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摘要：作者根据从事《计算机应用基础》课程的教学及工作经验，针对在WORD长文档的排版中经常遇到的问题进行论述，旨在利用一些操作要点及技巧解决普遍段存在的问题，提高工作效率。
一、引言
在教学或办公过程中，经常会对一些长文档进行制作和排版工作。长文档所涉及的排版要素较多，格式和结构设计较为繁琐，对各级标题、段前段后间距、页眉页脚、编号、表格、图形等内容均有涉及。要将一篇长文档进行排版工作，其关键的问题是要合理地组织整篇文档的结构层次，如：有几级标题，各级标题的编号如何，以哪一级的标题生成的目录，页眉页脚的内容如何安排等。文字录入工作完成后，只有事先将排版设计思路构建好，才能高效高质量地完成长文档的排版工作。
二、样式在文字格式规范设计中的使用
在WORD文档中，文字占的份量是最多的，大多数的排版工作是针对文字段落进行。多数文案人员都知道格式刷这个工具，它可以用来复制文本格式，使用起来非常方便。格式刷对于短文档便于操作，但对于长篇文档，要是想对已经排好版的文档中某一级段落的所有内容进行格式修改，利用格式刷来完成的话，费力的工作又得重复来一次了，工作效率很低还容易出错。如果我们能熟练地利用WORD的“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地解决。
在文档中可将文字分为标题和正文，标题通常因文章的结构层次不同又可细分为多级标题。在结构上一致的内容，它们的格式通常是保持一致的。在排版过程中，可以将一些具体的格式事先设置好并保存下来，对其他有相同格式要求的内容就可以直接利用。
样式的应用可以在很大程度上减少排版工作量，并且可以保持整个文档的一致性。有效地提高文档的修饰效率。可以利用现成的样式来修饰文档，使整篇文档在格式上具备最为普遍的层次格式：有标题有正文。具备这样层次格式的好处不仅仅是美观，最重要的是可以通过标题来自动生成目录，若全篇文章均用正文格式，是无法成功地自动生成目录的。
对于长文档的排版，一定要熟练掌握样式操作的基本技能，在系统提供的“有效样式”的基础上熟练应用增加新样式、修改已有样式、重命名样式、删除无用样式和为样式添加快捷键等操作，掌握好了这些基本技能，可以让提高工作效率节约大量的时间。
三、长文档中标题的多级编号设置
在WORD长文档中，各级标题均有一致的编号设计，若是以人工的方式进行编号，容易出错且工作效率不高。要解决这个问题，可采用“项目符号和编号”菜单中的“多级符号”的功能进行自动顺序编号。“多级符号”对于正文级别的段落产生的效果等同于一般的“编号”设置，但对于有标题层次的长文档，多级符号可以按要求进行相应的编号设置，达到自动将各级别的文字按层次顺序进行编号。
在操作过程中需要注意以下几点：
（1）思想上要设计好各级标题的编号类型，诸如：第一章1.11.1.1等类型；
（2）先随便选中一种“多级符号”的编号方案，再单击“自定义”进行进一步的设置；
（3）在打开的“自定义多级符号列表”对话框中进行相应的设计。设计顺序可按“级别”、“编号样式”、“编号格式”、“将级别链接到样式”、“编号位置”、“文字位置”进行设置。其中“编号格式”可以在系统给出的基础上进行修改，如将列表框中的“1”，增两个字变为“第1章”。
四、页眉页脚的设置
页眉页脚的主要功能是在每一页中显示主题文字和页码信息，其操作并不复杂：在“页面设置”中设置好页眉页脚距离纸张边界的位置后，再对页眉页脚进行相应的编辑，通常是在页眉中录入主题文字，在页脚中录入页码信息。 在默认情况下，在Word文档中的某一页上创建了页眉页脚，那么通篇文章的页眉页脚中的信息都是相同的：页码信息自动以递增的形式显示，文字信息在每一页中都保持不变。但在长文档中，页眉页脚里的信息多数存在扉页不设定页眉页脚或是奇偶页不同等特殊情况。对于特殊情况的处理可从以下几个方面来进行设置。
