论文部分内容阅读
摘要：由于我国经济社会的快速发展，企业为了能够在激烈的市场竞争中生存，使用现代化信息技术对企业的档案进行管理，此工作方式在今后是发展的必然趋势。所以，我国企业需要强化企业电子档案的有效管理，并通过现代化电子技术，把企业档案进行数字化的管理，强化档案的作用，让企业档案可以更好的为企业所服务。基于此，本文针对如何做好电气档案管理的保密工作进行相应的分析，予以参考。
关键词：电子档案;管理工作;管理问题;保密策略
前言：企业档案是企业制定重大决策的重要信息依据，其也是企业发展的重要资源和企业的体制发展以及改革等诸多活动关系极为密切，所以在企业长期发展中占据着极为重要的作用。我国社会经济在发展，科学技术也在发展，所以现代化科学技术应用在了企业的档案管理中，并将企业电子档案进行保密管理，提升其作用和价值，实现企业的可持续发展。
1 电子档案的定义概述
电子档案管理和传统的纸质档案管理存在较大的差别，前者是虚拟化的管理，后者是物质化的管理，然而管理的载体是计算机和纸张，这就是这两种档案管理中所存在的最大差别。简单来说，电子档案就是将档案进行虚拟化和电子化，以电子文件和电子图片等诸多形式进行展现，其主要包含了文本文件和数据文件等，通常可以将这些档案的信息储存在计算机中，然后利用条码等技术作为阅读支撑，将电子档案信息储存在不同格式中，便于提取和修改，因此电子档案对于计算机的依赖是比较中的。除此之外，电子档案中粒度最小的就是件，其可以以KB、GB等单位来进行表示，电子档案越大，那么其件的单位也会越大。同时，电子档案可以很好的进行整理和分类，这样方便后续的提取和修改，在大量的电子档案中，可以输入某些关键字或者是关键词来进行查找想要的档案信息，这样做可以节省很多的人力。因此电子档案在当前的企业档案管理中受到了欢迎，并对企业的档案管理起到了一定的现实意义[1]。
2 电子档案管理过程中存在的问题
2.1 档案管理方式的问题
在现实中企业的电子档案管理模式相对落后，从整体上来说水平较低，档案资源的实际利用效率较低。企业电子档案的数量不断增加，企业相关管理部门没有及时的对其进行有效的管理，和模式的创新，从而在实际开展工作时对于人工管理模式过于依赖，从而导致工作效率低下的问题出现。
2.2 档案管理工作过人员缺少意识
近几年来，企业档案管理部门虽然有了一定的提升，对档案的保密工作有了优化和重视，但是在实际落实过程中，还是存在很多的问题。比如，在档案保密工作进行时，有些工作人员缺少责任意识，对档案保密工作忽视和懈怠，没有主动的对档案保密工作进行创新和优化，阻碍了档案保密工作的滞后性和发展。此外，还有一些工作人员自身的责任心较弱，对档案出现泄露等问题没有及时的上报给管理人员，从而给企业带来了极大的损失。
3 电子档案管理的保密工作策略
3.1 信息管理技术的应用
对档案部门而言，大数据技术的出现，既是一次机遇，也是一场前所未有的挑战。在数字化媒介、信息技术的支持下，企业开始推广档案管理的信息化模式，电子档案数量逐渐增加。随着项目档案信息量的迅速增长，利用大数据技术完成档案信息处理，成为企业档案管理的重要选择。大数据提供的功能，能够实现大量复杂信息的高效处理，提取所需信息，或者搭建信息共享渠道。而在大数据技术引入的同时，档案部门需要面临信息丢失风险的防范、档案管理人员技术力量不足等问题。基于上述分析，在大数据视野下，档案管理人員亟需转变管理思维，练习使用大数据技术。而管理思维的转变，大致可从网络化思维、信息化思维、技术性思维等层面入手。首先，受外界因素的制约，传统档案管理方式下的服务内容、服务方式并不能满足企业档案管理的需求，发展网络化思维，构建多元化档案管理服务，是资源充分利用、资源共享的关键。其次，在档案信息化管理背景下，管理人员的信息素养，以及使用档案管理软件的水平，都会对信息化建设带来一定影响[2]。最后，大数据技术的应用对管理人员的技术能力有着较高的要求，要发挥大数据技术在档案管理中的优势，促进项目档案管理模式创新，管理人员就必须具备一定的技术性思维，积极学习新技术的使用方法。
3.2 提高档案管理人员的素养
档案管理人员的个人综合素质水平和专业知识技能会影响到档案管理工作的效率和质量。所以，企业的档案管理工作还需要强化对档案管理人员的管理、培训，从而提升人员的个人综合水平。除此之外，企业还应该建立高素质、高知识技能的专业人才团队，为企业的档案管理工作奠定基础。还需要强化对信息化和规范化的档案管理建设，提升对企业人力资源成本的关注，转变传统的档案管理思路，强化企业各部门之间的信息资源贡献与信息的交流、沟通、帮助企业档案管理工作人员了解到各部门之间的重要档案信息，这样能够实现企业档案管理工作的顺利开展与完善。
