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引言：当今是科技与信息化的时代，随着电子信息技术的广泛应用，会计档案管理正快速地向会计信息化方向发展，而传统的会计档案管理已不能满足现代企业管理的要求。本文就信息化条件下会计档案管理的特点、问题及其解决措施进行探讨。
随着计算机在财务领域的应用和大规模普及，计算机系统已经代替了原本的手工记账系统，财务工作由原本的手工化逐步转变为信息化，原本的纸质化的烤鸡核算方式也逐步转变为自动化、电子化，随之会计档案的管理方式和管理模式也发生了根本性变化，出现了纸质会计档案和电子化会计档案并存的现象，传统的会计档案管理模式已不能满足信息化条件下现代企业管理的要求。本文就信息化条件下会计档案的定义、会计档案管理的特点、问题以及解决措施进行探讨。
一、会计档案的定义
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映了一个单位的历史经济活动，属于国家档案的重要组成部分。
传统的会计档案主要是指以纸质介质存储的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。
信息化条件下的会计档案不仅包括传统意义上的纸质会计档案，还包括以数字和电子化形式储存的财务资料，包括电子凭证、电子账簿、电子报表和其他电子资料等。
二、信息化条件下会计档案的特点
（一）存储载体多元化，存储内容数据化
信息化条件下的会计档案除了包含了传统意义的纸质档案，还包含了以数字和电子化形式储存的财务数据。会计档案的存储范围和存储领域大幅度地扩大，其存储量是非信息化条件下的数十倍。
（二）使用环境特定
信息化条件下除了可以使用原本的纸质会计档案外，其他会计档案是必须在特定的环境下，如计算机环境下才能够使用的。对系统的依赖程度更高。
（三）会计档案利用率更高
以前查阅档案，需要先要翻阅打印出来存档的纸质总账或明细账，然后根据总账或明细账记载的会计凭证编号去查找相关的会计凭证等资料，查阅会计档案工作繁琐而复杂。但信息化的出现，使得会计档案克服了以上问题。信息化条件下只需登陆相关的财务系统或者会计档案管理系统，通过输入一个或多个关键字，就可以查阅与此有关的全部信息，便于日常查询、统计分析、制作相关财务报表、开展数据交换、资源共享等，不仅节约了去档案室调用纸质资料的时间，同时还大大提高了工作效率和会计档案的利用率。
（四）管理便捷
信息和网络技术的出现和日益成熟，使得会计档案管理方式出现了根本性变化，较以往更加便捷。大多数单位规定，不同的会计档案要履行不同的签字审批手续后方可查阅，重要的会计档案所需要履行的审批手续就更为复杂。如遇紧急情况，急需查阅相关会计档案资料时，一旦审批领导不在单位，无法现场签字，就无法查阅相关档案资料，给工作带来极大的不便，甚至有可能造成重大的财产和经济损失。利用信息和网络技术，通过登录财务系统或者会计档案管理系统、输入用户名和密码、通过远程授权批准的方式进行确认，使得会计档案管理工作变得更加便捷。
三、信息化条件下会计档案管理存在的问题
（一）制度不健全
随着现代企业规模的扩大，会计档案管理的内容也随之越来越多，已经不再局限于《会计档案管理办法》（（98）财会字第32号）所涉及的相关档案。但是国家财政部一直未对1998年颁布的《会计档案管理办法》进行修订，导致很多企事业单位的会计档案管理制度也常年没有得到完善与修订，仍然局限于原本的纸质会计档案管理，没有增补信息化条件下电子档案管理的有关相关规定和要求。
（二）人员素质不高
信息化对会计档案管理人员的素质提出了更高要求。会计档案管理人员不仅需要精通会计、财务管理和档案管理的相关知识，还需要熟知计算机、网络等相关知识。但是许多企事业单位的会计档案管理人员只熟知自己的本专业知识，对其他知识知之甚少，甚至全然不知，财务人员和档案管理人员已经无法胜任现在信息化条件下的会计档案管理工作，使得财务工作和会计档案管理工作严重脱节，大大影响了会计档案管理工作质量和工作效率。
（三）重视程度低
现在，许多企业都集中精力于企业的经营管理和经济效益，大多数单位都不重视单位的会计档案管理工作，对会计档案管理工作的理解也仅仅局限于装订、归档、借阅和销毁等日常工作上，认为会计档案管理工作就是档案部门一个部门的事情，与其他部门毫不相关，财务部门只需要负责做账和其他财务管理工作，没有意识到会计档案管理对于企业的重要性，甚至许多企业没有专门的会计档案管理岗位。
（四）安全程度低
