办公室管理人员的考核难度，最终使得多数高校学院办公室绩效考核都只能是流于形式，不能形成一套完善的工作考核评价体系。这必然导致“奖惩不分明”，“有工作就做、没工作就歇”，“被动等待领导分派任务”等现象发生，无法调动工作人员的积极性，降低学院办公室的工作效率。
二、做好高校学院管理工作的建议和措施
（一）建立健全管理制度并且严格执行。首先，学院办公室在开展各项工作时，必须遵循客观规律，按照相应的规章制度行文办事。这就要求我们必须建立健全办公室工作管理制度。一方面，对于日常程序性工作，需要学院办公室制定一套合理高效的办事流程，让程序性工作更加规范化，执行起来更加高效。另一方面，在面对突发性事件时，学院办公室应该有一个突发事件处理机制，以防事件突然发生无法应对。这样才能使办公室工作有章可循，有规可依。其次，有了健全的管理制度并不代表就能做好学院办公室管理工作。办公室工作人员还应该在日常管理工作中严格执行各项规章制度，真正做到有章必循、有规必依。最后，健全的制度需要有配套的监督机制相配合，两者共同运行才能保证学院办公室工作健康良好的运行。学院办公室应该对各项工作进行不定期常态化自查，按季度召开总结性会议，针对发生的违反规章制度的现象提出整改措施，促使管理人员自觉遵守各项制度，做好本职工作。
（二）明确学院办公室职能，采用目标管理方法。高校学院办公室是基层的行政办公组织，随着高等教育规模不断扩大，办公室的工作也日趋复杂。为了更好的促进学校科研和教学事业的发展，学院办公室应该明确自身职能，为提高管理水平和增强办学质量打下坚实的基础。高校学院办公室主要有执行职能、协调职能和服务职能，三者看似独立，但彼此间又有着紧密的联系，在现实工作中需要管理人员将各个职能有机的结合起来，这样才能更高效地完成各项工作。
明确学院办公室各项职能后，需要配以科学的管理方法，才能够使各项职能更加完美的履行。学院办公室可以采用目标管理方法，对部门工作进行统筹管理。在学校宏观政策的指导下，由学院办公室指定更具体、更切合实际、更符合部门需要的目标要求。目标指定过程需要学院领导和办公室管理人员共同参与，指定的目标要明确，管理要注重平时的目标反馈。通过建立学院内部的目标管理制度，把个人目标和组织目标结合起来，既能充分发挥管理人员的主观能动性，又能保证办公室工作目标的顺利完成。[4]
（三）加强管理人员队伍建设。由于高校办公室工作任务日趋复杂，对办公室管理人员的要求也越来越高，高校应该重视办公室管理人员队伍的建设工作。
1、加强学院办公室管理人员引进力度，吸引有能力的年轻管理人员，不断为办公室补充新鲜血液，这样既可以提高办事效率也可以调整办公室管理团队的年龄结构，使其保持活力。
2、加强对办公室管理人员的思想教育和职业技能培训，使每一位管理人员具备过硬的政治素质和专业的工作技能。
3、为办公室从业人员提供良好的晋升空间，是每一位工作人员都良好的职业发展目标，进而促进他们发挥主观能动性，做好本岗位工作。[5]
（四）完善管理工作考核体系。目前高校对办公室管理人员的年度考核基本是流于形式，没有做到定量定性的严格考核，没有形成科学的考核体系，因此无法达到考核目的。学校人事部门应该重视对管理人员的工作考核，建立合理完善的考核体系，形成有效的约束和激励机制，促进学院办公室工作人员以目标为导向，认真履行其岗位职责，最终配合学校各机关部门顺利完成学院的教学科研工作。[6]
三、结语
近年来，高校进入高速发展阶段，在新形势下高校学院办公室工作也面临各种挑战。各高校应该重视学院办公室管理工作，积极调整管理观念，建立健全管理制度，重新明确办公室职能，建立起一支思想统一、业务能力强、团结进取的办公室管理队伍，以便应对新时期即将面对的各项挑战。
参考文献：
[1]张雅君.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].经济与社会发展，2006（5）：33-34.
[2]尹明，郑丹.当前高校办公室管理面临的问题与对策[J].现代商业，2011（12）：189.
[3]杨明.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨[J].中国管理信息化，2014（4）：136-137.
[4]郭必裕.高校目标管理存在的问题及对策[J].黑龙江高教研究，2005（1）：55-57.
[5]刘媛媛陈小兵.高校院系办公室管理工作中的问题与对策研究[J].中国科教创新导刊，2009（13）：212.
[6]佟颖.高校院系办公室工作存在的问题及对策[J].青年文学家，2013（12）：225-227.
作者简介：张旭，男，实习研究员，主要研究方向为资产管理、高等教育管理。