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摘要：秘书作为高职文秘专业为社会培养的高素质应用型人才，其主要作用是为领导提供高质量的服务，包括协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施提供服务等。秘书是领导的助手，起到承上启下的作用，其功能的发挥某种程度上关系到公司管理的成败。由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。秘书人员应该具有高度的责任心、自觉的服务意识、突出的学习能力、敏锐的人际理解力、强烈的奉献意识等个人特质，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。
关键词：高职；秘书；特质
中图分类号：C96 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-08-0-02
秘书是一种专业性很强的职业，主要处理繁杂的办公室事务，协助领导处理日常事务，为领导决策及其实施提供服务。秘书面对的主要对象是自己的领导，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务。秘书作为企业领导身边的辅助力量、其能力和特质是影响工作质量和效率的主要因素。因此，强化秘书的职业训练和素质培养至关重要。秘书人员不仅应该具有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，熟悉企业内外的各种情况，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，而且要有责任心、主动的服务意识、良好的学习能力、归纳思维能力、灵活性等个人特质，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。
一、高度的责任心
责任心是个人自觉把份内的事做好的心情，体现的是个人的一种愿望和能力，在工作中表现为对自己的岗位职责尽全心和负全责。责任心的内容十分丰富，包括努力程度、认真细致程度、组织协调性和坚韧的毅力等。对工作负责是一个人必备的职业品德，如果你对你的职业有责任感，你就会对自己的工作表现出积极、认真、严谨的态度，所以就更容易在事业和生活中取得成功。相反，一个没有责任心的人，会在工作中疏忽大意，不尽职尽责，不仅给公司带来了损失，也是对自己极端的不负责任，更是对自己的不尊重。责任很重要，责任心更重要，对工作负责就是对自己负责！
作为秘书良好的、积极向上的精神状态，是对工作认真负责的前提条件。秘书是领导的助手，负责处理领导身边相关的事务，经常接触领导身边的人，因此一方面秘书的状态和形象在一定程度上代表公司的形象并反映公司当前的状况。另一方面，秘书如果整天提不起来精神、萎靡不振、糊里糊涂，工作就难以尽责，也就容易出现问题。
秘书的责任心还表现在职业道德修养上。一个优秀的秘书在实际工作当中，能够做到爱岗敬业、诚实守信、忠于职守。这种精神和作风也是做好任何工作最基本的要求，也是一种最起码的职业道德，作为秘书，经常要加班加点，有时甚至节假日都不能休息，所以首先在思想上要端正，要树立敬业精神，脑子里绷紧敬业这根弦，这样你就能够为单位发展尽到责任，才能做好本职工作。[1]
注重细微之处也是秘书责任心重要表现，企业里并不会时时刻刻都有大事出现，我们日常面对的都是看似芝麻小事，但有时往往就是这些小事起着至关重要的作用，会决定企业的命运。对秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的。并且即便是很具体的一件事，也往往不能自已做主，经常需要向领导请示报告。这些小事做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到——因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些小事，却往往会导致惊天动地的大事，给事业造成损失。在秘书工作中，忽视细节而付出的代价往往是很严重的，时刻保持对于细节的敏锐感觉，切实关注并做好每一个细节，是做好秘书工作的基本条件。可以说，重视细节对于秘书工作的重要性，怎样强调也不过分。[2] 一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作；一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好。