传统意义上的纸质档案由于其材质的特殊性决定了如果被修改就一定会留下被修改的痕迹，而信息化条件下电子化的会计档案一旦被篡改，除非调用系统日志等相关文件进行分析，否则一般来说不容易被发现。同时，现代计算机技术发展日新月异，计算机病毒日益猖獗。而信息化条件下会计档案是以单个或多个文件形式存储在单个计算机或者企业服务器上，当前的计算机病毒不仅能够破坏存储的电子数据和计算机网络通信功能，还能控制被感染的计算机，不仅可以直接将存储的会计档案文件通过计算机网络发给病毒的使用者，还能够监控计算机的硬件设备等。
四、信息化条件下会计档案管理的措施
（一）进一步完善会计档案管理的规章制度
大力推行会计档案管理纸质化文件与电子化数据保管并行制度，将两者合二为一一并归档保管。这样既能满足国家财政部《会计档案管理办法》（（98）财会字第32号）关于纸质文件存档的有关规定，又符合信息化的实际情况，将电子数据进行了归档，实现了资源的互惠互利、共享;
（二）大力提升会计档案管理人员的职业素质和职业道德
信息化条件下会计档案管理人员不仅仅是一个单纯的财务人员或单纯的档案管理人员，而应该是一个掌握会计学、财务管理、档案学等的基本理论、方法和技能，并精通计算机、网络、软件工程等知识的复合型人才。同时，信息化也对会计档案管理人员的职业道德提出了更高要求，因此在选聘会计档案管理人员时要进行严格的审查以确定其道德品质的优良程度。
（三）提升对会计档案管理工作的重视程度
一是大力宣传会计档案管理相关知识，使企业领导层意识到会计档案管理的重要性，从源头上解决会计档案管理重视程度不够的问题;二是在财务部门或者档案管理部门设置专门的会计档案管理岗位并提供会计档案管理所必须的软硬件设施，如计算机、服务器等，为更好地进行会计档案管理创造条件。
（四）建立、健全信息化条件下会计档案安全防范制度
首先，定期或不定期对计算机、服务器等电子设备进行更新换代和系统维护，对会计档案的电子数据进行科学备份。最好是进行双重或多重备份，并存于不同的地方，防止意外事件和不可控灾害对财务信息系统的影响;其次，建立健全安全有效的会计档案管理规章制度，通过控制使用人员的权限、安装可靠的杀毒软件、设置多重复杂密码、加强密码的安全性等措施，使电子化会计档案得到合理有效的安全防护;最后，建立行之有效的会计档案使用人员权限管理制度。将会计档案分为不同等级，并规定不同的使用人员可以查询或使用的会计档案，这样既防范了内部风险，也能有效控制外部泄密。
（作者单位：国网湖北省电力公司）
随着计算机在财务领域的应用和大规模普及，计算机系统已经代替了原本的手工记账系统，财务工作由原本的手工化逐步转变为信息化，原本的纸质化的烤鸡核算方式也逐步转变为自动化、电子化，随之会计档案的管理方式和管理模式也发生了根本性变化，出现了纸质会计档案和电子化会计档案并存的现象，传统的会计档案管理模式已不能满足信息化条件下现代企业管理的要求。本文就信息化条件下会计档案的定义、会计档案管理的特点、问题以及解决措施进行探讨。
一、会计档案的定义
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映了一个单位的历史经济活动，属于国家档案的重要组成部分。
传统的会计档案主要是指以纸质介质存储的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。
信息化条件下的会计档案不仅包括传统意义上的纸质会计档案，还包括以数字和电子化形式储存的财务资料，包括电子凭证、电子账簿、电子报表和其他电子资料等。
二、信息化条件下会计档案的特点
（一）存储载体多元化，存储内容数据化
信息化条件下的会计档案除了包含了传统意义的纸质档案，还包含了以数字和电子化形式储存的财务数据。会计档案的存储范围和存储领域大幅度地扩大，其存储量是非信息化条件下的数十倍。
（二）使用环境特定
信息化条件下除了可以使用原本的纸质会计档案外，其他会计档案是必须在特定的环境下，如计算机环境下才能够使用的。对系统的依赖程度更高。
（三）会计档案利用率更高
以前查阅档案，需要先要翻阅打印出来存档的纸质总账或明细账，然后根据总账或明细账记载的会计凭证编号去查找相关的会计凭证等资料，查阅会计档案工作繁琐而复杂。但信息化的出现，使得会计档案克服了以上问题。信息化条件下只需登陆相关的财务系统或者会计档案管理系统，通过输入一个或多个关键字，就可以查阅与此有关的全部信息，便于日常查询、统计分析、制作相关财务报表、开展数据交换、资源共享等，不仅节约了去档案室调用纸质资料的时间，同时还大大提高了工作效率和会计档案的利用率。
