论文部分内容阅读
[摘 要]随着经济的发展，燃气工程的规模日益庞大，施工企业签订的合同文件越来越多，长期以来，由于在合同管理中实行手工作业，合同审批流程不明确，存在各部门之间合同流转时间长，浪费了许多人力和物力，合同又是企业经营管理基础工作的重要内容，通过提高合同管理水平，规范合同的签订和履行，能有效规避风险、提高效益、降低成本，所以作为一个燃气企业，有必要构建合同系统，提高企业的管理水平。
[关键词]燃气 合同系统 建设 应用
中图分类号：TU996 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）17-0310-01
1.引言
在城市中人们对燃气的需求越来越大，燃气工程也逐渐扩大，燃气工程及采购项目逐渐趋向规范化，随之带来的燃气工程施工与采购合同签订数量逐年上升，现有的合同管理模式没有形成信息化，所以合同的管理工作存在极大困难，合同管理系统就是针对当前的合同管理业务特点所定制的一套管理系统，可以实现合同在网上起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、数据统计、数据分析等功能，以信息化技术提高企业合同管理水平，是现代企业合同管理的必然趋势，尤其对燃气企业具有重要意义。
2.系统设计的背景和目标
目前，大多数燃气企业的合同管理还依赖人工来进行，通过Word、Excel等办公软件来处理相关文档和统计数据，这种方式存在以下问题：
2.1 文档管理困难
传统纸质合同等公司文件与电子版文档共存，但对于不同的人员想阅读参考文档时，存在查找不方便的问题，此外电子版的合同存在被他人修改的弊端，也会出现因存储设备损坏而造成电子版丢失等现象，所以在合同保存、管理上存在很多问题。
2.2 进度控制困难
由于公司合同文档数量大，参与人员多，合同进度的控制靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。
2.3 信息汇总困难
采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，对于领导的决策时间有一定的影响。
2.4 缺少预警机制
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。
3.研究目标
基于先进的管理理念、紧贴工作实际，开发一套完整的燃气合同管理系统，提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能，实现合同管理的网络化和数字化，对合同起草、审批、执行、结算、归档全生命周期实行信息化管理，规范合同审批、变更和执行等管理流程，为相关部门和各级领导提供对合同执行过程的信息化监督手段，并通过对合同信息资源库的开发，进一步为相关部门和人员提供方便的合同检索、查询及统计分析服务，提供决策支持，提升信息化服务应用水平。
4.功能设计
燃气合同管理系统分为项目管理、合同管理、统计分析、供方管理和系统管理五个主要的功能模块。
4.1 项目管理
登记项目基本信息，显示部门所有登记的项目信息，可以按照项目名称、项目类型、建立部门、验收时间段查询条件进行检索，检索结果按项目登记时间倒序排列。
4.2 合同管理
4.2.1 合同模板
上传、下载、删除部门使用的合同模板，可按照模板名称、模板分类进行查询，检索结果列表按上传时间倒序排列。
4.2.2 标的管理
查询并管理部门所有标的信息。可按照标的名称、建立日期段、标的分类、项目名称查詢条件进行检索，检索结果按标的建立时间倒序排列。
4.2.3 合同审批
处理合同申请审批、合同补充审批、合同终止审批等流程的待办事项，查看已处理事项的详细信息。可以按照任务状态（待办、处理过、已创建、已办结）、合同名称进行检索，检索结果按处理时间倒序排列。合同申请、补充、终止流程类似，特别是紧贴行政机关采购工作实际，设计了会审和会签两个环节，由采购小组成员和采购相关部门进行合同确认，最后由领导审核。
4.2.4 合同维护
登录用户可对部门内建立没有处于流程中且合同状态是执行中的合同进行资金、发票、进度、合同补充、终止申请、结束等管理操作，而对于合同状态是未执行的合同只能进行编辑、删除操作。
4.2.5 付款管理
登录用户对部门内合同状态是执行中的合同付款信息进行查询和管理的功能。可以按照付款是否完成、付款是否逾期、付款方式、合同名稱等查询条件进行检索，付款信息中的实际付款时间、付款状态、备注列可编辑。
4.2.6 合同检索
实现对登录用户所在部门创建的合同按照关键字、签订年份、合同金额范围、执行部门、项目名称、合同有效期时间段、合同状态、供方名称、付款时间段等查询条件进行检索，检索结果按合同创建时间倒序排列，并且可查看合同详细信息。
4.2.7 发票管理
