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摘 要：在新时期，随着社会对人才的技能要求越来越高，培养人才的高等院校重视教学管理这一重要环节变得越来越重要，高质量的教学管理水平是高校教学质量的保证，也是搞好教学、提高教学质量的重要环节。高校教学秘书对高校教学至关重要，是高校人才培养的重要岗位，肩负着重要使命，直接关系到教学质量的高低。
关键词：新时期 教学秘书 主要职责 综合素质
中图分类号:G451.8 文献标识码:A文章编号: 1673-1875(2008)12-073-02
教学管理是高校教育工作的重要环节，高校工作通过教学和教育工作来培养高层次人才，教学工作始终是其中心工作。在新时期，高校教学管理改革日渐深入，作为贯穿整个教学管理过程的教学秘书工作无疑显得尤为重要。谈起教学秘书工作，大家头脑中首先的印象便是“忙”。的确，作为高校教学管理中的基层管理人员，教学秘书整天应付的都是琐碎而繁杂的服务工作。但同时，教学秘书既是教学管理工作的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，同时也是教务处和教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展活动的桥梁。教学秘书是高校中的一项平凡而又必不可少的工作岗位，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础。
一、教学秘书在教学管理中的主要职责
高校教学管理工作是由其主体、管理对象、管理手段等诸方面的要素构成的，是根据教学的规律和特点，对教学工作进行计划、组织、控制和监督的过程。如果把整个教学过程看作一个网络系统的话，那么教学秘书则是这个网络系统的操作员，起着教学运转的中心枢纽作用。教学秘书职责不明确，很容易出现退倭扯皮现象，容易造成工作被动，进而影响教学过程的顺利进行。因此，教学秘书必须明确其工作的主要职责。
1、日常教学管理需细致入微
教学管理是繁重复杂的实实在在的事物性工作。它涉及面广：
期初，配合学院各教研室做好期初教学工作的检查，完成期初教学检查总结，发现、解决问题，并将情况上报教务处；审核上一学期学院所有教学班的成绩录入情况，发现问题及时与任课教师联系；安排并上报下一个学期的开课计划，并配合教务处解决开课计划中的相关问题，根据开课计划组织教师进行学生教材和教师用书的征订工作；组织好学院重点课程建设以及教改项目的申报工作。
期中，配合各教研室，组织期中考试，完成期中教学检查；组织好学生选课工作、将选课中出现的问题及时反馈教务处并尽快解决，保证学生选课的顺利进行；组织好学生大学英语四、六级的报考工作。
期末，在教学工作网发布期末考试安排；对假期函授教学进行安排；发放下学期教师课表以及教参；核算课时薪。
其它还涉及，教学检查、教学评估、教学数据统计、教学环节安排、教学日历、学生成绩，等等。这一切都必须围绕着教学活动这个中心进行，而且应该根据教学进度表做到有计划的安排，做到细致入微，不能出现遗漏和差错。
2、协调教学工作需及时到位
学院领导的工作一般是决策性，全局性，统筹性的，做为领导者不可能也没有多余的精力去做方方面面的工作，而这些工作又几乎都是面向广大师生的。因此，教学秘书成为教学各环节综合协调工作的实际运作者，处理这些具体工作便使得教学秘书与一般师生打交道的机会更加频繁，更加直接，具体表现在以下三个方面：（1）上令下达，下情上报；教学秘书要及时将学校通知、文件的精神及时传达给学院和教师，同时将学院的教学工作情况及时向上级部门汇报。（2）协调好学院内部教师课程，协调好与其他学院之间、学院与教务处之间的关系，互相配合，加强交流与合作；对生病、出差的教师，及时安排相同专业的教师代课，或由任课教师填写《教师调、停课申请表》，交由教学单位领导审批后，再交教务处备案，并要求教师及时通知学生上课时间的变动，避免教学活动出现偏差。（3）收集教学中各个环节的反馈信息，对教学中出现的新情况，积极向领导汇报；配合分管领导处理好日常工作，参与各项教学检查、教学评价等工作。教学秘书是领导决策的重要执行者，工作必须认真仔细，一旦在某个教学环节上出现问题，就会造成很大的教学事故。
