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[摘要]：近年来，我国电子文件中心建设研究如火如荼，各种观点纷呈，本文仅就电子文件中心的特点、现行电子文件中心的管理的途径 ，从我国目前现行电子文件中心的建设现状看，现行电子文件中心的基本功能现行电子文件中心文件的最终处置 ，现行电子文件中心文件的最终处置等几个问题进行综述。
[关键词]：电子文件 建设 战略 途径
中图分类号：F224-39 文献标识码：F 文章编号：1009-914X（2012）32- 0307 -01
一、现行电子文件中心的特点
现行电子文件中心是在电子政务的大环境下，通过政务网接收、发布各政府机关OA系统中形成的电子文件，在电子政务平台上集中建立现行电子文件的全文数据库，以实现政府文件开放利用的文件管理系统。我们可以看出，现行电子文件中心主要具有以下三大特点：
1.一个文件管理系统，而非实体馆藏机构或部门。现行电子文件中心是建立在电子政务网络平台上的一个应用系统，或者说是一个具有特殊功能的客户端，其物质基础包括电子政务网络平台、电子文件中心的软硬件系统及现行电子文件全文数据库，其中全文数据库是现行电子文件中心的内核。所以，它具有一定的虚拟性。
2.建立的宗旨和根本目标是政府信息的开放和利用，特别是对具有“执行效力”的现行电子文件的社会化利用。现行电子文件中心通过开放、利用政府信息，服务于社会公众（包括政务活动者自身）查阅政务文件之需要，所以，文件利用率成为衡量各项工作的尺度。
3.收集和管理对象为现行电子文件。现行电子文件均为政府机关在政务网上形成的处于归档之前的电子文件，而不是已过利用活跃期的所谓“半现行阶段”的文件。
二、现行电子文件中心的管理的途径
目前，由于没有相关法规政策明文规定现行电子文件中心的管理主体，所以，从不同的角度出发，我们可以得出不同的结论。从文件产生和管理权限出发，现行电子文件中心的管理主体应为各机关办公厅（室）；从电子文件的安全管理技术出发，其管理应以各信息主管部门为主体；从文件有效管理和开放利用出发，应将其置于档案行政管理部门即档案局（馆）的管理之下。不管是基于实践，还是基于理论和法律法规，现行电子文件中心的管理主体都应当是档案行政管理部门。
1.实践经验——现行电子文件中心建设和管理隶属于地方档案局（馆）。从我国已有的几个地方现行电子文件中心看，其建设主体都是档案局（馆）。如天津开发区电子文件处理中心是由国家档案局立项、天津开发区档案馆具体承担的。对现行电子文件管理主体的探讨应从实践出发，档案行政管理部门即档案局（馆）作为现行电子文件中心建设的倡导者、组织者、实施者和运营者，拥有其管理主体权，合情合理。
2.理论支持——前端控制理论。由于电子文件的易逝性、不稳定性等特殊性，对其进行前端控制显得尤为重要。前端控制理论要求档案部门及其工作人员在文件产生之时就对其进行规范化管理和控制，从而确保档案自身及管理质量，避免重复劳动。
3.法规保障——《政府信息公开条例》。《政府信息公开条例》指定各级国家档案馆为政府信息查阅场所，目前各地档案馆已纷纷设立“现行文件阅览室”。现行电子文件中心作为政府信息公开的重要平台，应由档案行政管理部门来担任其管理主体之职，实现“现行文件阅览室”向更高层次的发展。
4.机构职责。由于各信息主管部门主要负责信息安全维护，现行电子文件中心应以档案行政管理部门为管理主体，并努力争取相关部门的配合和协助，以保证电子文件中心的健康发展。
三、从我国目前现行电子文件中心的建设现状看，现行电子文件中心的基本功能
从我国目前现行电子文件中心的建设现状看，其基本功能包括三个方面：一是电子文件的接收，主要是通过已建的政务数据交换网络高效率地实现电子文件的在线采集；二是电子文件的审核与发布，主要是对所采集的电子文件格式、内容进行审核，同时根据提交者的要求划分文件的开放范围和利用权限，并对审核后符合要求的电子文件予以发布利用；三是电子文件的保管，一般采用数据库和文件管理方式对采集的电子文件信息进行存储，电子文件目录通过数据库存储，其对应的电子文件全文则保存在计算机的文件系统中。在明确现行电子文件中心基本功能的同时，对功能实现过程中一些具体问题必须予以探讨，以寻求最佳实现途径。
1.收集范围的确定。关于现行电子文件中心只收集政务网上流转和形成的现行文件，这一点界内已基本达成共识。但是，就政务网上现行文件的采集范围还存在分歧：第一种做法是只收集政务网上流转的可公开的电子文件，第二种做法是收集政务网上具有保存价值的电子文件，第三种做法是收集政务网上流传和形成的所有电子文件。我认同第三种做法，如果只收集政务网上流转的可公开的现行电子文件，政府有关部门的信息利用会受到影响。现行电子文件中心服务对象既包括社会公众，同时也包括政务活动者自身，并且文件的权限设置分为三个层次：完全公开、部分公开、不公开。如果只收集具有保存价值的电子文件，会影响政府信息公开工作的开展。