登录用户可对部门内合同状态是执行中的合同发票信息进行添加、删除操作，并且可以根据合同名称进行查询。
4.3 统计分析
统计分析主要功能是除了按年份统计合同数量，系统还支持按供应商、标的分类、经费来源、采购方式等进行分类统计，能够生成并导出Excel文件，并能自动生成相应的柱状图和饼状图，对比结果一目了然，为决策支持提供依据。
4.4 供方管理
登记供方基本信息和供方联系人信息（可维护多个），显示部门登记的所有供方信息，可以按照供方名称、建立部门查询条件进行检索，可选择某条记录查看供方的详细信息，详细信息中要关联显示与此供方签订的所有合同。 4.5 系统管理
实现对机构、人员、角色的增删改，查看系统日志，对结算方式、采购方式、标的分类、项目类型、经费来源等数据代码进行管理，对系统数据进行备份。
5.应用分析
5.1 快速查询
通过燃气合同管理系统，主管领导和相关部门、人员可以实时查看已经录入的合同信息，不需要再到文档管理部门翻阅纸质合同，特别是通过关键字进行模糊检索，可以定位所需查询的合同信息，这样可以节省大量的时间，方便快捷。
5.2 增加合同管理的透明度，提高管理监督能力
合同约定的交易，与企业资金的流入流出密切相关，只有进行有效监督，才能防止不正之风与职务犯罪。合同管理系统通过网上办公及信息流转，将提高监督管理行为能力，有利于杜绝歪风邪气，净化企业环境，树立良好风气。
5.3 紧贴实际
燃气合同管理系统设计时充分考虑了燃气行业的业务特点、行政预算、工程项目等实际工作的需要，可以随时查看项目签订的合同，预算结余等信息。
5.4 实时统计
通过合同管理系统，各级合同管理人员可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表，同时系统具有强大的数据管理功能，通过对数据的深入深度分析，可以为企业决策人员提供强有力的決策依据。
5.5 进度提醒
燃气合同管理系统对合同管理人员提供的最大便捷就是进度提醒。实际工作中，经常会出现忘记付款时间、发票是否收到等情况，需要不停翻阅合同有关资料，容易造成付款时间延误等现象，进而造成不良后果，燃气合同系统的建立则避免了这一现象。
5.6 规范流程
燃气合同管理系统提供了流程审批的环节，特有的会审和会签环节，解决了实际工作中需要合同文本紙质流转的过程，相关人员和部门可以同时审阅，缩短了流转时间。
6.结语
通过燃气合同管理系统的研究和应用，解决目前工作中存在的问题，实现合同管理的信息化和数字化，从而规范合同管理、提高工作效率、加强决策支持。燃气合同管理系统的应用的实现，告别手工管理合同的方式，合同查询、统计更加便捷，合同流转更加顺畅，且符合燃气企业工作实际，具有广泛的应用、推广空间。
[关键词]燃气 合同系统 建设 应用
中图分类号：TU996 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）17-0310-01
1.引言
在城市中人们对燃气的需求越来越大，燃气工程也逐渐扩大，燃气工程及采购项目逐渐趋向规范化，随之带来的燃气工程施工与采购合同签订数量逐年上升，现有的合同管理模式没有形成信息化，所以合同的管理工作存在极大困难，合同管理系统就是针对当前的合同管理业务特点所定制的一套管理系统，可以实现合同在网上起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、数据统计、数据分析等功能，以信息化技术提高企业合同管理水平，是现代企业合同管理的必然趋势，尤其对燃气企业具有重要意义。
2.系统设计的背景和目标
目前，大多数燃气企业的合同管理还依赖人工来进行，通过Word、Excel等办公软件来处理相关文档和统计数据，这种方式存在以下问题：
2.1 文档管理困难
传统纸质合同等公司文件与电子版文档共存，但对于不同的人员想阅读参考文档时，存在查找不方便的问题，此外电子版的合同存在被他人修改的弊端，也会出现因存储设备损坏而造成电子版丢失等现象，所以在合同保存、管理上存在很多问题。
2.2 进度控制困难
由于公司合同文档数量大，参与人员多，合同进度的控制靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。
2.3 信息汇总困难
采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，对于领导的决策时间有一定的影响。
2.4 缺少预警机制
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。
3.研究目标
基于先进的管理理念、紧贴工作实际，开发一套完整的燃气合同管理系统，提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能，实现合同管理的网络化和数字化，对合同起草、审批、执行、结算、归档全生命周期实行信息化管理，规范合同审批、变更和执行等管理流程，为相关部门和各级领导提供对合同执行过程的信息化监督手段，并通过对合同信息资源库的开发，进一步为相关部门和人员提供方便的合同检索、查询及统计分析服务，提供决策支持，提升信息化服务应用水平。