二、自觉的服务意识
服务意识是指具有帮助他人的愿望，专注于如何发现并满足他人需求的精神。秘书人员在企业中主要从事为他人服务的事务性工作，与其工作相关的同事和上司都是秘书人员的服务对象。具有良好的服务精神的秘书人员，愿意为领导和同事提供及时周到的服务是一种职业精神的体现。
秘书是领导的参谋和助手，在上下之间、领导与员工之间起着不可缺少的枢纽作用。这种特殊的地位决定了秘书工作的服务性，树立牢固的服务意识，对秘书来说显得尤为重要。为领导服务，我们不能简单的看作是跑跑腿、打打杂，热情地为领导端茶倒水，勤快地打扫办公室卫生，最重要的是要有树立责任意识。这种责任意思表现在办理事情的主动性上，由于领导通常都比较繁忙，有些时候把任务交给你的时候，只提出了大的方向和主要的要求，具体怎么拿捏，如何处理这件事情，就要充分发挥秘书的主观能动性，发挥自己的才能，把事情办好、办细，只有在工作中具备这种积极主动的意识，才是一个称职的秘书工作人员。另外，有时候，也要时刻注意从领导的言谈举止及处理各项工作中的方式、方法，把握领导在不同时期的思维与意图，敏锐地捕捉信息，根据领导这种意图，结合本单位的实际，及时地向领导提出了解决问题的相应方案，及时提供服务。总而言之，秘书人员作为领导的参谋和助手，只有和领导想到一块了，跟上了领导的思维和节奏，参谋作用才能得到充分发挥，提供的意见才能成为领导所需，才能为领导科学决策主动做好服务。
秘书服务工作不仅要承上而且还要启下。传统的秘书服务，领导让干什么秘书就干什么，让怎么干就怎么干，完全处于被动状态，不能起到沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁作用。秘书必须打破传统的服务模式，树立起符合现代社会领导工作要求的正确的服务意识。在正确领会领导意图的情况下，分担领导上情下达的任务，及时准确地把企业的精神和领导的意图传递给下层各个部门和相关人员，保持上下级之间信息沟通渠道的顺畅。同时在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，不要因经常与领导来往关系密切，而借力打力，狐假虎威。如果这样，秘书就会令人生厌，会给事务的处理带来麻烦。
三、突出的学习能力
学习能力是指通过各种手段，获取新知，并具备实践新的行动的能力。对秘书来说，学习能力显得特别重要，秘书一方面是和领导打交道，另一方面要和下级人员相处，其特殊的位置和环境要求秘书具有多方面的才能，一是学的能力，学习新知识，适应新环境，使自己的知识结构和知识面升级换代。不满足现状，在新知识的获取上或对专业的新动态保持积极的关注；不满足于现有的知识储备，保持旺盛求知欲；不局限于现有的知识面，钻研新领域，掌握新技能，主动学习其他专业的知识和技能来提升业务水平，使本职工作完成得更为出色。
二是习的能力，主要是根据习得的知识，主动行动、应用知识，提高自己行动能力的过程。学不是目的，学习的目的是运用，要想将知识真正转化为财富，必需习。很多人学习效果不佳的主要原因是因为自己学的时候充满激情，之后不再去复习和应用，不能完成学以致用的转换。光学不练的空把式，不会对秘书的能力有实际的提升。不过要把学得知识和技能恰当地运用于实际工作中，让工作变得更加出色，对秘书来说应该是一项艰巨的任务。这个时候我们除了不断的总结积累经验之外，依然要愿意并且善于向他人学习，能主动向他人请教或借鉴他人有效的工作方法和技能，并以此解决问题、指导工作。
加强学习是做好秘书工作一个永恒的主题，也是为领导做好服务的一个重要前提。作为秘书只有加强学习，不断提高自身素质，才能更好地服务于领导。
四、敏锐的人际理解力
人际理解力是指了解别人、理解别人的能力，是人内心中的一种愿望，这种愿望驱使我们去聆听他人、理解他人明确表达和未明确表达的感受、观点和担心，并进行准确认识与理解。这反应了一个人的一种能力，这种能力的高低，在很大程度上决定了人际沟通的顺畅与成败。尤其是对像秘书这种专业性很强的职业来说，更是如此。企业秘书人员在企业中处于承上启下的信息交流中枢地位，面临着上级、同事和客户等多种关系的包围，与人打交道的能力就显得非常突出。秘书不仅要了解人的普遍性需求，同时要察觉领导和相关人员在特定场合和环境下的特定需求，给予恰当的回应，给对方良好的心理反应和感觉。人际理解力弱的秘书人员往往觉察不到他人的情感反应，尤其对同事的情感反应和态度变化及其原因很不敏感，常会影响到同事之间的工作配合积极性；若对上级和客户也这样，那么必然会影响工作的正常开展。人际理解力和洞察力强的秘书人员能够准确的理解他人的想法和感受，他们尊重他人，对他人的观点和思想表现发自内心的兴趣，对他人的见解和倾向保持主动积极的关注，他人也愿意向他倾吐心声，从而为他广纳意见，收集各方信息，打下了良好的基础；优秀的秘书还能够进行双向思维，换位思考，时时刻刻设身处地的为他人着想，容易赢得同事们的信任，更加受到欢迎，从而建立良好的内外关系，这样非常有利于工作的顺利开展，和保持组织的良好工作氛围，为提高工作效率和取得良好业绩奠定可靠的基础。因此秘书实际上应该是一个沟通高手，一个交际高手，一定是一个具有敏锐人际理解力的人。