2.文件审核及发布流程和执行主体的确定。目前，主要存在两种流程：一是由报送单位进行初审，再报送到文件中心。所有单位报送的文件，报送后进人报送文件列表，由档案局负责对其进行复核，复核通过后立即发布并提供利用。二是按单位报送，由电子文件中心预发布，经主管单位复核后进入发布程序。各现行电子文件中心可根据自身实际情况及与有关部门的分工协作，采取相应的审核流程。选择第二种方案效果会更好。
四、现行电子文件中心文件的最终处置
1.现行电子文件中心文件的最终处置方法。目前，现行电子文件中心文件的处置方法主要有两种：一是向各单位上传电子档案。如一些电子文件中心向各立档单位提供上传每年所形成的电子档案；二是向档案馆上传电子档案。如天津开发区电子文件处理中心的做法是向数字档案馆迁移需归档保存的电子文件。二者共同之处是其上傳的都是具有归档保存价值的电子文件。
2.相关问题及建议。对现行电子文件中心具有保存价值的电子文件进行归档，一定程度上可以有效地防止这部分文件的流失，使其得到更好的保护和管理。 （1）电子文件中心向各单位上传电子档案，会导致重复工作。工作的重复，会导致人力、物力、财力的浪费，每增加一次文件迁移，电子文件发生信息损失的风险就越大。所以，电子文件中心可以把具有永久保存价值的档案直接上传到档案馆电子档案管理系统中，直辖市（州、盟）同时需把长期保存价值的电子档案进行移交，而具有短期保存价值的档案则上传到报送单位，如果报送单位先前已保存了这些电子文件，则不需要上传，可以与报送单位进行协商。（2）电子文件中心的归档工作，其所外传的文件都是具有保存价值、需要归档的文件。所以，档案馆承担了现行电子文件的归档工作。建议可以与各单位进行协商，让其调用专门人员对这些保存在电子文件中心的文件进行鉴定归档。
五、现行电子文件中心发展战略中应注意的问题
现行电子文件中心经过七年的探索，其建设已达到一定规模并取得了相当的成绩。于是，在其发展展望中，便有人提出在现行文件共享和利用服务的基础上向归档中心、备份中心发展，但是我们必须认识到以下问题：1.将现行电子文件中心作为在线归档的统一通道，将会导致一部分原本应该归档的文件的流失。2.现行电子文件中心向备份中心发展，电子政务的备份中心，除了需要可靠的软硬件配置外，在数据的安全保障和恢复技术方面都有相当高的要求，这些都不是档案部门的强项。如果把电子文件中心建设成备份型，就必然会导致重复建设和资源浪费。
[关键词]：电子文件 建设 战略 途径
中图分类号：F224-39 文献标识码：F 文章编号：1009-914X（2012）32- 0307 -01
一、现行电子文件中心的特点
现行电子文件中心是在电子政务的大环境下，通过政务网接收、发布各政府机关OA系统中形成的电子文件，在电子政务平台上集中建立现行电子文件的全文数据库，以实现政府文件开放利用的文件管理系统。我们可以看出，现行电子文件中心主要具有以下三大特点：
1.一个文件管理系统，而非实体馆藏机构或部门。现行电子文件中心是建立在电子政务网络平台上的一个应用系统，或者说是一个具有特殊功能的客户端，其物质基础包括电子政务网络平台、电子文件中心的软硬件系统及现行电子文件全文数据库，其中全文数据库是现行电子文件中心的内核。所以，它具有一定的虚拟性。
2.建立的宗旨和根本目标是政府信息的开放和利用，特别是对具有“执行效力”的现行电子文件的社会化利用。现行电子文件中心通过开放、利用政府信息，服务于社会公众（包括政务活动者自身）查阅政务文件之需要，所以，文件利用率成为衡量各项工作的尺度。
3.收集和管理对象为现行电子文件。现行电子文件均为政府机关在政务网上形成的处于归档之前的电子文件，而不是已过利用活跃期的所谓“半现行阶段”的文件。
二、现行电子文件中心的管理的途径
目前，由于没有相关法规政策明文规定现行电子文件中心的管理主体，所以，从不同的角度出发，我们可以得出不同的结论。从文件产生和管理权限出发，现行电子文件中心的管理主体应为各机关办公厅（室）；从电子文件的安全管理技术出发，其管理应以各信息主管部门为主体；从文件有效管理和开放利用出发，应将其置于档案行政管理部门即档案局（馆）的管理之下。不管是基于实践，还是基于理论和法律法规，现行电子文件中心的管理主体都应当是档案行政管理部门。
1.实践经验——现行电子文件中心建设和管理隶属于地方档案局（馆）。从我国已有的几个地方现行电子文件中心看，其建设主体都是档案局（馆）。如天津开发区电子文件处理中心是由国家档案局立项、天津开发区档案馆具体承担的。对现行电子文件管理主体的探讨应从实践出发，档案行政管理部门即档案局（馆）作为现行电子文件中心建设的倡导者、组织者、实施者和运营者，拥有其管理主体权，合情合理。
