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摘要:教学秘书是高校最基层的教学管理人员,教学秘书工作的科学发展对提高教学质量、保障教学秩序、促进学校发展有着重要意义。本文阐述了高校教学秘书工作科学发展所面临的问题,提出了促进其科学发展的策略。
关键字:教学秘书工作;教学管理;科学发展
作者简介:占洁(1982-),女,浙江杭州人,浙江医学高等专科学校药学系,研究实习员,主要研究方向:教育管理;钟雅文(1978-),女,浙江杭州人,浙江医学高等专科学校基础医学部,助理研究员,主要研究方向:教育管理。(浙江 杭州 310053)
教学管理是高校工作的核心之一,教学管理的水平和质量直接影响到学校的教学质量,进而影响高校人才培养的根本任务,乃至影响到学校的生存和发展。教学秘书是教学管理队伍中的骨干力量,是教学活动的直接参与者,在教学管理过程中起着上传下达、联系左右的桥梁作用,是保障教学工作正常运行的基石。如何建立一支能够科学发展的高素质、高水平的教学秘书队伍,以适应新形势下高校教学管理的要求,是高校要面临的重要课题。
一、高校教学秘书工作科学发展面临的问题
1.教学秘书队伍不稳定
高校教学秘书处于教学管理队伍的基层。教学秘书的工作性质决定了他们不能像教学和科研人员一样产生具体的工作业绩,他们每天处理纷繁复杂的具体事务性工作,很难独立体现出工作成绩。有些人甚至认为教学管理是不需要进行脑力劳动的简单工作,教学秘书仅仅是处理这些“经验型”事务工作的“勤杂工”,在管理制度上只规定了教学秘书的责任,却没有关注教学秘书应该具有的权利,缺少业务学习、岗位培训等保障制度,更缺乏利益分配、评奖评优等成就激励机制。[1]教学秘书在基层教学管理中的工作成绩和重要作用得不到认可和重视,从而产生了极大的心理落差。加之,随着高校办学规模的不断扩大,教学管理工作重心逐渐下移,各高校纷纷推广二级学院管理,教学秘书工作量和工作压力加大,但在教学秘书的配备上,却不能满足繁重的教学管理工作,使得教学秘书工作不堪重负、身心疲惫。由于长期得不到应有的重视,使教学秘书对职业前途失去信心,教学秘书队伍处于不稳定状态,无法实现其科学发展。
2.教学秘书整体素质不高
教育管理不仅仅是一般的行政管理,它是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门管理科学,教学秘书应该熟悉教育教学规律和相关管理知识。[2]目前高校中,不少教学秘书所学专业与所从事的工作不一致,且教学秘书学历层次普遍偏低,即使有高学历,仍有相当一部分人不曾系统地学习过教育学与管理学等相关专业知识,也缺乏教育教学方面的经历和经验,这样很难适应教学管理的要求。同时,教学秘书本身工作量大,事情琐碎繁杂,大多数教学秘书只是忙于机械应付,没有精力也没有机会进行系统学习,更谈不上利用工作中取得的第一手教学管理材料,总结经验、摸索规律,有的放矢,计划性、预见性、协调性和创新性地开展工作,致使教务管理工作很难科学发展。
3.教学秘书工作权责不分、职责不明
教学秘书是教学管理中最基层的管理者,接受教务处和系办、系主任的领导,贯彻执行学校和系的教学指导思想和具体指标,围绕教学和教务,教师和学生做好管理协调和服务工作,是联系学校教务部门和各教学单位的纽带。[3]作为一名管理者,教学秘书应该具有管理的权限,但事实是教学秘书通常有责无权,只做事不管理,工作无法到位。多数高校就教学秘书工作职责做了规定,但大都内容空泛,职责不明晰。而且在许多现行的二级管理体制中,没有独立的教学管理办公室,这使教学秘书在实际工作中还需要承担教学管理工作以外的行政事务。由于职责不明晰,出现了无论大事小事、不分职责都找教学秘书处理的现象。长期承担过多的工作,导致教学秘书工作效率、工作积极性、主动性、预见性降低,影响教学管理质量,不利于教学管理的科学发展。
二、促进高校教学秘书工作科学发展的策略