1.分節符的应用
分节符起到将长文档分成小的章节，章节可以有独立的页面效果，所以各章节可以分别设置页眉页脚。
具体操作步骤：①光标移至要分节的地方，“插入”→“分隔符”→“分节符类型”选“下一页”； ②进行页眉页脚编辑：“视图”→“页眉和页脚”，输入页眉页脚里的内容及插入页码；此设置完成后，整篇文件的页眉页脚都是一样的效果；③对每节进行单独的页眉页脚设置：此步骤的核心是取消“同上一节相同”设置，该操作在“页眉页脚编辑工具栏”上进行，按下“链接到前一个”按钮，在页眉页脚上的上方会出现“与上一节相同”，则本节的页眉页脚跟上节完全一样，释放该按钮，可以理解为与上一节的链接断开，两节的页眉和页脚就可以分别设置。（默认设置为按下状态，即“与上一节相同”）。
2.交叉引用
在页眉页脚的编排中，有一种设计是经常用到的，即在页眉页脚中插入章节号或标题。可以利用“交叉引用”在页眉或页脚中插入章节号和标题。
具体操作方法如下：
（1）“视图”→“页眉和页脚”切换到页眉页脚视图→“插入”→“引用”→“交叉引用”；
（2）在“交叉引用”对话框中，对“引用类型”、“引用内容”及具体内容进行相应选择；
（3）单击“插入”，即可将标题插入到本节的页眉或页脚中。 对于其他节可以重复（2）（3）步骤。
设置了交叉引用后，若是对章节号或标题作了修改，不必再以人工的方式去修改页眉页脚上标题，只需操作一下“打印预览”再返回到“页面”视图，页眉页脚上的标题就会自动更新。
五、小结
在WORD长文档排版过程中，最重要的思想是：通篇要具有整体感及层次感。经大量的实践证明，只通过样式设计、编号设置及章节规划才能很好地解决这个问题，
参考文献：
[1]万德年.WORD长文档框架结构的编排技巧.办公自动化，2011(3)
[2]杨丽芳主编.《大学计算机基础》.科学出版社.
一、引言
在教学或办公过程中，经常会对一些长文档进行制作和排版工作。长文档所涉及的排版要素较多，格式和结构设计较为繁琐，对各级标题、段前段后间距、页眉页脚、编号、表格、图形等内容均有涉及。要将一篇长文档进行排版工作，其关键的问题是要合理地组织整篇文档的结构层次，如：有几级标题，各级标题的编号如何，以哪一级的标题生成的目录，页眉页脚的内容如何安排等。文字录入工作完成后，只有事先将排版设计思路构建好，才能高效高质量地完成长文档的排版工作。
二、样式在文字格式规范设计中的使用
在WORD文档中，文字占的份量是最多的，大多数的排版工作是针对文字段落进行。多数文案人员都知道格式刷这个工具，它可以用来复制文本格式，使用起来非常方便。格式刷对于短文档便于操作，但对于长篇文档，要是想对已经排好版的文档中某一级段落的所有内容进行格式修改，利用格式刷来完成的话，费力的工作又得重复来一次了，工作效率很低还容易出错。如果我们能熟练地利用WORD的“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地解决。
在文档中可将文字分为标题和正文，标题通常因文章的结构层次不同又可细分为多级标题。在结构上一致的内容，它们的格式通常是保持一致的。在排版过程中，可以将一些具体的格式事先设置好并保存下来，对其他有相同格式要求的内容就可以直接利用。
样式的应用可以在很大程度上减少排版工作量，并且可以保持整个文档的一致性。有效地提高文档的修饰效率。可以利用现成的样式来修饰文档，使整篇文档在格式上具备最为普遍的层次格式：有标题有正文。具备这样层次格式的好处不仅仅是美观，最重要的是可以通过标题来自动生成目录，若全篇文章均用正文格式，是无法成功地自动生成目录的。
