论文部分内容阅读
[摘 要]随着经济的日益发展，传统的财务档案管理工作已逐渐无法满足发展需求，财务档案管理的信息化成为必然的发展趋势。以现代信息技术的发展与应用为代表的新技术革命必然加速我国信息化过程，而财务档案管理作为管理的基础性工作，借助现代化的设备和手段，应用电子计算机处理和储存，形成电子财务档案，其信息传递速度较快，档案管理和利用的效率也越来越高。加快档案信息化建设，顺应时代和社会发展，是提高档案管理和档案服务水平的必由之路。
[关键词]财务档案；管理；信息化
中图分类号：TD327 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0196-01
1 财务档案管理信息化概述
从工作效率、质量上说，信息化财务档案管理具有较高的工作效率、质量。近年来信息处理软件的功能日益强大，人机交互变得日益简单方便，计算、工作效率也进一步提升。同时，大量工作任务交由计算机完成，而在正常工作状态下，计算机工作错误率可视为零，同时工作者由于工作任务量的大大减少，其工作强度大量极大降低，相应的工作出错概率也极大地降低。
从信息保存上说，信息化的财务档案管理，硬盘为主要的信息存储介质至，其保存效率较高，保存成本较低。但由于使用磁盘为储存介质，信息存储的安全性从一定程度上有说所下降，高密度的信息存储也使得当信息存储磁盘出现硬损伤时，会有大量的信息丢失。因此信息的备份、安全防护显得格外重要。
与传统的手工财务档案相比信息化财务档案彰显优越性。将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案，电子财务档案具有无可比拟的优点，能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。
2 财务档案管理信息化问题的对策建议
（1）提高认识，不断完善财务档案管理制度。财务档案管理中的问题，很大程度是由于负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。第一，应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度，学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等等，通过各种形式的学习培训活动，不断增强这些人员对档案管理重要性的认识，从思想上重视财务档案管理工作。高层领导必须重视财务档案管理工作。第二，不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合自身的财务管理状况，健全和完善财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件，
（2）强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。
（3）规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为经营和财务管理活动提供服务和支持由于财务档案包含着经营管理的很多信息，一些信息涉及到经营管理中的秘密，从维护自身利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过负责人的批准。内部管理人员基于工作需要查阅财务档案材料的，除了经过档案管理部门的同意之外，还应该严格做好借阅登记，涉密档案材料只能查阅摘抄，不能复印。在使用上，档案管理人员应该严格按照档案管理基本要求和程序，对财务档案进行科学的分类，并放到对应的位置，并制作财务档案管理目录，方便进行快速的查找。
（4）搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必須向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须财务档案数据库，可以根据自身财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
（5）搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。
（6）搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。结束语：
综上所述，在以网络和信息技术为主的信息化时代，网络经济将成为一种普及的经济形式。财务档案管理信息化是会计信息化的一部分，在财务人员和档案管理人员的共同努力下，财务管理部门和档案管理部门要充分发挥自身优势，把财务档案信息化建设工作打造成为现代化建设中的一个亮点，努力为经济发展提供优质高效的服务。
参考文献
[1] 张艳红.财务档案管理信息化建设的思考[J].中国市场，2011（26）：94-96.
[2] 蔡定国.会计档案管理存在的问题及对策[J].财会审计，2011（07）：55.
[关键词]财务档案；管理；信息化
中图分类号：TD327 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0196-01
1 财务档案管理信息化概述
从工作效率、质量上说，信息化财务档案管理具有较高的工作效率、质量。近年来信息处理软件的功能日益强大，人机交互变得日益简单方便，计算、工作效率也进一步提升。同时，大量工作任务交由计算机完成，而在正常工作状态下，计算机工作错误率可视为零，同时工作者由于工作任务量的大大减少，其工作强度大量极大降低，相应的工作出错概率也极大地降低。
从信息保存上说，信息化的财务档案管理，硬盘为主要的信息存储介质至，其保存效率较高，保存成本较低。但由于使用磁盘为储存介质，信息存储的安全性从一定程度上有说所下降，高密度的信息存储也使得当信息存储磁盘出现硬损伤时，会有大量的信息丢失。因此信息的备份、安全防护显得格外重要。
与传统的手工财务档案相比信息化财务档案彰显优越性。将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案，电子财务档案具有无可比拟的优点，能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。
2 财务档案管理信息化问题的对策建议
（1）提高认识，不断完善财务档案管理制度。财务档案管理中的问题，很大程度是由于负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。第一，应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度，学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等等，通过各种形式的学习培训活动，不断增强这些人员对档案管理重要性的认识，从思想上重视财务档案管理工作。高层领导必须重视财务档案管理工作。第二，不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合自身的财务管理状况，健全和完善财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件，
（2）强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。
（3）规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为经营和财务管理活动提供服务和支持由于财务档案包含着经营管理的很多信息，一些信息涉及到经营管理中的秘密，从维护自身利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过负责人的批准。内部管理人员基于工作需要查阅财务档案材料的，除了经过档案管理部门的同意之外，还应该严格做好借阅登记，涉密档案材料只能查阅摘抄，不能复印。在使用上，档案管理人员应该严格按照档案管理基本要求和程序，对财务档案进行科学的分类，并放到对应的位置，并制作财务档案管理目录，方便进行快速的查找。
（4）搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必須向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须财务档案数据库，可以根据自身财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
（5）搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形成、调阅上的时差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。
（6）搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。结束语：
综上所述，在以网络和信息技术为主的信息化时代，网络经济将成为一种普及的经济形式。财务档案管理信息化是会计信息化的一部分，在财务人员和档案管理人员的共同努力下，财务管理部门和档案管理部门要充分发挥自身优势，把财务档案信息化建设工作打造成为现代化建设中的一个亮点，努力为经济发展提供优质高效的服务。
参考文献
[1] 张艳红.财务档案管理信息化建设的思考[J].中国市场，2011（26）：94-96.
[2] 蔡定国.会计档案管理存在的问题及对策[J].财会审计，2011（07）：55.