3.3 做好档案密级的优化工作
为了可以有效的对企业的重要档案进行管理，我国现已经保护了档案的保密法律，因此企业需要对档案保密工作进行管理，并按照法律的规定来进行工作流程的划分。在企业档案管理时需要掌握档案管理的重点;一方面，需要按照相关法律条例的保密规定来进行档案的保密工作，这样可以可以保障档案管理有效性，减少在档案管理工作中所出现的问题。另一方面，企业档案管理部门的工作人员需要做好重要档案文件的鉴定工作，并区分档案保密文件和非保密文件，这样可以确定哪些文件是可以对外的，哪些文件是不对外的，提高档案保密的有效性。
3.4 档案的集中存储，做好科学防范
电子文件产生和流转主要是根据计算机的应用，计算机技术的发展给企业档案管理的保密工作和技术带来了挑战。传统的电子档案的储存和使用所具有的随意性较大，计算机系统的自身具有的开放性，给电子档案保密管理工作带来了困扰。但是随着科学技术的发展，档案保密技术获得了优化和改革，涉密人员对文件的储存，使用流转等方式，并按照国家秘密法的规定，明确了涉密文件的知悉范围，有效的预防了企业电子档案信息被非法利用。企业在实际开展档案管理工作过程中常常因为多种因素所直接导致档案管理工作不能顺利的开展下去，其主要的体现是在企业档案管理工作人员的工作水平不协调，工作人员自身的综合素质水平不达标等[3]。针对上述问题，想要从根本上解决这个问题，就需要强化对档案管理基础业务方面的建设，建立健全当前现有的企业档案管理规章制度，提高档案管理的科学化、规范化以及合理化与时效性的优势，通过这样的方式能够起到提高企业档案管理的整体价值。
结语
总而言之，随着我国档案管理技术水平的提升，信息化和数字化技术的应用加深，让企业的电子档案管理得到了质变。在档案管理中对档案保密工作的优化可以提高档案工作人员对于档案保密意识的提升，并保障档案对企业的作用和价值得到体现，促进企业的长期发展。
参考文献
[1] 刘化荣. 信息化环境下机关档案安全保密管理分析[J]. 办公室业务， 2020， 000（007）：63，65.
[2] 高志爽. 加强电子信息档案管理的保密措施[J]. 数字化用户， 2019， 025（003）：213.
[3] 陈秋香. 信息化时代如何做好档案的保密工作[J]. 管理观察， 2019， No.724（17）：77-78.
关键词：电子档案;管理工作;管理问题;保密策略
前言：企业档案是企业制定重大决策的重要信息依据，其也是企业发展的重要资源和企业的体制发展以及改革等诸多活动关系极为密切，所以在企业长期发展中占据着极为重要的作用。我国社会经济在发展，科学技术也在发展，所以现代化科学技术应用在了企业的档案管理中，并将企业电子档案进行保密管理，提升其作用和价值，实现企业的可持续发展。
1 电子档案的定义概述
电子档案管理和传统的纸质档案管理存在较大的差别，前者是虚拟化的管理，后者是物质化的管理，然而管理的载体是计算机和纸张，这就是这两种档案管理中所存在的最大差别。简单来说，电子档案就是将档案进行虚拟化和电子化，以电子文件和电子图片等诸多形式进行展现，其主要包含了文本文件和数据文件等，通常可以将这些档案的信息储存在计算机中，然后利用条码等技术作为阅读支撑，将电子档案信息储存在不同格式中，便于提取和修改，因此电子档案对于计算机的依赖是比较中的。除此之外，电子档案中粒度最小的就是件，其可以以KB、GB等单位来进行表示，电子档案越大，那么其件的单位也会越大。同时，电子档案可以很好的进行整理和分类，这样方便后续的提取和修改，在大量的电子档案中，可以输入某些关键字或者是关键词来进行查找想要的档案信息，这样做可以节省很多的人力。因此电子档案在当前的企业档案管理中受到了欢迎，并对企业的档案管理起到了一定的现实意义[1]。
2 电子档案管理过程中存在的问题
2.1 档案管理方式的问题
在现实中企业的电子档案管理模式相对落后，从整体上来说水平较低，档案资源的实际利用效率较低。企业电子档案的数量不断增加，企业相关管理部门没有及时的对其进行有效的管理，和模式的创新，从而在实际开展工作时对于人工管理模式过于依赖，从而导致工作效率低下的问题出现。
2.2 档案管理工作过人员缺少意识