3、教学档案的管理需科学严谨
教学档案管理就是教学信息管理，是教学工作的真实反映，为教学改革、科研提供科学依据，对提高教学质量和教学管理水平具有重要的现实意义。要把各种与教学有关的教学文件、教学计划，教学材料、教学过程总结报告、学习体会、观摩感受、教学检查结果，反馈信息等及时归类入档，保证教学材料的完整性、可靠性，并逐步使教学档案管理制度化、规范化。
二、教学秘书在教学管理中应具备的素质
在新时期，随着高校教学管理改革的日渐深入，作为一名教务管理工作者，需要具备多方面的科学文化知识，要不断提高自身的综合素质。
1、要不断提高自身的专业素质
教学秘书要想顺利开展工作，既要有教学管理知识，又要有所在学院的专业知识，但是有的教学秘书不是教育管理专业出身，不太熟悉教育管理的相关知识，还有的虽是教育管理专业毕业，但不熟悉所在院系的专业知识。所以，二者均需要加强学习，完善知识结构。
首先，教学秘书在工作之余，应广泛阅读有关高校管理科学的理论著作，因为这些都是高校管理精华和经验的总结，我们必须去努力学习，认真研究。认真学习教育心理学、教育管理学等课程，总结出适合自己所在学院的先进的教学管理方法。同时，教学秘书要对所在学院各专业的课程体系、知识结构、课程内容等要有一定的了解,掌握其中的教学规律和特性,这样才能更好地服务于教师、服务于学生。
其次，教学秘书还必须具备一定的文字表达能力，能够独立起草一些常用的工作报告、计划、年度总结、配合学校完成本学院的年鉴编写工作等。具备良好的语言表达和沟通能力，是保证工作顺利开展的基础。
再次，随着现代社会的高速发展，特别是电脑的广泛应用，许多教学环节都已经实现了计算机化管理，所以一个合格的教学秘书必须不断学习掌握最新的科学技术，掌握一定的计算机操作技能，把高科技手段运用到教学管理中去。如学生选课系统、教务管理系统、教学信息发布的网页操作；利用计算机处理各种数据，高效、准确、便捷地为教学提供服务等已成为教学秘书日常工作中必须具备的能力。
2、要不断增强自身的服务意识
首先，要不断增强为领导服务的意识。一个优秀的教学秘书既要有责任心，又要有随机应变的能力，学会为领导分忧解难。教学秘书在教学管理过程中，要当好学院领导教学上的助手，起到参谋的作用，为领导决策提供必要的依据和建议，协助院领导办理具体教学事务，如课程安排、教学计划执行与调整、考试安排、教学档案的建立等。
其次，要不断增强为教师服务的意识。教师是教学活动的主体，是教学活动的直接组织者与实施者。教学秘书一方面应督促教师保质保量地完成自己的教学任务，另一方面更要为他们的教学、科研活动提供良好的服务。在教参的订购、教师课程的安排、教室的更换、解决教师因生病或出差等特殊原因，需变动上课时间等一系列问题上，提供最优的教学服务。学校、学院的一些通知和文件精神教学秘书要及时地传达给每一位教师,使教师及时了解学校、学院的动态与要求，从而积极地参与配合学校、学院的工作,促进教学管理。优质的教学服务能使教师更加理解和配合教学秘书，使教学管理工作得到顺利地开展。
再次，要不断增强为学生服务的意识。学生是高校教育的实施对象，是检验高校教学质量的参考对象。教师和教学秘书归根到底是为学生服务的，因此教师和教学秘书必须树立以服务为宗旨的教学服务意识。教学秘书在整个教学过程中广泛地接触学生，对学生的学习情况掌握得较清楚，可以直接了解到学生在学习中遇到的困难，为他们释疑解惑，排忧解难。热情为学生提供相关教学咨询、成绩查询、各类相关证明等各项服务工作，耐心听取他们所反映的问题，了解他们对教学过程安排的意见，及时反馈给相关领导或教师,确保教学管理工作正常高效地开展。
三、教学秘书在教学管理中提高效率的途径