五、强烈的奉献意识
奉献是一种真诚自愿的付出行为，是一种纯洁高尚的精神境界。这种至高的境界要求秘书人员必须要有正确的世界观、人生观、价值观，为事业奉献而不索取，要坚持做到务实、清廉。其实在这里强调奉献意识就是要求秘书要守得住清贫、耐得住寂寞、经得起考验，做到爱岗敬业、任劳任怨，表现出支持公司的使命和目标，愿意为公司牺牲自己个人的利益。秘书人员的工作纷繁杂乱，事无巨细，常常要与公司里各个部门共同协作，才能完成工作，因此具备高度的团队精神是秘书人员取得优秀绩效的重要素质。此外，秘书人员是领导的身边人，是领导的参谋和助手，秘书担负的工作与上下左右有千丝万缕的联系，称为“万金油”一点也不过分。秘书人员白天往往要接电话，忙会务，搞应酬，抬遗补漏，别人不愿或没人办的事要去填补，无人参加的会要去顶替；晚上常常要开夜车、“爬格子”、赶材料，苦思冥想。而且自己不能确定自己的时间安排，往往需要迁就领导或同事的时间表。这些不起眼的琐事，往往默默无闻。这就需要秘书人员有一种强烈的奉献意识和甘当“无名英雄”的精神。[3] 只有有了这种奉献意识，加上领导的理解，工作起来就会虽苦尤甜、其乐无穷、干劲倍增，在平凡的岗位上干出不平凡的事来。
秘书作为领导的辅手，要出色的完成工作任务，必须具备多方面的素质与才能，本文仅就文秘特质的几个主要方面做了浅析。从中可以看出优秀的秘书必须是综合素质比较高的全面人才。一名优秀的秘书不仅具备出色的个人特质，同时能够积极接受与时俱进的再教育，养成终身学习的好习惯，在职场上具备沉稳而不乏张扬，细致而不乏大气，规范而不乏创新的综合素质与能力。[4] 如今对于优秀秘书的需求与日俱增，在这个拥有极大发展潜力的行业，每个希望在秘书行业有所作为的人才，只要努力加强个人素质的培养，不断提高自身业务能力，就有可能成为行业精英，创造出的骄人业绩。
参考文献：
[1]夏昆山.全面加强秘书人才培养努力造就一支高素质的仲裁秘书队伍[J].理论与实践,2010,(10).
[2]相照.秘书工作,必做于细[J].秘书工作,2005,(03).
[3]翦凤鸣.一位秘书的自述[J].中国烟草,1990,(02).
[4]吴连芹.怎样做一名合格的秘书[J].中外企业文化,2009,(09).
关键词：高职；秘书；特质
中图分类号：C96 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-08-0-02
秘书是一种专业性很强的职业，主要处理繁杂的办公室事务，协助领导处理日常事务，为领导决策及其实施提供服务。秘书面对的主要对象是自己的领导，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务。秘书作为企业领导身边的辅助力量、其能力和特质是影响工作质量和效率的主要因素。因此，强化秘书的职业训练和素质培养至关重要。秘书人员不仅应该具有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，熟悉企业内外的各种情况，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，而且要有责任心、主动的服务意识、良好的学习能力、归纳思维能力、灵活性等个人特质，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。
一、高度的责任心
责任心是个人自觉把份内的事做好的心情，体现的是个人的一种愿望和能力，在工作中表现为对自己的岗位职责尽全心和负全责。责任心的内容十分丰富，包括努力程度、认真细致程度、组织协调性和坚韧的毅力等。对工作负责是一个人必备的职业品德，如果你对你的职业有责任感，你就会对自己的工作表现出积极、认真、严谨的态度，所以就更容易在事业和生活中取得成功。相反，一个没有责任心的人，会在工作中疏忽大意，不尽职尽责，不仅给公司带来了损失，也是对自己极端的不负责任，更是对自己的不尊重。责任很重要，责任心更重要，对工作负责就是对自己负责！
