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摘要：在高校管理工作中，教学工作占有特别重要的地位，要提高教学质量，除了需具备一支优秀的师资队伍外，还需一批优秀的教学管理队伍。而在学院的二级管理工作中，系级教学秘书就肩负了非常重要的职责。他们工作的特殊性，使他们有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性；他们不仅要在工作中着眼本系的发展，还要当好参谋，做好帮手，起到很好的桥梁作用。针对我院实施的二级教学管理，围绕工作经验，进行一些探讨和体会。
关键词：
教学秘书；教学管理；二级管理
中图分类号：
F24
文献标识码：A
文章编号：16723198（2013）12008602
随着我校的扩招以及办学规模的不断扩大，院一级教学管理体制已逐渐体现其弊端，由此而出现的控制力度和管理难度加大、效率降低、学生专业归属感降低等问题就难以适应当前形势的发展。为此而推进学院的二级管理，将教学管理工作中心下移，加强系级教学管理队伍建设便显得尤为重要。2010年我院开始执行二级教学管理，并逐步建立了一支相应的教学管理队伍，以下是本人通过两年多的院系二级教学管理实践，对如何做好系级教学秘书工作所谈的几点体会。
1明确系级教学秘书的角色与工作职责
系级教学工作是在教学主任的直接领导下进行，其协助系主任完成本部门的教学管理工作，使其各项教学任务井然有序，教学秘书在其过程中担任的是管理者和服务者的角色，该角色的职责范围与承担的工作有：
1.1协助系主任管理日常教学工作，保证教学工作正常运行
教学秘书要在系主任的领导下，依据教学计划，精心安排各学期、各年级、各学科教学环节，周密地排好课程表，这些工作稍有疏忽就可能造成教学的混乱，影响教学质量。
要按照讲授-答疑-作业-习题课-考试和实践几个教学环节，经常了解教师的教学进展情况，对没有按照教学计划进行的，要及时提醒；严重者向系主任沟通，及时制止。
为保证正常教学秩序，对于个别教师因事请假后的调课、停课等情况要及时办理教学手续，并及时通知教学、多媒体中心、物业管理中心和相关辅导员，避免教学事故的发生。
协助系主任检查与落实教学大纲的执行情况。对于出现的问题，及时与领导协调沟通，最终在保证上课效果与学生的接受能力的同时，顺利完成本系每学年教学计划的顺利进行。
1.2常与教学部门沟通，多方位了解教学信息
在日常的教学管理中，教学秘书是院系及师生之间信息沟通的桥梁，他们穿梭于教学、教师、学生与系里各部门
之间，及时了解并反馈教学信息，是很好的服务者与管理者。图1所示为系级教学秘书部门交流图。
从图1中可以看出，系主任是借助教学秘书这一中心点来了解和管理本系的教学工作，从而进行教学信息的传递和管理。在平时的教学管理中，教学秘书起着上令下达、下情上奏、调节各部门和师生关系的作用，是教务、教师以及学生之间信息传递和反馈的重要渠道。因事务比较繁琐，时间上要求比较强，所以最主要的是信息的及时性，否则会影响其他部门，重者造成教学事故。因此在信息的通知时，必须做到三勤，即“嘴勤、眼勤、手勤”，宁愿重复通知，也不能少通知，避免出现差错。
1.3积极努力，提高教学质量
系级教学管理最终的目的是在院教学中心的领导下，保证本系教学质量的提高。因此教学秘书要很好地树立质量观，要有提高质量的意识，要懂得质量管理的全过程，要积极协助系主任把控本系的教学质量，提高本系的教学质量。主要工作是要把握好教学计划实施过程的质量管理（含教学过程和实践过程），要做好这些，就要协助系主任经常进行教学质量的检查，如经常了解老师的教学情况，经常了解学生学习情况，主要方法有：召开师生座谈会、了解教学方法与教学效果；组织老师互听课；组织学生信息反馈小组，采集教学信息；了解与分析学生考试信息等。
