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摘要：职业院校在拟制公文时，容易在文种运用、行文关系、公文标题等方面出现问题，本文就以上几个方面选择具有代表性的错误进行分析。
关键词：错误 文种 行文 标题
一、文种运用方面的问题
按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文有13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。选用这13种以外的文种都是不规范的，比如总结、布告等。这方面存在的主要问题有：
1.请报不分
目前存在的主要问题是请示报告混用和请示报告并用两种情况，如关于某工作的请示报告。
2.函呈不分
存在的主要问题是向无隶属关系的部门请求批准、商洽工作、询问和答复问题时不用函而错用“请示”或“报告”。在实际工作中，有三类误解：一是有人认为要让人家批准，就得用“请示”或“报告”；二是行文单位怕引起对方不满，担心不批，又主动“报告”或“请示”；三是诸多业务主管部门既有习惯性错误认识，又有一定的特权思想。于是便出现了一些单位向无隶属关系的税务部门请示减免税，向财政部门请示用款，向国土、规划部门请示基建用地等。
3.通报决定不分
如《关于授予张三同志师德标兵的通报》《关于表彰李四同志拾金不昧行为的决定》，前者应将通报改为决定，后者应将决定改为通报。又如《关于肖××等四名学生作自动退学的决定》《关于刘××等九人违纪处分的决定》，自动退学、违纪处分不是重大问题，可用通报。再如《关于刘××四人开除学籍的通报》，开除学籍，可以用通报，相对上述处分用决定来说，又显得低了一些。
4.通报通知不分
如《关于对兰××等人违纪处分的通知》《关于表彰xx技师学院优秀教师与优秀教研成果的通知》，应以通报下发。
二、行文关系方面的问题
行文关系可分两类：一是上下级隶属关系，二是同等级和不同等级的非隶属关系。前面讲到的函呈不分问题，也违反行文关系，而函呈不分又会导致不相隶属的机关、部门和单位之间错误批复的泛滥，应该引起重视。在行文关系上存在的主要问题有：
1.党政不分
主要有三种表现：一是纯属行政主抓的工作由党委行文，如以党委文件印发学校年度招生工作方案。二是党的机关公文主送行政部门或单位，如将学校党委的文件主送主管局。三是行政机关公文主送党组织，如将学校行政文件主送主管局党组或市委组织部。
2.随意请报
“请报”是指以机关名义向上级报送“请示”或“报告”，主要有以下错误：一是主送个人，如《关于学生打架事件的处理通报》，文件抬头就是各位学校领导。二是多头主送，如《关于增建校舍的请示》，主送教育局、教育局计财科，还主送财政局、国土局，其病误不仅是多头主送，而且互相隶属的机关和部门并列，更是不妥当的。
三、公文标题方面的问题
1.成分残缺不全
公文标题一般由发文机关名称、内容（事由）和文种三要素组成。所谓成分残缺不全，一是无发文机关；二是无事由，如某市人民政府决定；三是无文种，如使用计划、建议等等。
2.文种不伦不类
主要是并用文种，如《关于增建校舍的请示报告》 《关于对张三同学处分的决定的通报》。《关于要求解决校舍建设资金的请示函》。
3.乱用标点符号
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
4.使用词组不准
如《关于贫困生资助指标的分配通知》，可写成《关于下达贫困生资助指标的通知》。《关于印发2010年招生工作进度安排的通知》，这实质上是个工作计划，而不是体现当前进度的文件，应改成《关于印发2010年招生工作计划的通知》。再如《关于进一步规范我院教学教研工作及成立教学督导组的通知》，成立教学督导组，是规范教学教研工作的重要措施之一，不是主要内容，应改成《关于进一步规范学院教学教研工作的通知》。
四、其他问题
第一，印发工作要点、方案、总结等文件，只能作文件的附件，而不能成为通知正文的主要内容。第二，同一项工作不要在短期内连续下文，如有必要应做补充通知。如××学校80号文《关于做好国庆节前后有关工作的通知》，81号文《关于做好国庆节前后安全工作的通知》，从标题和内容上看，80号文涵盖面更大，包含了安全工作，在拟文时就应该把安全工作考虑进去，以减少文件数量。
职业院校的公文拟写人员应认真按照《国家行政机关公文处理办法》的标准和规定进行写作，写作时反复推敲、认真修改，避免错误的产生。
参考文献：
[1]国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知．2000.
