完善企业级项目管理的利器

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  目前,国内不少企业在实施项目管理的过程中逐渐暴露出一些问题,比如项目管理制度不完善、项目目标与企业战略目标不一致、资源配置不合理、项目团队专业水平参差不齐等,这就需要企业运用项目集管理、项目组合管理等方法(如战略规划、资源配置、财务规划、绩效考核等)来指导各个业务领域的实践活动。
  企业级项目管理比单项目和部门级项目管理更为复杂,对企业的管理能力要求更高。在企业级项目管理模式下,企业的战略目标被分解成不同业务单元的业务目标,每个业务单元再通过不同的项目实现其具体的业务目标。这体现了企业级项目管理的优点:目标明确、资源共享、调配灵活,打破了不同职能部门之间的沟通壁垒,使企业各项经营活动得到高效、有序开展,最终实现企业战略目标。
  企业级项目管理的必要性和重要性不言而喻。那么,怎样才能做好企业级项目管理,让企业获得更长足的发展?本文从正确地运用企业级项目管理工具的角度进行探讨。
  企业级项目管理的正确打开方式
  企业级项目管理贯穿企业战略、运营、执行三个层面,对企业的管理能力要求较高。实施企业级项目管理需要具备三个要素:项目管理理念(企业的大脑)、项目管理人才(企业的左手)、项目管理工具(企业的右手),而制度贯穿于三要素之间,用以制约和规范企业级项目管理流程,支撑管理理念的落地。简而言之,要做好企业级项目管理,不但需要脑手并用,还需要构建相应的项目管理流程体系(见图1)。


  項目管理理念是一个战略执行框架,利用项目管理、项目集管理和项目组合管理及组织运行实践,实现全过程、全方位、可预测的组织战略交付成果的交付,以产生更好的绩效、结果和可持续的竞争优势。企业级项目管理以战略驱动,保证一系列的项目、项目集与项目组合在战略上保持一致,实现组织相应的价值决策和利益目标。
  通常情况下,项目组合需要定期进行评审。随着市场条件或战略的变化,企业根据业务影响分析调整项目组合中的项目集和项目。项目的选择和项目的交付成果直接关系到企业商业价值的实现,同时,商业价值分析的结果也将影响企业的战略决策和实施(见图2)。
  随着项目管理理念和项目管理工具的演进,项目管理人才也在迅速成长。当今在金融、IT、高端制造、航天航空等领域设立项目管理办公室(PMO)的企业与日俱增。与此同时,有很多专业的服务机构为企业提供咨询、培训、监理和项目运营支持。项目管理得到了广泛的推广和应用。
  如果企业仅有项目管理理念而缺乏相应的人才和工具,项目管理的推行就会变成空中楼阁,难以落地;如果企业没有项目管理理念而一味盲目地执行,则会因为缺乏正确的指导方针,而导致企业的项目管理半途而废,难以持续。可见,项目管理理念、项目管理人才、项目管理工具三者相辅相成,相互促进,缺一不可,尤其是企业往往不太重视的项目管理工具,它关系到企业的管理能否跑得更快、更远,企业能否更好地生存和发展。
  以发展的眼光选择项目管理工具
  企业实施项目管理离不开专业的工具,选择合适的工具是项目管理思想得到推广和落地应用的重要环节。企业无论规模大小,选择项目管理工具应遵循动态性原则,以发展的眼光权衡工具的利弊。由于各个企业的发展阶段不同、需求不同、项目管理成熟度不同、选择指标不同,所以在选择项目管理工具时,应考虑工具的扩展性和应用性。


  企业级项目管理工具往往承载的是一套系统的管理方法论,所以在选择工具时,应了解其设计理念和应用性。如果产品的设计理念存在缺陷,随着业务的发展,产品将难以持续支撑业务扩展。因此,企业应尽量避免选择一些功能堆砌、缺乏成熟管理思想及系统架构存在硬伤的工具。尤其是对异地团队、作业分散的企业,应该选择支持移动设备和云服务的项目管理平台,让团队具备自由的空间、时间,不受时间、地点的限制,充分发挥他们的能力。从长远角度看,选择正确的工具对企业的健康发展具有非常重要的作用。
  选择有“思想”的项目管理工具
  优秀产品的背后一定有先进的设计理念支撑,项目管理工具也不例外。企业级项目管理工具蕴藏的是一套复杂的、系统的管理思想。企业级项目管理的核心在于把管理思想转化到工具上,将项目管理知识体系和所在行业的业务流程相结合,形成有“思想”的项目管理工具。
  易趋软件在研发之初,从底层架构方面下大功夫,以适应和支撑企业先进的管理理念落地。在软件研发设计过程中,全面遵循PMI、OGC等国际组织的项目、项目集和项目组合管理理论,参考敏捷、集成产品开发(IPD)、CMMI等过程体系、方法和最佳实践,结合中国企业的管理文化,打造成了独具特色的软件。经过多年的研究和应用实践,易趋软件对企业级项目管理的理解和洞察更加全面和深入,总结出企业级项目管理工具需要具备的功能,包括:①支持多层级业务组织,如业务集团、业务单元、事业部等层级结构;②关联战略、财务、资源、采购、销售、合同等业务领域,并能够与其他专业系统对接,打通管理流程和数据资源;③贯穿项目全生命周期,从项目的启动、规划、执行、监控到收尾五个过程组进行全过程管理;④支持项目管理十大知识领域,以及相关的专业领域,如敏捷项目管理、IPD等。
  易趋软件将系统的项目管理方法论和企业业务流程融于工具的设计思想,使其在应用上更具前瞻性,能够满足企业当下管理需求的同时,为企业未来业务扩展提前布局了行业通用的标准。以金融科技领域软件开发应用场景为例,银行科技部门通常按项目方式来组织软件开发,涉及项目管理的十大知识领域和软件工程的专业领域(见图3)。


  项目管理过程与软件开发过程有着紧密的关系,主要体现在以下几个方面。
  (1)在项目启动阶段,需求是商业论证的基础。银行科技部门根据需求确定项目的范围,根据需求的技术可行性识别项目风险,根据需求的规模评估项目的成本预算和所需的人力资源。
  (2)在项目规划阶段,银行科技部门根据软件的特点选择适合软件开发的生命周期模型,如瀑布型、迭代型和敏捷型。项目规划要与所选择的软件生命周期模型匹配,如果是外包开发,软件生命周期模型的不同还会影响到采购方式的选择,如瀑布模型比较适合固定总价合同,而敏捷模型比较适合固定单价合同。
  (3)在项目执行和监控阶段,瀑布型适合通过挣值分析跟踪进度和成本,而敏捷型则通过看板和燃尽图跟踪进度和成本。项目交付成果是软件的文档和源代码。软件的版本发布时间通常是项目的重大里程碑。需求变更常常导致项目变更。


  (4)在项目收尾阶段,银行科技部门依据完成需求的规模及交付成果的质量,来进行项目和人员的绩效评价。
  同样,在敏捷开发模式下,项目管理与软件工程在管理流程上的关系也很密切(见图4)。
  结语
  工欲善其事,必先利其器。VUCA时代企业管理的趋势是建立信息化和数字化管理系统,而专业的项目管理工具可以助力企业项目管理的信息化和数字化,促进企业的健康和可持续发展。
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