2以日常教学管理工作为中心，规范每学期工作
系级教学工作主要是以学年为周期循环往复进行，如图2为系级日常教学管理工作（本表仅列出第一学期中每周教学管理工作的主要内容，但因实际情况，也会有所变化）从而让教学管理工作有计划有步骤地进行，避免教学管理工作无计划，盲目性。
3努力提高综合能力，使工作迈上新台阶
教学秘书事务繁琐、工作量大、接触面广、稍有不慎就是教学事故，因此教学秘书必须努力提高自己各方面的综合能力，使其更好的为工作服务。
（1）提高理论水平，具备相应专业知识结构，熟悉了解本系开设的相关课程，了解各专业的特点和教学规律；了解各专业课程体系的设置原则；了解各教师的所带方向以及各方向实际情况，对每阶段教学管理做到心中有数。
（2）要有服务精神，心态平和，教学工作繁重紧杂，或许在某些方面不会受到重视，但我们还要保持热诚的态度，积极耐心真诚的为每位老师和学生做好服务，服务到位。
（3）要有爱岗敬业精神。如写作能力的提高，这是教学工作的基础，只有这样，才能很好的将文件精神清楚传达；资料的整理归档要有据可循，做到及时准确，方便查询。一点一滴，从小事做起，干好本职工作。
（4）不断学习先进的管理理论和管理经验，提高管理效率和管理水平。积极参加教学管理的研究活动，使本系教学管理更加制度化、规范化和科学化。
总之，教学秘书的核心工作是“服务”，他们服务于学院、服务于教师与学生，他们在学院的发展中，是一个不可缺少的组成部分。他们工作水平的好坏，直接影响着本系的工作，所以提高教学秘书工作水平的质量，是高校管理改革中应该认真探讨的问题。同时也要求教学秘书“立足本职，开拓创新”，提高自己的专业能力和管理能力，顺应时代，为推进我国高等学校的发展发挥重大作用。
参考文献
[1]龚秀萍.教学秘书在高校二级教学管理中的作用[J].素质教育论坛，2008，（2）.
[2]崔向前.再谈高校系教学秘书工作特色[J].高等教育研究，1999，（2）.
关键词：
教学秘书；教学管理；二级管理
中图分类号：
F24
文献标识码：A
文章编号：16723198（2013）12008602
随着我校的扩招以及办学规模的不断扩大，院一级教学管理体制已逐渐体现其弊端，由此而出现的控制力度和管理难度加大、效率降低、学生专业归属感降低等问题就难以适应当前形势的发展。为此而推进学院的二级管理，将教学管理工作中心下移，加强系级教学管理队伍建设便显得尤为重要。2010年我院开始执行二级教学管理，并逐步建立了一支相应的教学管理队伍，以下是本人通过两年多的院系二级教学管理实践，对如何做好系级教学秘书工作所谈的几点体会。
1明确系级教学秘书的角色与工作职责
系级教学工作是在教学主任的直接领导下进行，其协助系主任完成本部门的教学管理工作，使其各项教学任务井然有序，教学秘书在其过程中担任的是管理者和服务者的角色，该角色的职责范围与承担的工作有：
1.1协助系主任管理日常教学工作，保证教学工作正常运行
教学秘书要在系主任的领导下，依据教学计划，精心安排各学期、各年级、各学科教学环节，周密地排好课程表，这些工作稍有疏忽就可能造成教学的混乱，影响教学质量。
要按照讲授-答疑-作业-习题课-考试和实践几个教学环节，经常了解教师的教学进展情况，对没有按照教学计划进行的，要及时提醒；严重者向系主任沟通，及时制止。
为保证正常教学秩序，对于个别教师因事请假后的调课、停课等情况要及时办理教学手续，并及时通知教学、多媒体中心、物业管理中心和相关辅导员，避免教学事故的发生。