[2]张建．应用写作[M]．北京：高等教育出版社，2008．
（作者单位：江西赣州技师学院）
关键词：错误 文种 行文 标题
一、文种运用方面的问题
按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文有13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。选用这13种以外的文种都是不规范的，比如总结、布告等。这方面存在的主要问题有：
1.请报不分
目前存在的主要问题是请示报告混用和请示报告并用两种情况，如关于某工作的请示报告。
2.函呈不分
存在的主要问题是向无隶属关系的部门请求批准、商洽工作、询问和答复问题时不用函而错用“请示”或“报告”。在实际工作中，有三类误解：一是有人认为要让人家批准，就得用“请示”或“报告”；二是行文单位怕引起对方不满，担心不批，又主动“报告”或“请示”；三是诸多业务主管部门既有习惯性错误认识，又有一定的特权思想。于是便出现了一些单位向无隶属关系的税务部门请示减免税，向财政部门请示用款，向国土、规划部门请示基建用地等。
3.通报决定不分
如《关于授予张三同志师德标兵的通报》《关于表彰李四同志拾金不昧行为的决定》，前者应将通报改为决定，后者应将决定改为通报。又如《关于肖××等四名学生作自动退学的决定》《关于刘××等九人违纪处分的决定》，自动退学、违纪处分不是重大问题，可用通报。再如《关于刘××四人开除学籍的通报》，开除学籍，可以用通报，相对上述处分用决定来说，又显得低了一些。
4.通报通知不分
如《关于对兰××等人违纪处分的通知》《关于表彰xx技师学院优秀教师与优秀教研成果的通知》，应以通报下发。
二、行文关系方面的问题
行文关系可分两类：一是上下级隶属关系，二是同等级和不同等级的非隶属关系。前面讲到的函呈不分问题，也违反行文关系，而函呈不分又会导致不相隶属的机关、部门和单位之间错误批复的泛滥，应该引起重视。在行文关系上存在的主要问题有：
1.党政不分
主要有三种表现：一是纯属行政主抓的工作由党委行文，如以党委文件印发学校年度招生工作方案。二是党的机关公文主送行政部门或单位，如将学校党委的文件主送主管局。三是行政机关公文主送党组织，如将学校行政文件主送主管局党组或市委组织部。
2.随意请报
“请报”是指以机关名义向上级报送“请示”或“报告”，主要有以下错误：一是主送个人，如《关于学生打架事件的处理通报》，文件抬头就是各位学校领导。二是多头主送，如《关于增建校舍的请示》，主送教育局、教育局计财科，还主送财政局、国土局，其病误不仅是多头主送，而且互相隶属的机关和部门并列，更是不妥当的。
三、公文标题方面的问题
1.成分残缺不全
公文标题一般由发文机关名称、内容（事由）和文种三要素组成。所谓成分残缺不全，一是无发文机关；二是无事由，如某市人民政府决定；三是无文种，如使用计划、建议等等。
2.文种不伦不类
主要是并用文种，如《关于增建校舍的请示报告》 《关于对张三同学处分的决定的通报》。《关于要求解决校舍建设资金的请示函》。
3.乱用标点符号
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
4.使用词组不准
如《关于贫困生资助指标的分配通知》，可写成《关于下达贫困生资助指标的通知》。《关于印发2010年招生工作进度安排的通知》，这实质上是个工作计划，而不是体现当前进度的文件，应改成《关于印发2010年招生工作计划的通知》。再如《关于进一步规范我院教学教研工作及成立教学督导组的通知》，成立教学督导组，是规范教学教研工作的重要措施之一，不是主要内容，应改成《关于进一步规范学院教学教研工作的通知》。
四、其他问题
第一，印发工作要点、方案、总结等文件，只能作文件的附件，而不能成为通知正文的主要内容。第二，同一项工作不要在短期内连续下文，如有必要应做补充通知。如××学校80号文《关于做好国庆节前后有关工作的通知》，81号文《关于做好国庆节前后安全工作的通知》，从标题和内容上看，80号文涵盖面更大，包含了安全工作，在拟文时就应该把安全工作考虑进去，以减少文件数量。
职业院校的公文拟写人员应认真按照《国家行政机关公文处理办法》的标准和规定进行写作，写作时反复推敲、认真修改，避免错误的产生。
参考文献：
[1]国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知．2000.
[2]张建．应用写作[M]．北京：高等教育出版社，2008．
（作者单位：江西赣州技师学院）