（四）管理便捷
信息和网络技术的出现和日益成熟，使得会计档案管理方式出现了根本性变化，较以往更加便捷。大多数单位规定，不同的会计档案要履行不同的签字审批手续后方可查阅，重要的会计档案所需要履行的审批手续就更为复杂。如遇紧急情况，急需查阅相关会计档案资料时，一旦审批领导不在单位，无法现场签字，就无法查阅相关档案资料，给工作带来极大的不便，甚至有可能造成重大的财产和经济损失。利用信息和网络技术，通过登录财务系统或者会计档案管理系统、输入用户名和密码、通过远程授权批准的方式进行确认，使得会计档案管理工作变得更加便捷。
三、信息化条件下会计档案管理存在的问题
（一）制度不健全
随着现代企业规模的扩大，会计档案管理的内容也随之越来越多，已经不再局限于《会计档案管理办法》（（98）财会字第32号）所涉及的相关档案。但是国家财政部一直未对1998年颁布的《会计档案管理办法》进行修订，导致很多企事业单位的会计档案管理制度也常年没有得到完善与修订，仍然局限于原本的纸质会计档案管理，没有增补信息化条件下电子档案管理的有关相关规定和要求。
（二）人员素质不高
信息化对会计档案管理人员的素质提出了更高要求。会计档案管理人员不仅需要精通会计、财务管理和档案管理的相关知识，还需要熟知计算机、网络等相关知识。但是许多企事业单位的会计档案管理人员只熟知自己的本专业知识，对其他知识知之甚少，甚至全然不知，财务人员和档案管理人员已经无法胜任现在信息化条件下的会计档案管理工作，使得财务工作和会计档案管理工作严重脱节，大大影响了会计档案管理工作质量和工作效率。
（三）重视程度低
现在，许多企业都集中精力于企业的经营管理和经济效益，大多数单位都不重视单位的会计档案管理工作，对会计档案管理工作的理解也仅仅局限于装订、归档、借阅和销毁等日常工作上，认为会计档案管理工作就是档案部门一个部门的事情，与其他部门毫不相关，财务部门只需要负责做账和其他财务管理工作，没有意识到会计档案管理对于企业的重要性，甚至许多企业没有专门的会计档案管理岗位。
（四）安全程度低
传统意义上的纸质档案由于其材质的特殊性决定了如果被修改就一定会留下被修改的痕迹，而信息化条件下电子化的会计档案一旦被篡改，除非调用系统日志等相关文件进行分析，否则一般来说不容易被发现。同时，现代计算机技术发展日新月异，计算机病毒日益猖獗。而信息化条件下会计档案是以单个或多个文件形式存储在单个计算机或者企业服务器上，当前的计算机病毒不仅能够破坏存储的电子数据和计算机网络通信功能，还能控制被感染的计算机，不仅可以直接将存储的会计档案文件通过计算机网络发给病毒的使用者，还能够监控计算机的硬件设备等。
四、信息化条件下会计档案管理的措施
（一）进一步完善会计档案管理的规章制度
大力推行会计档案管理纸质化文件与电子化数据保管并行制度，将两者合二为一一并归档保管。这样既能满足国家财政部《会计档案管理办法》（（98）财会字第32号）关于纸质文件存档的有关规定，又符合信息化的实际情况，将电子数据进行了归档，实现了资源的互惠互利、共享;
（二）大力提升会计档案管理人员的职业素质和职业道德
信息化条件下会计档案管理人员不仅仅是一个单纯的财务人员或单纯的档案管理人员，而应该是一个掌握会计学、财务管理、档案学等的基本理论、方法和技能，并精通计算机、网络、软件工程等知识的复合型人才。同时，信息化也对会计档案管理人员的职业道德提出了更高要求，因此在选聘会计档案管理人员时要进行严格的审查以确定其道德品质的优良程度。
（三）提升对会计档案管理工作的重视程度
一是大力宣传会计档案管理相关知识，使企业领导层意识到会计档案管理的重要性，从源头上解决会计档案管理重视程度不够的问题;二是在财务部门或者档案管理部门设置专门的会计档案管理岗位并提供会计档案管理所必须的软硬件设施，如计算机、服务器等，为更好地进行会计档案管理创造条件。
（四）建立、健全信息化条件下会计档案安全防范制度
首先，定期或不定期对计算机、服务器等电子设备进行更新换代和系统维护，对会计档案的电子数据进行科学备份。最好是进行双重或多重备份，并存于不同的地方，防止意外事件和不可控灾害对财务信息系统的影响;其次，建立健全安全有效的会计档案管理规章制度，通过控制使用人员的权限、安装可靠的杀毒软件、设置多重复杂密码、加强密码的安全性等措施，使电子化会计档案得到合理有效的安全防护;最后，建立行之有效的会计档案使用人员权限管理制度。将会计档案分为不同等级，并规定不同的使用人员可以查询或使用的会计档案，这样既防范了内部风险，也能有效控制外部泄密。
（作者单位：国网湖北省电力公司）