论文部分内容阅读
摘要：计算机技术为各项工作提供了极大便利，在文件档案管理中应用计算机技术，极大提升了管理水平和管理效率，因此应对计算机技术进行深入分析，促进其在档案管理中的深入应用。基于此，本文对文件与档案管理中计算机技术的应用展开了简要分析。
关键词：计算机技术;文件给档案管理;有效应用
中图分类号：G4 文献标识码：A
对于任何一个企业而言，文件和档案管理都是些重要工作内容，高效、准确地开展这两项工作可以准确收集和妥善保存档案数据，然后利用档案数据为企业各项工作提供参考。因此为了更好地使用计算机技术，非常有必要对此进行分析。
一、文件与档案管理中计算机技术的作用
（一）科学开展档案管理工作
将计算机技术应用到文件和档案管理当中，可以通过自动化的方式开展管理工作，而且可令管理变得更加规范和科学，促进工作质量和效率的不断提升。另外，在计算机技术的帮助下，避免了人为因素的干扰，可以快速分类、自动整合文件和档案信息，这样管理工作就变得更加简单、准确和高效，有助于推动这项工作的长远发展。
（二）促进利用效率的不断提升
传统管理使用的都是纸质媒介，不仅不便于保存，而且在使用时还需要经过非常繁琐的查找，极大降低了利用效率[1]。利用计算机技术开展文件和档案管理工作，可以通过输入关键词迅速定位相关信息，由此令其利用效率得到了极大提升，而且使用计算机以及其他的存储设备保存文件和档案信息，不会出现媒介损毁导致的丢失和不完整等问题，为使用档案提供了有力支持。
二、文件与档案管理中计算机技术的有效应用
（一）分别在文件管理和档案管理中应用计算机技术
在文件管理中应用计算机技术，可以通过企业信息管理系统建立MIS，其可服务于企业的会计核算、账务管理、固定资产核算等工作，同时开展财务分析和财务计划编制，这样可对企业运营过程中所产生的财务信息进行统一管理，以此提升管理工作效率，为企业高效运营提供参考[2]。而在档案管理中应用计算机技术，可以通过数字建档、检索、统计等功能高效开展档案管理工作，结合前文的分析可以得知，计算机技术在档案管理和文件管理中有着不同的体现，其服务目标、应用目的等都有一些差别，因此现阶段开展文件管理和档案管理，需要对计算机技术进行分别应用，而随着计算机技术应用的逐渐深入，二者将充分整合，共同通过企业的管理系统开展管理工作，这样企业整体的运营效率将获得真正意义上的提升[3]。
（二）文件管理和档案管理对计算机技术的整合应用
前文已经提到，在文件管理和档案管理分别应用计算机技术后，可以将这两项管理工作全部纳入企业的管理系统当中，然后利用管理系统分别开展文件和档案管理的相关工作[4]。通过这种整合应用的方式，文件管理和档案管理的关系更加紧密，并改变了传统工作模式，充分发挥档案管理和文件管理工作的作用。因此，相关企业能从这一点入手，构建能够有效整合文件管理和档案管理的平台，可以在平台上分别设置文件管理合同管理的入口，然后在相应入口下开展管理工作。平台的构建需要投入更多资金，企业可以结合自身管理需求开展平台建设工作，以此为今后的管理工作提供参考。但有一点需要注意，当前针对文件和档案管理的软件种类较多，企业需要在平台构建工作结束以后选择最适合自己，同时安全性最高的软件，这样才能稳定有序地开展相关工作。
（三）完善电子文件及管理
随着文件管理和档案管理工作的逐渐深入，数据量将越来越大，因此应开始逐渐脱离传统档案管理形式，将文件和档案管理完全转变为电子形式，利用计算机开展各项工作[5]。这就要求企业应对电子文件加以完善，改变传统的管理制度，优化管理方式，结合自身特点构建具有特点的管理模式，以此进一步发挥计算机技术在文件管理和档案管理中的作用。对此可以从以下几方面入手：
第一，完善电子文件的生成环境。电子文件生成环境和文件使用的形式有关，其指的是采用什么样的方式将电子档案输入到计算机当中，然后怎样对已生成的电子文件加以利用。具体来讲可从输入和储存两方面入手，首先是输入，在输入电子文件过程中必须使用同一格式，如果不同格式的软件可以用相关软件进行转换。然后是储存，可以为电子文件和档案分别建立数据库，用于储存产生的电子数据，并为数据库完善各项使用功能，比如检索、分类整理等，这样生成环境就得到了极大完善。
