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摘 要：随着科学技术的不断发展，计算机已经逐渐融入了人们的生活和工作中。计算机的普及使得电子文件应运而生，对各行业的档案管理工作产生了较大的影响。本文从实际的办公活动中出发，重点阐述新时期电子文件对报社档案管理工作的影响以及当前应该采取的应对措施。
关键词：新时期 电子文件 档案工作 影响
近年来，电子信息技术呈飞速发展态势。借助于计算机的自动化、网络化办公逐渐取代了传统的办公模式，诸多的电子文件也由此产生。电子文件是指在人们的日常社会活动中产生的，以计算机光盘、磁盘等化学类磁性材料为载体的，依赖于计算机系统进行存取及网络传输的电子文字材料。其主要的的内容包括电子报表、电子文书、电子图纸以及电子信件等。电子文件区别于印刷品文档的地方主要为：电子文件不是直观的纸质文件，而是需要借助计算机等设备才能进行阅读更改的文档；电子文件能够通过计算机及其他电子设备进行快速的处理及传递，不受时间及距离的影响，便于存档、查阅及复制；电子文件保存于存储设备当中，不用占用档案馆的场地，但是对保存环境的要求较高。
一、电子文件对档案管理的影响
1.影响档案归档时间。传统的纸质文档一般都是按照时间顺序对档案进行统计整理后定期存档。而电子文件可以在其相关事项处理结束后随时进行归档处理或者定期进行统一整理归档，由形成文件的部门直接网络传输或者存储在移动硬盘中传递给档案管理部门，经电子数码签名封签认证后进行归档并登记，按档案的具体内容及时间进行划分登记，设定相应的访问读取级别限制，方便以后的查找。例如报社日常运营中形成的报刊内容文件就可以在报刊排版印刷后及时进行归档处理，以免定期保存归档时有所遗漏。电子文件传输方便快捷，能够有效避免传统纸质文档传输中易出现错漏的情况，确保文件归档的及时性及完整性。
2.影响档案的归档方式。电子文件的形成使用的是电子编码技术，能够在任何一个计算机或者手机等电子设备上进行编辑修改且不留下一点痕迹，且载体无法像传统文档一样固定，文件的某些能够鉴别其原始凭证性的信息可以被修改，使得电子文件的原始性辨别工作变得很困难。因此，新时期下要在电子文件的形成过程中做好签名、修改权限限制、修改内容记录、身份验证以及文档加密等文档保护工作。例如报刊新闻形成初期对文档进行加密处理，只有该新闻作者能够对其进行修改，文章完成定稿后对电子文件签名后移交给报纸的排版编辑进行排版，最终形成报刊电子文件传递给档案管理部门归档封存。
3.影响文件保管方式。传统的纸质档案管理办法由于使用时间较长已经形成了一套比较完备、科学的文件保管模式。而电子文档则是一种依靠存储设备保存的文件，其载体容易变质、老化，同时新信息技术的发展变革很可能影响电子文件的长期正常读取。因此，文档管理部门可以在接受到电子文件后及时进行打印保存，同时将原有的文件格式转化为比较通用的存储格式，在以后进行存储技术更新时及时将存储的文档进行同步更新，保证文档的长期可读性。
4.影响文档的分类、编目以及后期的查找。电子文件的电子编码技术使得其在归档后不仅能够跟传统的纸质文档一样进行分类、编目，还能够获得相应的文件号、分类号、档案号，进行主题词标引、著录。在文件的查询方面传统的纸质文档只能根据时间及分类进行文件查找，工作量极大，而电子文档则能够快速地利用计算机进行关键词、标题、文件内容检索，减轻档案管理人员的工作强度，提高工作效率。同时电子文档管理配备的多功能的电子档案管理系统，能够对访问查询的人员进行限制，还可以根据查询内容进行相应的费用收取，增加了文件的查询利用价值。
二、电子文件对档案学理论的影响
