大学图书馆机构知识库

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  [摘要]新版《普通高等学校图书馆规程》第1条规定:“高等学校图书馆是学校的文献信息中心,是为教学和科学研究服务的学术性机构,是学校信息化和社会信息化的重要基地。”可见,高等学校图书馆的工作是学校教学和科学研究工作的重要组成部分。
  [关键词]高校图书馆 机构知识库 知识管理
  
  大学作为“知识工厂”,其功能不仅在于培养人才,而且还在于通过科学研究创造新知识和新思想,不断发展科学,实现知识的积累和进化。大学不仅是传播知识的重要场所,而且是生产知识的主要基地。
  然而,这些成果的获得都离不开大学图书馆这种重要知识源和重要的信息情报源作保证。所以,从这种意义上说,没有大学图书馆就不会产生上述重大科技成果,也就不可能有校园知识的积累和进化。
  
  1 校园知识生产与知识资本
  
  大学生产出来的知识,按照其载体形态的不同,可分为依附于人脑内的主观知识和依附于人脑以外载体的客观知识。大学的主观知识主要存在于教师和学生的脑中,而客观知识则主要存在于各类文献,包括论文、报告、讲演、专利等等之中。
  大学师生的研究和学习的过程,从本质上说就是接受知识和生产知识这两个过程,既包含了从客观知识转化为个人的主观知识的过程,例如教师在授课前的备课,在科研中查阅资料等,即吸收客观知识;也包含了主观知识转化为客观知识的过程。在学习和研究的过程中,教师原有知识结构因为获得了新知识,得到了优化,进而可能生产出新的知识,最终发表成为学术论著、论文或专利等而成为客观知识。
  同理,学生的主观知识是在听课、参与科研、听学术报告和学习文献中生成的,而其在学习和研究的过程中,完成的作业、设计等即成为客观知识。
  无论是客观知识主观化,还是主观知识客观化,都是知识进化的一个方面,其本质的表现形式是新思想、新发现、新理论、新方法,最终的表现载体是相应的学术论著、论文、申请的专利等等。
  需要说明的是,这一知识的生产和转化过程并未就此结束,知识的最终归宿回在哪里呢?本文认为是又回到大学的图书馆,成为图书馆的知识收藏,并再次传播给师生及一切需要的读者利用。换言之,大学图书馆是校园知识资产的集散地和传播交流的平台。
  
  2 图书馆如何进行校园知识资本的管理
  
  知识管理简单的说,就是将隐性知识转化为显性知识,经过有效的管理为人所用,进而促进组织的发展。
  高校图书馆,作为一个知识最为密集、人力资本最为丰富,承担着辅助高校为国家和社会输送高素质知识型人才的知识型组织。对知识的管理以及应用却一直与其强大的知识储备地位不相匹配。将知识管理应用于图书馆的目的是为了实现知识和服务的价值,知识管理在高校图书馆的应用可以说,涉及到方方面面,从图书馆的管理理念到人员的配置和培训,从资源的组织到服务的提供等。
  高校图书馆知识管理就是最大限度地获取、挖掘、利用和传播知识,为读者获取知识提供最有效的知识共享平台,主要体现在对图书馆的“显性知识”管理与“隐性知识”管理。通过对显性知识和隐性知识的搜集、整理、存储和应用,使其充分发挥作用,促使知识的转化、重用和创新。见下图1。
  知识的流动发生在知识流的两端:在源头,需要院、系分门别类知识的产出和综合;在应用端,是院系教师的利用以及彼此间的交流合作。在此过程中是知识的体系化、有序化及知识挖掘、存储(数字化)和获取(检索平台)等环节,而这些环节和知识管理工作是由图书馆来承担的。图书馆对于校园知识资产来说,起到了一个知识的存储、获取、转化以及传播交流的作用,而完成这一过程,如图所示,需要一个与知识创新密切相关的“场”。
  


