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摘要：工程合同档案管理是项目管理的核心并始终贯穿项目管理全过程，是建筑施工企业经营管理工作的法定凭证和依据，是一项措综复杂的工作。本文针对在建设工程合同档案管理中存在的种种问题，有的放矢地从建立和完善健全合同档案管理制度、提高合同档案管理质量和明确工程合同归属的门类等方面进行论述，确保合同档案管理的科学性，强化合同的法律约束作用，有效降低工程风险，增加企业利润，确保建筑活动协调有序地运行。
关键词：合同档案 工程建设 管理
中图分类号：C93文献标识码： A
任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。
大型建设项目的合同管理与一般买卖合同管理比,有更加的复杂。项目法人要根据项目实施过程的不同的阶段, 采用不同的方法去管理, 承包商则应对承包的项目按照合同的规定进行管理。
工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。
一、建设工程合同档案管理现状及存在问题
越来越多的建设工程企业开始意识到合同档案管理的重要性，也采取了一些相应措施来加强其管理，然而，由于建设工程企业自身和客观因素，不同程度掣肘着合同及合同档案科学管理进程，并存在林林种种有待改善的问题。
1.1合同档案管理中的缺陷
在合同管理过程中，有些企业只注重合同对正在进行中的工程的作用，待该项工程结束后，合同档案的结局就是鸟尽弓藏，完全忽略了合同材料的后期管理及归档，也忽略了这些材料还能对以后企业经营管理和工程竞标起到的重要参考作用。
建设工程企业普遍存在多项工程同时进行、项目部门跨省分布等特点，这给合同档案管理带来相当的难度。由于部分企业内部对合同档案没有实行集中统一管理制度，各个项目部门只负责所辖范围项目合同档案的收集、管理工作，形成了合同管理及其材料的條块分割、各自为政的现象，不少建设工程企业最终没有把一套完整的合同档案材料进行集中统一管理，这样一来，合同档案材料随时间推移容易造成散失，严重影响日后的提供利用。
施工单位在施工过程中没有按合同要求及时、完整地收集资料，致使工程竣工时不能及时完整地移交合同档案及其相应的附件；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在拖欠工程款，延长了工期，造成合同档案材料残缺不全、归档滞后的后果。
此外，由于工程的工期较长，项目部门分散，在一个工程合同管理过程中普遍存在没有固定档案管理人员或人员更换频繁的现象，加上保管合同的人员通常是兼职身份，对档案专业不熟悉，不免会造成合同档案和附件收集不全、归档不科学等情况，给企业造成不同程度的损失。
1.2工程合同档案管理的任务
在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。
1.3不重视合同文本分析
作为合同档案的管理，我们往往只关注合同档案的收集、保存、归档、管理等环节，但是，合同本身的质量才是决定性因素，试问，如果一个不成熟甚至是错漏频出的合同，哪怕归档时再完整，对于保障企业利益或解决各种纠纷又有什么积极意义呢？不少企业在合同订立时缺乏预见性，缺少对合同文本的分析。在工程实施过程中常常因为缺少某些重要的条款，产生缺陷和漏洞，双方因对条条款，产生缺陷和漏洞，双方因对条款的理解有差异以及合同风险预估不足等问题而发生争执。这样的合同档案归档后难免会产生种种后遗症。
二、如何提高工程合同管理水平
2.1.加强工程合同档案管理质量
工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。
2.2建立健全合同档案管理机制
21 世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。
2.3建立健全合同管理网络体系
建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。
三、明确工程合同归属的门类
这是一个不容小觑的问题，如果前面诸多环节已迎刃而解的话，那么归档就是决定影响着管理和利用最终环节了。按照企业档案实体分类整理规则（以下简称“规则”），合同档案不属一级类目，对于工程合同材料按何类目归档的问题，业界有着不同的见解，大体可归纳为以下几种：放进文书档案里；属于哪类合同就归到哪类进行管理；合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类管理；如果合同数量不多且比较零散，可将其归入对应门类；如果合同数量较多且集中，单独设类管理；条目分类按各对应类别分散管理，而实体则集中存放，通过档案管理系统检索等等。
结束语
工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。
参考文献