协助系主任检查与落实教学大纲的执行情况。对于出现的问题，及时与领导协调沟通，最终在保证上课效果与学生的接受能力的同时，顺利完成本系每学年教学计划的顺利进行。
1.2常与教学部门沟通，多方位了解教学信息
在日常的教学管理中，教学秘书是院系及师生之间信息沟通的桥梁，他们穿梭于教学、教师、学生与系里各部门
之间，及时了解并反馈教学信息，是很好的服务者与管理者。图1所示为系级教学秘书部门交流图。
从图1中可以看出，系主任是借助教学秘书这一中心点来了解和管理本系的教学工作，从而进行教学信息的传递和管理。在平时的教学管理中，教学秘书起着上令下达、下情上奏、调节各部门和师生关系的作用，是教务、教师以及学生之间信息传递和反馈的重要渠道。因事务比较繁琐，时间上要求比较强，所以最主要的是信息的及时性，否则会影响其他部门，重者造成教学事故。因此在信息的通知时，必须做到三勤，即“嘴勤、眼勤、手勤”，宁愿重复通知，也不能少通知，避免出现差错。
1.3积极努力，提高教学质量
系级教学管理最终的目的是在院教学中心的领导下，保证本系教学质量的提高。因此教学秘书要很好地树立质量观，要有提高质量的意识，要懂得质量管理的全过程，要积极协助系主任把控本系的教学质量，提高本系的教学质量。主要工作是要把握好教学计划实施过程的质量管理（含教学过程和实践过程），要做好这些，就要协助系主任经常进行教学质量的检查，如经常了解老师的教学情况，经常了解学生学习情况，主要方法有：召开师生座谈会、了解教学方法与教学效果；组织老师互听课；组织学生信息反馈小组，采集教学信息；了解与分析学生考试信息等。
2以日常教学管理工作为中心，规范每学期工作
系级教学工作主要是以学年为周期循环往复进行，如图2为系级日常教学管理工作（本表仅列出第一学期中每周教学管理工作的主要内容，但因实际情况，也会有所变化）从而让教学管理工作有计划有步骤地进行，避免教学管理工作无计划，盲目性。
3努力提高综合能力，使工作迈上新台阶
教学秘书事务繁琐、工作量大、接触面广、稍有不慎就是教学事故，因此教学秘书必须努力提高自己各方面的综合能力，使其更好的为工作服务。
（1）提高理论水平，具备相应专业知识结构，熟悉了解本系开设的相关课程，了解各专业的特点和教学规律；了解各专业课程体系的设置原则；了解各教师的所带方向以及各方向实际情况，对每阶段教学管理做到心中有数。
（2）要有服务精神，心态平和，教学工作繁重紧杂，或许在某些方面不会受到重视，但我们还要保持热诚的态度，积极耐心真诚的为每位老师和学生做好服务，服务到位。
（3）要有爱岗敬业精神。如写作能力的提高，这是教学工作的基础，只有这样，才能很好的将文件精神清楚传达；资料的整理归档要有据可循，做到及时准确，方便查询。一点一滴，从小事做起，干好本职工作。
（4）不断学习先进的管理理论和管理经验，提高管理效率和管理水平。积极参加教学管理的研究活动，使本系教学管理更加制度化、规范化和科学化。
总之，教学秘书的核心工作是“服务”，他们服务于学院、服务于教师与学生，他们在学院的发展中，是一个不可缺少的组成部分。他们工作水平的好坏，直接影响着本系的工作，所以提高教学秘书工作水平的质量，是高校管理改革中应该认真探讨的问题。同时也要求教学秘书“立足本职，开拓创新”，提高自己的专业能力和管理能力，顺应时代，为推进我国高等学校的发展发挥重大作用。
参考文献
[1]龚秀萍.教学秘书在高校二级教学管理中的作用[J].素质教育论坛，2008，（2）.
[2]崔向前.再谈高校系教学秘书工作特色[J].高等教育研究，1999，（2）.