  
  2.1图书馆对显性知识资产的管理
  图书馆的显性知识是显而易见的。包括馆藏的文献和合作馆的资源以及可被利用的网络资源。现实中的高校图书馆显性知识资源既包括传统的印刷型文献(书、报、刊),也包含越来越多的数字信息资源,如购置的各种各样数据库,电子期刊、图书等,它们是高校师生获取知识的重要源泉,同时也是图书馆知识管理的重要组成部分。图书馆主要是通过“知识标志”系统,如分类号、索取号、关键词等,将文献知识有序化组织与存储,为读者提供有序化的、便于检索利用的知识资源。
  
  2.2图书馆对隐性知识资产的开发。
  对于隐性知识的开发乃至利用是现代大学图书馆与传统图书馆管理最大的不同。隐性知识包括存在于人脑中的技术、经验等隐性的知识,对隐性知识的开发就是要将这部分知识收集、加工、处理并进行共享。这样良性的知识循环过程,可以促进知识的创新和重用。然而在现实中,这是实现起来最为困难的一部分。
  在高校图书馆,图书馆员对于校园知识流来说,既是对校园知识资源进行搜集、管理和传播的主体,同时,图书馆员自身所拥有的隐性知识,如图书馆员自身拥有的工作经验、专业知识等,也是校园知识资产的组成部分。例如:通过长期检索搜集文献中关于某一学科或某一专题的研究性文献,整理出一些专题研究的发展方向、此学科领域的研究动态等一系列知识。
  图书馆运用知识管理思想,根据知识的特性,对显性知识的管理主要是编码化、数据库化,而对于隐性知识,则需要通过一定途径去挖掘和激活,使其显性化,并予以揭示和保存。
  
  2.3场“知识创新平台”——机构知识库
  图书馆实现对于显性和隐性知识资产管理的连接点就在于知识的创新平台,即“场”,在本文中,我们认为这个知识创新平台就是“机构知识库”。
  迄今为止,何为机构知识库,确切定义尚未统一。从大学的角度,Clifford A.Lynch做了如下定义。他认为:“大学中的机构知识库是大学为其员工提供的一套服务,用于管理和传播大学的各个部门及其成员创作的数字化产品。尽管对机构知识库含义的认识与表述不一,但基本的认识是一致的:
  机构库构建的主体和收藏的界限都局限于某一机构,以机构为核心,这一点区别于学科或专题的知识库。简单的说,机构知识库是一个机构建立的,以本機构成员在工作过程中所创建的各种数字化产品为内容的知识库。目前对于学校机构库的建设和管理基本是由图书馆来承担的。
  大学机构知识库的内容可分为两大类:
  (1)大学成员,包括所有师生在学校的学习、研究和工作中生成的各种原生资源,包括:
  ①学术和学位论文:如预印本、已出版的论文、硕博士学位论文:
  ②工作报告:包括工作过程记录、工作进度报告、工作总结报告等科研活动中产生的一系列以文字、图像、动画、视频、音频、多媒体等形式记载的阶段性过程和成果;
  ③实验数据及实验结果;
  ④软件产品及相关资料;
  ⑤各种观点、看法、思想、经验、诀窍的总结;
  ⑥科研活动中创造的其它智力产品和数字化对象;
  (2)在上述收集的校园知识基础之上,图书馆馆员经过加工、挖掘、分析和及时出来的新的知识内容。这一点也是机 构库与数据库的典型区别。
  通过机构库的建设,可以实现本校资源由分散向集中的序化;实现本校知识资源的共享与传递;有助于高校隱性知识显性化和共享;为激活本校知识资源、实现高校科研的经济效益提供平台。促进数字科研环境中的学术交流与知识共享,推进校园的科学研究与知识创造,提升大学的形象和声誉。
  