第二，构建相应的管理模式。生成环境完善以后，需要构建相应的模式，然忽再开展各项管理工作。具体可以档案管理模式为基础，结合计算机技术对于相应的细节进行调整。计算机技术将纸质管理转变为数字管理，因此可以使用各种安全和高效的管理软件来构件新管理模式，进而不断提升文件管理和管理的工作效率。
第三，采用多种保存方式和传统。保存电子档案信息不能只使用计算机这一种形式，可以通过移动硬盘、U盘等同时保存电子文件，而且在保存过程中可以改变文件的表现形式，这样文件的完整性就不会因为一种设备的问题而受到影响。
第四，做好安全管理。应用计算机技术开展文件管理和档案管理，最主要的问题是如何避免出现电子文件丢失或者完整性受到破坏的情况，因此在应用过程中选择相应的安全管理手段，比如可构建防火墙或者使用杀毒软件和加密软件，而且要依据电子档案的保密级别设置相应安全等級。
结束语
综上所述，作为现代科技的产物，计算机技术已经在多个领域中得到了广泛应用，极大促进了社会的发展。在文件和档案管理中应用计算机技术，可令相关管理工作更加高效、准确，进而推动企业的良好发展。因此，应加进一步明确计算机技术的作用，将其和文件管理与档案管理进行深度融合，推动这两项工作的良好发展。
参考文献
[1]范思源.探析计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].商品与质量，2019，15（38）：72-75.
[2]赵静.浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].名城绘，2018，09（20）：247-247.
[3]张大勇.浅谈计算机技术在档案管理工作中的应用[J].科研，2018，23（7）：34-34.
[4]郑月.计算机技术在文件档案管理中的应用[J].赤子，2019，13（29）：183-186.
[5]孙悦.谈计算机技术在文件与档案管理中应用[J].卷宗，2017，15（23）：45-47.
关键词：计算机技术;文件给档案管理;有效应用
中图分类号：G4 文献标识码：A
对于任何一个企业而言，文件和档案管理都是些重要工作内容，高效、准确地开展这两项工作可以准确收集和妥善保存档案数据，然后利用档案数据为企业各项工作提供参考。因此为了更好地使用计算机技术，非常有必要对此进行分析。
一、文件与档案管理中计算机技术的作用
（一）科学开展档案管理工作
将计算机技术应用到文件和档案管理当中，可以通过自动化的方式开展管理工作，而且可令管理变得更加规范和科学，促进工作质量和效率的不断提升。另外，在计算机技术的帮助下，避免了人为因素的干扰，可以快速分类、自动整合文件和档案信息，这样管理工作就变得更加简单、准确和高效，有助于推动这项工作的长远发展。
（二）促进利用效率的不断提升
传统管理使用的都是纸质媒介，不仅不便于保存，而且在使用时还需要经过非常繁琐的查找，极大降低了利用效率[1]。利用计算机技术开展文件和档案管理工作，可以通过输入关键词迅速定位相关信息，由此令其利用效率得到了极大提升，而且使用计算机以及其他的存储设备保存文件和档案信息，不会出现媒介损毁导致的丢失和不完整等问题，为使用档案提供了有力支持。
二、文件与档案管理中计算机技术的有效应用
（一）分别在文件管理和档案管理中应用计算机技术
在文件管理中应用计算机技术，可以通过企业信息管理系统建立MIS，其可服务于企业的会计核算、账务管理、固定资产核算等工作，同时开展财务分析和财务计划编制，这样可对企业运营过程中所产生的财务信息进行统一管理，以此提升管理工作效率，为企业高效运营提供参考[2]。而在档案管理中应用计算机技术，可以通过数字建档、检索、统计等功能高效开展档案管理工作，结合前文的分析可以得知，计算机技术在档案管理和文件管理中有着不同的体现，其服务目标、应用目的等都有一些差别，因此现阶段开展文件管理和档案管理，需要对计算机技术进行分别应用，而随着计算机技术应用的逐渐深入，二者将充分整合，共同通过企业的管理系统开展管理工作，这样企业整体的运营效率将获得真正意义上的提升[3]。