作为秘书良好的、积极向上的精神状态，是对工作认真负责的前提条件。秘书是领导的助手，负责处理领导身边相关的事务，经常接触领导身边的人，因此一方面秘书的状态和形象在一定程度上代表公司的形象并反映公司当前的状况。另一方面，秘书如果整天提不起来精神、萎靡不振、糊里糊涂，工作就难以尽责，也就容易出现问题。
秘书的责任心还表现在职业道德修养上。一个优秀的秘书在实际工作当中，能够做到爱岗敬业、诚实守信、忠于职守。这种精神和作风也是做好任何工作最基本的要求，也是一种最起码的职业道德，作为秘书，经常要加班加点，有时甚至节假日都不能休息，所以首先在思想上要端正，要树立敬业精神，脑子里绷紧敬业这根弦，这样你就能够为单位发展尽到责任，才能做好本职工作。[1]
注重细微之处也是秘书责任心重要表现，企业里并不会时时刻刻都有大事出现，我们日常面对的都是看似芝麻小事，但有时往往就是这些小事起着至关重要的作用，会决定企业的命运。对秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的。并且即便是很具体的一件事，也往往不能自已做主，经常需要向领导请示报告。这些小事做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到——因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些小事，却往往会导致惊天动地的大事，给事业造成损失。在秘书工作中，忽视细节而付出的代价往往是很严重的，时刻保持对于细节的敏锐感觉，切实关注并做好每一个细节，是做好秘书工作的基本条件。可以说，重视细节对于秘书工作的重要性，怎样强调也不过分。[2] 一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作；一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好。
二、自觉的服务意识
服务意识是指具有帮助他人的愿望，专注于如何发现并满足他人需求的精神。秘书人员在企业中主要从事为他人服务的事务性工作，与其工作相关的同事和上司都是秘书人员的服务对象。具有良好的服务精神的秘书人员，愿意为领导和同事提供及时周到的服务是一种职业精神的体现。
秘书是领导的参谋和助手，在上下之间、领导与员工之间起着不可缺少的枢纽作用。这种特殊的地位决定了秘书工作的服务性，树立牢固的服务意识，对秘书来说显得尤为重要。为领导服务，我们不能简单的看作是跑跑腿、打打杂，热情地为领导端茶倒水，勤快地打扫办公室卫生，最重要的是要有树立责任意识。这种责任意思表现在办理事情的主动性上，由于领导通常都比较繁忙，有些时候把任务交给你的时候，只提出了大的方向和主要的要求，具体怎么拿捏，如何处理这件事情，就要充分发挥秘书的主观能动性，发挥自己的才能，把事情办好、办细，只有在工作中具备这种积极主动的意识，才是一个称职的秘书工作人员。另外，有时候，也要时刻注意从领导的言谈举止及处理各项工作中的方式、方法，把握领导在不同时期的思维与意图，敏锐地捕捉信息，根据领导这种意图，结合本单位的实际，及时地向领导提出了解决问题的相应方案，及时提供服务。总而言之，秘书人员作为领导的参谋和助手，只有和领导想到一块了，跟上了领导的思维和节奏，参谋作用才能得到充分发挥，提供的意见才能成为领导所需，才能为领导科学决策主动做好服务。
秘书服务工作不仅要承上而且还要启下。传统的秘书服务，领导让干什么秘书就干什么，让怎么干就怎么干，完全处于被动状态，不能起到沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁作用。秘书必须打破传统的服务模式，树立起符合现代社会领导工作要求的正确的服务意识。在正确领会领导意图的情况下，分担领导上情下达的任务，及时准确地把企业的精神和领导的意图传递给下层各个部门和相关人员，保持上下级之间信息沟通渠道的顺畅。同时在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，不要因经常与领导来往关系密切，而借力打力，狐假虎威。如果这样，秘书就会令人生厌，会给事务的处理带来麻烦。
三、突出的学习能力
学习能力是指通过各种手段，获取新知，并具备实践新的行动的能力。对秘书来说，学习能力显得特别重要，秘书一方面是和领导打交道，另一方面要和下级人员相处，其特殊的位置和环境要求秘书具有多方面的才能，一是学的能力，学习新知识，适应新环境，使自己的知识结构和知识面升级换代。不满足现状，在新知识的获取上或对专业的新动态保持积极的关注；不满足于现有的知识储备，保持旺盛求知欲；不局限于现有的知识面，钻研新领域，掌握新技能，主动学习其他专业的知识和技能来提升业务水平，使本职工作完成得更为出色。