1.对档案本质的属性的影响。档案的本质属性是原始记录性，在传统的纸质文档中这种原始记录性体现在档案内容及当事人的笔记、签名、印章等方面，也正是这些原始记录性才将档案与其他图书、资料等区别开来，从而具有法律凭证的效用。电子文件的形成、修改、传递均在计算机上进行，对其进行修改、复制均不会产生任何痕迹，因此其失去了档案原始记录的内容以及形式特征。
2.对档案来源原则的影响。档案来源原则具体包括：从外部看来是尊重全宗，从内部看来是尊重原始顺序。普遍的观点认为来源原则中的档案检索系统必须要建立在档案文件形成者或者信息提供者的组织机构及文件的基础上。按照其来源从形成者以及提供者的刑政管理及法律责任的角度来看问题，才能对档案文件进行正确的理解及整理。而电子文件的形成则没有严格按照这种原则，在文件的传递过程中人们可以随意的对文件进行修改、删除、打乱等操作。因此在进行电子文件管理时，必须要正确说明电子文件的原始联系，了解其形成过程中的整个变化过程，丰富来源原则。
三、新时期档案管理的应对措施
1.做好电子文件的归档技术处理工作。制定新的文件归档管理办法，纳入电子文件的归档管理，对新时期产生的大量电子文件的接收、归档及储存工作进行明确的规定，记录电子文件产生到完成过程中的来龙去脉，将文件保存为只能读取不能修改的文件，保证电子文件的原始性以及完整性，使其具有与纸质文档一样的社会效用。
2.选择适合电子文档的保存方法。电子文档是存于载体之上的，与传统的纸质文件相比，其不会应为后期的查找翻阅而形成磨损，理论上保存的时间应该更长久。但是因为大量的电子文档均存储于一个存储设备当中，如果该载体发生故障或者受到外力损坏很容易破坏丢失里面的大量文件信息。因此，档案管理部门在对电子文件的载体妥善保存的同时还要对电子文件进行定期的复制、打印，以免信息损失。
3.多面化发展档案管理。电子文件的档案管理应该引进先进的技术及理念。档案管理部门要合理利用互联网系统、计算机、打印机、扫描仪、光盘等先进的技术及设备将接收电子文件进行统一的集中管理，将不符合格式要求的发回给移交人进行重新编辑，将需要纸质备份的文件进行打印、扫描存档，形成标准的档案文件。各部门对需要归檔的电子文件进行定期或不定期的整理、分类，将文件转换为标准的格式通过网络发送给档案管理部门或者是存储在移动存储盘上移交，避免电子文档的丢失、损坏以及非法查阅。建立健全的电子文件查阅系统，限制查阅人的查阅权限，确保电子文件的完整性及安全性。
4.加强对档案管理工作人员的数字化管理水平。现在是信息化高速发展的时代，档案管理人员要与时俱进，努力学习与档案管理相关的应用技术，并将学到的知识运用到日常的管理工作中去。比如电子文件的加密、只读设置、关键词标引等实际操作技术是档案管理人员必须要掌握的工作技能。面对日益发展的信息技术，档案管理部门要积极的引进、更新以及消化，积极做好相关培训学习工作，培养相关的技术性人才，提高档案管理部门整体的数字化管理水平，来迎接新时期的信息技术革命。
四、结语
电子文件是新信息时代的产物，相对于纸质文件来讲，其的产生、归档以及查阅都是档案管理部门面临的一次新的挑战。档案管理部门要根据自身情况完善档案管理制度，对电子文件的管理进行统一的规划安排，加强数字化技术的引进，提升整体的电子文件管理水平，为进一步做好档案管理工作打下良好的基础。
参考文献：
[1]黄友霞.浅谈新时期电子文件对档案工作的影响[J].湖北广播电视大学学报，2011，31（8）：148-149.
[2]金秀红.新时期高校档案工作的探索[J].辽宁师专学报（社会科学版），2008，（2）：129-130.
[3]刘敏.电子文件对档案工作的影响及对策[J].兰台世界，2007，（19）：19-20.
