强化数字化建设,全面提升新时代干部人事档案管理水平

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  摘要:干部人事档案肩负着“存史、资政、育人”的使命。因为干部人事档案的重要性,新的时代,更需要我们把“严”和“实”摆在干部人事档案管理工作的首位,做好数字化建设,加强信息化管理,全面提升干部人事档案管理工作的科学化、规范化和信息化水平。
  关键词:干部人事档案;数字化建设;信息化管理
  一、强化宣传建设,提高思想认识
  一方面加大对干部人事档案管理人员培训力度,通过培训提高管档人员业务能力和政治素养,帮助其树立强烈的事业心和责任感,培养政治上过硬、思想上靠得住的管档干部队伍,为管好用好干部档案提供专业人才支撑。另一方面,加强对《条例》的宣传教育,让干部自身提高对档案完整的重视程度,加强对干部人事档案重要性、归档材料类型、档案查阅程序等知识的宣传力度,形成干部本人和所在单位重视干部档案、及时整理归档、准确完整报送的良好导向,促使干部职工正确填写档案材料,主动配合归档,防止形成信息不准确、填写不规范、程序不完整的档案材料。
  二、强化档案规范建设,树立严格意识
  在收集材料上要严把“三关”。严把“更新关”:对表彰先进表、年度考核表、职称评聘表、任免审批表和工资情况变动表等情况要及时收集,防止时过境迁造成材料遗失和不全;严把“换届关”:结合党、政领导班子换届等活动,及时收集相应的人事档案材料;严把“日常关”:凡是具有全局性、普遍性的工作,要及时了解有关政策,不失时机地把有关档案材料收集归档,真正让干部人事档案更全。在鉴别整理上力求精细。要对干部的出生日期、参加工作时间、学历和身份等进行认真校核,发现差错按照程序予以纠正。对不符入档要求的材料分别进行了处理,并对缺少的材料进行追缴。在整理中,力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、严格把好质量关。在接收材料上要严审。在审核和鉴别归档材料时,特别在接收干部人事档案时,要严格审核,该由原单位负责的材料一定要督促原单位按时收集齐备,尽量避免形成新的历史遗留问题,让所接收的档案真正做到“完整、真实、精练、实用”。
  三、强化档案服务建设,发挥资政作用
  及时建立干部工作业绩档案,及时将干部的工作情况、工作业绩和工作中的表现情况及任务完成情况收入档案,并重点收集干部个人文化程度、专业水平、继续教育情况,为组织上凭实绩、凭能力选用干部提供必要的参考依据。要在服务上创新。要注重档案信息与其他资源的整合,实现统计功能与干部数据库实时联动,为做出科学合理的决策提供数据支持,实现档案信息在干部选拔任用过程中的利用最大化。要在严格执行保密制度的前提下,尽最大努力帮助用档单位用足、用好档案资料,特别是涉及到干部的任免、调动和历史遗留问题等时,更要让档案“无声”胜“有声”,真正发挥出档案保存和积累干部信息,服务组织决策的功能。
  四、强化档案管理信息化建设,严格程序管理
  干部人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分,是发展大趋势。扎实推进信息化建设,为从严管理干部提供了技术保障。新形势下,构建安全、便捷、共享、高效的干部人事数字化档案网络,有利于实现业务部门与档案部门的“双赢”。我们要充分利用好互联网平台,实现档案信息的共享;要大力依托大数据服务,实现档案信息的整合,要尝试使用人工智能,实现档案信息的高效采集和处理。总之,要充分利用高科技手段,提升档案信息采集、处理、传输、利用能力,建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系,不断提高干部人事档案工作水平。
  一是要严格采集程序,准确录入干部的基本信息、学历、职称等固定信息,将现有纸质档案转化为直观化的电子图片文档,确保干部人事档案的完整性。二是进行严格的材料鉴定审核,对造假一律实行“零容忍”,去伪存真,查漏补缺,确保干部人事档案的权威性。三是严格工作纪律。坚持干部人事档案“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”,全面规范档案系统的管理和使用;四是严设查阅权限。通过专人負责,授权开放,在保证信息安全的同时,防止篡改与伪造;五是严格日常监督。构建全方位多维度立体化的监督体系,以科学、规范、严密的督查制度来保证系统的可靠运行。
  五、强化档案队伍建设,树好四个意识
  干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作,组织人事部门从领导到具体的工作人员都要牢固树立档案意识,正确认识档案工作的地位,真正发挥出档案在干部管理中的前置作用。一是树立责任意识。干部人事档案工作人员要忠于职守,树立做好人事档案工作的责任心和使命感,在工作中要敢于坚持原则、严守制度,尽职尽责地管好用好人事档案。二是树立奉献意识。人事档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其它工作那样张扬自我、容易引人注目,它是一项默默无闻的工作。只有不计名利,耐得住寂寞,默默奉献,才能做好这项工作。三是树立服务意识。树立全心全意为人事工作服务的思想,坚持主动、热情、周到、保密、及时、准确地原则,为组织人事工作提供优质的服务。四是树立保密意识。做到不该说的话绝对不说、不该做的事坚决不做,严格按规定接收、鉴别、整理、保管、提供、转递和销毁档案材料,以确保人事档案机密的绝对安全。
  六、强化工作机制创新,保证常态长效
  认真落实《干部档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》等档案管理相关制度,抓实抓好干部档案管理工作每一个环节,做到程序合法、手续完备,提高干部档案工作的规范化和科学化管理水平。健全档案管理责任追究体系,明确档案管理各环节责任,层层传导压力、确保档案管理质量稳中见好、常态长效。提升档案信息采集、处理、传输、利用能力。此外,还要努力创新工作方式,持续推进干部人事档案工作创新化发展,我们按照方便利用、安全保密的要求,吸收借鉴国内外档案管理先进经验和办法,不断提升干部人事档案管理水平,建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。及时总结提炼干部人事档案管理过程中形成的成功做法和先进经验,结合工作实际,针对档案管理存在的突出问题制定切实可行的办法措施,将相关做法经验制度化,确保成功做法得到广泛应用,持续提高档案管理水平。
  参考文献
  [1]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.新华网,2018-11-28.
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