二是习的能力，主要是根据习得的知识，主动行动、应用知识，提高自己行动能力的过程。学不是目的，学习的目的是运用，要想将知识真正转化为财富，必需习。很多人学习效果不佳的主要原因是因为自己学的时候充满激情，之后不再去复习和应用，不能完成学以致用的转换。光学不练的空把式，不会对秘书的能力有实际的提升。不过要把学得知识和技能恰当地运用于实际工作中，让工作变得更加出色，对秘书来说应该是一项艰巨的任务。这个时候我们除了不断的总结积累经验之外，依然要愿意并且善于向他人学习，能主动向他人请教或借鉴他人有效的工作方法和技能，并以此解决问题、指导工作。
加强学习是做好秘书工作一个永恒的主题，也是为领导做好服务的一个重要前提。作为秘书只有加强学习，不断提高自身素质，才能更好地服务于领导。
四、敏锐的人际理解力
人际理解力是指了解别人、理解别人的能力，是人内心中的一种愿望，这种愿望驱使我们去聆听他人、理解他人明确表达和未明确表达的感受、观点和担心，并进行准确认识与理解。这反应了一个人的一种能力，这种能力的高低，在很大程度上决定了人际沟通的顺畅与成败。尤其是对像秘书这种专业性很强的职业来说，更是如此。企业秘书人员在企业中处于承上启下的信息交流中枢地位，面临着上级、同事和客户等多种关系的包围，与人打交道的能力就显得非常突出。秘书不仅要了解人的普遍性需求，同时要察觉领导和相关人员在特定场合和环境下的特定需求，给予恰当的回应，给对方良好的心理反应和感觉。人际理解力弱的秘书人员往往觉察不到他人的情感反应，尤其对同事的情感反应和态度变化及其原因很不敏感，常会影响到同事之间的工作配合积极性；若对上级和客户也这样，那么必然会影响工作的正常开展。人际理解力和洞察力强的秘书人员能够准确的理解他人的想法和感受，他们尊重他人，对他人的观点和思想表现发自内心的兴趣，对他人的见解和倾向保持主动积极的关注，他人也愿意向他倾吐心声，从而为他广纳意见，收集各方信息，打下了良好的基础；优秀的秘书还能够进行双向思维，换位思考，时时刻刻设身处地的为他人着想，容易赢得同事们的信任，更加受到欢迎，从而建立良好的内外关系，这样非常有利于工作的顺利开展，和保持组织的良好工作氛围，为提高工作效率和取得良好业绩奠定可靠的基础。因此秘书实际上应该是一个沟通高手，一个交际高手，一定是一个具有敏锐人际理解力的人。
五、强烈的奉献意识
奉献是一种真诚自愿的付出行为，是一种纯洁高尚的精神境界。这种至高的境界要求秘书人员必须要有正确的世界观、人生观、价值观，为事业奉献而不索取，要坚持做到务实、清廉。其实在这里强调奉献意识就是要求秘书要守得住清贫、耐得住寂寞、经得起考验，做到爱岗敬业、任劳任怨，表现出支持公司的使命和目标，愿意为公司牺牲自己个人的利益。秘书人员的工作纷繁杂乱，事无巨细，常常要与公司里各个部门共同协作，才能完成工作，因此具备高度的团队精神是秘书人员取得优秀绩效的重要素质。此外，秘书人员是领导的身边人，是领导的参谋和助手，秘书担负的工作与上下左右有千丝万缕的联系，称为“万金油”一点也不过分。秘书人员白天往往要接电话，忙会务，搞应酬，抬遗补漏，别人不愿或没人办的事要去填补，无人参加的会要去顶替；晚上常常要开夜车、“爬格子”、赶材料，苦思冥想。而且自己不能确定自己的时间安排，往往需要迁就领导或同事的时间表。这些不起眼的琐事，往往默默无闻。这就需要秘书人员有一种强烈的奉献意识和甘当“无名英雄”的精神。[3] 只有有了这种奉献意识，加上领导的理解，工作起来就会虽苦尤甜、其乐无穷、干劲倍增，在平凡的岗位上干出不平凡的事来。
秘书作为领导的辅手，要出色的完成工作任务，必须具备多方面的素质与才能，本文仅就文秘特质的几个主要方面做了浅析。从中可以看出优秀的秘书必须是综合素质比较高的全面人才。一名优秀的秘书不仅具备出色的个人特质，同时能够积极接受与时俱进的再教育，养成终身学习的好习惯，在职场上具备沉稳而不乏张扬，细致而不乏大气，规范而不乏创新的综合素质与能力。[4] 如今对于优秀秘书的需求与日俱增，在这个拥有极大发展潜力的行业，每个希望在秘书行业有所作为的人才，只要努力加强个人素质的培养，不断提高自身业务能力，就有可能成为行业精英，创造出的骄人业绩。
参考文献：
[1]夏昆山.全面加强秘书人才培养努力造就一支高素质的仲裁秘书队伍[J].理论与实践,2010,(10).
[2]相照.秘书工作,必做于细[J].秘书工作,2005,(03).
[3]翦凤鸣.一位秘书的自述[J].中国烟草,1990,(02).
[4]吴连芹.怎样做一名合格的秘书[J].中外企业文化,2009,(09).