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【摘 要】 加强事业单位档案管理信息化建设，是事业单位深化改革的需要，是知识经济时代的需要，是社会主义现代化的需要，本文首先阐述了事业单位档案管理信息化建设的优点，其次，提出观点：档案管理信息化建设是事业单位未来档案建设的必由之路。同时，就事业单位档案管理信息化建设的相关措施进行了较为深入的探讨，其中包括强化定期维护和涉密管理，确保安全运行；强化制度建设，促进规范管理；重视档案管理信息化系统的维护；组建档案信息局域网等，具有一定的参考价值。
【关键词】 事业单位 档案管理 信息化建设
1.前言
随着我国改革开放进程的日益深入和市场经济的快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，而社会各界对于档案信息资源的需求也变得日益增多，那么在这种情况下加强事业单位档案管理信息化建设，对于强化事业单位档案服务工作，提高事业单位档案管理水平都具有较为重要的作用。
2.事业单位档案管理信息化建设的优点
（1）事业单位传统的档案管理模式，很容易会出现“死档案”的情况，换而言之，即知道档案室保存了所需档案资料，但由于存放不当、检索工具不全等多种原因而不得不浪费大量的人力、物力、时间去查找。而档案管理信息化建设之后，则能够有效解决这种问题，由于计算机具有计算精度高、存储信息量大、运算速度快等多种特点，能够将快速、全面、准确的档案信息资源提供给所需要的人员，既能够节约档案管理人员的实践，提高其工作效率，又能够防止出现“手工抄写失误”的问题，能够让数据查询变得又准、又快。
（2）事业单位开展档案管理信息化建设，能够有利于保存档案原件的完整性，除了输入信息时需要原件外，其它时间都不用再接触原件。
（3）事业单位开展档案管理信息化建设，能够在硬盘、光盘、U盘、网络存储空间等存放大量的档案信息资源，方便简洁。而传统的档案管理模式则需要不断地投入资金来增添设备、改建库房，还要防止出现鼠类破坏、虫蛀、氧化、霉变等问题。
3.档案管理信息化建设是事业单位未来档案建设的必由之路
事业单位档案管理信息化建设由统计报表、系统设置、信息查询、数据维护等多个环节来组成，而其中最为关键的是数据维护和系统设置，所以，事业单位务必要选择一套管理科学、设置合理的信息化系统，逐步实现档案管理的网络化、微机化。各种计算机处理方式和档案统计都逐步由计算机网络来实现，逐步实现资源共享、远程数据交换等。利用档案管理信息化建设来开展档案分析、档案查询、档案整理、档案统计等工作，能够有效提高事业单位档案信息资源的利用效率和利用质量，节省大量人力和时间，提高档案的现代化管理水平。
4.事业单位档案管理信息化建设的相关措施
（1）加强组织领导
各个事业单位应该成立由单位一把手任组长、分管领导任副组长、各科室相关领导为组员的档案管理信息化建设工作小组，明确领导责任，落实成员负责档案文件材料的信息化收集、鉴定、整理、立卷、归档，使档案管理信息化建设工作做到事事有人负责，环环有人把关。把档案管理信息化建设工作作为事业单位机关管理的一项重要的内容纳入年度目标考核，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导负总责、档案室主任具体负责、各科室协助共管的三级档案管理网络
（2）强化制度建设，促进规范管理
事业单位应该要建立健全档案信息安全应急防范机制，明确规定电子档案网与互联网物理隔离，严禁非规定计算机接入和访问电子档案网服务器，电子档案网上的计算机必须设置密码，禁止随意通过U盘、移动硬盘等便携设备和电子档案网上的计算机进行数据交换。
（3）重视档案管理信息化系统的维护。
档案管理信息化建设是一个动态的过程，这需要事业单位档案管理人员不断地去维护、去更新、去核准，只有这样，才能够最大限度地发挥出档案管理信息化系统应有的作用，特别要格外注意数据库的建设。第一，务必要准确地录入档案信息资源，只有这样，才能够让档案管理信息化建设变得有意义；第二，务必要完整地录入档案信息资源，只有这样，才能够顺利开展档案管理信息化系统的后期维护；第三，要指派专人来及时更新、及时核准数据库信息，只有这样，才能够确保档案管理信息化系统的准确性、可信性、完整性和真实性，才能够进一步推进事业单位档案管理信息化建设进程。
（4）组建档案信息局域网，提高档案的综合利用率。