1、未雨绸缪，周密计划，妥善安排
教学秘书工作虽然千头万绪，但也有规律可循，要提高教学管理的工作效率首先就是要及早准备，运筹帷幄，教学秘书要通晓各学期各时段的常规性事务，做到事前有计划，增加工作的主动性和预见性，不能采取应付式、被动式的工作态度和工作方式；其次，分清事情的轻重缓急，勤于记录，增强工作的计划性和条理性。如果事事等到临时抱佛脚，由于时间紧、工作量大，不但身心疲惫还容易出错。此外，教学秘书还应该养成严格遵守时间的习惯，找到适合自己的工作方式，才能更好的保证工作质量。
2、加强沟通，灵活协调，不断学习
教学秘书工作涉及面广，经常要和学院领导、教师、学生以及教务处等学校各职能部门打交道，很多工作的顺利完成得益于几方面的共同努力。因此，这就要求教学秘书要有很强的沟通协调能力，建立良好的人际关系，才能保证工作的顺利开展。此外，教学秘书还必须不断学习，学习别人的经验，学习新东西，新知识，跟上时代的步伐，与时俱进，这样才能在管理过程中更好地解决问题。
3、强化自律意识，讲究工作艺术
教学秘书的办事效率、办事态度往往直接反映出教学秘书自身素质和能力的好坏与高低。教学秘书身处教学管理实际工作的中心位置，有许多具体的事需要去处理、传达、落实。因此，要有谦虚谨慎的作风，特别是传达领导指示意图时，更应该讲究方法。首先是说话的技巧和语言的艺术，教学秘书最好把要说的话条理化，注意说话的态度，做到“急话缓说，气话不说”。待人接物的时候，要彬彬有礼、和蔼可亲，这样才能拉近与教师、学生的距离。
在高校教学管理改革不断推进、信息化时代、办公自动化日益深入的今天，工作的要求也就更高、更具体。因此，对教学秘书的要求也越来越高。一个教学秘书不但应是合格的,而且应当争取是优秀的。要明确自己的岗位职责，努力提高自身综合素质，提高修养，增强自己的工作能力，为高校教育事业多作贡献。
参考文献：
[1]任群.中国秘书学[M].重庆:重庆出版社，2001
[2]邓国宝.高校教学秘书应具备的素质[J].秘书之友，1995
[3]杨力.浅谈如何稳定高校教学秘书队伍[J].教育现代化,1994,(2).
[4]郑其婷.做好高校教学秘书工作必须强化三个意识[J].绥化师专学报，2002，(2)
关键词：新时期 教学秘书 主要职责 综合素质
中图分类号:G451.8 文献标识码:A文章编号: 1673-1875(2008)12-073-02
教学管理是高校教育工作的重要环节，高校工作通过教学和教育工作来培养高层次人才，教学工作始终是其中心工作。在新时期，高校教学管理改革日渐深入，作为贯穿整个教学管理过程的教学秘书工作无疑显得尤为重要。谈起教学秘书工作，大家头脑中首先的印象便是“忙”。的确，作为高校教学管理中的基层管理人员，教学秘书整天应付的都是琐碎而繁杂的服务工作。但同时，教学秘书既是教学管理工作的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，同时也是教务处和教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展活动的桥梁。教学秘书是高校中的一项平凡而又必不可少的工作岗位，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础。
一、教学秘书在教学管理中的主要职责
高校教学管理工作是由其主体、管理对象、管理手段等诸方面的要素构成的，是根据教学的规律和特点，对教学工作进行计划、组织、控制和监督的过程。如果把整个教学过程看作一个网络系统的话，那么教学秘书则是这个网络系统的操作员，起着教学运转的中心枢纽作用。教学秘书职责不明确，很容易出现退倭扯皮现象，容易造成工作被动，进而影响教学过程的顺利进行。因此，教学秘书必须明确其工作的主要职责。
1、日常教学管理需细致入微
教学管理是繁重复杂的实实在在的事物性工作。它涉及面广：