1.提高对教学秘书工作重要性的认识
教学秘书是高校教学管理活动中最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者,是教务处和系之间、教师和学生之间教学组织和管理的桥梁,事关教学秩序和教学质量等重大问题,在高校教学管理中具有重要的作用。因此,学校各级领导要充分认识教学秘书的重要性,撕去教学秘书身上“救火队员”、“跑腿”的标签,对教学秘书工作给予合适的关注、客观的评价和认识,肯定他们在教学管理工作中的地位和作用,认可他们为整个教学管理活动所作的贡献。
2.加强教学秘书工作队伍建设
建设一支高素质的教学秘书队伍是提高管理工作质量和水平的前提,也是提高教育教学质量,推动高等教育事业发展的重要条件之一。[4]因此,学校要提高对教学秘书队伍建设的认识,把教学秘书队伍建设作为高校基本建设之一,把教学秘书队伍建设等同于师资队伍建设来对待,树立教学管理和教学秘书队伍专业化的理念,按“结构合理、素质高、服务意识强”的标准卓有成效地建设教学管理梯队。一方面,加强教学秘书的培训和培养。针对教学秘书队伍素质不高的现实,制定切实可行的中长期培训计划,通过开展教学管理培训、组织参加教学管理研讨会、举办教学管理专题讲座等多种形式和渠道,使他们增长知识,开拓视野,在工作中能自觉主动地按教学规律办事,不断提高工作效率,提升自己的理论水平和管理能力。另一方面,要建立一套有效的教学秘书激励机制。良好的激励制度有利于提高教学秘书工作的积极性和创造性。因此,要明确教学秘书的岗位职责,加强对其日常教学管理工作的考核,并将考核成绩纳入岗位任用、职称晋升、评奖评优、干部选拔中,通过目标考核机制起到激励和约束的作用,鼓励其更好地开展教学管理工作。另外,考虑到教学秘书工作的特殊性,他们所承担的教学管理工作无法进行具体量化,因此,在设定教学秘书工资和津贴待遇方面应给予充分的考虑,在政策上予以有效的保障。
3.理顺管理体制,明确教学秘书的工作职责
现代专业分工的基本要求决定了要提升教学秘书工作的质量,必须保证其专业职能的明确性和合理性。[5]长远来看,应在二级学院设立独立的教学管理办公室,由业务主任全权负责工作,理顺教学秘书与各部门之间的关系,明确职责、规范职能,减轻教学秘书的工作负担和压力,使教学秘书从行政事务中解脱出来,专心教学事务的管理,这样既有利于学校教学管理工作的规范,又能使教学秘书工作顺畅,乐在其中。
4.教学秘书要不断地提高自身的素质和能力
要做一名合格的教学秘书,适应新形势下的教学管理工作要求,教学秘书要不断地提高自身的素质和能力。首先,教学秘书应该具备强烈的事业心和责任感,树立“以人为本”的服务意识。教学秘书岗位是最基层、最辛苦、最繁琐的教学管理岗位,任务多,责任大。因此,教学秘书需要有强烈的事业心、责任感和服务意识,爱岗敬业、乐于吃苦、甘于奉献,工作时上情下达、下情上承,做好教师和学生的服务工作。其次,要加强学习,提高文化素质和管理水平。在整个教学管理系统中,教学秘书既是管理者又是服务者,既要当专家,又要当通才,扮演的角色非常重要。这就要求教学秘书要有较高的文化素养和管理水平,不但要掌握教育管理学、行政管理学、心理学、公共关系学的知识,懂得教育教学的一般规律和现代管理的理念,更要熟悉本专业的发展趋势、学术前沿和人才培养目标,这样才能在教学管理活动中细致全面地考虑问题,果断及时地处理问题,适应社会的科学发展。
参考文献:
[1]刘建宁.对高校教学秘书队伍专业化建设的认识和思考[J].乌鲁木齐职业大学学报(人文社会科学版),2008,(3):54—56.
[2]粟倩.新跨越发展形势下教学秘书队伍存在的问题及对策研究[J].科教文汇.2009,(5):14.
[3]闻庆茹.浅谈高校院系教学秘书工作[J].吉林华侨外国语学院学报.2006,(1):90.
[4]齐晓华.提高教学秘书素质改善教学管理质量[J].辽宁教育行政学院学报,2009,(1).