首先，在事业单位档案室内部应该建立一个封闭的局域网，设立专门的电子档案阅档室，增加多台计算机为档案利用终端机供阅档用。查档人员办理相关手续后，只要轻点鼠标，就可以在授权范围内查阅相关资料。这样不仅可以提高档案查阅的速度，同时也可以防止纸质档案的涂改，有利于档案的安全和保密。其次是建立档案信息专网系统，此系统可供相关业务部门使用，授权人员根据工作需要，只要登录档案信息专网，就可在授权范围内查阅所需要的干部电子档案，干部的年龄、工龄、党龄、工作经历、学历、职务、工资、奖惩等个人信息将得到全面真实的反映，干部档案利用率将得到很大的提高。在专网的管理上，要明确使用权，界定哪些人可以使用，用户必须通过用户名、密码，待管理员审核批准后方可登录使用。
（5）强化定期维护和涉密管理，确保安全运行。
事业单位每周都应该定期检查、维护磁盘阵列、服务器、扫描仪、计算机等档案信息化设备及档案信息网站、电子档案网络、档案数字化扫描等档案信息管理系统，并对档案信息网络进行病毒检测，确保档案信息化设备及档案信息网络的正常、安全运行，切实维护档案信息安全。同时，强化涉密管理，确保信息安全。加强档案信息涉密管理，签订保密承诺书，规范档案信息公开保密审查程序，所有拟公开档案信息在公开前由专人对其内容进行全面的保密审查，确保“涉密信息不公开，公开信息不涉密”，切实消除档案信息失泄密隐患，确保档案信息安全。
（6）加强档案管理业务培训
为了全面做好事业单位档案管理信息化建设工作，提高事业单位档案工作人员的业务水平，应该定期开展档案管理业务培训，要求专家来进行讲座，从档案工作信息化的要求、库房安全管理、档案管理常态化、编写编研材料的必要性、档案工作目标管理要求及注意事项等多个方面来对事业单位档案工作人员进行讲解，并且就日常档案工作中应要注意的问题与各档案工作人员进行充分的探讨和解释。通过业务培训，能够进一步拓宽档案工作人员的视野，形成崇尚科学、学习先进知识的热潮，推动事业单位档案管理信息化建设水平，对于事业单位实现可持续性发展也极为有利。
5.结语
总之，加强事业单位档案管理信息化建设，是事业单位深化改革的需要，是知识经济时代的需要，是社会主义现代化的需要，由此可见，档案管理信息化建设是事业单位未来档案建设的必由之路。
【参考文献】
[1] 付冰，张晓刚.事业单位档案信息化建设与安全管理[J].兰台内外.2011，16（02）：120-124.
[2] 刘恺.浅谈事业单位档案管理的标准化管理[J].中国房地产业.2011，17（02）：133-136.
[3] 黄俊山.数字化测绘资料档案管理系统的建立[J].科技创新导报.2011，17（08）：102-105.
[4] 杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理.2011（03）：133-136.
[5] 史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理[J].现代营销（学苑版）.2011（06）：154-157.
【关键词】 事业单位 档案管理 信息化建设
1.前言
随着我国改革开放进程的日益深入和市场经济的快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，而社会各界对于档案信息资源的需求也变得日益增多，那么在这种情况下加强事业单位档案管理信息化建设，对于强化事业单位档案服务工作，提高事业单位档案管理水平都具有较为重要的作用。
2.事业单位档案管理信息化建设的优点
（1）事业单位传统的档案管理模式，很容易会出现“死档案”的情况，换而言之，即知道档案室保存了所需档案资料，但由于存放不当、检索工具不全等多种原因而不得不浪费大量的人力、物力、时间去查找。而档案管理信息化建设之后，则能够有效解决这种问题，由于计算机具有计算精度高、存储信息量大、运算速度快等多种特点，能够将快速、全面、准确的档案信息资源提供给所需要的人员，既能够节约档案管理人员的实践，提高其工作效率，又能够防止出现“手工抄写失误”的问题，能够让数据查询变得又准、又快。
（2）事业单位开展档案管理信息化建设，能够有利于保存档案原件的完整性，除了输入信息时需要原件外，其它时间都不用再接触原件。
（3）事业单位开展档案管理信息化建设，能够在硬盘、光盘、U盘、网络存储空间等存放大量的档案信息资源，方便简洁。而传统的档案管理模式则需要不断地投入资金来增添设备、改建库房，还要防止出现鼠类破坏、虫蛀、氧化、霉变等问题。
3.档案管理信息化建设是事业单位未来档案建设的必由之路
事业单位档案管理信息化建设由统计报表、系统设置、信息查询、数据维护等多个环节来组成，而其中最为关键的是数据维护和系统设置，所以，事业单位务必要选择一套管理科学、设置合理的信息化系统，逐步实现档案管理的网络化、微机化。各种计算机处理方式和档案统计都逐步由计算机网络来实现，逐步实现资源共享、远程数据交换等。利用档案管理信息化建设来开展档案分析、档案查询、档案整理、档案统计等工作，能够有效提高事业单位档案信息资源的利用效率和利用质量，节省大量人力和时间，提高档案的现代化管理水平。