4.功能设计
燃气合同管理系统分为项目管理、合同管理、统计分析、供方管理和系统管理五个主要的功能模块。
4.1 项目管理
登记项目基本信息，显示部门所有登记的项目信息，可以按照项目名称、项目类型、建立部门、验收时间段查询条件进行检索，检索结果按项目登记时间倒序排列。
4.2 合同管理
4.2.1 合同模板
上传、下载、删除部门使用的合同模板，可按照模板名称、模板分类进行查询，检索结果列表按上传时间倒序排列。
4.2.2 标的管理
查询并管理部门所有标的信息。可按照标的名称、建立日期段、标的分类、项目名称查詢条件进行检索，检索结果按标的建立时间倒序排列。
4.2.3 合同审批
处理合同申请审批、合同补充审批、合同终止审批等流程的待办事项，查看已处理事项的详细信息。可以按照任务状态（待办、处理过、已创建、已办结）、合同名称进行检索，检索结果按处理时间倒序排列。合同申请、补充、终止流程类似，特别是紧贴行政机关采购工作实际，设计了会审和会签两个环节，由采购小组成员和采购相关部门进行合同确认，最后由领导审核。
4.2.4 合同维护
登录用户可对部门内建立没有处于流程中且合同状态是执行中的合同进行资金、发票、进度、合同补充、终止申请、结束等管理操作，而对于合同状态是未执行的合同只能进行编辑、删除操作。
4.2.5 付款管理
登录用户对部门内合同状态是执行中的合同付款信息进行查询和管理的功能。可以按照付款是否完成、付款是否逾期、付款方式、合同名稱等查询条件进行检索，付款信息中的实际付款时间、付款状态、备注列可编辑。
4.2.6 合同检索
实现对登录用户所在部门创建的合同按照关键字、签订年份、合同金额范围、执行部门、项目名称、合同有效期时间段、合同状态、供方名称、付款时间段等查询条件进行检索，检索结果按合同创建时间倒序排列，并且可查看合同详细信息。
4.2.7 发票管理
登录用户可对部门内合同状态是执行中的合同发票信息进行添加、删除操作，并且可以根据合同名称进行查询。
4.3 统计分析
统计分析主要功能是除了按年份统计合同数量，系统还支持按供应商、标的分类、经费来源、采购方式等进行分类统计，能够生成并导出Excel文件，并能自动生成相应的柱状图和饼状图，对比结果一目了然，为决策支持提供依据。
4.4 供方管理
登记供方基本信息和供方联系人信息（可维护多个），显示部门登记的所有供方信息，可以按照供方名称、建立部门查询条件进行检索，可选择某条记录查看供方的详细信息，详细信息中要关联显示与此供方签订的所有合同。 4.5 系统管理
实现对机构、人员、角色的增删改，查看系统日志，对结算方式、采购方式、标的分类、项目类型、经费来源等数据代码进行管理，对系统数据进行备份。
5.应用分析
5.1 快速查询
通过燃气合同管理系统，主管领导和相关部门、人员可以实时查看已经录入的合同信息，不需要再到文档管理部门翻阅纸质合同，特别是通过关键字进行模糊检索，可以定位所需查询的合同信息，这样可以节省大量的时间，方便快捷。
5.2 增加合同管理的透明度，提高管理监督能力
合同约定的交易，与企业资金的流入流出密切相关，只有进行有效监督，才能防止不正之风与职务犯罪。合同管理系统通过网上办公及信息流转，将提高监督管理行为能力，有利于杜绝歪风邪气，净化企业环境，树立良好风气。
5.3 紧贴实际
燃气合同管理系统设计时充分考虑了燃气行业的业务特点、行政预算、工程项目等实际工作的需要，可以随时查看项目签订的合同，预算结余等信息。
5.4 实时统计
通过合同管理系统，各级合同管理人员可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表，同时系统具有强大的数据管理功能，通过对数据的深入深度分析，可以为企业决策人员提供强有力的決策依据。
5.5 进度提醒
燃气合同管理系统对合同管理人员提供的最大便捷就是进度提醒。实际工作中，经常会出现忘记付款时间、发票是否收到等情况，需要不停翻阅合同有关资料，容易造成付款时间延误等现象，进而造成不良后果，燃气合同系统的建立则避免了这一现象。
5.6 规范流程
燃气合同管理系统提供了流程审批的环节，特有的会审和会签环节，解决了实际工作中需要合同文本紙质流转的过程，相关人员和部门可以同时审阅，缩短了流转时间。
6.结语
通过燃气合同管理系统的研究和应用，解决目前工作中存在的问题，实现合同管理的信息化和数字化，从而规范合同管理、提高工作效率、加强决策支持。燃气合同管理系统的应用的实现，告别手工管理合同的方式，合同查询、统计更加便捷，合同流转更加顺畅，且符合燃气企业工作实际，具有广泛的应用、推广空间。