2.理论支持——前端控制理论。由于电子文件的易逝性、不稳定性等特殊性，对其进行前端控制显得尤为重要。前端控制理论要求档案部门及其工作人员在文件产生之时就对其进行规范化管理和控制，从而确保档案自身及管理质量，避免重复劳动。
3.法规保障——《政府信息公开条例》。《政府信息公开条例》指定各级国家档案馆为政府信息查阅场所，目前各地档案馆已纷纷设立“现行文件阅览室”。现行电子文件中心作为政府信息公开的重要平台，应由档案行政管理部门来担任其管理主体之职，实现“现行文件阅览室”向更高层次的发展。
4.机构职责。由于各信息主管部门主要负责信息安全维护，现行电子文件中心应以档案行政管理部门为管理主体，并努力争取相关部门的配合和协助，以保证电子文件中心的健康发展。
三、从我国目前现行电子文件中心的建设现状看，现行电子文件中心的基本功能
从我国目前现行电子文件中心的建设现状看，其基本功能包括三个方面：一是电子文件的接收，主要是通过已建的政务数据交换网络高效率地实现电子文件的在线采集；二是电子文件的审核与发布，主要是对所采集的电子文件格式、内容进行审核，同时根据提交者的要求划分文件的开放范围和利用权限，并对审核后符合要求的电子文件予以发布利用；三是电子文件的保管，一般采用数据库和文件管理方式对采集的电子文件信息进行存储，电子文件目录通过数据库存储，其对应的电子文件全文则保存在计算机的文件系统中。在明确现行电子文件中心基本功能的同时，对功能实现过程中一些具体问题必须予以探讨，以寻求最佳实现途径。
1.收集范围的确定。关于现行电子文件中心只收集政务网上流转和形成的现行文件，这一点界内已基本达成共识。但是，就政务网上现行文件的采集范围还存在分歧：第一种做法是只收集政务网上流转的可公开的电子文件，第二种做法是收集政务网上具有保存价值的电子文件，第三种做法是收集政务网上流传和形成的所有电子文件。我认同第三种做法，如果只收集政务网上流转的可公开的现行电子文件，政府有关部门的信息利用会受到影响。现行电子文件中心服务对象既包括社会公众，同时也包括政务活动者自身，并且文件的权限设置分为三个层次：完全公开、部分公开、不公开。如果只收集具有保存价值的电子文件，会影响政府信息公开工作的开展。
2.文件审核及发布流程和执行主体的确定。目前，主要存在两种流程：一是由报送单位进行初审，再报送到文件中心。所有单位报送的文件，报送后进人报送文件列表，由档案局负责对其进行复核，复核通过后立即发布并提供利用。二是按单位报送，由电子文件中心预发布，经主管单位复核后进入发布程序。各现行电子文件中心可根据自身实际情况及与有关部门的分工协作，采取相应的审核流程。选择第二种方案效果会更好。
四、现行电子文件中心文件的最终处置
1.现行电子文件中心文件的最终处置方法。目前，现行电子文件中心文件的处置方法主要有两种：一是向各单位上传电子档案。如一些电子文件中心向各立档单位提供上传每年所形成的电子档案；二是向档案馆上传电子档案。如天津开发区电子文件处理中心的做法是向数字档案馆迁移需归档保存的电子文件。二者共同之处是其上傳的都是具有归档保存价值的电子文件。
2.相关问题及建议。对现行电子文件中心具有保存价值的电子文件进行归档，一定程度上可以有效地防止这部分文件的流失，使其得到更好的保护和管理。 （1）电子文件中心向各单位上传电子档案，会导致重复工作。工作的重复，会导致人力、物力、财力的浪费，每增加一次文件迁移，电子文件发生信息损失的风险就越大。所以，电子文件中心可以把具有永久保存价值的档案直接上传到档案馆电子档案管理系统中，直辖市（州、盟）同时需把长期保存价值的电子档案进行移交，而具有短期保存价值的档案则上传到报送单位，如果报送单位先前已保存了这些电子文件，则不需要上传，可以与报送单位进行协商。（2）电子文件中心的归档工作，其所外传的文件都是具有保存价值、需要归档的文件。所以，档案馆承担了现行电子文件的归档工作。建议可以与各单位进行协商，让其调用专门人员对这些保存在电子文件中心的文件进行鉴定归档。
五、现行电子文件中心发展战略中应注意的问题
现行电子文件中心经过七年的探索，其建设已达到一定规模并取得了相当的成绩。于是，在其发展展望中，便有人提出在现行文件共享和利用服务的基础上向归档中心、备份中心发展，但是我们必须认识到以下问题：1.将现行电子文件中心作为在线归档的统一通道，将会导致一部分原本应该归档的文件的流失。2.现行电子文件中心向备份中心发展，电子政务的备份中心，除了需要可靠的软硬件配置外，在数据的安全保障和恢复技术方面都有相当高的要求，这些都不是档案部门的强项。如果把电子文件中心建设成备份型，就必然会导致重复建设和资源浪费。