（二）文件管理和档案管理对计算机技术的整合应用
前文已经提到，在文件管理和档案管理分别应用计算机技术后，可以将这两项管理工作全部纳入企业的管理系统当中，然后利用管理系统分别开展文件和档案管理的相关工作[4]。通过这种整合应用的方式，文件管理和档案管理的关系更加紧密，并改变了传统工作模式，充分发挥档案管理和文件管理工作的作用。因此，相关企业能从这一点入手，构建能够有效整合文件管理和档案管理的平台，可以在平台上分别设置文件管理合同管理的入口，然后在相应入口下开展管理工作。平台的构建需要投入更多资金，企业可以结合自身管理需求开展平台建设工作，以此为今后的管理工作提供参考。但有一点需要注意，当前针对文件和档案管理的软件种类较多，企业需要在平台构建工作结束以后选择最适合自己，同时安全性最高的软件，这样才能稳定有序地开展相关工作。
（三）完善电子文件及管理
随着文件管理和档案管理工作的逐渐深入，数据量将越来越大，因此应开始逐渐脱离传统档案管理形式，将文件和档案管理完全转变为电子形式，利用计算机开展各项工作[5]。这就要求企业应对电子文件加以完善，改变传统的管理制度，优化管理方式，结合自身特点构建具有特点的管理模式，以此进一步发挥计算机技术在文件管理和档案管理中的作用。对此可以从以下几方面入手：
第一，完善电子文件的生成环境。电子文件生成环境和文件使用的形式有关，其指的是采用什么样的方式将电子档案输入到计算机当中，然后怎样对已生成的电子文件加以利用。具体来讲可从输入和储存两方面入手，首先是输入，在输入电子文件过程中必须使用同一格式，如果不同格式的软件可以用相关软件进行转换。然后是储存，可以为电子文件和档案分别建立数据库，用于储存产生的电子数据，并为数据库完善各项使用功能，比如检索、分类整理等，这样生成环境就得到了极大完善。
第二，构建相应的管理模式。生成环境完善以后，需要构建相应的模式，然忽再开展各项管理工作。具体可以档案管理模式为基础，结合计算机技术对于相应的细节进行调整。计算机技术将纸质管理转变为数字管理，因此可以使用各种安全和高效的管理软件来构件新管理模式，进而不断提升文件管理和管理的工作效率。
第三，采用多种保存方式和传统。保存电子档案信息不能只使用计算机这一种形式，可以通过移动硬盘、U盘等同时保存电子文件，而且在保存过程中可以改变文件的表现形式，这样文件的完整性就不会因为一种设备的问题而受到影响。
第四，做好安全管理。应用计算机技术开展文件管理和档案管理，最主要的问题是如何避免出现电子文件丢失或者完整性受到破坏的情况，因此在应用过程中选择相应的安全管理手段，比如可构建防火墙或者使用杀毒软件和加密软件，而且要依据电子档案的保密级别设置相应安全等級。
结束语
综上所述，作为现代科技的产物，计算机技术已经在多个领域中得到了广泛应用，极大促进了社会的发展。在文件和档案管理中应用计算机技术，可令相关管理工作更加高效、准确，进而推动企业的良好发展。因此，应加进一步明确计算机技术的作用，将其和文件管理与档案管理进行深度融合，推动这两项工作的良好发展。
参考文献
[1]范思源.探析计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].商品与质量，2019，15（38）：72-75.
[2]赵静.浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].名城绘，2018，09（20）：247-247.
[3]张大勇.浅谈计算机技术在档案管理工作中的应用[J].科研，2018，23（7）：34-34.
[4]郑月.计算机技术在文件档案管理中的应用[J].赤子，2019，13（29）：183-186.
[5]孙悦.谈计算机技术在文件与档案管理中应用[J].卷宗，2017，15（23）：45-47.