近几年来，企业档案管理部门虽然有了一定的提升，对档案的保密工作有了优化和重视，但是在实际落实过程中，还是存在很多的问题。比如，在档案保密工作进行时，有些工作人员缺少责任意识，对档案保密工作忽视和懈怠，没有主动的对档案保密工作进行创新和优化，阻碍了档案保密工作的滞后性和发展。此外，还有一些工作人员自身的责任心较弱，对档案出现泄露等问题没有及时的上报给管理人员，从而给企业带来了极大的损失。
3 电子档案管理的保密工作策略
3.1 信息管理技术的应用
对档案部门而言，大数据技术的出现，既是一次机遇，也是一场前所未有的挑战。在数字化媒介、信息技术的支持下，企业开始推广档案管理的信息化模式，电子档案数量逐渐增加。随着项目档案信息量的迅速增长，利用大数据技术完成档案信息处理，成为企业档案管理的重要选择。大数据提供的功能，能够实现大量复杂信息的高效处理，提取所需信息，或者搭建信息共享渠道。而在大数据技术引入的同时，档案部门需要面临信息丢失风险的防范、档案管理人员技术力量不足等问题。基于上述分析，在大数据视野下，档案管理人員亟需转变管理思维，练习使用大数据技术。而管理思维的转变，大致可从网络化思维、信息化思维、技术性思维等层面入手。首先，受外界因素的制约，传统档案管理方式下的服务内容、服务方式并不能满足企业档案管理的需求，发展网络化思维，构建多元化档案管理服务，是资源充分利用、资源共享的关键。其次，在档案信息化管理背景下，管理人员的信息素养，以及使用档案管理软件的水平，都会对信息化建设带来一定影响[2]。最后，大数据技术的应用对管理人员的技术能力有着较高的要求，要发挥大数据技术在档案管理中的优势，促进项目档案管理模式创新，管理人员就必须具备一定的技术性思维，积极学习新技术的使用方法。
3.2 提高档案管理人员的素养
档案管理人员的个人综合素质水平和专业知识技能会影响到档案管理工作的效率和质量。所以，企业的档案管理工作还需要强化对档案管理人员的管理、培训，从而提升人员的个人综合水平。除此之外，企业还应该建立高素质、高知识技能的专业人才团队，为企业的档案管理工作奠定基础。还需要强化对信息化和规范化的档案管理建设，提升对企业人力资源成本的关注，转变传统的档案管理思路，强化企业各部门之间的信息资源贡献与信息的交流、沟通、帮助企业档案管理工作人员了解到各部门之间的重要档案信息，这样能够实现企业档案管理工作的顺利开展与完善。
3.3 做好档案密级的优化工作
为了可以有效的对企业的重要档案进行管理，我国现已经保护了档案的保密法律，因此企业需要对档案保密工作进行管理，并按照法律的规定来进行工作流程的划分。在企业档案管理时需要掌握档案管理的重点;一方面，需要按照相关法律条例的保密规定来进行档案的保密工作，这样可以可以保障档案管理有效性，减少在档案管理工作中所出现的问题。另一方面，企业档案管理部门的工作人员需要做好重要档案文件的鉴定工作，并区分档案保密文件和非保密文件，这样可以确定哪些文件是可以对外的，哪些文件是不对外的，提高档案保密的有效性。
3.4 档案的集中存储，做好科学防范
电子文件产生和流转主要是根据计算机的应用，计算机技术的发展给企业档案管理的保密工作和技术带来了挑战。传统的电子档案的储存和使用所具有的随意性较大，计算机系统的自身具有的开放性，给电子档案保密管理工作带来了困扰。但是随着科学技术的发展，档案保密技术获得了优化和改革，涉密人员对文件的储存，使用流转等方式，并按照国家秘密法的规定，明确了涉密文件的知悉范围，有效的预防了企业电子档案信息被非法利用。企业在实际开展档案管理工作过程中常常因为多种因素所直接导致档案管理工作不能顺利的开展下去，其主要的体现是在企业档案管理工作人员的工作水平不协调，工作人员自身的综合素质水平不达标等[3]。针对上述问题，想要从根本上解决这个问题，就需要强化对档案管理基础业务方面的建设，建立健全当前现有的企业档案管理规章制度，提高档案管理的科学化、规范化以及合理化与时效性的优势，通过这样的方式能够起到提高企业档案管理的整体价值。
结语
总而言之，随着我国档案管理技术水平的提升，信息化和数字化技术的应用加深，让企业的电子档案管理得到了质变。在档案管理中对档案保密工作的优化可以提高档案工作人员对于档案保密意识的提升，并保障档案对企业的作用和价值得到体现，促进企业的长期发展。
参考文献
[1] 刘化荣. 信息化环境下机关档案安全保密管理分析[J]. 办公室业务， 2020， 000（007）：63，65.
[2] 高志爽. 加强电子信息档案管理的保密措施[J]. 数字化用户， 2019， 025（003）：213.
[3] 陈秋香. 信息化时代如何做好档案的保密工作[J]. 管理观察， 2019， No.724（17）：77-78.