Michael Song
　　Michael Song 是Cohesive Knowledge Solution(CKS) 公司创始人和首席执行官。CKS 是一家电邮技巧培训公司，向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座 ,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好
　　你的电子邮件，在你被它控制以前》一书已于今年 2 月由电子工业出版社出版。
　　
　　办公室里充满了“打断”, 尤其在邮箱提示音功能被发明之后 ,“打断”来得更猛烈了。在接下来的半年里，如何保证自己的工作不被“打断”可是个大问题 !
　　根据英国邮件专家托马斯·杰克逊的研究成果 ,“嘣”——仅是从这一声邮件提示音上拉回思绪，就需要 64 秒钟。何况当你“情不自禁”地瞟上一眼那封邮件的时候，你的大脑已经开始处理它了，即便意识到这条信息并不重要，你的大脑也需要在调整自己重新回到刚才的思路上用上点儿时间。大脑运转和火车一样，一旦你进入一个良好的状态，思维就有了惯性，不需要拼命搜索或集中精力也可进行。但“打断”有点儿像让火车减速、提速、减速、提速，需要耗费许多时间和燃料。要拯救你被“打断”的时间 ?下面，我提供了这 6 种方法 :
　　方法一 :关掉邮件提醒功能。你在看着电脑聚精会神地工作，对吗 ? 那么任何伴随邮件到来的声像都会刺激到你，使你不得不解决这个邮件里爆发出来的新问题，可是这个问题，往往不如我们正在处理的事情重要。关掉邮件提醒功能，实际是在考验你如何在“新的”和“重要的”之间做抉择。
　　方法二 :降低邮件收发频率。大多数电脑的邮件收发间隔被自动设定在 5 分钟——每个小时打断你 12 次 ! 把你的工作日历提醒设置成 30 分钟一次吧，把你的工作任务提醒设置成 2 小时一次吧 ! 这会把你被“打断”的机会降低 83% 。
　　方法三 :过滤器和文件夹。在邮箱里建一个新文件夹，把那些你不会优先处理的邮件自动导入这个文件夹，包括那些行业信息、电子快报、无用的投资信息等等。如果这些信息你
　　一个月集中看一到两次就足够了，他们就应该有一个专区。
　　顺便提醒一下，如果你使用的是 Outlook 或 Lotus Notes 系统，把鼠标放在你要处理的邮件上，点击右键，选择“创建规则”, 点选“将电子邮件转移至文件夹”就可以完成操作。每年 ,我用这种方法阻挡了 3000 到 4000 封邮件，如果你还不懂，可以点击 www.hamsterrevolution.com, 那里有视频教你使用这一方法。
　　方法四 :找到一种“身脑并用”的方法。我的很多灵感都来自于我跑步或骑自行车的时候。没有高科技的打扰，我的思绪可以专注于那些需要我长时间深入思考的事物，而且这样做的附加好处在于，大量的氧气和血液能够刺激我的创造力。看到那些来回在办公室里踱步或者干脆出去跑一会儿的人了吗 ? 很多复杂问题就是在那个时候被解决的。
　　方法五 :找到最安静的时间和地点。我是个SOHO, 我的家里还有太太和三个孩子，每当办公的时候，我就把工作室的门锁起来 ,“安静是金”。我最喜欢在清晨工作，在每个人都起床前，在电话开始频繁响起前。当你要去图书馆或者会客厅的时候，一定要仔细考虑一下，在那个地方那个时间，被“打断”的机会是不是最少的。
　　方法六 :少发即少收。我们最近帮助一家总部设在华盛顿的大型财务机构的 3000 名员工把发邮件数量降低了 20%, 结果呢 ? 他们总共少收了 10% 的邮件，其中“恢复所有人”类型的邮件更是少收了 23%。发得越少，你被回复“打断”的机会就越少。
　　我希望上面这些技巧会帮助你，如果你照做，你将不会后悔看了这篇文章。
　　栏目编辑：王默 [email protected]