[5]魏磊.高校教学秘书工作现状及对策探析[J].科教文汇,2009,(3):281.
(责任编辑:苏宇嵬)
关键字:教学秘书工作;教学管理;科学发展
作者简介:占洁(1982-),女,浙江杭州人,浙江医学高等专科学校药学系,研究实习员,主要研究方向:教育管理;钟雅文(1978-),女,浙江杭州人,浙江医学高等专科学校基础医学部,助理研究员,主要研究方向:教育管理。(浙江 杭州 310053)
教学管理是高校工作的核心之一,教学管理的水平和质量直接影响到学校的教学质量,进而影响高校人才培养的根本任务,乃至影响到学校的生存和发展。教学秘书是教学管理队伍中的骨干力量,是教学活动的直接参与者,在教学管理过程中起着上传下达、联系左右的桥梁作用,是保障教学工作正常运行的基石。如何建立一支能够科学发展的高素质、高水平的教学秘书队伍,以适应新形势下高校教学管理的要求,是高校要面临的重要课题。
一、高校教学秘书工作科学发展面临的问题
1.教学秘书队伍不稳定
高校教学秘书处于教学管理队伍的基层。教学秘书的工作性质决定了他们不能像教学和科研人员一样产生具体的工作业绩,他们每天处理纷繁复杂的具体事务性工作,很难独立体现出工作成绩。有些人甚至认为教学管理是不需要进行脑力劳动的简单工作,教学秘书仅仅是处理这些“经验型”事务工作的“勤杂工”,在管理制度上只规定了教学秘书的责任,却没有关注教学秘书应该具有的权利,缺少业务学习、岗位培训等保障制度,更缺乏利益分配、评奖评优等成就激励机制。[1]教学秘书在基层教学管理中的工作成绩和重要作用得不到认可和重视,从而产生了极大的心理落差。加之,随着高校办学规模的不断扩大,教学管理工作重心逐渐下移,各高校纷纷推广二级学院管理,教学秘书工作量和工作压力加大,但在教学秘书的配备上,却不能满足繁重的教学管理工作,使得教学秘书工作不堪重负、身心疲惫。由于长期得不到应有的重视,使教学秘书对职业前途失去信心,教学秘书队伍处于不稳定状态,无法实现其科学发展。
2.教学秘书整体素质不高
教育管理不仅仅是一般的行政管理,它是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门管理科学,教学秘书应该熟悉教育教学规律和相关管理知识。[2]目前高校中,不少教学秘书所学专业与所从事的工作不一致,且教学秘书学历层次普遍偏低,即使有高学历,仍有相当一部分人不曾系统地学习过教育学与管理学等相关专业知识,也缺乏教育教学方面的经历和经验,这样很难适应教学管理的要求。同时,教学秘书本身工作量大,事情琐碎繁杂,大多数教学秘书只是忙于机械应付,没有精力也没有机会进行系统学习,更谈不上利用工作中取得的第一手教学管理材料,总结经验、摸索规律,有的放矢,计划性、预见性、协调性和创新性地开展工作,致使教务管理工作很难科学发展。
3.教学秘书工作权责不分、职责不明
教学秘书是教学管理中最基层的管理者,接受教务处和系办、系主任的领导,贯彻执行学校和系的教学指导思想和具体指标,围绕教学和教务,教师和学生做好管理协调和服务工作,是联系学校教务部门和各教学单位的纽带。[3]作为一名管理者,教学秘书应该具有管理的权限,但事实是教学秘书通常有责无权,只做事不管理,工作无法到位。多数高校就教学秘书工作职责做了规定,但大都内容空泛,职责不明晰。而且在许多现行的二级管理体制中,没有独立的教学管理办公室,这使教学秘书在实际工作中还需要承担教学管理工作以外的行政事务。由于职责不明晰,出现了无论大事小事、不分职责都找教学秘书处理的现象。长期承担过多的工作,导致教学秘书工作效率、工作积极性、主动性、预见性降低,影响教学管理质量,不利于教学管理的科学发展。
二、促进高校教学秘书工作科学发展的策略
1.提高对教学秘书工作重要性的认识