对于长文档的排版，一定要熟练掌握样式操作的基本技能，在系统提供的“有效样式”的基础上熟练应用增加新样式、修改已有样式、重命名样式、删除无用样式和为样式添加快捷键等操作，掌握好了这些基本技能，可以让提高工作效率节约大量的时间。
三、长文档中标题的多级编号设置
在WORD长文档中，各级标题均有一致的编号设计，若是以人工的方式进行编号，容易出错且工作效率不高。要解决这个问题，可采用“项目符号和编号”菜单中的“多级符号”的功能进行自动顺序编号。“多级符号”对于正文级别的段落产生的效果等同于一般的“编号”设置，但对于有标题层次的长文档，多级符号可以按要求进行相应的编号设置，达到自动将各级别的文字按层次顺序进行编号。
在操作过程中需要注意以下几点：
（1）思想上要设计好各级标题的编号类型，诸如：第一章1.11.1.1等类型；
（2）先随便选中一种“多级符号”的编号方案，再单击“自定义”进行进一步的设置；
（3）在打开的“自定义多级符号列表”对话框中进行相应的设计。设计顺序可按“级别”、“编号样式”、“编号格式”、“将级别链接到样式”、“编号位置”、“文字位置”进行设置。其中“编号格式”可以在系统给出的基础上进行修改，如将列表框中的“1”，增两个字变为“第1章”。
四、页眉页脚的设置
页眉页脚的主要功能是在每一页中显示主题文字和页码信息，其操作并不复杂：在“页面设置”中设置好页眉页脚距离纸张边界的位置后，再对页眉页脚进行相应的编辑，通常是在页眉中录入主题文字，在页脚中录入页码信息。 在默认情况下，在Word文档中的某一页上创建了页眉页脚，那么通篇文章的页眉页脚中的信息都是相同的：页码信息自动以递增的形式显示，文字信息在每一页中都保持不变。但在长文档中，页眉页脚里的信息多数存在扉页不设定页眉页脚或是奇偶页不同等特殊情况。对于特殊情况的处理可从以下几个方面来进行设置。
1.分節符的应用
分节符起到将长文档分成小的章节，章节可以有独立的页面效果，所以各章节可以分别设置页眉页脚。
具体操作步骤：①光标移至要分节的地方，“插入”→“分隔符”→“分节符类型”选“下一页”； ②进行页眉页脚编辑：“视图”→“页眉和页脚”，输入页眉页脚里的内容及插入页码；此设置完成后，整篇文件的页眉页脚都是一样的效果；③对每节进行单独的页眉页脚设置：此步骤的核心是取消“同上一节相同”设置，该操作在“页眉页脚编辑工具栏”上进行，按下“链接到前一个”按钮，在页眉页脚上的上方会出现“与上一节相同”，则本节的页眉页脚跟上节完全一样，释放该按钮，可以理解为与上一节的链接断开，两节的页眉和页脚就可以分别设置。（默认设置为按下状态，即“与上一节相同”）。
2.交叉引用
在页眉页脚的编排中，有一种设计是经常用到的，即在页眉页脚中插入章节号或标题。可以利用“交叉引用”在页眉或页脚中插入章节号和标题。
具体操作方法如下：
（1）“视图”→“页眉和页脚”切换到页眉页脚视图→“插入”→“引用”→“交叉引用”；
（2）在“交叉引用”对话框中，对“引用类型”、“引用内容”及具体内容进行相应选择；
（3）单击“插入”，即可将标题插入到本节的页眉或页脚中。 对于其他节可以重复（2）（3）步骤。
设置了交叉引用后，若是对章节号或标题作了修改，不必再以人工的方式去修改页眉页脚上标题，只需操作一下“打印预览”再返回到“页面”视图，页眉页脚上的标题就会自动更新。
五、小结
在WORD长文档排版过程中，最重要的思想是：通篇要具有整体感及层次感。经大量的实践证明，只通过样式设计、编号设置及章节规划才能很好地解决这个问题，
参考文献：
[1]万德年.WORD长文档框架结构的编排技巧.办公自动化，2011(3)
[2]杨丽芳主编.《大学计算机基础》.科学出版社.