[1] 张莹.浅谈施工企业如何构建良好的市政工程施工信息资料管理系统[J]. 广东科技.2006 年06 期
[2] 屈红军.推进城建档案信息化建设[J]. 档案管理. 2012(03)
[3] 蒋庆杰.浅谈城建档案信息资源开发利用工作[J]. 城建档案. 2012(04)
关键词：合同档案 工程建设 管理
中图分类号：C93文献标识码： A
任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。
大型建设项目的合同管理与一般买卖合同管理比,有更加的复杂。项目法人要根据项目实施过程的不同的阶段, 采用不同的方法去管理, 承包商则应对承包的项目按照合同的规定进行管理。
工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。
一、建设工程合同档案管理现状及存在问题
越来越多的建设工程企业开始意识到合同档案管理的重要性，也采取了一些相应措施来加强其管理，然而，由于建设工程企业自身和客观因素，不同程度掣肘着合同及合同档案科学管理进程，并存在林林种种有待改善的问题。
1.1合同档案管理中的缺陷
在合同管理过程中，有些企业只注重合同对正在进行中的工程的作用，待该项工程结束后，合同档案的结局就是鸟尽弓藏，完全忽略了合同材料的后期管理及归档，也忽略了这些材料还能对以后企业经营管理和工程竞标起到的重要参考作用。
建设工程企业普遍存在多项工程同时进行、项目部门跨省分布等特点，这给合同档案管理带来相当的难度。由于部分企业内部对合同档案没有实行集中统一管理制度，各个项目部门只负责所辖范围项目合同档案的收集、管理工作，形成了合同管理及其材料的條块分割、各自为政的现象，不少建设工程企业最终没有把一套完整的合同档案材料进行集中统一管理，这样一来，合同档案材料随时间推移容易造成散失，严重影响日后的提供利用。
施工单位在施工过程中没有按合同要求及时、完整地收集资料，致使工程竣工时不能及时完整地移交合同档案及其相应的附件；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在拖欠工程款，延长了工期，造成合同档案材料残缺不全、归档滞后的后果。
此外，由于工程的工期较长，项目部门分散，在一个工程合同管理过程中普遍存在没有固定档案管理人员或人员更换频繁的现象，加上保管合同的人员通常是兼职身份，对档案专业不熟悉，不免会造成合同档案和附件收集不全、归档不科学等情况，给企业造成不同程度的损失。
1.2工程合同档案管理的任务
在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。
1.3不重视合同文本分析
作为合同档案的管理，我们往往只关注合同档案的收集、保存、归档、管理等环节，但是，合同本身的质量才是决定性因素，试问，如果一个不成熟甚至是错漏频出的合同，哪怕归档时再完整，对于保障企业利益或解决各种纠纷又有什么积极意义呢？不少企业在合同订立时缺乏预见性，缺少对合同文本的分析。在工程实施过程中常常因为缺少某些重要的条款，产生缺陷和漏洞，双方因对条条款，产生缺陷和漏洞，双方因对条款的理解有差异以及合同风险预估不足等问题而发生争执。这样的合同档案归档后难免会产生种种后遗症。
二、如何提高工程合同管理水平
2.1.加强工程合同档案管理质量
工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。
2.2建立健全合同档案管理机制
21 世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。
2.3建立健全合同管理网络体系
建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。
三、明确工程合同归属的门类
这是一个不容小觑的问题，如果前面诸多环节已迎刃而解的话，那么归档就是决定影响着管理和利用最终环节了。按照企业档案实体分类整理规则（以下简称“规则”），合同档案不属一级类目，对于工程合同材料按何类目归档的问题，业界有着不同的见解，大体可归纳为以下几种：放进文书档案里；属于哪类合同就归到哪类进行管理；合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类管理；如果合同数量不多且比较零散，可将其归入对应门类；如果合同数量较多且集中，单独设类管理；条目分类按各对应类别分散管理，而实体则集中存放，通过档案管理系统检索等等。
结束语
工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。
参考文献
[1] 张莹.浅谈施工企业如何构建良好的市政工程施工信息资料管理系统[J]. 广东科技.2006 年06 期
[2] 屈红军.推进城建档案信息化建设[J]. 档案管理. 2012(03)
[3] 蒋庆杰.浅谈城建档案信息资源开发利用工作[J]. 城建档案. 2012(04)