现代档案管理工作创新的意义及途径探究

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  摘要:在当前的发展形势下,对档案管理工作的创新是非常有必要的。档案管理工作人员需要了解目前档案管理工作的发展形式,并需要在工作过程中提升自己的创新意识,认识到档案管理工作进行创新的重要性,将现代化的科学技术和先进的思想理念融入到档案管理工作中,才可以让档案管理工作更好的为企业服务。基于此,本文对现代档案管理工作创新的意义和途径进行了探讨。
  关键词:现代档案管理工作;创新;意义;途径
  引言
  创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求,档案工作要适应这个要求,必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想,破除因循守旧观念;要与时俱进,树立大服务理念,要摆正位置,在发展文化事业的大环境中发展自己。
  一、现代档案管理工作创新的意义
  1、档案资料记录着一个单位发展的历程,从一个单位的档案资料中就可以了解着该单位进阶段的发展情况,也可以了解到该单位的运营情况和各方面的水平。如果单位在发展的过程中出现了经济上的纠纷,单位的档案资料在一定程度上可以提供证明,在维护单位自身权益方面有着重要作用,有效促进了单位经济发展。
  档案资料详细记载了单位的发展过程,其记载的内容也是非常真实。单位发展的优秀阶段和单位发展的低谷,都会在档案资料中体现出来。长时间的累积,档案资料中包含着大量的单位发展经验。相关领导人在制定发展目标时,可以参考档案资料中的关于单位的发展资料,来为单位作出有利的决定,通过对档案信息资料的掌握,提高制定发展目标的准确性。
  单位在开展相关活动之前也会进行资料信息的查阅,单位以往举办的相关活动和策划内容都会记录在档案资料中,同时,对于活动的管理方案也会记录在档案中,为单位活动的举办提供宝贵经验,由此可见,单位需要加大对档案管理工作的重视程度,同时也要对其进行创新,这样才可以保证单位中的档案信息可以得到充分利用。
  2、单位想要长期稳定的发展,就一定要将档案管理工作放在首要位置。目前市场竞争非常激烈,一个单位想要提升自身综合水平,保证工作人员的工作质量,就要实现档案的科学管理,充分发掘和利用档案资料的内在价值。档案中记录的资料是真实有效的,是一个单位发展的体现,对档案资料的科学化管理可以为单位带来经济利益,同时也可以有效维护单位的合法权益。所以,管理人员需要在原来档案管理工作的基础上进行创新,让档案管理人员可以及时发现档案管理过程中问题,并且可以利用档案资料中的信息数据,为单位未来的发展提供建议。单位中的领导人员可以通过对档案管理人员提供档案资料的分析,判断出企业正确的发展方向,同时制定出有效的管理方案,实现企业管理水平的提升。
  二、现代档案管理工作创新的有效途径
  1、要想实现档案工作管理的创新,就要从以下两个关系入手:第一,在创新时,必须保证其创新过程是建立在档案的真实性、适用性等原则上。我国各单位中的档案部门人员在对档案进行记录管理时,需要保证档案内容真实有效,并符合单位的实际情况,不可出现凭空捏造或存在其他欺骗性内容等情况,在保证档案的真实性的同时对档案管理工作进行创新,才能保证档案管理工作的有效性及档案对单位发展的重要性;第二,由于科学理念不断充斥着我们的生活和工作,而档案管理工作也是如此。档案人员在工作过程中,不仅需要有务实、严谨的工作态度,更重要的是需要具备敢于尝试、不断学习的能力。而只有通过不断努力的学习新知识、新理念及新管理方式,才能在学习过程中通过不断思考进行创新。而单位人员在对管理工作进行创新时,需要通过结合本部门及自身单位实际情况进行思考,并根据其他优秀档案管理案例进行思考,推陈出新,敢于创新,在不断学习和思考的过程中实现自身价值,进一步提高档案管理工作效率。
  2、要想实现档案管理工作的创新,就要通过服务手段的创新。首先,单位为提高内部整体工作效率,应当在单位内部安装局域网,并在本單位内部构建档案馆网页,通过开展基础性服务、档案调取服务等提高各部门对档案的使用效率,节省调取时间,最大程度地提高各部门与档案管理部门之间的协同工作能力。但在建立网页时应注意几点:第一,在网页中应安排问答服务,各部门遇到档案中的问题可及时通过网络与档案管理人员联系,档案人员则对问题及时作答;第二,根据档案机密程度在网址上设置调取程序难度,对于机密性较高的文件可设置验证码等,必须通过相关部门批准后获取验证码方可调用。
  其次,要建立“电子文件(档案)数据管理中心。通过”档案馆(室)和单位信息管理部门的配合力度加强,可以建设好“电子文件(档案)数据管理中心”。对于这一中心来说,要把它设置在单位的档案馆,把它发展成在单位范围中的信息资源库的一部分。在管理中心要对各个部门的电子文件统一化管理,同时在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询和利用服务,提高电子文件信息资源利用率。通过网站,可以拓宽覆盖面,不断丰富内涵,提高资源利用率。
  3、加大档案管理工作创新力度就要在具体工作里不断拓宽服务领域。具体来看。主要从以下两个方面分析:第一,信息服务的社会化、多主体由主要为单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。档案部门不仅要面对政党机关,还要面对单位等多种在社会中需要档案信息的个人或团体,另外还要为特殊的档案资料利用者提供相关服务。在信息化的社会背景下,人们对于信息的需求不断提高,随着科学水平不断提高,人们从事的活动也越来越复杂,对信息的要求也与日俱增,对档案信息的需求不再单一,而逐渐发展成对于档案、文件、图书、情报检索资料的。第二,兴办服务实体,发展档案产业。由于当今社会的信息化程度提高,所以从信息资源开发的角度分析,档案管理人员并不是单纯的对档案进行保管,还要提供相关档案信息,实现角色的转变。
  结语:
  在事业单位日常运作过程中,需要对档案部门管理工作进行创新与调整,通过结合自身实际情况与科技水平,不断提高管理人员和监督人员的自我意识与管理能力,达到提高档案部门整体创新水平的同时,为促进我国事业单位经济及国家综合经济水平提升提供有利条件。
  参考文献:
  [1]战健.现代档案管理工作创新的意义及途径探索[J].环球市场信息导报,2016(18):109-109.
  [2]王滨娜.试论现代档案管理工作创新的意义及途径[J].科技与企业,2014(10):38-38.
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