[4]雷金华.如何做好新时期档案管理工作[J].兰台世界，2012，（z1）：123.
[5]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力，2014，（2）：32-34.
关键词：新时期 电子文件 档案工作 影响
近年来，电子信息技术呈飞速发展态势。借助于计算机的自动化、网络化办公逐渐取代了传统的办公模式，诸多的电子文件也由此产生。电子文件是指在人们的日常社会活动中产生的，以计算机光盘、磁盘等化学类磁性材料为载体的，依赖于计算机系统进行存取及网络传输的电子文字材料。其主要的的内容包括电子报表、电子文书、电子图纸以及电子信件等。电子文件区别于印刷品文档的地方主要为：电子文件不是直观的纸质文件，而是需要借助计算机等设备才能进行阅读更改的文档；电子文件能够通过计算机及其他电子设备进行快速的处理及传递，不受时间及距离的影响，便于存档、查阅及复制；电子文件保存于存储设备当中，不用占用档案馆的场地，但是对保存环境的要求较高。
一、电子文件对档案管理的影响
1.影响档案归档时间。传统的纸质文档一般都是按照时间顺序对档案进行统计整理后定期存档。而电子文件可以在其相关事项处理结束后随时进行归档处理或者定期进行统一整理归档，由形成文件的部门直接网络传输或者存储在移动硬盘中传递给档案管理部门，经电子数码签名封签认证后进行归档并登记，按档案的具体内容及时间进行划分登记，设定相应的访问读取级别限制，方便以后的查找。例如报社日常运营中形成的报刊内容文件就可以在报刊排版印刷后及时进行归档处理，以免定期保存归档时有所遗漏。电子文件传输方便快捷，能够有效避免传统纸质文档传输中易出现错漏的情况，确保文件归档的及时性及完整性。
2.影响档案的归档方式。电子文件的形成使用的是电子编码技术，能够在任何一个计算机或者手机等电子设备上进行编辑修改且不留下一点痕迹，且载体无法像传统文档一样固定，文件的某些能够鉴别其原始凭证性的信息可以被修改，使得电子文件的原始性辨别工作变得很困难。因此，新时期下要在电子文件的形成过程中做好签名、修改权限限制、修改内容记录、身份验证以及文档加密等文档保护工作。例如报刊新闻形成初期对文档进行加密处理，只有该新闻作者能够对其进行修改，文章完成定稿后对电子文件签名后移交给报纸的排版编辑进行排版，最终形成报刊电子文件传递给档案管理部门归档封存。
3.影响文件保管方式。传统的纸质档案管理办法由于使用时间较长已经形成了一套比较完备、科学的文件保管模式。而电子文档则是一种依靠存储设备保存的文件，其载体容易变质、老化，同时新信息技术的发展变革很可能影响电子文件的长期正常读取。因此，文档管理部门可以在接受到电子文件后及时进行打印保存，同时将原有的文件格式转化为比较通用的存储格式，在以后进行存储技术更新时及时将存储的文档进行同步更新，保证文档的长期可读性。
4.影响文档的分类、编目以及后期的查找。电子文件的电子编码技术使得其在归档后不仅能够跟传统的纸质文档一样进行分类、编目，还能够获得相应的文件号、分类号、档案号，进行主题词标引、著录。在文件的查询方面传统的纸质文档只能根据时间及分类进行文件查找，工作量极大，而电子文档则能够快速地利用计算机进行关键词、标题、文件内容检索，减轻档案管理人员的工作强度，提高工作效率。同时电子文档管理配备的多功能的电子档案管理系统，能够对访问查询的人员进行限制，还可以根据查询内容进行相应的费用收取，增加了文件的查询利用价值。
二、电子文件对档案学理论的影响
1.对档案本质的属性的影响。档案的本质属性是原始记录性，在传统的纸质文档中这种原始记录性体现在档案内容及当事人的笔记、签名、印章等方面，也正是这些原始记录性才将档案与其他图书、资料等区别开来，从而具有法律凭证的效用。电子文件的形成、修改、传递均在计算机上进行，对其进行修改、复制均不会产生任何痕迹，因此其失去了档案原始记录的内容以及形式特征。