期初，配合学院各教研室做好期初教学工作的检查，完成期初教学检查总结，发现、解决问题，并将情况上报教务处；审核上一学期学院所有教学班的成绩录入情况，发现问题及时与任课教师联系；安排并上报下一个学期的开课计划，并配合教务处解决开课计划中的相关问题，根据开课计划组织教师进行学生教材和教师用书的征订工作；组织好学院重点课程建设以及教改项目的申报工作。
期中，配合各教研室，组织期中考试，完成期中教学检查；组织好学生选课工作、将选课中出现的问题及时反馈教务处并尽快解决，保证学生选课的顺利进行；组织好学生大学英语四、六级的报考工作。
期末，在教学工作网发布期末考试安排；对假期函授教学进行安排；发放下学期教师课表以及教参；核算课时薪。
其它还涉及，教学检查、教学评估、教学数据统计、教学环节安排、教学日历、学生成绩，等等。这一切都必须围绕着教学活动这个中心进行，而且应该根据教学进度表做到有计划的安排，做到细致入微，不能出现遗漏和差错。
2、协调教学工作需及时到位
学院领导的工作一般是决策性，全局性，统筹性的，做为领导者不可能也没有多余的精力去做方方面面的工作，而这些工作又几乎都是面向广大师生的。因此，教学秘书成为教学各环节综合协调工作的实际运作者，处理这些具体工作便使得教学秘书与一般师生打交道的机会更加频繁，更加直接，具体表现在以下三个方面：（1）上令下达，下情上报；教学秘书要及时将学校通知、文件的精神及时传达给学院和教师，同时将学院的教学工作情况及时向上级部门汇报。（2）协调好学院内部教师课程，协调好与其他学院之间、学院与教务处之间的关系，互相配合，加强交流与合作；对生病、出差的教师，及时安排相同专业的教师代课，或由任课教师填写《教师调、停课申请表》，交由教学单位领导审批后，再交教务处备案，并要求教师及时通知学生上课时间的变动，避免教学活动出现偏差。（3）收集教学中各个环节的反馈信息，对教学中出现的新情况，积极向领导汇报；配合分管领导处理好日常工作，参与各项教学检查、教学评价等工作。教学秘书是领导决策的重要执行者，工作必须认真仔细，一旦在某个教学环节上出现问题，就会造成很大的教学事故。
3、教学档案的管理需科学严谨
教学档案管理就是教学信息管理，是教学工作的真实反映，为教学改革、科研提供科学依据，对提高教学质量和教学管理水平具有重要的现实意义。要把各种与教学有关的教学文件、教学计划，教学材料、教学过程总结报告、学习体会、观摩感受、教学检查结果，反馈信息等及时归类入档，保证教学材料的完整性、可靠性，并逐步使教学档案管理制度化、规范化。
二、教学秘书在教学管理中应具备的素质
在新时期，随着高校教学管理改革的日渐深入，作为一名教务管理工作者，需要具备多方面的科学文化知识，要不断提高自身的综合素质。
1、要不断提高自身的专业素质
教学秘书要想顺利开展工作，既要有教学管理知识，又要有所在学院的专业知识，但是有的教学秘书不是教育管理专业出身，不太熟悉教育管理的相关知识，还有的虽是教育管理专业毕业，但不熟悉所在院系的专业知识。所以，二者均需要加强学习，完善知识结构。
首先，教学秘书在工作之余，应广泛阅读有关高校管理科学的理论著作，因为这些都是高校管理精华和经验的总结，我们必须去努力学习，认真研究。认真学习教育心理学、教育管理学等课程，总结出适合自己所在学院的先进的教学管理方法。同时，教学秘书要对所在学院各专业的课程体系、知识结构、课程内容等要有一定的了解,掌握其中的教学规律和特性,这样才能更好地服务于教师、服务于学生。
其次，教学秘书还必须具备一定的文字表达能力，能够独立起草一些常用的工作报告、计划、年度总结、配合学校完成本学院的年鉴编写工作等。具备良好的语言表达和沟通能力，是保证工作顺利开展的基础。
再次，随着现代社会的高速发展，特别是电脑的广泛应用，许多教学环节都已经实现了计算机化管理，所以一个合格的教学秘书必须不断学习掌握最新的科学技术，掌握一定的计算机操作技能，把高科技手段运用到教学管理中去。如学生选课系统、教务管理系统、教学信息发布的网页操作；利用计算机处理各种数据，高效、准确、便捷地为教学提供服务等已成为教学秘书日常工作中必须具备的能力。