  3 校园机构知识库的案例分析
  
  机构知识库是图书馆进行校园知识管理的支撑工具。它是知识、知识所有者与其关联结构一并保存的场所。它是开放型的工具,可以将知识结构化并存储起来,并支持查询利用。机构知识库的建立,有助于馆员和高校图书馆全面了解所在大学的知识生产和产出情况,也为全校的师生提供了一个纵览全校学术发展和共同远景的途径,建设机构知识库是高校图书馆知识管理的最主要途径之一。
  
  3.1以学生教育为目标:逢甲大学图书馆的E-Portfolio
  台湾逢甲大学图书馆的办馆理念是:
  “协助课程的规划,参与教学活动的设计,以协同教师教学;营造优质空间设施质量,推动各种学习计划,以引领学生学习持续掌握各类型信息,建构完整知识资源,以支持研究创新妥善运用既有资源,研拟小区服务方案,以辅助终身学习”
  为实现这一目标和愿景,台湾逢甲大学图书馆提出要摆脱了传统“藏书阁”的被动,成为主动的“学习工场”,主导着e-learning的进程。因此他们把建设机构知识库的重点放在“学生”上,围绕学生在校同中的知识生产进行管理和存储。
  E-Portfolio的原意是“电子档案”,逢甲大学图书馆称之为“数位历程档案”。“数位历程档案服务网”由逢甲大学图书馆建立,使用对象既包括学生也包括老师。它为学生提供网上教材、帮助学生学习如何建立自己的E-Portfolio,并有不同的模板供学生下载和使用;如果学生遇到制作上的问题,图书馆还安排有专业的人员进行协助,也开设虚拟咨询平台为学生服务。同时还举办一系列相关课程以及推广活动。逢甲大学的“数位历程档案”分为两种:基本学习历程档案和个人学习历程档案,两者在组成模块、版面配置、制作方式等方面有所区别,学生可以根据自己的需要选择不同类型的“数位历程档案”,见下表。
  


  
  3.2以学术科研为目标:香港科技大学图书馆的综合机构库
  目前国内最成熟的大学机构知识库,是香港科技大学图书馆基于DSpace软件开发而成的综合机构知识库,旨在以数字形式永久保存香港科技大学的学术研究成果。文献由香港科技大学的科学科研人员在线提交,数据实时更新。互联网用户可浏览和下载文献全文。学科类别基本覆盖了香港科技大学的各个学科,包括:生物、化学、环境、计算机、网络、信息与系统管理、材料、数学、机械工程、物理、经济、市场、金融、财会、语言、图书馆、组织管理、社会学等。文献的类型有:期刊论文(已发表和待发表)、会议论文、论文预印本、学位论文、科技报告、工作底稿等。
  香港科技大学图书馆的综合机构库已经成为学校校园知识资产的一个交汇地,老师们可以在这个知识库中看见自己的研究产出,也可以看见其他院系教师的研究成果,极大的促进的跨学科的交流,而且起到了为学者提供学术合作伙伴的作用。
  
  4 结语
  
  传统的图书馆管理,基本上都是把馆藏文献资源当作文献来管理,这样的管理思想和管理方法是物本管理,这种管理着眼的是知识的载体:文献,而并不考虑文献中负载的是什么“知识”。而图书馆知识管理,是把馆藏文献资源当作知识来管理,其重点是考虑如何使知识发挥作用和以知识增值为目标的管理。
  机构知识库为图书馆管理大学校园的知识产出,守护校园的知识资产,促进校园知识资产的传播、交流和利用提供了可能和途径。大学图书馆建构的机构知识库可以被看作为是校园的知识交流与共享平台,通过对显性知识和隐性知识的有效揭示和管理,使知识能够更好地转化、传播和利用,让更多的人分享知识的价值,从而实现知识价值的增加,最终促使知识的创新。
  然而机构知识库的建设在我国的发展相对还是滞后的,现在国内记录在案、对外公开的IR只有香港科技大学机构知识库、厦门大学机构典藏库等为数不多的几个IR。希望有更多的大学图书馆能够关注IR的研究,并身体力行的参与到IR的建设之中,真正促进大学校园的知识流动、知识分享和知识创新。
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