2.对档案来源原则的影响。档案来源原则具体包括：从外部看来是尊重全宗，从内部看来是尊重原始顺序。普遍的观点认为来源原则中的档案检索系统必须要建立在档案文件形成者或者信息提供者的组织机构及文件的基础上。按照其来源从形成者以及提供者的刑政管理及法律责任的角度来看问题，才能对档案文件进行正确的理解及整理。而电子文件的形成则没有严格按照这种原则，在文件的传递过程中人们可以随意的对文件进行修改、删除、打乱等操作。因此在进行电子文件管理时，必须要正确说明电子文件的原始联系，了解其形成过程中的整个变化过程，丰富来源原则。
三、新时期档案管理的应对措施
1.做好电子文件的归档技术处理工作。制定新的文件归档管理办法，纳入电子文件的归档管理，对新时期产生的大量电子文件的接收、归档及储存工作进行明确的规定，记录电子文件产生到完成过程中的来龙去脉，将文件保存为只能读取不能修改的文件，保证电子文件的原始性以及完整性，使其具有与纸质文档一样的社会效用。
2.选择适合电子文档的保存方法。电子文档是存于载体之上的，与传统的纸质文件相比，其不会应为后期的查找翻阅而形成磨损，理论上保存的时间应该更长久。但是因为大量的电子文档均存储于一个存储设备当中，如果该载体发生故障或者受到外力损坏很容易破坏丢失里面的大量文件信息。因此，档案管理部门在对电子文件的载体妥善保存的同时还要对电子文件进行定期的复制、打印，以免信息损失。
3.多面化发展档案管理。电子文件的档案管理应该引进先进的技术及理念。档案管理部门要合理利用互联网系统、计算机、打印机、扫描仪、光盘等先进的技术及设备将接收电子文件进行统一的集中管理，将不符合格式要求的发回给移交人进行重新编辑，将需要纸质备份的文件进行打印、扫描存档，形成标准的档案文件。各部门对需要归檔的电子文件进行定期或不定期的整理、分类，将文件转换为标准的格式通过网络发送给档案管理部门或者是存储在移动存储盘上移交，避免电子文档的丢失、损坏以及非法查阅。建立健全的电子文件查阅系统，限制查阅人的查阅权限，确保电子文件的完整性及安全性。
4.加强对档案管理工作人员的数字化管理水平。现在是信息化高速发展的时代，档案管理人员要与时俱进，努力学习与档案管理相关的应用技术，并将学到的知识运用到日常的管理工作中去。比如电子文件的加密、只读设置、关键词标引等实际操作技术是档案管理人员必须要掌握的工作技能。面对日益发展的信息技术，档案管理部门要积极的引进、更新以及消化，积极做好相关培训学习工作，培养相关的技术性人才，提高档案管理部门整体的数字化管理水平，来迎接新时期的信息技术革命。
四、结语
电子文件是新信息时代的产物，相对于纸质文件来讲，其的产生、归档以及查阅都是档案管理部门面临的一次新的挑战。档案管理部门要根据自身情况完善档案管理制度，对电子文件的管理进行统一的规划安排，加强数字化技术的引进，提升整体的电子文件管理水平，为进一步做好档案管理工作打下良好的基础。
参考文献：
[1]黄友霞.浅谈新时期电子文件对档案工作的影响[J].湖北广播电视大学学报，2011，31（8）：148-149.
[2]金秀红.新时期高校档案工作的探索[J].辽宁师专学报（社会科学版），2008，（2）：129-130.
[3]刘敏.电子文件对档案工作的影响及对策[J].兰台世界，2007，（19）：19-20.
[4]雷金华.如何做好新时期档案管理工作[J].兰台世界，2012，（z1）：123.
[5]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力，2014，（2）：32-34.