2、要不断增强自身的服务意识
首先，要不断增强为领导服务的意识。一个优秀的教学秘书既要有责任心，又要有随机应变的能力，学会为领导分忧解难。教学秘书在教学管理过程中，要当好学院领导教学上的助手，起到参谋的作用，为领导决策提供必要的依据和建议，协助院领导办理具体教学事务，如课程安排、教学计划执行与调整、考试安排、教学档案的建立等。
其次，要不断增强为教师服务的意识。教师是教学活动的主体，是教学活动的直接组织者与实施者。教学秘书一方面应督促教师保质保量地完成自己的教学任务，另一方面更要为他们的教学、科研活动提供良好的服务。在教参的订购、教师课程的安排、教室的更换、解决教师因生病或出差等特殊原因，需变动上课时间等一系列问题上，提供最优的教学服务。学校、学院的一些通知和文件精神教学秘书要及时地传达给每一位教师,使教师及时了解学校、学院的动态与要求，从而积极地参与配合学校、学院的工作,促进教学管理。优质的教学服务能使教师更加理解和配合教学秘书，使教学管理工作得到顺利地开展。
再次，要不断增强为学生服务的意识。学生是高校教育的实施对象，是检验高校教学质量的参考对象。教师和教学秘书归根到底是为学生服务的，因此教师和教学秘书必须树立以服务为宗旨的教学服务意识。教学秘书在整个教学过程中广泛地接触学生，对学生的学习情况掌握得较清楚，可以直接了解到学生在学习中遇到的困难，为他们释疑解惑，排忧解难。热情为学生提供相关教学咨询、成绩查询、各类相关证明等各项服务工作，耐心听取他们所反映的问题，了解他们对教学过程安排的意见，及时反馈给相关领导或教师,确保教学管理工作正常高效地开展。
三、教学秘书在教学管理中提高效率的途径
1、未雨绸缪，周密计划，妥善安排
教学秘书工作虽然千头万绪，但也有规律可循，要提高教学管理的工作效率首先就是要及早准备，运筹帷幄，教学秘书要通晓各学期各时段的常规性事务，做到事前有计划，增加工作的主动性和预见性，不能采取应付式、被动式的工作态度和工作方式；其次，分清事情的轻重缓急，勤于记录，增强工作的计划性和条理性。如果事事等到临时抱佛脚，由于时间紧、工作量大，不但身心疲惫还容易出错。此外，教学秘书还应该养成严格遵守时间的习惯，找到适合自己的工作方式，才能更好的保证工作质量。
2、加强沟通，灵活协调，不断学习
教学秘书工作涉及面广，经常要和学院领导、教师、学生以及教务处等学校各职能部门打交道，很多工作的顺利完成得益于几方面的共同努力。因此，这就要求教学秘书要有很强的沟通协调能力，建立良好的人际关系，才能保证工作的顺利开展。此外，教学秘书还必须不断学习，学习别人的经验，学习新东西，新知识，跟上时代的步伐，与时俱进，这样才能在管理过程中更好地解决问题。
3、强化自律意识，讲究工作艺术
教学秘书的办事效率、办事态度往往直接反映出教学秘书自身素质和能力的好坏与高低。教学秘书身处教学管理实际工作的中心位置，有许多具体的事需要去处理、传达、落实。因此，要有谦虚谨慎的作风，特别是传达领导指示意图时，更应该讲究方法。首先是说话的技巧和语言的艺术，教学秘书最好把要说的话条理化，注意说话的态度，做到“急话缓说，气话不说”。待人接物的时候，要彬彬有礼、和蔼可亲，这样才能拉近与教师、学生的距离。
在高校教学管理改革不断推进、信息化时代、办公自动化日益深入的今天，工作的要求也就更高、更具体。因此，对教学秘书的要求也越来越高。一个教学秘书不但应是合格的,而且应当争取是优秀的。要明确自己的岗位职责，努力提高自身综合素质，提高修养，增强自己的工作能力，为高校教育事业多作贡献。
参考文献：
[1]任群.中国秘书学[M].重庆:重庆出版社，2001
[2]邓国宝.高校教学秘书应具备的素质[J].秘书之友，1995
[3]杨力.浅谈如何稳定高校教学秘书队伍[J].教育现代化,1994,(2).
[4]郑其婷.做好高校教学秘书工作必须强化三个意识[J].绥化师专学报，2002，(2)