档案在企业的“变化”

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  摘 要:随着经济结构调整,企业的发展,档案管理工作在企业里发挥着越来越大的作用。档案记录了企业诞生、发展的历史过程,记录了企业在发展过程中的遇到的方方面面的事情。所形成的具有保存价值和应当保存档案材料完整,安全的保存下来就势必要加强档案工作。
  关键词:档案;企业;变化;发展对策
  随着电力建设的发展,慢慢的从以前的行业规范、走向国家规范、国际标准,要求越来越高。所形成的文件、档案都细致、全面的记录施工过程中的全部资料,逐步把过程资料通过文档、影像资料还原当时的施工过程。从项目部开工的场平到挖方、支模板、钢筋绑扎、混凝土浇注一步一步到拆模到混凝土的养护,再到拔地而起的建筑物、到厂房里的设备安装、调试、试运行等等。这一过程形成了一套完成的混凝土施工记录、安装记录、设备调试记录,这些资料记录了施工人员到现场的工作内容、工作顺序、选用的材料、设备零配件的大小、试验条件、运行速度、建筑物的大小、设备安装过程中的每一道工序,以及形成最后的实物状况等等。记录的时间长则两三年,短则几十个月,所有参建人员一一签名见证了建筑物、设备最后的形成。这过程中,我们档案工作人员收集,按施工现场的施工顺序、时间顺序整理归档。在日后,我们也可追溯供货着、施工方、监理方各参与者的一切信息。这些档案完整地记述和反映了当时的发展的面貌。
  档案信息资源,可以有效的被使用帮助需要者。现在网络时代,项目部遍地全面各地甚至世界各地,网络给大家提供了很大的帮助。如个人信息、技术文件都可以通过网络上传、审批流程。大大方便了个人需求,而且节约了工作时间。没有资料、信息数据的科学化管理,就会在瞬息万变的市场经济中失去商机,严重阻碍企业的持续发展。档案管理,没有现成的模式可以照搬,只有实实在在的基层做好工作,才能更好的服务企业发展。从建章立制,做好档案的材料的收集、保存、积累,慢慢的扩大,企业的发展,人员的素质提高,认识的变化,把握时间,因势利导,再逐步整改,使用企业档案工作走上标准化,规范化的轨道。注重实效,不追求形式。企业建立档案,其目的就是保存历史,再就是为企业的生产经营与企业的发展服务。他既不是为了应付检查,也不是为了达标升级,而是档案自身的发展所需要的。所以,要从我们的企业实际出发,切实符合企业的发展,包括人员的安排、制度的建立、技术的推广、人员的培训、等等形成积累和整理归档;不搞形式主义,档案应当便于保管、查找、提供、利用这些功能,为企业服务,为员工服务。
  企业档案的发展与企业的领导重视分不开,企业自八十年代后期,企业档案管理体制延续传统的档案管理体制、自主经营、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体。随着时间的流逝,企业进行了改革,三体系认证,标准化管理更科学,更适合企业的发展。档案管理也随之变化,更具有实用性、科学性。全员参与绩效考核,调动员工的积极工作性,档案行政管理部门采取行之有效的监督和指导方法,将法律制约和企业制度相结合,通过宣传与引导,使用企业员工真正明白做好建档工作不但是权利也是义务,是自身发展的客观需要,是长期受益之事而非权宜之计,从而增加了管理利用档案的积极性和自觉性,形成档案标准化管理模式。
  档案工作要求从事者,有责任心、心细、工作态度严谨。以前企业领导以为档案工作就是传递、存档利用率低或是没有价值。档案工作不被重视,任何人都可以从视档案工作,档案可以说是最“轻视”的部门。慢慢档案在企业发挥着价值,让领导重视起来。一个项目部的竞选中标离不开档案资料的查阅、使用;企业宣传也离开档案资料的提供;档案资料的积累也是企业文化一种财富。档案管理在企业里慢慢的发挥着作用,越来越被重视,干档案工作人员责任心大大的提高,从简单的技术文件到系统的组卷,从无到影像资料齐全,从无到科技管理,紫光系统全面覆盖档案管理,方便、系统的为大家服务,提了工作效率、节约了时间,做到了“资源”共享。
  档案人员的责任心也关系到企业的管理工作。从文件形成到一点点的累积,牵扯好多人的签名与认可。保存好资料是档案人员的必需做的。收集的完整、系统也是档案人员所必需做到的。需要各个部门之间的配合与相互合做,共同完成。可能一张普通的签字文件,可能是整个文件的支撑性材料,必不可少的,但独立拿出来没有什么作用。对于档案人员要有一定的全面性知识,了解哪个是必存档,哪些是不用存档的,也是非常重要的一件事。企业档案里包括行政、财务、机械、技术、管理、经营方方面面,存档的类型也自然不少,科学分类、合理归档也是档案人员的工作要点。归档的合理,方便日后查阅、利用,让档案发挥真正的作用。
  加强档案管理制度的建设,是今后企业发展的重点,首要宣传好档案工作的重要性,及他的作用,让大家认识到,体会到他的作用,从而认可,做到人人遵守档案的管理要求,配合资料的移交及规范化。当我们看到档案从简单的文书档案到科技档案、电子档案、再到实物档案,他记录了我们企业成长的整个过程,一本本、一件件、一盒盒都累积了大家的劳动成果,企业的变化,从领导的决策到员工的变化过程,点点滴滴。企业成长的每个环节、每一步都历历再现,员工从青春小伙到泛起白发的退休职工,他们的档案也在企业里存放。心里有一种满足感,正是平时的积累才有今天的成果。
  无论企业的大小、规模。企业档案、个人档案在企业里发挥着一定的作用,我们档案人员的工作越来越加有干劲,也希望档案工作得到领导、大家的认可。档案也需要大家的支技与配合,档案工作也不是一个人、几个人能够完成的,需要企业领导、技术人员、广大企业人员的支持配合,才能收集、完整的形成后,再进行归档工作。
  总之,做为一名档案工作人员,满怀信心、非常喜爱这份工作,坚定的做好本职工作,更好的完成领导交给的每项工作任务,让档案工作发挥应有的作用。让我们的档案工作越来越好。
  参考文献
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  (作者单位:山东电力建设第三工程有限公司)
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