4.事业单位档案管理信息化建设的相关措施
（1）加强组织领导
各个事业单位应该成立由单位一把手任组长、分管领导任副组长、各科室相关领导为组员的档案管理信息化建设工作小组，明确领导责任，落实成员负责档案文件材料的信息化收集、鉴定、整理、立卷、归档，使档案管理信息化建设工作做到事事有人负责，环环有人把关。把档案管理信息化建设工作作为事业单位机关管理的一项重要的内容纳入年度目标考核，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导负总责、档案室主任具体负责、各科室协助共管的三级档案管理网络
（2）强化制度建设，促进规范管理
事业单位应该要建立健全档案信息安全应急防范机制，明确规定电子档案网与互联网物理隔离，严禁非规定计算机接入和访问电子档案网服务器，电子档案网上的计算机必须设置密码，禁止随意通过U盘、移动硬盘等便携设备和电子档案网上的计算机进行数据交换。
（3）重视档案管理信息化系统的维护。
档案管理信息化建设是一个动态的过程，这需要事业单位档案管理人员不断地去维护、去更新、去核准，只有这样，才能够最大限度地发挥出档案管理信息化系统应有的作用，特别要格外注意数据库的建设。第一，务必要准确地录入档案信息资源，只有这样，才能够让档案管理信息化建设变得有意义；第二，务必要完整地录入档案信息资源，只有这样，才能够顺利开展档案管理信息化系统的后期维护；第三，要指派专人来及时更新、及时核准数据库信息，只有这样，才能够确保档案管理信息化系统的准确性、可信性、完整性和真实性，才能够进一步推进事业单位档案管理信息化建设进程。
（4）组建档案信息局域网，提高档案的综合利用率。
首先，在事业单位档案室内部应该建立一个封闭的局域网，设立专门的电子档案阅档室，增加多台计算机为档案利用终端机供阅档用。查档人员办理相关手续后，只要轻点鼠标，就可以在授权范围内查阅相关资料。这样不仅可以提高档案查阅的速度，同时也可以防止纸质档案的涂改，有利于档案的安全和保密。其次是建立档案信息专网系统，此系统可供相关业务部门使用，授权人员根据工作需要，只要登录档案信息专网，就可在授权范围内查阅所需要的干部电子档案，干部的年龄、工龄、党龄、工作经历、学历、职务、工资、奖惩等个人信息将得到全面真实的反映，干部档案利用率将得到很大的提高。在专网的管理上，要明确使用权，界定哪些人可以使用，用户必须通过用户名、密码，待管理员审核批准后方可登录使用。
（5）强化定期维护和涉密管理，确保安全运行。
事业单位每周都应该定期检查、维护磁盘阵列、服务器、扫描仪、计算机等档案信息化设备及档案信息网站、电子档案网络、档案数字化扫描等档案信息管理系统，并对档案信息网络进行病毒检测，确保档案信息化设备及档案信息网络的正常、安全运行，切实维护档案信息安全。同时，强化涉密管理，确保信息安全。加强档案信息涉密管理，签订保密承诺书，规范档案信息公开保密审查程序，所有拟公开档案信息在公开前由专人对其内容进行全面的保密审查，确保“涉密信息不公开，公开信息不涉密”，切实消除档案信息失泄密隐患，确保档案信息安全。
（6）加强档案管理业务培训
为了全面做好事业单位档案管理信息化建设工作，提高事业单位档案工作人员的业务水平，应该定期开展档案管理业务培训，要求专家来进行讲座，从档案工作信息化的要求、库房安全管理、档案管理常态化、编写编研材料的必要性、档案工作目标管理要求及注意事项等多个方面来对事业单位档案工作人员进行讲解，并且就日常档案工作中应要注意的问题与各档案工作人员进行充分的探讨和解释。通过业务培训，能够进一步拓宽档案工作人员的视野，形成崇尚科学、学习先进知识的热潮，推动事业单位档案管理信息化建设水平，对于事业单位实现可持续性发展也极为有利。
5.结语
总之，加强事业单位档案管理信息化建设，是事业单位深化改革的需要，是知识经济时代的需要，是社会主义现代化的需要，由此可见，档案管理信息化建设是事业单位未来档案建设的必由之路。
【参考文献】
[1] 付冰，张晓刚.事业单位档案信息化建设与安全管理[J].兰台内外.2011，16（02）：120-124.
[2] 刘恺.浅谈事业单位档案管理的标准化管理[J].中国房地产业.2011，17（02）：133-136.
[3] 黄俊山.数字化测绘资料档案管理系统的建立[J].科技创新导报.2011，17（08）：102-105.
[4] 杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议[J].人力资源管理.2011（03）：133-136.
[5] 史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理[J].现代营销（学苑版）.2011（06）：154-157.