教学秘书是高校教学管理活动中最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者,是教务处和系之间、教师和学生之间教学组织和管理的桥梁,事关教学秩序和教学质量等重大问题,在高校教学管理中具有重要的作用。因此,学校各级领导要充分认识教学秘书的重要性,撕去教学秘书身上“救火队员”、“跑腿”的标签,对教学秘书工作给予合适的关注、客观的评价和认识,肯定他们在教学管理工作中的地位和作用,认可他们为整个教学管理活动所作的贡献。
2.加强教学秘书工作队伍建设
建设一支高素质的教学秘书队伍是提高管理工作质量和水平的前提,也是提高教育教学质量,推动高等教育事业发展的重要条件之一。[4]因此,学校要提高对教学秘书队伍建设的认识,把教学秘书队伍建设作为高校基本建设之一,把教学秘书队伍建设等同于师资队伍建设来对待,树立教学管理和教学秘书队伍专业化的理念,按“结构合理、素质高、服务意识强”的标准卓有成效地建设教学管理梯队。一方面,加强教学秘书的培训和培养。针对教学秘书队伍素质不高的现实,制定切实可行的中长期培训计划,通过开展教学管理培训、组织参加教学管理研讨会、举办教学管理专题讲座等多种形式和渠道,使他们增长知识,开拓视野,在工作中能自觉主动地按教学规律办事,不断提高工作效率,提升自己的理论水平和管理能力。另一方面,要建立一套有效的教学秘书激励机制。良好的激励制度有利于提高教学秘书工作的积极性和创造性。因此,要明确教学秘书的岗位职责,加强对其日常教学管理工作的考核,并将考核成绩纳入岗位任用、职称晋升、评奖评优、干部选拔中,通过目标考核机制起到激励和约束的作用,鼓励其更好地开展教学管理工作。另外,考虑到教学秘书工作的特殊性,他们所承担的教学管理工作无法进行具体量化,因此,在设定教学秘书工资和津贴待遇方面应给予充分的考虑,在政策上予以有效的保障。
3.理顺管理体制,明确教学秘书的工作职责
现代专业分工的基本要求决定了要提升教学秘书工作的质量,必须保证其专业职能的明确性和合理性。[5]长远来看,应在二级学院设立独立的教学管理办公室,由业务主任全权负责工作,理顺教学秘书与各部门之间的关系,明确职责、规范职能,减轻教学秘书的工作负担和压力,使教学秘书从行政事务中解脱出来,专心教学事务的管理,这样既有利于学校教学管理工作的规范,又能使教学秘书工作顺畅,乐在其中。
4.教学秘书要不断地提高自身的素质和能力
要做一名合格的教学秘书,适应新形势下的教学管理工作要求,教学秘书要不断地提高自身的素质和能力。首先,教学秘书应该具备强烈的事业心和责任感,树立“以人为本”的服务意识。教学秘书岗位是最基层、最辛苦、最繁琐的教学管理岗位,任务多,责任大。因此,教学秘书需要有强烈的事业心、责任感和服务意识,爱岗敬业、乐于吃苦、甘于奉献,工作时上情下达、下情上承,做好教师和学生的服务工作。其次,要加强学习,提高文化素质和管理水平。在整个教学管理系统中,教学秘书既是管理者又是服务者,既要当专家,又要当通才,扮演的角色非常重要。这就要求教学秘书要有较高的文化素养和管理水平,不但要掌握教育管理学、行政管理学、心理学、公共关系学的知识,懂得教育教学的一般规律和现代管理的理念,更要熟悉本专业的发展趋势、学术前沿和人才培养目标,这样才能在教学管理活动中细致全面地考虑问题,果断及时地处理问题,适应社会的科学发展。
参考文献:
[1]刘建宁.对高校教学秘书队伍专业化建设的认识和思考[J].乌鲁木齐职业大学学报(人文社会科学版),2008,(3):54—56.
[2]粟倩.新跨越发展形势下教学秘书队伍存在的问题及对策研究[J].科教文汇.2009,(5):14.
[3]闻庆茹.浅谈高校院系教学秘书工作[J].吉林华侨外国语学院学报.2006,(1):90.
[4]齐晓华.提高教学秘书素质改善教学管理质量[J].辽宁教育行政学院学报,2009,(1).
[5]魏磊.高校教学秘书工作现状及对策探析[J].科教文汇,2009,(3):281.
(责任编辑:苏宇嵬)